內部控制在中小企業的困境和應對策略

郭蘇

內部控制是指企業在特定環境中，為完成戰略目標，提高運營效率，收集應用各種資源，而在其內部設置的各種機構、計劃流程和方案。因此，可見內部控制對企業目標的實現，具有戰略意義，但真正落實內控制的中小企業，并不多見，關鍵在于最高領導層的重視和執行程度。

一、中小企業內部控制現狀

雖然我國已頒布 《小企業內部控制規范（試行）》 （工信部聯企業[2011]300號）主要適用于非上市的中小企業， 但實際操作中，它們很少落地、有效實施。一些私營企業經營者的理念還停留在節約成本上，管理層往往忽視內控建設， 內部溝通以主觀判斷為主， 企業管理水平處在基礎階段， 與系統體系化管理有著長遠距離。此類企業在短期，也許還能生存，但長期缺失內控會直接制約其外延成長。

二、內部控制在中小企業遇到的主要困境

1.缺乏內部控制體系。①企業只有財務制度，沒有內部控制是普遍現象。決策層未意識到內控對實現經營目標的重要性， 為了成本效益， 認為可有可無。 如：一家企業無內控，導致其每月倉庫存貨盤點表只有倉庫主管簽字，無盤點、保管、監督人簽字;固定資產在系統中有編號，但實物中沒有，財務報表無簽字蓋章等現象，這說明未使用財務、內部控制體系促進企業管理在正常軌道上運營。②某些內控制度規范形同虛設， 各部門員工只是敷衍流程形式， 未落實責任規范操作。如：內部審計隸屬于財務部。

2.高度集權制管理，內部信息不對稱。這類企業所有者和經營者通常是一個人，如董事長=總經理，主要體現在治理層的集權思維，信息不對稱，領導喜歡“人治”， 即主觀判斷、執行決策。 組織架構不明確，授權劃分不分明，大小事務統一由最高管理層一支筆決定。 導致內部各職能部門的信息缺失、 誤解，無法及時獲取、傳遞。從而導致治理結構不規范， 權責分配混亂， 內控制無法施展制衡功能。如：采購制度里有貨比三家的招標要求，但實際操作是領導說了算，拍腦袋決策， 且貨到付款及時，無信用管理概念等。領導的裙帶關系和個人能力影響整個公司的經營效果?！耙粋€人”的管理，導致內部、外部的信息很難及時溝通，中高層與基層，上下級關系， 各職能部門之間隔閡，掩蓋了工作中的問題，藏著各自的“秘密”，嚴重降低工作效率，流失人才。

3.人力資源配備不足。各部門普遍存在人手不夠，員工加班頻繁，一人多崗情況。如：出納同時兼任總務、人事、秘書等崗位，導致財務工作缺乏效率，招聘財務人員的條件是服從，而非專業化勝任能力和職業道德，甚至出現無會計證而在崗多年的現象。 不相容職務未分離： 如一個保險箱存放所有印章，財務和總務同時使用同一保險箱。一名會計和一名出納完成所有記賬、報表制作等所有財務工作。充分反映管理者的 “節約人力資源成本”理念，卻無知于不相容職務分離控制， 使會計系統控制受損， 增加了經營風險，如產生內部盜竊、庫存濫用，虛報成本，自行報廢處理資產損失。另外，人力資源分配不到位，人才內控管理未發揮作用，可能導致德才兼備的實干型人才大量流失。

4.缺乏重大風險預警機制，應急事件處理機制。在經營中遇到突發重大事故事件風險，沒有預警、應急方案，缺乏對此類事件發生的防范控制措施，企業只能匆忙應對，增加不確定成本和不可控風險。如：某一智能洗車連鎖集團，每月都發生某無人值守站點突然斷電、機器等故障，導致客戶投訴，無數次滯后補救維修，但公司連續三年沒有對此做突發事故預警處理方案及如何降低同類事件再次發生的預防處理流程。缺失預警機制，被動應對，企業的運營通常處在不可控的風險下，增加額外成本，背負社會影響責任。

5.信息系統的欠缺。從建設到運營，企業信息系統工程，決策者往往會首先考慮節約成本，做分部計劃上線，優先考慮購買相對便宜的模塊職能軟件，而不是整體的數字化管理ERP。 如一集團企業，業務系統由某內部IT負責開發、運營、維護所有業務數據，相對獨立于財務部外購的某軟件，從而導致業務、財務數據的對接誤差，缺失整體對信息系統的開發、使用、操作、授權的管理。導致業務績效考核以業務數據為準，財務報表用財務軟件出，各部門的信息系統孤立而無關聯，各自為營，矛盾百出，不自覺地形成兩套以上賬，失去信息的真實、共享、有效價值，實際增加了企業整體運營風險和成本。

三、改進中小企業內部控制管理的策略

1.建立完善內部控制體系。鼓勵企業樹立內控管理制度框架，結合戰略目標對其經營目標做事前、事中、事后系統設置。將實際業務職能情況涵蓋在內部控制體系建設中， 幫助決策層建設明確的組織機構圖，分清各職能部門的分工，應用內控指引建立企業和業務層的控制活動。有條件的企業，財務部可以帶頭加強內控制實施，建立或分離出內部審計部負責日常內控事務，具有相對獨立性， 工作直接對董事會負責。

2.提升治理層管理理念。逐步指引決策層公正、公開、透明，合理授權的管理思維， 可以通過社交、良師益友的專業聚會，同行間的交流平臺，讓開明的領導不斷向外界學習，取長補短修正自己的局限性，從改善其心態到主動意識使用內控管理幫助企業發展。集權管理轉向合理授權管理，重要事項通過集體投票決策， 董事會、監事會、經理層各盡其職，明朗的分工會促進各職能部門的工作效率，同時多聆聽員工的建議， 提供一個開放、有不同聲音的辦公環境。正式、非正式溝通是日常解決信息不對稱的一種方法，通過現代網絡平臺，員工使用視頻、音頻直線溝通，如釘釘， ERP系統，公司郵箱等，以會議、重要通知、報告、聊天等形式，保持內外部信息的暢通聯系。近朱者赤，決策層決定著企業的管理方向，當他們具備了科學的治理意識后，內控體系在良性環境中才可以發揮應有的管理作用。

3.樹立人性化人力資源內控管理模式。重視人性化管理，結合戰略建設健全人力資源內控制管理會幫助企業成功獲得員工凝聚力，創造價值。在內控體系下完善員工招聘、培訓、服務等規章制度，獎懲分明的配套激勵制度中， 更容易激發他們內在潛能的創造力。成功企業都有其獨特珍視人才的方法，如好口碑的海底撈，中層以上人才離職率從創業至今微乎其微，企業不僅為員工提供公平晉升通道，幫助員工成長的開放式工作環境，而且把績效考核融合戰略目標，其高效人力資源背后的支撐是高層的人性化管理。因此，當管理層有把人當人看的人性化管理理念時，不僅僅依靠財務盈利指標進行員工考核時，通常員工更具主動性、積極性和創造力，最終體現在良性的經營效果和社會效應中。

4.建立突發事件預警機制應對方案。企業可結合自身歷史經驗及同行的案例分析，按內控的規范和事件頻繁發生的本部門職能特點，設置對其突發事件的預防機制及標準化應對操作流程，以減少未來經營風險。在初期，各部門可能會投入一定的人力物力，研究預警機制，防范流程的可操作性， 但實施后， 這項機制將幫助企業降低未來突發事件的風險，避免事故導致的經濟損失和社會聲譽損失和成本。同時，完善的預警機制和高效的修復方案，維護了企業外在的社會形象，更容易吸引客戶，使其感受到安全、可靠、有責任的服務形象，從而增強企業的市場競爭力，降低運營風險。

5.應用完整的企業信息系統實施內控管理。首先，在當今線上線下結合的市場背景中，特別是2020年全球新冠疫情后，更多企業轉型到線上經營，需要依賴強大的信息系統網絡做日產管理。其次，管理者通常需考慮市場前景與重大預測戰略，如果在開發信息系統初期，結合了內控機制的系統管理，會更有利于戰略目標的實現，適應未來變化的市場和客戶需要。 所以通常此項目需要跨部門合力共同開發，戰略經營者的支持。再其次，企業的內部分析報告、信息溝通，也建立在完善的整合型信息系統基礎上，如果它受到內部控制的規范，各職能工作環節將同時得到完善。例如，系統中的授權、審批制度，高效便捷;及時上傳、下載資料文件、內部溝通無阻礙，這些將直接體現在全體員工內部參與和工作流程效率的提高。

四、結束語

中小企業雖然資源有限、抗風險相對較低， 但如果戰略者保持可持續發展的信念，充分貫徹實施內控，可以幫助企業在經營的各階段中保持事先、事中、事后控制，實現戰略目標。誠信的經營理念，精益求精的研發精神，拼搏創新優勢業務以及人性化管理，公平對待每位員工，通常是優異企業家的共性，而內部控制則是現代管理的科學工具之一，希望給讀者啟示。

（作者單位：日郵物流（中國）有限公司蘇州分公司）