共建共享電子檔案平臺 推進學校管理提質增效

李正兵

歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，是歷史發展的足跡。學校檔案亦是如此，它真實記錄了一所學校的發展軌跡，是學校教育教學、科研創新、過程管理等活動中形成的信息集合體。在現代學校管理中，檔案不僅是學校特有的重要信息資源、文化資源和寶貴的無形資產，還是各級各類檢查、考核評估的主要痕跡佐證材料，更是學校提高管理質量的重要依據和未來發展的決策基礎，即重要的管理資源。從科學的角度看，檔案管理過程實質上是對各類信息吸收、加工、處理、反饋的過程，是對歷史和現實、經驗和教訓多方面情報進行綜合、再生的過程。通過檔案，我們的管理得以借鑒、傳承和發展，少走彎路。高質量的學校管理需要高質量的檔案管理，如何提高檔案管理質量呢？這就需要先找到主要問題的切入點，然后借助學校現有資源來解決。

一、學校檔案管理的主要問題及原因分析

俗語說“鐵打的衙門流水的官”，用在學校檔案管理上也很貼切，結合學校檔案管理“流動大”“人治為主”“雞肋”“歸檔隨心”“管檔隨意”“查檔不易”等特點分析，主要問題如下：第一，檔案管理工作基本由年紀大或承擔學科教學效果不太好的教師兼任，業務水平不高。第二，隨著辦學時間的推移，內容越來越多，收集、整理難度越來越大，管理負擔越來越重。第三，檔案臺賬是上級評估檢查學校的必查佐證材料和依據，評估檢查不僅種類繁多，且各類評估標準差異大，每次迎檢都需要對檔案進行重新整理歸檔成冊成盒，耗時耗力不說，多次迎檢后，東拉西扯，檔案丟失嚴重。第四，隨著無紙化辦公的推進，紙質檔案逐漸無人問津，占絕大比例的電子檔案零散分布在各科室各部門甚至個人手中，檔案成為私有財產，檔案隨人走，調用時靠“刷臉卡”成為管理中的一大痼疾，不僅檔案格式不規范、延續性差、容易流失，而且阻礙了學校管理工作的效率和延續性。結合學校現代化建設現狀和學校管理需要，自2014年開始，東川二小借助現代信息技術，大膽探索、反復實踐和不斷完善，搭建起“共建共享電子化檔案平臺”（后簡稱“平臺”），基本解決了以上問題，并促進了學校管理提質增效。

二、“平臺”建設的整體構想

利用“紙質檔案可以轉變為電子檔案、應用軟件能對文檔進行加密防編輯、通過網絡實現遠程共享”等功能，借助現代網絡技術條件，將學校所有檔案全部實行電子化管理。全體教職工共用一個容量足夠大的數據存儲器，每位教職工都能按照崗位職責要求，使用個人電腦或手機作為收集和備份的終端，隨時隨地將原始的第一手資料放入指定的檔案庫，及時建檔歸檔。需要時，無論何時何地，都能通過網絡快捷方便地調閱所需檔案。該“平臺”主要由硬件設備、網絡體系、管理制度三個部分組成，檔案的維護更新、讀寫調閱、訪問等都設有不同的權限。

三、“平臺”的特點和目標要求

1.方便安全。這是“平臺”建設的核心問題。首先，選派品行端正的專業人員維護局域網絡安全，為每位教職工設置登錄帳號和密碼、分配與崗位職責相匹配的讀寫權限。其次，定期不定期地做好備份。第三，建立健全檔案管理制度，責任到人，樹立“檔案是學校公共財產”的意識，形成涉檔人員之間相互合作又相互制約的監督機制。

2.規范有序。檔案的規范性是指存檔項目、文檔格式、分類標準等有相對統一的要求，有規律可循，建檔目錄和框架一目了然，無論什么文件，全校教職工都能弄得清來龍去脈，取放自如。例如：存放的文檔必須以通用公務文書檔案格式為標準進行編輯;諸如“制度”“會議決定”“年度考核成績”一類重要的檔案統一制作成PDF格式或加密存檔;簽字類文件掃描成圖片存檔，確保“原汁原味”;活動類的檔案須有方案、剪影、總結或簡訊等痕跡材料;目錄和文件名須翔實標注“時間+事件概述+負責人”……

3.及時歸檔。堅守“雁過留痕”“邊工作邊歸檔”原則，明確歸檔范圍，養成良好習慣，將工作過程中形成的文稿、圖片等痕跡文檔，及時放入“平臺”。

4.超前預設。學校文體活動、教學、管理中許多常規工作有重復性和規律性，利用電子檔的可復制和可修改性提前建檔。每次活動結束時及時總結反思，在最佳時機，針對遺憾或不足，在剛實施完成的《方案》上進行修訂、增刪形成新《方案》，放入下一年的檔案夾，次年再次開展同樣活動時，結合實情微調就可以順利組織實施。這種“邊做邊總結邊修訂形成新方案”的超前建檔模式和工作模式，不僅能快速健全“痕跡檔案”，而且讓組織者省時省力，提高工作效率，工作質量呈“螺旋式上升”，無論組織者是否變動，工作都有延續性。

5.共建共享。“人人參與，共建共享”是“平臺”的核心優勢，通過明確分工，責任到人，每個人都有職責范圍內收集、整理檔案的義務，全體教職工不僅是檔案的建設者、管理者、維護者，還是受益者，檔案管理成本隨之大幅度降低，并提高檔案的使用價值。

6.彰顯個性。任何一所學校都有自己的管理模式和辦學風格，學校不同，檔案管理的建模框架結構不同。檔案建模可因校制宜，選取大家都容易接受，并體現辦學特色的指標進行建模。

7.服務全體。各級領導可以通過“平臺”隨時查閱相關工作痕跡材料，對相關工作進行跟蹤督導，既督導檢查檔案建設情況，又可督導檢查相關工作進展情況，二者有機結合，“一舉兩得”，檔案管理隨之變成了提高管理效率的一種手段，這是“平臺”最有價值的亮點。

四、“平臺”建設的操作步驟

（一）平臺的前期建設

第一步，選拔管理人員。挑選一名愛崗敬業、嚴謹認真的中青年骨干教師兼職做檔案管理員，并納入中層干部管理。

第二步，硬件準備。購置容量足夠大的NAS網絡存儲服務器2份（其中1份做同步備份），借助Windows的“映射網絡驅動器”功能，安裝NAS網絡存儲服務器。同時完善校園網，確保全校所有辦公室、教室、功能室都能實現共享。

第三步，遵循“實用簡便”“個性化”原則建模。以昆明市東川區第二小學的“兩分區四目錄”檔案建模為例：首先，把NAS網絡存儲服務器劃分為共享1和共享2兩大分區。共享2設“教學資源庫、業務學習資源庫、學科教研組、教師個人檔案和臨時使用”五大目錄，主要為教師的教育教學和業務學習服務。其次，共享1專門放置學校歷史檔案，選取“東川二小管理機構設置結構示意圖”為建模指標，對應建立一級目錄，目錄名標注出分管領導和負責人姓名，與學校管理機構一一對應，二者相輔相成，互相明晰，容易記憶。

再次，根據歷史檔案和現有工作情況深入細致梳理各部門的崗位職責，明確具體的崗位職責，根據崗位職責建立二級目錄。崗位職責分工和檔案目錄同樣一一對應。以“教學副校長分管的教導處”二級目錄為例，分管部門負責人通過該級目錄對自己和他人的崗位職責一目了然，避免工作安排推諉扯皮。最后，對應“學年管理”的特點，分秋季和春季學期建立三級目錄，按實際活動內容和項目建立四級目錄。通過二、三、四級目錄，可以直觀清晰地反映出該部門責任人的工作情況，相關領導能有針對性地指導相關工作。

第四步，初步歸檔并備份。按照“窮盡”和“分工合作”原則，由檔案管理員收集匯總檔案室、各部門和個人手中的全部歷史檔案，按照“平臺”搭建的四級目錄模塊，統一規范命名文件名和目錄名（部門領導不得私自修改文件內容），分門別類歸檔。同時，要求每位教師收集整理個人檔案和任教學科教學資源。隨后安排專人負責，把紙質歷史檔案全部掃描制作成電子檔，邊做邊歸檔，檔案室即可騰出另作他用。歷史檔案歸檔初步完成后，為了以防意外，用移動盤做1至2份備份。

（二）“平臺”中期建設

第一步，權限分配。根據檔案的安全管理需要，按照“屬地管理”原則，為共享1、共享2的各級目錄設置分配讀寫管理權限。校長、書記和管理員對所有檔案擁有最高權限，分管領導對自己分管的部門擁有最高權限，部門責任人只對自己所管理的目錄檔案有“增刪、讀寫”的權限，全體教職工對可以公開的所有文檔有瀏覽、下載、復制的權限。第二，為每位教職工登錄“平臺”設置不同權限的專屬登錄帳號和密碼。

第二步，完善制度。擬定《學校檔案管理制度》，征詢全體教職工意見，交由教代會通過執行。

第三步，全員培訓。一是組織“平臺”使用培訓。讓全體職工熟悉“平臺”操作使用流程，明確各自的使用權限。二是組織“文檔格式規范”的培訓，逐一過關考核，為規范建檔奠定基礎。三是組織對《檔案管理制度》的強化學習，幫助教職工樹立責任意識，嚴謹歸檔管檔。

第四步，放權運行。按分級管理權限，把所有檔案目錄分步放權給各部門和教師個人，要求大家結合自己手中的檔案材料對初建檔案進行限時補充完善，學校審核達標后，由檔案管理員再次刻盤備份。這時“平臺”就初具規模，完成中期建設了。

（三）“平臺”的后續建設——共建共享

“平臺”后續維護管理，實質上是幫助全體教職工養成自覺主動共建共享檔案習慣的管理過程。這是一個從被動到主動、從制度和紀律約束到積極主動的艱辛的過程。“平臺”交付教職工使用前期，主要依賴校領導和分管領導的常抓常促、帶頭示范和隨時隨地的檢查督導。只有當大家都享受到“平臺”的強大功能帶來的工作便捷感和成就感，開始自覺主動地維護補充檔案，并對其產生依賴時，共建共享電子化檔案平臺才算真正建立起來。所以，“平臺”的后續建設還需要我們不折不扣地堅持做好以下幾點：

1.先強制，后依賴。校領導帶頭，統一認識，嚴格執行《檔案管理制度》，用鐵的紀律加以約束和管制，加大獎罰力度，幫助大家養成習慣。

2.每年對新進教師進行“平臺”培訓和過關考核，確保建檔歸檔的規范性和高質量。

3.建立考核評價機制，獎優罰劣，定期不定期地進行歸檔建檔目標考核，考核結果按學期納入教職工個人年度履職考核成績。

4.動態管理每位教職工的檔案權限，崗位變化檔案權限隨之更改。

總之，學校檔案管理是現代學校管理的重要組成部分，它能讓后人“站在前人的肩膀上前行”，檔案管理水平在一定程度上奠定了學校管理水平，提質增效的管理離不開科學的檔案管理，二者相輔相成，相得益彰。我們只有與時俱進，應用先進的技術手段，結合學校的辦學風格和特點，才能真正發揮學校檔案的多元化服務功能，讓“檔案”這塊歷史鏡子照亮學校的過去、現在和未來。