當前干部檔案數字化管理的問題和優化建議

許 靜

（中山市神灣鎮黨群服務中心 廣東省中山市 528462）

在過去，傳統的人工檔案管理存在著管理疏忽、操作不當、管理不全面等問題，為了避免產生人工管理上的漏洞，提高管理的針對性和安全性，應當通過數字化管理的方式在保障檔案準確性的前提下，讓政府或者人事部門對檔案管理進行科學、嚴格的監管，推動我國整體的檔案管理事業發展。

干部人事檔案數字化建設的其必要性

推動干部人事檔案數字化建設可以借助計算機、前沿信息技術來替代傳統的人工管理工作，如信息采集、收集歸檔、檔案接收整理、信息查閱輸送等日常繁瑣工作都可以在計算機上快速進行，減少了人工傳遞的麻煩，不僅提升了整個檔案管理的工作效率，還能有效避免因為人工疏忽而造成的各類低級錯誤。

過去一味的對紙質檔案進行查閱，成千上萬的紙質檔案會造成更多的紙張浪費和樹木砍伐，并且過期、失效的紙質檔案也會進行相應的集中處理，不利于環境保護。如今，通過計算機工作人員可以隨時隨地對檔案進行查閱，避免了在翻閱紙質檔案時所浪費的大量時間與精力，在查找的準確度和廣度上也獲得了大幅度的提升，還有效的減少了紙張的使用與浪費，屬于環境友好型。

干部檔案數字化管理存在問題

檔案管理意識薄弱。干部人事檔案管理屬于長期的基礎性工作，要求工作人員每天花費一定時間和精力對檔案進行實時維護和管理。但是大部分的機關事業單位并未配備專門的崗位，大部分檔案管理人員往往需要兼顧其他工作。當管理人員其他工作內容多、任務繁重時，人事檔案管理工作往往會被拖延或者忽視。同時，部分干部員工對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不夠充分，對哪些信息數據需要入檔保管、哪些信息稍加處理等都不了解，對信息的重要性難以進行把握，導致部分重要信息如培訓材料、職稱評定材料、選拔任用材料等未能及時歸檔；檔案材料信息填寫不規范，對信息分類也不準確，導致結果的真實性和準確性存在偏差。

管理方式難以滿足數字化要求。憑借人工傳統的檔案管理方法早已無法滿足海量信息監管的需求，形成的檔案資料也存在收集、整理不及時、不充分問題，習慣和年底考察表、工資變動審核等統一歸納整理，影響檔案管理工作的時效性和準確性。沒有對各類檔案散件材料進行及時的收集和整理，而是習慣性積壓信息。

專業人員水平和素質有待提升，檔案利用水平不高。隨著機構改革、管理權限下發，越來越多檔案從市直部門歸置基層部門管理審批，導致檔案收集、整合、分類、歸檔、查閱以及保存的工作量猛增，不轉變傳統的管理方式和增加工作人員配備難以滿足新時代檔案管理的需求。即使臨時從各部門抽調人員也只能落實好批量整理、分類、歸檔等基礎工作，完成階段性工作任務。許多單位缺乏檔案方面的專業人才儲備，即使個別公司有專業的檔案管理人員，也可能存在管理素質低、數字化技術掌握不到位、安全防范意識不強等個人問題，容易產生工作開展難度大、工作進展緩慢、質量參差不齊、工作效率低下等問題。

當前，干部人事檔案工作還存在著“重檔案收集管理、輕開發利用”的現象。檔案管理的重點還是在于如何妥善管理人事檔案資料，做到保障人事檔案資料不泄露、不篡改、不“缺斤少兩”即可，對于如何主動利用檔案資料識別和挖掘優秀干部人才的意識十分薄弱，對檔案的利用率較低。信息挖掘深度、挖掘范圍不夠，在統計利用中也只是局限于最基礎的個人情況，而對各個數據中潛在的關系很少進行深入挖掘和分析歸納，缺乏主動探索意識。

紙質檔案數字化存在的安全風險和推進難點

互聯網技術隱患

在互聯網技術給人類生活和工作帶來極大便利的同時，也為許多不法分子創造了非法剽竊個人隱私、個人財產的機會，為互聯網信息技術應用與安全管理帶來了諸多困擾。當互聯網傳送一般性消息時，安全問題并沒有突出表現。

當前，干部檔案數字化正在逐步推進，很多單位為了方便管理，減少自身工作量，會委托第三方人員進行紙質檔案數字化管理，在這個中會應用到大量的信息技術。但在互聯網上執行關鍵信息任務時，當第三方人員通過互聯網運行和管理檔案時，那么計算機互聯網可能成為一個隨時爆炸的炸彈。存在任何操作失誤或者計算機安全漏洞時，都有可能為不法分子提供可乘之機。假如碰到非法組織和黑客惡意剽竊信息的行為，讓干部檔案的管理系統崩潰，那么會導致大量人事干部的隱私信息出現丟失、惡意篡改或者泄密的不良狀況。

建立一個完整、全面、安全的檔案管理系統，是檔案儲存、保密工作的需要，單位委托的第三方，大部分都是通過建立專業的檔案管理系統集中管理。由于電腦軟硬件支持方面存在一定缺陷，因此檔案管理數字化系統的完整性和安全性難以得到保障。電子信息和數據在瀏覽、傳輸和交換等過程中都存在導致系統崩潰的風險，存在信息在運輸過程中由于電腦卡頓、電腦崩潰等情況而導致數據丟失。此外，目前已有的管理體系仍然無法滿足檔案管理工作的需求，隨著互聯網技術的發展，不法分子與黑客的個人技術也愈發成熟，因此數據在保存過程中也存在被非法分子惡意篡改的風險，進而導致信息順序混亂、數據不完整已經原始數據缺失等問題。在檔案管理中，干部作為人事管理中最核心的主體，卻容易在具體操作過程中忽略許多細節，存在人工操作失誤，檔案管理的質量和完整度造成直接或間接影響。

數據保密安全隱患

檔案管理系統與數據保密系統從本質上而言都是為檔案的安全性、完整性服務。如果僅僅注重檔案管理而忽視了保密管理，那么人事干部的隱私一旦泄露，將會給單位及其工作人員帶來巨大的名譽和財產損失，因此只有將保密工作和檔案工作有機的聯系起來，才可能避免或減少給單位、干部帶來不必要的麻煩。數字化檔案管理通過利用物理儲存設備，而大部分單位所委托的紙質檔案信息量往往是龐大的，因此存儲空間比較擁擠，在很大程度上也為不法分子剽取信息創造條件。更多的是，單位所委托的第三方也存在私自泄露干部隱私從而謀取利益的情況，因此單位委托第三方進行專門的檔案數字化管理也存在一定的信任風險。

推進數字化存在難點。一般來說，數字化系統的推廣需要單位花費大量資金，如購買設備和委托第三方進行數字化轉換。紙質材料數字化對檔案材料要求比較高，特別是舊檔案需要修復裝裱，花費人力物力較大。在已花費了大量人力物力的基礎上，如果系統只是單純將檔案數字化儲存起來，那么推動數字化檔案的作用顯得十分局限，并未將其價值發揮至最大處。但如果增加信息錄入、審核等功能，與原已使用的人事管理系統往往不能連通，數據無法共享，維護時需要重復做工，這是目前一些單位遲遲未推廣數字化系統的主要原因。

推進干部檔案數字化管理的優化建議及安全風險防范措施

加強對數字化管理的重視程度。存在一部分工作人員甚至管理層人員并未意識到檔案數字化管理的重要性，認為只需將檔案信息管理好、完好無損即可，因此需要糾正管檔人員對檔案數字化管理的錯誤認知。利用數字化管理方式可以將人事干部的信息進行永久性的安全保存，不僅可以降低傳統紙質檔案的大量人力、物力和時間的投入，還可以借助先進數字技術的力量實現檔案管理高效化、數字化、智能化的目的。數字化信息系統的開發者要從系統的長遠使用出發，探索如何實現與原有系統數據對接，提高數字化信息系統的使用率和實用率。

升級管理方式，提升硬件基礎設施建設。升級管理方式、優化各體系建設的規章制度，是當前干部人事檔案管理工作開展的基礎。將數字化管理替代傳統的紙質檔案管理，并統一制定兼備科學性、合理性與全面性的干部檔案數字管理規章制度，再結合人事檔案工作的特殊性以及數字管理系統要求兩大方面不斷完善和更新，最后再將檔案管理工作的實際經驗進行充分融合，出臺一套完善、合理、規范的流程說明。通過各類措施和維護，結合實際工作情況對管理流程不斷優化和完善，維護工作的秩序，保障工作可以按照流程有序的進行，將整個干部人事檔案數字化管理推向更加成熟、全面和智能的工作模式中。

完善和更新檔案數字化硬件設施，只有將硬件設施基礎打好，才能為檔案數字化管理提供保障。但有些單位預算較低，在推廣數字化過程中基礎設施配備較低（如掃描速度慢、掃描效果清晰度不高等），導致整個檔案管理工作進展緩慢，效率低下。為了保障數字化檔案的安全性，不僅要加強對人事檔案數字化管理的規范性、合理性，檔案數字化的硬件設施配備還需滿足數字化檔案長遠發展的需求。

強化數字化認識檔案的互聯網權限管理。互聯網作為一把“雙刃劍”，缺乏監管的互聯網也會帶來一系列問題，數字化干部人事檔案管理的互聯網安全既需要內網的保護，還需要外網的加持。內網安全需要派遣專業的信息工作人員把持，并加強信息安全保密知識和技術的學習；外網則需要即使升級防火墻和殺毒軟件，并定期殺毒和清理垃圾，檢查漏洞并及時修補。

完善和發展檔案管理人才培訓體系。管理人員的綜合素質和技術水平永遠是檔案管理的關鍵所在，因此在檔案管理人才培訓過程中應當格外注意培養使命感、責任感以及安全防范意識強的人才，讓其能夠認真學習互聯網背景下做好保密工作必備的各類信息安全知識和技能，了解基本的防范手段和高技術竊密的知識，從而為檔案數字化管理工作打下扎實的基礎。

無論是單位委托第三方進行管理，還是內部專業人員進行檔案管理，都應當充分人事到檔案管理人才培養的重要性。只有培養優秀、高素質的管理人才，建立和完善信息安全人才培養機制和人才保障、激勵制度，才能從根本上為人員的利益保駕護航，全面發揮人才的最大作用，確保檔案管理體系不斷更新發展。對于檔案管理人才的培養，必須要與時俱進，社會一直處于快速變化之中，尤其是周期短、更迭快、難度大的信息技術，更需要緊隨時代發展潮流。

總而言之，隨著當前社會的迅猛發展，計算機和數字化技術在不斷更新升級的同時，人們的管理理念也在更改。干部人事檔案工作作為國家管理干部的主要方式，也在不斷更新發展。因此，在更新和完善硬件、軟件基礎設施的同時，還要大力培養專業化的檔案數字化管理人才，運用數字、互聯網技術相結合的方式制定相應的規章制度、管理模式和工作流程。