信息化時代高職院校財務報銷體系探討
——以QTC學院為例

文/苗宸溪(青島職業技術學院）

隨著國家對職業教育的重視，高職院校不斷擴大招生規模、增加校企合作力度、加強學校的社會化服務功能、申報建設優質校和專業群，爭創一流的高職院校。高職院校飛速發展，業務涉及面不斷拓寬，使得相應的業務收支頻率增加，財務處理的報銷業務量驟增，財務部門的工作壓力增大，教工報銷排隊等候，對財務報銷的遲滯不滿，如何解決這一報銷難題成為QTC學院急需解決的關鍵問題。

一、財務報銷現狀

QTC學院為了解決財務和教工報銷難的問題，2019年聘請軟件工程師在深入調查研究的基礎上依托智慧校園網為學院開發財務網上報賬平臺，準備將線下的財務報銷切換到線上運行。學院現在實行線下與線上并行的報銷模式，教工可以選擇線下報銷，也可以選擇線上報銷，屬于線下線上報銷切換的過渡期。

QTC學院傳統的財務報銷現狀是：業務發生之前填寫事前審批單并找相關領導簽字，業務發生之后，手工填寫報銷單，分類粘貼票據，根據報銷金額找審批權限所對應的領導簽字，然后由部門的報賬員報送財務對口會計處，財務人員審核報銷憑證，審核通過轉給出納等待付款，審核未通過所有資料給予退回修改待重新提報。但是對口會計極少當即審核報銷單據，一般情況是讓把單據放下，等審核完畢有問題會通知報銷人員。這種傳統財務報銷的弊端如下：

（1）報銷效率低。拿紙質報銷單找層層相關領導簽字費時費力，領導如果出差不在單位，就無法簽字；手工填寫報銷單易填錯發生涂改，教工重填率高，造成二次找領導簽字，影響報銷效率；財務審核退回的不合規單據，需要報銷人員修改之后重新準備報銷資料，有可能需要重新找相關領導簽字，還要二次送財務處進行審核，對報銷人員來說費時費力。

（2）教工對業務的報銷進度無法實時查詢。QTC學院嚴格執行市財政局轉發的“公務卡強制結算目錄”，目錄里的項目開支必須使用公務卡結算，這就牽扯到用公務卡為學院辦理業務結算付款的教工需要按時還公務卡，以免影響個人信用。教工想要知道自己的費用報銷進展到何種程度，報銷費用會不會在信用卡的還款日之前入到信用卡里，需要打電話咨詢財務的對口會計或者出納。處理不當，就有可能影響公務卡還款，嚴重的影響教工信用，輕則教工需要自己墊付信用卡，引起教工抱怨。

（3）報銷項目是否超預算不好事前控制，往往事后發現預算超支，費用已付，無法返工，只能靠財務做賬調整，增加違規風險。

（4）易增加財務人員工作壓力。財務人員對大量的報銷單進行審核，是否有應審領導簽批，摘要、費用項目是否填寫正確，金額計算是否準確，單據是否真實，開支是否合規，財務人員的審核面面俱到，對財務人員的專業水平和政策把握能力要求極高，財務審核人員壓力陡增，經常加班加點，不利于財務人員的身心健康，人員流失率增加。

（5）手工填寫報銷單，領導的簽字真假難辨。有的教工拿著自己吃飯、住宿、打車等發票，填寫費用報銷單，報銷單上模仿領導簽字，財務人員對報銷單的真假難以辨別，難免會有冒名頂簽者。

（6）私自變動審批流程，增加財務審核風險。比如，業務部門找某相關部門負責人在費用審批表上簽字，該負責人有時會讓某些工作人員在審批表上增加簽字；或者申請部門改變審批表格式，改變審批人數，財務如果不仔細審核，就很難審出，增加了審批的內控風險。

二、網上報銷流程簡述

QTC學院現行的網上報銷模式：

（1）報銷人員登錄網上報賬系統，選擇單據類型，單據類型包括日常報銷、國內差旅和借款。報銷人員經部門負責人在網上報賬系統授權后，選擇費用項目和編碼，如果所選擇的費用項目有余額，則可以申請報銷，選擇開支的費用類別，填寫摘要，單據張數，支付金額，支付方式，選擇或新增收款單位，核對銀行賬號，支持多筆業務在同一張報銷單上填寫。

（2）選擇線上報銷后，在內置的審批流程基礎上可以進行審批流程的編輯，增加或修改單據審批人員，審批流程確定后，上傳相關票據、表格掃描件，支持電腦和手機端上傳，然后提交審批。

（3）財務處按照報賬類型內置不同的審批流程，如日常報銷，內置的審批流程先部門報賬員、再部門負責人、最后對口會計進行審批。各審批人收到系統發出的審批通知，用電腦或手機APP登錄內控審批系統進行審核并上傳電子簽名。在審批過程中發現報賬內容有誤，審批人可以駁回，提報人在修改之后重新提報。

（4）審批流程全部通過之后，報銷人員打印生成代條碼的報賬單，連同粘貼好的票據，作為報銷附件由報賬員送到財務對口會計處，等待票據實質性審核。

（5）對口會計審核無誤后通過網上報賬系統提交給出納，出納審核系統錄入的內容無誤后，通過網銀提交付款申請，付款后通過網上報賬平臺向報銷人員發送辦結信息。

三、網上報銷模式的優勢

（一）節省報賬時間，提高報銷效率

教工利用網頁端或手機端隨時隨地可以提交線上報銷，無須拿著紙質報銷單到處找人簽字審批，系統根據設置好的流程可自動提醒人員審批；各審批人收到系統發出的審批提醒，利用網絡平臺、手機移動端，隨時隨地簽批，不用擔心領導出差、開會簽不上字耽誤報銷。網上報賬打破時間空間限制，讓報銷更省時省力，全面提升教工報銷效率，降低教工抱怨度，減輕財務報銷審核人員的工作壓力。

（二）預算事前控制，避免超預算發生

財務將各部門每個項目的預算額度錄入網上報賬平臺，報賬人員在申請報銷的時候，首先選擇要開支的項目，系統會根據選擇自動跳出項目余額，報銷人員只能在余額范圍內申請報銷，否則無法進行下一步。將以往的項目是否超預算的事后審計轉換為事前閘口，將各項目超預算執行的比率降到最低，同時方便了解自己部門的項目經費預算執行情況，及時針對預算執行情況作出工作調整，加強學院預算執行的合規性。

（三）增強業務真實性，審批之后有跡可循

實行網上報賬模式，杜絕了紙質報銷單頂名冒簽的行為，增強業務的真實性；審批人審核過的記錄在系統里留存形成電子檔案，便于隨時查詢及工作統計，改變了傳統報銷模式下在財務處理完報銷的情況下去翻閱憑證，避免了憑證查閱的繁瑣手續，節省財務人員和教工雙方的時間，提高工作效率。

（四）報銷處理進度可在報賬系統實時查詢

不用再找財務人員來回溝通詢問報銷處理進度，登錄網上報賬系統報銷事項內，成員全程可透明化了解報銷處理的實時進度，包括當前處理人、處理時間、后續處理人等的信息。報賬單處理完畢系統會自動給報賬人員發出信息，提示銀行大約的到賬時間

（五）審批流程相對固定，審核風險相對可控

網上報賬系統中的內置審批流程是固定的，如果報銷人員就某一報銷事項編輯審批流程，是在內置審批基礎上修改，內置審批流程是不能刪減的，可以增加實際業務的相關的審批人員。會計在系統審核時，可以從審批表中清楚地看到審批流程的相關人員，如有不對可以一目了然地看出來。相對固定的審批流程，從內控角度降低了財務人員的審核風險。

四、網上報銷模式存在的問題

（一）實行網上報銷后，財務處把報賬員設置成部門審批流程的第一審核人不合適

QTC學院近幾年一直實行部門報賬員制，即每個二級院系或教輔、行政等部門指派一名報賬員，負責部門內的年度預算提報、調整及決算分析的提報、部門內人員的費用報銷、借款等工作，報賬員在財務規定的固定時間（比如財務只在周一、二、四全天負責報銷），把部門內的相關報銷單報送給對口會計（負責固定部門的報銷工作的會計人員）。實行網上報銷后，財務處把報賬員設置成部門審批流程的第一審核人，報賬員以前只負責跑腿送單據，或將財務的審核出來的問題通知給報銷人員，而現在報賬員承擔了財務初審的職能，顯然增加了報賬員的工作壓力，部門負責人比報賬員更了解部門經濟業務發生的情況，報賬員成為審批流程第一人容易引起報賬員對財務工作的抱怨。

（二）學院各信息系統之間缺乏互聯互通，增加了網上報賬的繁瑣度

比如學院的合同是通過OA系統進行審批，申請合同付款走網上報銷模式需要將合同掃描上傳網上報賬系統 ；再比如，對于各部門的某些費用項目需要走事前審批，QTC學院的事前審批現在通過智慧校園的OA系統進行審批，如果要報銷郵寄費，就需要先在OA系統中事前審批，完了之后再申請費用報銷，事前審批單截圖需要作為報銷附件掃描上傳到網上報賬系統。諸如此類問題舉不勝舉，如果學院的各信息系統能夠實現互聯互通，財務就可以不用報銷人員上傳掃描件，直接從相關系統抓取關鍵數據，關鍵數據符合要求，就可以通過審核，后期審核紙質單據的時候可以對報銷人員提報的資料進行審核。

五、網上報銷模式的幾點建議

（一）取消網上報賬系統內置審批流程中部門報賬員的審批權限

部門負責人作為第一審批人，對部門內的報銷業務進行審核。報賬員并非對部門內發生的所有經濟業務知情，報賬員的審批權限對報銷業務的閘口起不到實質作用。部門負責人本身就是部門業務的直接主管，經濟業務的真實與否，部門負責人最知情，所以部門負責人的審批對業務的真實性、合規性起到了審核的關鍵作用。

（二）將學院各信息系統有效連結

整合學院各業務部門與財務處相關的信息系統，將各系統相互關聯，建立有效的數據接口，形成一張相互聯通的信息網。業務部門只要發生形成資金流的業務，財務網上報賬系統就會自動獲取與資金流相關的信息。不用教工在報銷時，再截圖上傳相關資料，真正提高教工和財務的報銷效率。同時，也要做好信息安全工作，財務數據是學校最重要的無形資產，數據丟失或者遭到攻擊，都會造成學校的損失，加強數據安全防護，防范風險于未然，是我們財務人員今后應該考慮一個重要課題。