促進(jìn)高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備動(dòng)態(tài)管理的若干思考

◆陳文昊 秦淑芳 宋世佳

0 前言

實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備是支撐實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的重要保障。實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的高效管理對(duì)于高校的課程教學(xué)與項(xiàng)目實(shí)施具有顯著推動(dòng)作用，并且已經(jīng)成為一流實(shí)驗(yàn)室的特征之一。盡管國(guó)內(nèi)在實(shí)驗(yàn)室儀器管理領(lǐng)域有一些研究和文獻(xiàn)報(bào)道，但是缺乏針對(duì)高校和研究機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的專門(mén)研究與討論。因此，本文結(jié)合國(guó)內(nèi)各高校儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀，圍繞制約儀器設(shè)備管理發(fā)展的熱點(diǎn)問(wèn)題，結(jié)合筆者在靜態(tài)管理、動(dòng)態(tài)管理、人員管理等方面的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息交流困難、儀器設(shè)備審批手續(xù)煩瑣、資源合理利用率較低、管理團(tuán)隊(duì)意識(shí)差等問(wèn)題進(jìn)行分析并給出自己的解決方案，針對(duì)管理模式提出建立動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)、開(kāi)展管理人員專業(yè)培訓(xùn)等實(shí)用性建議。

1 熱點(diǎn)問(wèn)題分析

目前影響高校實(shí)驗(yàn)室儀器管理發(fā)展的問(wèn)題很多，如審批手續(xù)煩瑣、儀器共享率低、管理賬目困難、閑置儀器較多、信息交流困難、管理人員變動(dòng)大、儀器種類多且復(fù)雜等，都會(huì)對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室儀器管理產(chǎn)生一定影響。從高校或者研究機(jī)構(gòu)的視角來(lái)看，任何單位都迫切需要尋找新的途徑來(lái)合理地解決目前所面臨的問(wèn)題，以便尋求更好的發(fā)展。因此，在具有完備的實(shí)驗(yàn)室儀器的基礎(chǔ)上，如何提高管理效率，進(jìn)而推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)和結(jié)構(gòu)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)是高校實(shí)驗(yàn)室亟待解決的問(wèn)題之一。

信息共享化較差高校內(nèi)各院系之間沒(méi)有搭建有效的設(shè)備信息交流平臺(tái)，導(dǎo)致出現(xiàn)信息閉塞、孤掌難鳴的狀況。往往一些大型課程或者項(xiàng)目需要同時(shí)借用多種儀器設(shè)備，而這種狀況對(duì)于儀器選擇、儀器借取等較為不利。并且，各個(gè)管理部門(mén)之間賬本查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作難以進(jìn)行，信息繁雜、溝通成本高。

審批手續(xù)較煩瑣國(guó)內(nèi)一些高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理處仍然采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批辦公的工作模式[1]。并且，目前各院系基本上是各個(gè)部門(mén)共同參與管理，因此，工作者需要借取儀器時(shí)，往往需要前往不同的部門(mén)、咨詢不同的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行逐級(jí)遞審來(lái)進(jìn)行辦理。不僅如此，對(duì)于貴重儀器等申請(qǐng)，還需要進(jìn)行可行性分析等復(fù)雜流程，審批周期長(zhǎng)，嚴(yán)重耽誤教學(xué)和項(xiàng)目的進(jìn)程。

資源利用率較低目前大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室的資源利用不合理。隨著各高校資金的大力投入，大部分實(shí)驗(yàn)室情況已大大改善，各種基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件設(shè)備特別是常用儀器配置基本上已達(dá)到現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)。然而，新引入的儀器如不能完全用于教學(xué)與科研，或是部分舊儀器被新儀器取代卻不能及時(shí)用作他途，往往就會(huì)造成儀器閑置，導(dǎo)致儀器利用率低。那么，應(yīng)該如何購(gòu)置新儀器？如何合理使用新儀器？被取代的舊儀器又如何加以利用？這些都是目前實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理的難題。

管理團(tuán)隊(duì)意識(shí)差就當(dāng)前來(lái)看，管理人員管理意識(shí)不足。盡管最近幾年，各大高校逐漸增加對(duì)新引進(jìn)的儀器管理人員的要求，然而對(duì)于高校行政機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，教學(xué)和科研才是學(xué)校的重要工作，實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理一直是次要的，是為教學(xué)和科研服務(wù)的。因此，一直以來(lái)對(duì)設(shè)備管理的重視程度不高，沒(méi)有建立完備的儀器設(shè)備管理體系。這種情況導(dǎo)致一線的管理人員、教授以及學(xué)生對(duì)管理實(shí)驗(yàn)儀器缺乏高度責(zé)任感，管理素質(zhì)不強(qiáng)[2]。

2 解決方案

從各高校實(shí)驗(yàn)室儀器管理情況來(lái)看，造成以上問(wèn)題的原因在于仍舊使用傳統(tǒng)的低效率、高成本的靜態(tài)管理模式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，許多復(fù)雜的管理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備網(wǎng)絡(luò)化管理正是適應(yīng)新時(shí)代的需要，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將高校的儀器設(shè)備連接起來(lái)，建立動(dòng)態(tài)管理體系，能幫助實(shí)驗(yàn)室完成儀器各種信息的實(shí)時(shí)反映。因此，轉(zhuǎn)“靜”為“動(dòng)”，對(duì)于實(shí)驗(yàn)室儀器管理發(fā)展來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)穩(wěn)妥的方向[3]。

系統(tǒng)架構(gòu)及其特點(diǎn)

1）系統(tǒng)架構(gòu)。根據(jù)各高校實(shí)驗(yàn)室儀器管理情況，一個(gè)功能完善的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)可采用簡(jiǎn)單易用、開(kāi)源性強(qiáng)、擁有極強(qiáng)數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存能力的MySQL作為其儲(chǔ)存信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，再同系統(tǒng)框架實(shí)現(xiàn)可靠連接，構(gòu)成動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)[4]。前臺(tái)使用HTML和Web進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)開(kāi)發(fā)，儀器設(shè)備管理動(dòng)態(tài)系統(tǒng)基于B/S構(gòu)架，充分利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)造信息管理、系統(tǒng)管理、設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地管理、收費(fèi)管理等模塊[5]，在設(shè)備查詢、預(yù)約、跟蹤、維修、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、收費(fèi)、測(cè)試等業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行完善的設(shè)計(jì)。整個(gè)業(yè)務(wù)線采用JBPM技術(shù)進(jìn)行靈活管理并方便后期維護(hù)，流程發(fā)起后可查詢當(dāng)前業(yè)務(wù)所處的節(jié)點(diǎn)。

2）共享化。動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)具有高度共享化的特點(diǎn)。在MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以輕易儲(chǔ)存并合理分類高校內(nèi)所有可查的儀器信息，而要獲取這些信息，使用者只需要在相關(guān)網(wǎng)頁(yè)或者APP上登錄系統(tǒng)進(jìn)行查詢操作，便可輕易獲得基礎(chǔ)信息，不必再向管理人員進(jìn)行書(shū)面申請(qǐng)；若想查詢高級(jí)信息，使用者只需要進(jìn)行申請(qǐng)操作，高級(jí)管理員將即時(shí)收到請(qǐng)求，進(jìn)行審核，如若情況符合規(guī)定，便可開(kāi)放查詢權(quán)限，而開(kāi)放的程度可以設(shè)置某一賬號(hào)、某段時(shí)間甚至是開(kāi)放某一欄信息。

3）簡(jiǎn)潔化。動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)具有高度簡(jiǎn)潔化的特點(diǎn)。進(jìn)入系統(tǒng)后，申請(qǐng)人可以參考庫(kù)存情況，根據(jù)自身需求來(lái)挑選庫(kù)存儀器并設(shè)定借取和歸還時(shí)間，然后發(fā)起申請(qǐng)要求，信息便即刻反饋到管理員處；管理員只需完成確認(rèn)步驟，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)信息等方式自動(dòng)提醒更高一級(jí)管理員完成下一步確認(rèn)步驟，如此遞進(jìn)確認(rèn)，直到成功通過(guò)申請(qǐng)。這樣既保證了儀器借取的多級(jí)管理，加強(qiáng)監(jiān)管力度，又大大簡(jiǎn)化了原來(lái)煩瑣的手續(xù)，提高了效率；待儀器使用完畢，便可在系統(tǒng)內(nèi)提交歸還時(shí)間，發(fā)起歸還申請(qǐng)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將儀器交予管理員確認(rèn)儀器無(wú)誤后，便可完成歸還操作。整個(gè)流程簡(jiǎn)潔方便，大大增強(qiáng)了儀器借取的自主性與能動(dòng)性，給使用者帶來(lái)較大便利。

4）數(shù)據(jù)化。動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)具有高度數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)。在系統(tǒng)內(nèi)部，所有導(dǎo)入的信息以數(shù)據(jù)形式儲(chǔ)存，并就使用率、閑置率等指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析。高級(jí)管理人員可以通過(guò)分析所得的直觀數(shù)據(jù)，計(jì)算出儀器、場(chǎng)地的使用率、維修率、報(bào)廢率，進(jìn)行橫向、縱向分析，得出有效論證。在有效論證的前提下，管理者就儀器設(shè)備購(gòu)置方案進(jìn)行系統(tǒng)性的合理規(guī)劃，避免新購(gòu)置的儀器閑置，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，同時(shí)盡量避免仍舊可以使用的舊儀器被替換而導(dǎo)致閑置。

團(tuán)隊(duì)管理建設(shè)首先，管理者可以按照課題、班級(jí)、系別等對(duì)學(xué)生進(jìn)行分組，挑選一批小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行培養(yǎng)，使其熟悉實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)制度并讓其嚴(yán)格要求小組成員。用學(xué)生來(lái)管理學(xué)生，既彌補(bǔ)了人手不足的問(wèn)題，又達(dá)到了管理要求。其次，定期對(duì)新入學(xué)的學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)，使其迅速熟悉實(shí)驗(yàn)室的規(guī)章制度。另外，特別監(jiān)督曾有違規(guī)紀(jì)錄的人員，使其養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

各個(gè)高校應(yīng)該自上而下，對(duì)設(shè)備管理發(fā)展新態(tài)勢(shì)進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)設(shè)備管理重新定位，引導(dǎo)各機(jī)構(gòu)與個(gè)人重視儀器管理。只有這樣，才能吸引更多的人才加入設(shè)備管理隊(duì)伍，充分激發(fā)儀器設(shè)備管理團(tuán)隊(duì)發(fā)展的活力[6]。

初步探索部分高校對(duì)此也進(jìn)行了一定的探索，比如華南理工大學(xué)的Weblib高校實(shí)驗(yàn)室數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)就是一個(gè)成功的范例。Weblib系統(tǒng)基于SSH框架設(shè)計(jì)，并采用MVC模式設(shè)計(jì)思想，按照控制器層、模型層以及表現(xiàn)層對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行劃分。這個(gè)系統(tǒng)滿足了高可用性、可管理性、可整合性、適應(yīng)高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、安全性等各項(xiàng)要求，相比以往紙質(zhì)化管理，效率大大提升，成本有所降低。

3 建議和倡議

學(xué)校要提高管理人員的管理意識(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任心。盡管動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)已經(jīng)大大擺脫對(duì)人工的依賴，然而部分工作（如核查真實(shí)借取儀器與網(wǎng)上預(yù)定儀器是否完全一致等）仍需人工完成。近年來(lái)，各大高校對(duì)管理人員的聘用制定了高門(mén)檻、專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)，招募了一大批高素質(zhì)人才，以往聘請(qǐng)臨時(shí)工的現(xiàn)象逐漸消失，各高校實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展呈現(xiàn)出新氣象。

當(dāng)前，學(xué)校應(yīng)采取措施加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，如對(duì)轉(zhuǎn)崗人員進(jìn)行日常化的專業(yè)性培訓(xùn)，建立以老帶新的“雙結(jié)對(duì)”新人培養(yǎng)機(jī)制[7]，加強(qiáng)其對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器的了解，提高其實(shí)際操作儀器的能力，使其由“外行”變“內(nèi)行”。以河海大學(xué)為例，在學(xué)校實(shí)驗(yàn)設(shè)備處及江蘇省儀器設(shè)備系統(tǒng)組織推動(dòng)下，通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)，組織編寫(xiě)儀器動(dòng)態(tài)管理制度章程，勢(shì)必能極大推動(dòng)學(xué)校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備動(dòng)態(tài)管理的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

動(dòng)態(tài)管理技術(shù)是推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室儀器管理發(fā)展的關(guān)鍵，而動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)又是動(dòng)態(tài)管理技術(shù)的核心。從目前各大高校的情況看，這項(xiàng)技術(shù)仍處于摸索階段，然而，它的優(yōu)點(diǎn)是顯而易見(jiàn)的。一項(xiàng)技術(shù)、一個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展離不開(kāi)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的努力，離不開(kāi)國(guó)家的支持。目前我國(guó)儀器管理模式發(fā)展正處于黃金時(shí)期，通過(guò)對(duì)影響儀器設(shè)備管理發(fā)展的各種因素進(jìn)行分析，本文總結(jié)出管理模式、管理技術(shù)、管理人員等方面的經(jīng)驗(yàn)和思路，有助于提高實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理水平。本文的研究成果可為各高校或研究機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理提供參考。