信息化時代高職院校財務(wù)報銷體系探討
——以QTC學(xué)院為例

文/苗宸溪(青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

隨著國家對職業(yè)教育的重視，高職院校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模、增加校企合作力度、加強(qiáng)學(xué)校的社會化服務(wù)功能、申報建設(shè)優(yōu)質(zhì)校和專業(yè)群，爭創(chuàng)一流的高職院校。高職院校飛速發(fā)展，業(yè)務(wù)涉及面不斷拓寬，使得相應(yīng)的業(yè)務(wù)收支頻率增加，財務(wù)處理的報銷業(yè)務(wù)量驟增，財務(wù)部門的工作壓力增大，教工報銷排隊等候，對財務(wù)報銷的遲滯不滿，如何解決這一報銷難題成為QTC學(xué)院急需解決的關(guān)鍵問題。

一、財務(wù)報銷現(xiàn)狀

QTC學(xué)院為了解決財務(wù)和教工報銷難的問題，2019年聘請軟件工程師在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上依托智慧校園網(wǎng)為學(xué)院開發(fā)財務(wù)網(wǎng)上報賬平臺，準(zhǔn)備將線下的財務(wù)報銷切換到線上運(yùn)行。學(xué)院現(xiàn)在實行線下與線上并行的報銷模式，教工可以選擇線下報銷，也可以選擇線上報銷，屬于線下線上報銷切換的過渡期。

QTC學(xué)院傳統(tǒng)的財務(wù)報銷現(xiàn)狀是：業(yè)務(wù)發(fā)生之前填寫事前審批單并找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，業(yè)務(wù)發(fā)生之后，手工填寫報銷單，分類粘貼票據(jù)，根據(jù)報銷金額找審批權(quán)限所對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后由部門的報賬員報送財務(wù)對口會計處，財務(wù)人員審核報銷憑證，審核通過轉(zhuǎn)給出納等待付款，審核未通過所有資料給予退回修改待重新提報。但是對口會計極少當(dāng)即審核報銷單據(jù)，一般情況是讓把單據(jù)放下，等審核完畢有問題會通知報銷人員。這種傳統(tǒng)財務(wù)報銷的弊端如下：

（1）報銷效率低。拿紙質(zhì)報銷單找層層相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字費時費力，領(lǐng)導(dǎo)如果出差不在單位，就無法簽字；手工填寫報銷單易填錯發(fā)生涂改，教工重填率高，造成二次找領(lǐng)導(dǎo)簽字，影響報銷效率；財務(wù)審核退回的不合規(guī)單據(jù)，需要報銷人員修改之后重新準(zhǔn)備報銷資料，有可能需要重新找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，還要二次送財務(wù)處進(jìn)行審核，對報銷人員來說費時費力。

（2）教工對業(yè)務(wù)的報銷進(jìn)度無法實時查詢。QTC學(xué)院嚴(yán)格執(zhí)行市財政局轉(zhuǎn)發(fā)的“公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算目錄”，目錄里的項目開支必須使用公務(wù)卡結(jié)算，這就牽扯到用公務(wù)卡為學(xué)院辦理業(yè)務(wù)結(jié)算付款的教工需要按時還公務(wù)卡，以免影響個人信用。教工想要知道自己的費用報銷進(jìn)展到何種程度，報銷費用會不會在信用卡的還款日之前入到信用卡里，需要打電話咨詢財務(wù)的對口會計或者出納。處理不當(dāng)，就有可能影響公務(wù)卡還款，嚴(yán)重的影響教工信用，輕則教工需要自己墊付信用卡，引起教工抱怨。

（3）報銷項目是否超預(yù)算不好事前控制，往往事后發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支，費用已付，無法返工，只能靠財務(wù)做賬調(diào)整，增加違規(guī)風(fēng)險。

（4）易增加財務(wù)人員工作壓力。財務(wù)人員對大量的報銷單進(jìn)行審核，是否有應(yīng)審領(lǐng)導(dǎo)簽批，摘要、費用項目是否填寫正確，金額計算是否準(zhǔn)確，單據(jù)是否真實，開支是否合規(guī)，財務(wù)人員的審核面面俱到，對財務(wù)人員的專業(yè)水平和政策把握能力要求極高，財務(wù)審核人員壓力陡增，經(jīng)常加班加點，不利于財務(wù)人員的身心健康，人員流失率增加。

（5）手工填寫報銷單，領(lǐng)導(dǎo)的簽字真假難辨。有的教工拿著自己吃飯、住宿、打車等發(fā)票，填寫費用報銷單，報銷單上模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字，財務(wù)人員對報銷單的真假難以辨別，難免會有冒名頂簽者。

（6）私自變動審批流程，增加財務(wù)審核風(fēng)險。比如，業(yè)務(wù)部門找某相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在費用審批表上簽字，該負(fù)責(zé)人有時會讓某些工作人員在審批表上增加簽字；或者申請部門改變審批表格式，改變審批人數(shù)，財務(wù)如果不仔細(xì)審核，就很難審出，增加了審批的內(nèi)控風(fēng)險。

二、網(wǎng)上報銷流程簡述

QTC學(xué)院現(xiàn)行的網(wǎng)上報銷模式：

（1）報銷人員登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，選擇單據(jù)類型，單據(jù)類型包括日常報銷、國內(nèi)差旅和借款。報銷人員經(jīng)部門負(fù)責(zé)人在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)授權(quán)后，選擇費用項目和編碼，如果所選擇的費用項目有余額，則可以申請報銷，選擇開支的費用類別，填寫摘要，單據(jù)張數(shù)，支付金額，支付方式，選擇或新增收款單位，核對銀行賬號，支持多筆業(yè)務(wù)在同一張報銷單上填寫。

（2）選擇線上報銷后，在內(nèi)置的審批流程基礎(chǔ)上可以進(jìn)行審批流程的編輯，增加或修改單據(jù)審批人員，審批流程確定后，上傳相關(guān)票據(jù)、表格掃描件，支持電腦和手機(jī)端上傳，然后提交審批。

（3）財務(wù)處按照報賬類型內(nèi)置不同的審批流程，如日常報銷，內(nèi)置的審批流程先部門報賬員、再部門負(fù)責(zé)人、最后對口會計進(jìn)行審批。各審批人收到系統(tǒng)發(fā)出的審批通知，用電腦或手機(jī)APP登錄內(nèi)控審批系統(tǒng)進(jìn)行審核并上傳電子簽名。在審批過程中發(fā)現(xiàn)報賬內(nèi)容有誤，審批人可以駁回，提報人在修改之后重新提報。

（4）審批流程全部通過之后，報銷人員打印生成代條碼的報賬單，連同粘貼好的票據(jù)，作為報銷附件由報賬員送到財務(wù)對口會計處，等待票據(jù)實質(zhì)性審核。

（5）對口會計審核無誤后通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)提交給出納，出納審核系統(tǒng)錄入的內(nèi)容無誤后，通過網(wǎng)銀提交付款申請，付款后通過網(wǎng)上報賬平臺向報銷人員發(fā)送辦結(jié)信息。

三、網(wǎng)上報銷模式的優(yōu)勢

（一）節(jié)省報賬時間，提高報銷效率

教工利用網(wǎng)頁端或手機(jī)端隨時隨地可以提交線上報銷，無須拿著紙質(zhì)報銷單到處找人簽字審批，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的流程可自動提醒人員審批；各審批人收到系統(tǒng)發(fā)出的審批提醒，利用網(wǎng)絡(luò)平臺、手機(jī)移動端，隨時隨地簽批，不用擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)出差、開會簽不上字耽誤報銷。網(wǎng)上報賬打破時間空間限制，讓報銷更省時省力，全面提升教工報銷效率，降低教工抱怨度，減輕財務(wù)報銷審核人員的工作壓力。

（二）預(yù)算事前控制，避免超預(yù)算發(fā)生

財務(wù)將各部門每個項目的預(yù)算額度錄入網(wǎng)上報賬平臺，報賬人員在申請報銷的時候，首先選擇要開支的項目，系統(tǒng)會根據(jù)選擇自動跳出項目余額，報銷人員只能在余額范圍內(nèi)申請報銷，否則無法進(jìn)行下一步。將以往的項目是否超預(yù)算的事后審計轉(zhuǎn)換為事前閘口，將各項目超預(yù)算執(zhí)行的比率降到最低，同時方便了解自己部門的項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況，及時針對預(yù)算執(zhí)行情況作出工作調(diào)整，加強(qiáng)學(xué)院預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性。

（三）增強(qiáng)業(yè)務(wù)真實性，審批之后有跡可循

實行網(wǎng)上報賬模式，杜絕了紙質(zhì)報銷單頂名冒簽的行為，增強(qiáng)業(yè)務(wù)的真實性；審批人審核過的記錄在系統(tǒng)里留存形成電子檔案，便于隨時查詢及工作統(tǒng)計，改變了傳統(tǒng)報銷模式下在財務(wù)處理完報銷的情況下去翻閱憑證，避免了憑證查閱的繁瑣手續(xù)，節(jié)省財務(wù)人員和教工雙方的時間，提高工作效率。

（四）報銷處理進(jìn)度可在報賬系統(tǒng)實時查詢

不用再找財務(wù)人員來回溝通詢問報銷處理進(jìn)度，登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)報銷事項內(nèi)，成員全程可透明化了解報銷處理的實時進(jìn)度，包括當(dāng)前處理人、處理時間、后續(xù)處理人等的信息。報賬單處理完畢系統(tǒng)會自動給報賬人員發(fā)出信息，提示銀行大約的到賬時間

（五）審批流程相對固定，審核風(fēng)險相對可控

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中的內(nèi)置審批流程是固定的，如果報銷人員就某一報銷事項編輯審批流程，是在內(nèi)置審批基礎(chǔ)上修改，內(nèi)置審批流程是不能刪減的，可以增加實際業(yè)務(wù)的相關(guān)的審批人員。會計在系統(tǒng)審核時，可以從審批表中清楚地看到審批流程的相關(guān)人員，如有不對可以一目了然地看出來。相對固定的審批流程，從內(nèi)控角度降低了財務(wù)人員的審核風(fēng)險。

四、網(wǎng)上報銷模式存在的問題

（一）實行網(wǎng)上報銷后，財務(wù)處把報賬員設(shè)置成部門審批流程的第一審核人不合適

QTC學(xué)院近幾年一直實行部門報賬員制，即每個二級院系或教輔、行政等部門指派一名報賬員，負(fù)責(zé)部門內(nèi)的年度預(yù)算提報、調(diào)整及決算分析的提報、部門內(nèi)人員的費用報銷、借款等工作，報賬員在財務(wù)規(guī)定的固定時間（比如財務(wù)只在周一、二、四全天負(fù)責(zé)報銷），把部門內(nèi)的相關(guān)報銷單報送給對口會計（負(fù)責(zé)固定部門的報銷工作的會計人員）。實行網(wǎng)上報銷后，財務(wù)處把報賬員設(shè)置成部門審批流程的第一審核人，報賬員以前只負(fù)責(zé)跑腿送單據(jù)，或?qū)⒇攧?wù)的審核出來的問題通知給報銷人員，而現(xiàn)在報賬員承擔(dān)了財務(wù)初審的職能，顯然增加了報賬員的工作壓力，部門負(fù)責(zé)人比報賬員更了解部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，報賬員成為審批流程第一人容易引起報賬員對財務(wù)工作的抱怨。

（二）學(xué)院各信息系統(tǒng)之間缺乏互聯(lián)互通，增加了網(wǎng)上報賬的繁瑣度

比如學(xué)院的合同是通過OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，申請合同付款走網(wǎng)上報銷模式需要將合同掃描上傳網(wǎng)上報賬系統(tǒng) ；再比如，對于各部門的某些費用項目需要走事前審批，QTC學(xué)院的事前審批現(xiàn)在通過智慧校園的OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，如果要報銷郵寄費，就需要先在OA系統(tǒng)中事前審批，完了之后再申請費用報銷，事前審批單截圖需要作為報銷附件掃描上傳到網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。諸如此類問題舉不勝舉，如果學(xué)院的各信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通，財務(wù)就可以不用報銷人員上傳掃描件，直接從相關(guān)系統(tǒng)抓取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，關(guān)鍵數(shù)據(jù)符合要求，就可以通過審核，后期審核紙質(zhì)單據(jù)的時候可以對報銷人員提報的資料進(jìn)行審核。

五、網(wǎng)上報銷模式的幾點建議

（一）取消網(wǎng)上報賬系統(tǒng)內(nèi)置審批流程中部門報賬員的審批權(quán)限

部門負(fù)責(zé)人作為第一審批人，對部門內(nèi)的報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。報賬員并非對部門內(nèi)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)知情，報賬員的審批權(quán)限對報銷業(yè)務(wù)的閘口起不到實質(zhì)作用。部門負(fù)責(zé)人本身就是部門業(yè)務(wù)的直接主管，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實與否，部門負(fù)責(zé)人最知情，所以部門負(fù)責(zé)人的審批對業(yè)務(wù)的真實性、合規(guī)性起到了審核的關(guān)鍵作用。

（二）將學(xué)院各信息系統(tǒng)有效連結(jié)

整合學(xué)院各業(yè)務(wù)部門與財務(wù)處相關(guān)的信息系統(tǒng)，將各系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，建立有效的數(shù)據(jù)接口，形成一張相互聯(lián)通的信息網(wǎng)。業(yè)務(wù)部門只要發(fā)生形成資金流的業(yè)務(wù)，財務(wù)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)就會自動獲取與資金流相關(guān)的信息。不用教工在報銷時，再截圖上傳相關(guān)資料，真正提高教工和財務(wù)的報銷效率。同時，也要做好信息安全工作，財務(wù)數(shù)據(jù)是學(xué)校最重要的無形資產(chǎn)，數(shù)據(jù)丟失或者遭到攻擊，都會造成學(xué)校的損失，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)，防范風(fēng)險于未然，是我們財務(wù)人員今后應(yīng)該考慮一個重要課題。