信息化背景下基層檔案管理的質量提升與發展

王志軍

摘要：檔案是人們對社會生活的一些規律和關鍵要素記載后形成的文書資料，自古至今都是非常重要的文獻資料之一，并在社會生活中發揮了獨特的價值作用，具有歷史的再現性、知識性、政治性、文化性、社會性、教育性和價值性等特點[1]。檔案管理則是通過對檔案的登記、整理和存儲等手段，提高了事業單位對檔案管理的效率。基層事業單位的檔案管理是一項重要的工作，尤其是對于一些專業技術較強的事業單位來說，對關鍵資料的檔案管理則顯得更加重要。當下在信息化和互聯網的推動下，事業單位對檔案管理也有了更高的要求，單一的紙質檔案管理滿足不了當前的需求。加快事業單位檔案管理的信息化建設，既是推動檔案管理的高效化轉變，也是為了提高基層事業單位的管理體系和能力。因此，本篇文章從基層事業單位的檔案管理著手，重點探討其信息化的建設。

關鍵詞：信息化背景下;基層檔案管理;質量提升與發展

引言

強化基層單位的檔案管理工作，有助于增強基層單位整體的管理水平，從而提高基層單位的綜合實力，因為基層單位的檔案管理不僅包括對基礎信息的統計，還包含著整個基層單位發展的情況和運營的狀況等各方面的資料。還有基層單位跟隨著國家政策不斷開展的各種嘗試，在這些檔案資料中都能夠進行詳細的記載，為未來基層單位的發展指明方向，在基層單位需要做重大決策時，可以通過對基層單位檔案進行查閱，從宏觀和微觀雙方面把握。基層單位檔案管理水平的高低直接影響著整個基層單位的管理水平，要求基層單位的檔案管理工作要做到與時俱進，立足于當今社會科技不斷發展的要求，跟上時代的步伐，為基層單位的管理水平進步提供動力。

1.信息化時代檔案管理的相關概念

大數據是結合基本信息技術的應用特點，在此基礎之上，進行人工智能的植入，從而在進行數據處理的過程中，對數據體系巨大的信息來源可以進行準確和及時處理。此外，大數據在進行處理的過程中，不會摻雜人的主觀意識。因此，可以保證數據處理的準確性，進而為數據的處理和存檔提供科學保障，并為相關利用者提供服務。總之，檔案管理是基層單位日常管理工作的重要組成部分，傳統的檔案管理主要以紙為媒介。因此，在管理過程中所需要的空間場地和人力資源等成本都耗費巨大，而且在管理過程中，受季節環境影響，對于檔案的安全性存在著較大影響。為了滿足時代發展需要，檔案管理逐漸也從傳統手工管理進入了計算機管理和信息化大數據管理的階段。此外，傳統檔案管理模式在對信息數據進行提取利用的過程中，表現也是較為被動，很多檔案數據被束之高閣，不能充分發揮出檔案管理工作的社會效益和經濟效益。信息化時代可以根據不同的客戶需求進行系統化分析，因此在對用戶提供檔案服務的過程中，可以充分做到更加精細，并做好差異的區別對待。

2、信息化背景下基層檔案管理的質量提升與發展

2.1實現基層檔案管理的信息化管理與發展

為充分發揮基層檔案管理時效性，保證基層檔案管理先進性，必須要加快推進我國基層單位的檔案管理信息化發展。首先，上級政府要給與基層檔案管理工作充分的認可與幫助，通過政策、資金等來扶持基層檔案管理工作，為基層檔案管理的信息化發展提供充足的保障。其次，基層單位要從人力、物力、財力等方面給與檔案管理的信息化發展全面的支持與保障，既要做好檔案管理信息化硬件配套建設，又要做好檔案管理信息化的軟件配套建設，保證檔案管理工作能夠達到信息化辦公條件。最后，在構建檔案管理系統時，要提高風險意識，對潛在的信息化風險進行全面的分析，并落實好防范準備，要在系統當中配備殺毒軟件、防御軟件等，還要定期委派專業的系統維護人員來進行系統的維護與管理，在保證系統安全的前提下，進一步提高檔案管理系統的效率。

2.2提升基層單位對檔案管理工作重視

要想讓基層單位檔案管理工作得到發展，就需要基層單位上層領導重視基層單位管理工作，充分認識到基層單位檔案管理工作會給基層單位管理以及基層單位未來的發展帶來的積極影響，在這樣的前提下才會為基層單位檔案管理提供充足的資金和技術支持，讓基層單位的檔案管理工作能夠更好地開展。要意識到基層單位檔案管理工作重要性，最好讓領導在工作過程中，能體會到基層單位檔案所帶給基層單位的積極作用，例如單位領導要想做出重大決策的時候，就可以通過基層單位檔案中儲存的重要數據為決策提供一定的數據支持，只有基層單位領導切實在重要決策中，借助于基層單位檔案管理的數據，為決策提供了支持，才能夠真正的從內心深處重視對基層單位檔案工作的管理。

2.3提高基層檔案管理人員的素質

一直以來，在基層單位中檔案管理人員都是處于可有可無的境地，很多情況下都是單位的快退休人員來擔任此項工作。這樣的人員并不是專門的檔案管理人員，談不上實現檔案的規范化管理，更不用說檔案管理現代化了。而在信息技術下的檔案管理，首先要有專門的檔案管理人員，這樣人員的知識層次不僅僅是滿足于一般的計算機操作，還要求其有較高的知識層次和先進的信息技術應用能力;其次是要精通檔案管理專業知識，熟悉檔案管理規范要求，是屬于集檔案管理、信息技術于一體的復合型人才。基層單位要積極引進這樣的人才，為實現檔案管理電子化創造條件。

結束語：

綜上，基層事業單位的檔案管理需要逐漸步入信息化，應用新的技術和手段，使信息化逐步取代傳統檔案管理。總之，以現代化的技術和設備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專業人才為依托，進一步促進基層事業單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質量上有進一步的飛躍，發揮出檔案管理應有的職能，更好地服務于基層事業單位的發展，更好地為社會公共事務做出貢獻。

參考文獻：

[1]張桂琴.基層檔案管理問題及措施[J].辦公室業務，2020（20）：80-81.

[2]陸明，唐柳青.淺談加強基層檔案安全管理的思考及措施[J].新疆農墾科技，2020，43（09）：35-36.

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[4]黃湘紅.關于加強基層檔案管理工作的幾點思考[J].河北農機，2020（08）：125.

[5]宋淑兵.新時期基層檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2020（15）：51-52.