基于ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在庫存優(yōu)化中的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用

王侃

摘要：在“市場低油價(jià)”的大環(huán)境下，庫存優(yōu)化工作已成為中國海油降本增效的一項(xiàng)重要舉措。如何基于現(xiàn)有正確合理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)開展庫存優(yōu)化分析工作便成為亟待解決的問題。為解決這個(gè)分析“瓶頸”，本文基于SAP系統(tǒng)，探究SAP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化過程，梳理出具有庫存優(yōu)化功能的組織架構(gòu)以及采購、消耗業(yè)務(wù)，在集團(tuán)公司KPI考核指標(biāo)建立、物資管理專項(xiàng)報(bào)表開發(fā)、MRP效果評估等相關(guān)庫存優(yōu)化專項(xiàng)工作得以運(yùn)用;并提出物料超市平臺(tái)在集團(tuán)公司庫存優(yōu)化中的作用。同時(shí)根據(jù)得出的新的物資區(qū)分維度給出相應(yīng)未來可管控的策略方向，為管理人員提供數(shù)據(jù)支持及決策依據(jù)。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化;庫存優(yōu)化;SAP系統(tǒng);組織架構(gòu);移動(dòng)類型

1.引言

1.1開展業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作背景

2015年4月，物資裝備部啟動(dòng)“物資清理及庫存優(yōu)化專項(xiàng)提升工作”，2016年至今持續(xù)開展庫存優(yōu)化專項(xiàng)提升工作，通過倉儲(chǔ)物資優(yōu)化、賬外物資處置、管理制度完善三方面工作的具體落實(shí)，有效實(shí)現(xiàn)降本增效，并將提升后的物資管理效能與機(jī)制納入企業(yè)經(jīng)營的常態(tài)化工作中。

隨著海上鉆井勘探、開發(fā)產(chǎn)能規(guī)模的不斷擴(kuò)大，物資保障和庫存成本二者之間的矛盾日益突出。一方面，隨著鉆井、生產(chǎn)的規(guī)模擴(kuò)大對物資在數(shù)量、質(zhì)量上提出了更高要求;另一方面庫存的增加加大了流動(dòng)資金占用，嚴(yán)重影響經(jīng)營管理成本，進(jìn)而影響到勘探開發(fā)工作的順利開展，因此改進(jìn)石油企業(yè)庫存管理已成為當(dāng)前亟待解決的問題。

正是以數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化為前提、以專項(xiàng)工作為導(dǎo)向、以庫存優(yōu)化為抓手的大背景下，各家單位持續(xù)開展庫存分析工作，助力優(yōu)化提升。但是，作為支撐手段的庫存數(shù)據(jù)信息，往往讓分析人員“望而卻步”：SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源豐富，但是很難獲得分析人員想要的數(shù)據(jù)，SAP標(biāo)準(zhǔn)功能與實(shí)際業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)還有一些差異。

1.2開展業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化在庫存優(yōu)化中的意義

通過SAP標(biāo)準(zhǔn)功能總結(jié)出有用的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，再與實(shí)際業(yè)務(wù)相結(jié)合，發(fā)揮兩者優(yōu)勢，對所有物資進(jìn)行庫存分析，對于提高各二級單位的庫存管理水平以及降低庫存成本具有著重要的理論與現(xiàn)實(shí)意義，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）全面了解海油庫存物資，降低庫存成本

通過正確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析有利于讓各二級單位了解本單位的物資儲(chǔ)存情況，協(xié)助各二級單位把本單位的庫存物資“管起來”;找出各二級單位對于物資存儲(chǔ)的共通性，對一些不合理的存儲(chǔ)量進(jìn)行相關(guān)處理，對一些不合理的物資需求進(jìn)行一定的改善，加快資金流動(dòng)，達(dá)到“降本增效”的目的[1]。

（2）提高物流庫存管理水平和服務(wù)水平。

通過正確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析，有利于清楚物資使用頻率，有利于庫管人員了解該項(xiàng)物資，提高庫存管理水平。

（3）為其他生產(chǎn)制造類企業(yè)庫存優(yōu)化研究提供借鑒。

本文選取的分析點(diǎn)是通過SAP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化從而得出相關(guān)庫存優(yōu)化關(guān)鍵性指標(biāo)。其他分析人員也可以通過該思路找出相關(guān)優(yōu)化點(diǎn)，找出更多適合海油庫存優(yōu)化分析的指標(biāo)，對以后的研究提供借鑒。

2.庫存分析需明確的基本標(biāo)準(zhǔn)

2.1組織架構(gòu)

2.1.1組織架構(gòu)形成背景

自2015年4月份物資清理及庫存優(yōu)化專項(xiàng)工作開展起，項(xiàng)目組會(huì)對各二級單位賬內(nèi)庫存進(jìn)行跟蹤。在跟蹤的時(shí)候發(fā)現(xiàn)以下實(shí)際情況：

在SAP系統(tǒng)中只有公司代碼與工廠、工廠與庫存地的對應(yīng)關(guān)系，沒有二級單位與公司代碼的對應(yīng)關(guān)系。項(xiàng)目組在分析各單位庫存時(shí)，往往看到一家工廠卻很難查出其所屬單位是哪一家，對庫存優(yōu)化分析造成一定的影響。

油氣、三劑等物資庫存金額占比非常大，這些原料、產(chǎn)成品都是在庫存優(yōu)化過程中需要剔除的數(shù)據(jù)。

某些廢棄工廠下因?yàn)闅v史原因還有庫存數(shù)據(jù)信息。

如不能及時(shí)對這些物資及工廠進(jìn)行區(qū)分，會(huì)影響到對中國海油庫存分析的思路及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.1.2庫存物資分析范圍

2.1.1節(jié)中說明了有些物資是不需要計(jì)入庫存分析的。在更多的庫存優(yōu)化分析過程中，只需考慮本單位采購回來用于生產(chǎn)的物資。經(jīng)梳理，庫存物資的分析范圍如下：

倉儲(chǔ)物資。倉儲(chǔ)物資指企業(yè)為滿足生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)需要，經(jīng)采購入庫做倉儲(chǔ)管理的物資，包括賬內(nèi)物資、賬外物資。

排除本單位代買代賣物資。這部分物資不屬于庫存優(yōu)化分析的范疇。如海發(fā)物料超市平臺(tái)，買回來的物資直接賣出去。

排除本單位自產(chǎn)物資。

排除本單位用于直接生產(chǎn)自產(chǎn)物資所需的原材料、中間產(chǎn)品。如油、氣等。

2.1.3組織架構(gòu)形成意義

組織架構(gòu)，直接決定著各單位庫存及各項(xiàng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，是中國海油庫存分析中最基本的標(biāo)準(zhǔn)。所以組織架構(gòu)的形成有其重要意義：

該組織架構(gòu)把有限天津等單位設(shè)置為二級單位，便于統(tǒng)計(jì)分析;

該組織架構(gòu)可以把“廢棄工廠”進(jìn)行標(biāo)識(shí)，保證分析數(shù)據(jù)正確性;

該組織架構(gòu)可以把海油內(nèi)絕大部分的產(chǎn)成品及原材料剔除掉，保證分析數(shù)據(jù)合理性;

該表可以根據(jù)未來庫存優(yōu)化的方向進(jìn)行增強(qiáng)。

目前，該組織架構(gòu)維護(hù)了中國海油12家二級單位共7913條庫存地信息，并且可以在SAP系統(tǒng)中用ZMM955這個(gè)T-code進(jìn)行相關(guān)查詢。

2.2采購和消耗業(yè)務(wù)類型區(qū)分

采購入庫和消耗是供應(yīng)鏈中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系著采辦的合理性及庫存的合理性問題。如果采購多了消耗少了，必定產(chǎn)生積壓;相反，如果消耗多了，采購少了，必定造成物資資源緊缺，可能影響正常生產(chǎn)。

2.2.1SAP累計(jì)入庫和出庫的邏輯

在SAP系統(tǒng)中，用移動(dòng)類型和借貸標(biāo)識(shí)“S”和“H”表示物資的入和出，這只是機(jī)器的邏輯，會(huì)誤導(dǎo)我們真正分析物資的出入庫情況。例如，正常采購80000001這個(gè)物資100EA，最后退貨50EA，在SAP的報(bào)表中會(huì)顯示出累計(jì)入庫100EA，累計(jì)出庫50EA;正確邏輯應(yīng)該是累計(jì)入庫50EA，累計(jì)出庫0EA。再如系統(tǒng)中有很多轉(zhuǎn)儲(chǔ)訂單，而這種轉(zhuǎn)儲(chǔ)訂單并沒有對物資發(fā)生質(zhì)的變化，所以如果算入出入庫也是不合理的。因此一個(gè)合理、標(biāo)準(zhǔn)的用來判斷采購入庫和消耗的邏輯變得尤為重要。

2.2.2SAP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)類型梳理

2.2.2.1 入庫業(yè)務(wù)

（1）采購入庫

主要包括常見的采購訂單收貨及退貨移動(dòng)類型。主要包含兩個(gè)部分：

a. 由采購產(chǎn)生的入庫，包含普通庫存、項(xiàng)目庫存Q、寄售庫存K等，物料憑證中“移動(dòng)標(biāo)識(shí)MSEG-KZBEW=B”，且有對應(yīng)會(huì)計(jì)憑證的貨物移動(dòng);

b. 從寄售庫存轉(zhuǎn)儲(chǔ)到自有庫存也屬于采購入庫，移動(dòng)類型為411，移動(dòng)標(biāo)識(shí)MSEG-KZBEW為空，特殊庫存為K。

（2）其它入庫業(yè)務(wù)

除采購入庫以外的其它入庫，如轉(zhuǎn)儲(chǔ)入庫、調(diào)撥入庫、無采購訂單收貨、免費(fèi)收貨、庫存初始化入庫、盤點(diǎn)入庫等。

2.2.2.2 發(fā)出業(yè)務(wù)

（1）消耗

庫存物料（非限制和項(xiàng)目庫存MSEG-SOBKZ=Q）投入生產(chǎn)和消耗中，如有關(guān)成本中心的發(fā)貨、有關(guān)項(xiàng)目的發(fā)貨、有關(guān)訂單的發(fā)貨、有關(guān)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)貨、維修工單發(fā)貨等。

（2）其它出庫業(yè)務(wù)

除消耗外的其它入庫，如轉(zhuǎn)儲(chǔ)出庫、調(diào)撥出庫、無采購訂單收貨沖銷、免費(fèi)收貨沖銷、庫存初始化出庫、盤點(diǎn)出庫等。

（3）報(bào)廢

將庫存物料（非限制和項(xiàng)目庫存）報(bào)廢的業(yè)務(wù)。

2.2.2.3 直達(dá)料

采購訂單收貨時(shí)，存貨不進(jìn)入庫存科目，直接計(jì)入消耗科目的。寄售庫存轉(zhuǎn)自有庫存時(shí)，存貨不計(jì)入庫存科目，直接計(jì)入消耗科目的。

2.2.3采購入庫和消耗在SAP系統(tǒng)里的區(qū)分

根據(jù)SAP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)梳理結(jié)果，發(fā)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)類型與SAP系統(tǒng)中的移動(dòng)類型、借貸標(biāo)識(shí)、特殊庫存、移動(dòng)標(biāo)識(shí)、消耗標(biāo)識(shí)、收貨標(biāo)識(shí)這六個(gè)字段有關(guān)系。

根據(jù)以上SAP系統(tǒng)邏輯，形成了《業(yè)務(wù)類型區(qū)分表》，如表2所示：

《移動(dòng)類型區(qū)分表》是基于SAP系統(tǒng)中相關(guān)字段分析的產(chǎn)物，我們可根據(jù)這張表對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)尤其是庫存分析中重點(diǎn)關(guān)注的采購入庫及消耗的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行區(qū)分，有助于庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性分析。

2.3小結(jié)

通過以上分析，我們得出了《組織架構(gòu)表》以及《業(yè)務(wù)類型區(qū)分表》，《組織架構(gòu)表》可以幫助我們區(qū)別二級單位以及其庫存地的狀態(tài)，《業(yè)務(wù)類型區(qū)分表》可以幫助我們區(qū)分出“真正”的采購和消耗。兩者皆為后期庫存優(yōu)化分析提供基礎(chǔ)。

3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化在庫存優(yōu)化中的應(yīng)用

在庫存分析中，通過組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)類型區(qū)分表可進(jìn)行重要指標(biāo)的分析，也在集團(tuán)公司物資裝備部及二級單位多個(gè)專項(xiàng)工作中得以應(yīng)用。

3.1物資管理專項(xiàng)報(bào)表（BW報(bào)表）

隨著集團(tuán)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的提升，要逐步實(shí)現(xiàn)物資數(shù)據(jù)和各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的“高質(zhì)量”和“標(biāo)準(zhǔn)化”，物資管理專項(xiàng)報(bào)表的價(jià)值愈發(fā)體現(xiàn)。集團(tuán)公司已基于BW平臺(tái)，基于《組織架構(gòu)表》以及《業(yè)務(wù)類型區(qū)分表》開發(fā)實(shí)現(xiàn)了若干張關(guān)于庫存、采購、主數(shù)據(jù)的報(bào)表，可用于開展物資管理及庫存優(yōu)化工作。各二級單位可依托這些報(bào)表進(jìn)行分析應(yīng)用，對關(guān)鍵指標(biāo)（庫存周轉(zhuǎn)率、采購入庫比等）、物資（大宗物資、積壓物資等）進(jìn)行跟蹤、對標(biāo)，分析異常原因，落實(shí)整改，提高管理能力。

3.2物料需求計(jì)劃效果評估

物料需求計(jì)劃（Material Requirement Planning，MRP）的主要功能是確保物資的可用性，即根據(jù)企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)和銷售的計(jì)劃來采購物資。MRP可以幫助管理人員監(jiān)控庫存、自動(dòng)為采購和生產(chǎn)生成采購的建議[2]。用通俗的語言說就是：能供應(yīng)正確的物資，按時(shí)并保證所需數(shù)量，同時(shí)避免產(chǎn)生過量的庫存。

某二級單位的MRP物資已運(yùn)行了快一年，需要對MRP物資運(yùn)行的效果進(jìn)行評估。該二級單位基于《組織架構(gòu)表》與《業(yè)務(wù)類型區(qū)分表》在SAP系統(tǒng)中開發(fā)《共享物資成果分析報(bào)表》，通過采購消耗比率的測算指標(biāo)，找出偏離正常業(yè)務(wù)范圍的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析，協(xié)助本單位進(jìn)行改正：如果每月有消耗，但采購消耗比率均在1以上，說明采購長期大于消耗，就需要對安全庫存和需求進(jìn)行分析，調(diào)整未來的采購量。

3.3新物資分類

3.3.1新物資分類方法

根據(jù)三年無動(dòng)態(tài)、庫存情況、采購情況以及周轉(zhuǎn)率等特征值，總結(jié)出海油的物資大概可以分為三類：

采購金額高、庫存金額高、三年無動(dòng)態(tài)庫存金額高、周轉(zhuǎn)率低的物資，如管材、事故備件等。該類物資往往由于其采購的計(jì)劃及事故備件等原因造成積壓，占用庫存金額，是庫存優(yōu)化的重點(diǎn)。

該類物資又可分為兩類，第一類是非事故備件類物資，如管材、鋼管、日常生產(chǎn)用的配件等，稱為“第一類物資”;第二類是事故備件類物資，稱為“第二類物資”。區(qū)分方式由各所屬單位進(jìn)行確認(rèn)，在這里不做過多研究。

周轉(zhuǎn)率高、庫存金額低的物資，如通風(fēng)管道、防火涂料、開關(guān)柜等。該類物資有“即用即銷”的特點(diǎn)，稱為“第三類物資”。

3.3.2新物資分類應(yīng)用場景

（1）為物資管理資源優(yōu)化研究提供決策依據(jù)

在保證生產(chǎn)的前提下，打破瓶頸，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極推動(dòng)“大物流”的實(shí)現(xiàn)。如果從組織管理、運(yùn)營服務(wù)等角度，重構(gòu)集團(tuán)整體物資管理業(yè)務(wù)模式，通過建立“物資公司”、“物管中心”等模式，強(qiáng)化集團(tuán)整體物資管控能力，那針對第一類物資（非事故備件類物資），適合存放在建立一級集中儲(chǔ)備庫存放;針對第二類物資，由于事故備件較多，適合建立三級周轉(zhuǎn)庫進(jìn)行存放;針對第三類物資，優(yōu)化采購，可以采用物料超市平臺(tái)對其進(jìn)行管理。

（2）為儲(chǔ)備定額研究提供決策依據(jù)

物資儲(chǔ)備定額全面制定后將使庫存物資結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理，有效降低設(shè)備突發(fā)故障帶來的風(fēng)險(xiǎn)與損失，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，將庫存占用資金壓縮到合理水平，有效降低庫存持有成本，為降本增效工作提供新的利益增長點(diǎn)。建議各二級單位可以針對第一類物資和第二類物資進(jìn)行儲(chǔ)備定額的研究，制定該類物資儲(chǔ)備定額可以按照以下步驟來進(jìn)行：

如果有單位沒有建立過對物資的儲(chǔ)備定額研究，所以可以先采取經(jīng)驗(yàn)公式等進(jìn)行儲(chǔ)備定額，待到發(fā)現(xiàn)其消耗規(guī)律后，結(jié)合采購、勘探開發(fā)、生產(chǎn)等不確定因素，總體建立備件消耗規(guī)律模型或消耗定額，并逐步完善模型。

（3）改變儲(chǔ)備方式防止積壓

在海油系統(tǒng)中的第一類物資尤其是管材類的物資，通過在SAP系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商信息可以得知，與中國海油管材有業(yè)務(wù)聯(lián)系并且占到中國海油總采購額90%的供應(yīng)商總共不超過20家，可以對于業(yè)務(wù)量大的供應(yīng)商改變現(xiàn)有的集采方式，由低價(jià)中標(biāo)的方式改為協(xié)議采購，發(fā)展中國海油與采購額高的供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作關(guān)系，實(shí)施供應(yīng)商管理庫存和寄售業(yè)務(wù)。在實(shí)施過程中，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通對接，同時(shí)可與廠家商定回購條款，以便保證資金鏈充足，防止資金占用。

4.結(jié)論

本文充分利用SAP中的標(biāo)準(zhǔn)功能，找出與企業(yè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)，再按照該標(biāo)準(zhǔn)對目前遇到的一些問題進(jìn)行量化，為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)。SAP系統(tǒng)不僅是海油的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而且要成為我們?nèi)粘５姆治鰶Q策系統(tǒng)。展望今后的研究，隨著報(bào)表功能完善，SAP知識(shí)不斷增加，相信對于物資的分析會(huì)多維度、信息會(huì)更完善，也會(huì)更好的結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)去分析。

參考文獻(xiàn)：

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