淺談專利電子申請存在問題及對策建議

史穎霜

（有色金屬技術經濟研究院有限責任公司，北京 100080）

1 專利電子申請優勢

2010年中國專利電子申請審批系統正式上線運行，此后，全國專利電子申請率逐年攀升，國家知識產權局和各地方知識產權管理部門，為專利電子申請的推廣、運用做了大量的工作。2010年專利電子申請量還不足7%，目前，達到了99.5%以上，專利代理機構實現了100%的專利電子申請。

中國專利電子申請化發展速度如此之快，這歸功于十年以來國家信息技術的發展，這也是專利電子申請自有的優勢決定的：

（1）縮短專利申報周期：專利申請文件準備好后，隨時可以通過專利電子申請在線平臺或CPC客戶端提交專利申請，通常情況下，提交專利申請當天即能獲得受理通知書，確定申請日；

（2）節省專利申請成本：省去了文件打印的成本，專利申請不需通過郵寄或面交，也減少了成本；

（3）縮短審查周期：通過電子申請，通知書、補正/意見答復等文件傳送能快速完成，省去了文件的郵寄、面交時間，從而縮短了審查周期；

（4）平臺簡便易用：電子申請平臺操作簡單，軟件使用沒有太大的技術難度，對于初學者，很快就能上手。

2 專利電子申請程序概述

本節對專利電子申請程序進行介紹，以便讀者對專利電子申請有最基本的了解。專利電子申請可以在專利電子申請在線平臺和CPC客戶端提交。用戶要先在在線平臺注冊，獲取數字證書。然后通過在線平臺或CPC客戶端都可以辦理電子申請業務，可以辦理從專利申請到到專利授權/駁回的專利申請階段的電子申請業務，有新申請文件制作、中間文件制作、案卷管理、通知書管理等。

3 專利電子申請存在的問題及對策建議

筆者負責所在專利代理機構的專利流程管理工作，服務的客戶主要為有色金屬行業企事業單位，在專利電子申請流程工作中，遇到了一些問題，針對這些問題，介紹了目前的解決方案，同時向知識產權局提出了一些優化建議，望采納。以下進行詳細介紹。

3.1 申請文件格式選取問題

專利電子申請中，可以接受的文件格式有XML格式、WORD格式和PDF格式。XML格式文件是在軟件中直接編寫或從其他文件中拷貝復制或圖片上傳，WORD格式和PDF格式文件是直接導入的。在實際使用過程中，3種格式都有自己的便利和弊端。

WORD格式和PDF格式，此2種文檔格式，是大多數使用者采用的，因為目前專利文件通常情況下都是用word軟件撰寫的，能夠用此種格式直接提交申請，非常方便；PDF格式的也就需要將word格式文件進行簡單處理即可。但是，對于采用PDF或MS-WORD格式提交的電子申請文件，專利局相關人員首先將PDF或MS-WORD格式文件轉換成TIF格式的圖形文件后，然后和紙件文件一樣由知識產權文獻出版社通過OCR技術進行代碼化加工，將TIF格式文件轉換成XML格式代碼文件，然后進入知識產權審查系統，審查員才能開始審查。因此電子申請采WORD或PDF格式比用XML格式提交的進入審查晚一些，通常情況下晚一個星期左右。

XML格式提交的電子文件，可以直接進入知識產權審查系統，省去了文件轉換的時間，比采用WORD或PDF格式，進入審查早一些。尤其是在審查意見答復階段，提交XML格式的答復文件，直接能到審查員的系統中，而WORD格式或PDF格式提交的答復文件需要轉換成XML格式后審查員才能看到，這時XML格式的優勢更明顯。另外通過在線平臺或CPC客戶端提交的XML格式文件，在保存過程中有自動診斷功能，可以自動診斷出一些形式問題，減少不必要的補正，如在權利要求書中，如果一個權利要求中有多個句號，保存后，就會將每句重新設置為一個權利要求，申請人就能發現一個權利要去中出現多個句號問題，從而給予改正。但是采用XML格式也存在一些弊端，如，該格式對文件格式、圖片尺寸等要求嚴格，圖表、公式編輯也麻煩，導致XML格式使用率低的最主要原因就是對上傳的附圖有嚴格要求，尺寸不能超過165mm*245mm，圖片尺寸太大無法上傳，尺寸太小，圖片不清晰，尤其對于比較復雜的圖，壓縮到該尺寸范圍后，圖片會特別模糊，每次都要對圖片進行多次修正。

對策建議：根據電子文件的具體情況，做出文件格式的選擇。如，若電子文件中沒有圖片、圖表、公式或數量少時，可以選擇XML格式；答復審查意見、補正過程中，優先選擇XML格式；另外可以采用XML格式和WORD或PDF格式結合使用，涉及到圖片、圖表、公式內容的文件采用WORD或PDF格式,其他部分選擇XML格式。總體來說，就是優先選取XML格式。在制作XML格式文件操作繁瑣時（如制作附圖比較多的說明書附圖），選擇使用WORD或PDF格式。

3.2 外觀設計對照片要求嚴格的問題

原則上外觀設計要提供主視圖、后視圖、左視圖、右視圖、俯視圖、仰視圖和立體圖，各視圖的拍攝角度必須準確，所有視圖比例必須一致，不能有任何地方有強光、反光、陰影、倒影等。圖片效果受拍攝角度、拍攝距離、拍攝條件等影響都非常大，對拍攝水平、拍攝條件要求很高。通過實踐，提交的外觀設計專利圖片為照片的往往會進行多次補正。

對策建議：首先申請人盡量選擇設計圖進行申報；若只能提供照片的，請專業拍攝人員在專門的拍攝場所拍攝圖片，要向拍攝人員詳細介紹照片要求，減少補正次數。

3.3 帶簽章通知書需另外申請問題

在專利流程工作中，絕大數情況下，申請人要求對于說明專利所處狀態相關重要的通知書，如受理、公布及進入實審階段、授權、辦登、駁回等通知書是需要存檔的，是要求帶簽章的。而CPC客戶端、電子申請在線平臺下發的通知書都是不帶簽章的，需要另外到專利電子申請網對外服務平臺下載申請帶簽章通知書。而專利電子申請網對外服務平臺下載簽章通知書存在下載速度慢，不能批量下載等問題。

對策建議：建議國家知識產權局對專利專利電子申請網對外服務平臺進行優化，解決下載速度慢、不能批量下載問題；或者向CPC客戶端、電子申請在線平臺直接下發帶簽章版的通知書。

3.4 中間文件不能批量制作問題

在專利流程管理工作中，會經常遇到批量中間文件辦理，如批量進行著錄項目變更、費減申請、恢復權利請求等，目前只能實現每個專利單獨提交申請，這需要大量重復工作，比如說進行批量著錄項目變更，除了專利名稱、專利號信息不同外，其他的信息（如變更簽申請人/代理人、變更后/代理人，著錄項目變更證明文件等）大多數是一致的。這樣單獨提交申請，會有大量的重復工作。

對策建議：專利流程人員可以先完成一個專利中間文件的制作及提交，然后將案卷重新導入，修改專利號、專利名稱等不同信息，其他共同信息不變，然后提交，這樣重復操作，直至完成所有中間文件制作及申請。此方法省去了其他共同信息的錄入時間，提高了工作效率，但還是有些繁瑣，因此建議國家知識產權局CPC客戶端、電子申請在線平臺進行優化改進，實現中間文件的批量提交功能。

3.5 專利年費繳納問題

專利授權后，要每年向國家知識產權局繳納年費，對于專利管理者來說，專利年費的監控及繳納工作十分重要，既要交對金額，又不能錯過繳費期限，尤其對于擁有授權專利數量多的企業，每年繳納專利年費是十分繁瑣的。專利年費標準是不一樣的，如發明專利第1-3年年費標準為900元，第4-6年為1200元，第7-9年為2000元……，而且有費減和無費減、費減比例不同，對繳費金額都會有影響，還有原來沒有費減，后來又申請了費減的，金額也會變動。雖然國家知識產權局專利審查信息平臺上能通過專利號查詢到專利費用信息，但是對于專利數量大的企業，每次都要查詢是費時費力的。

對策建議：企業可以形成專利年費繳費統計表，并進行實時更新。另外建議國家知識產權局發揮現有公共服務平臺作用，優化專利繳費信息查詢平臺，增加統計、分析等功能，如可以通過輸入專利權人，對專利權人名下的所有授權專利的繳費信息進行查詢與統計，為專利權人年費的管理提供便利。

4 結語

專利電子申請是時代發展的必然趨勢，在發展過程中會遇到一些問題是不可避免的，面對其中存在的問題，作為使用者應積極的找出問題的解決對策，提高專利管理工作效率；國家知識產權局也應該積極發揮政府職能部門作用，對現有的服務平臺進行優化；我們一起努力，為促進我國專利制度的發展做出貢獻。