大數據背景下企業財務共享服務優化問題研究
——以Y公司為例

文/張菁（上海理工大學管理學院）

一、引言

（一）研究背景

隨著現在互聯網技術的飛速發展以及經濟全球化趨勢的到來，企業已經不再是孤立存在的，而是迎來了相互共享、經濟互通的新發展局面。當今經濟全球化的趨勢越來越顯著，大數據時代背景下，財務信息可以說是企業最重要的數據信息之一，該如何處理這些不斷增長的財務信息已逐漸受到社會各界關注，且企業在經營管理中也發現隨著時間推移和規模擴大，會計核算所面臨的內容越發復雜，這就需要通過財務共享服務的方式完成業務處理。從整體角度而言，財務共享模式憑借其獨特性和先進性，成為企業發展、會計領域建設的熱點。

財務共享服務是新時代背景下的一項新興產物，相比傳統會計管理而言具有一定創新性。它通過業務流程再造，統一化和標準化地處理基礎性財務工作，可以實現跨領域跨區域甚至是跨國業務的整合，從而有效地幫助企業節約了財務成本，實現了財務轉型。在經濟全球化趨勢的影響下，財務共享服務模式 20 世紀 90 年代傳入我國，大陸許多大型企業也開始嘗試建立自己的財務共享服務中心，由此我國財務管理模式正逐漸從傳統財務管理向集中共享模式轉變。

（二）研究意義

財務共享服務中心模式傳入我國時間較短，我國關于企業如何建設財務共享服務中心以及在財務共享服務中心運行過程中可能遇到的問題尚無豐富經驗。在大數據技術、云計算技術等支持下，財務共享服務中心得到快速發展，且成為現階段共享服務領域關注的重點。共享服務與大數據的結合，從實踐的角度來看，首先，企業可通過實施財務共享服務的方式顯著提升對子公司的管控效果，使得企業可以減輕經營成本壓力，而且顯著提升財務管理效率；第二，利用大數據處理技術，財務共享將能發揮出更大更強的作用，這對我國整體財務管理模式的轉型有著深遠的實際影響。

二、理論基礎

（一）財務共享服務理論

1.分工理論

該理論最早出現在亞當·斯密(Adam Smith)著作的《國富論》一書中，他在書中提到要想實現利潤增長，需不斷提升勞動生產率，這也離不開推進分工細化。實現分工能夠具備下述三項主要優點：首先，分工能夠使得勞動者提升業務熟練度，從而增強技能，讓其職業素養越來越強；第二，工人很多時候都要從多個任務中完成切換，造成精力浪費和成本增加，而分工則可以避免這一問題；第三，分工模式的出現，為簡單重復性的勞動被機器取代創造了機會。

隨著社會的快速發展，企業也在不斷地擴大規模，這為分工創造了有利的客觀條件，專業的分工，讓企業的生產效率得到了大大提高，實現了利潤的增長，有利于企業的長期發展，財務共享服務中心正是通過整合重復性工作，分工給各相關崗位操作，實現了效率大幅度提高、成本反而下降的良好模式。

2.標準化理論

泰勒提出的科學管理理論認為，在實踐操作中，人工經驗主觀成分太大，與科學的管理知識相比，不準確性太高，因此需要全面落實規范化操作，才能有效降低主觀影響，具體可從勞動工具、操作規程、崗位環境等方面統一標準。這主要是由于在標準化模式下，勞動者可以提升協作效率和工具運用效果，從而形成更多價值，且在統一標準下履行崗位職責，管理層對工人們取得的業績就能夠更加高效、公平、準確的評估。

財務工作的標準化可以改善原來財務口徑不一、數據雜亂的現象，加強了公司內部控制能力，實現財務資源的優化配置，成立財務共享服務中心，在平臺方面，財務信息產出口徑一致，有利于統一核算比較分析；在流程上，集中核算大大提高了財務處理速度，它不僅可以節省成本，而且還可以增強信息的可比性，為財務分析和績效評估提供可靠的數據基礎。

3.規模經濟理論

學者馬歇爾在其著作《經濟學原理》中形成規模經濟理論概念，指出采取規模化生產制造的方式可以提升工業效率，可以為企業經營發展創造條件，并指出規模經濟的理念能夠推動企業管理改革、技術研發、管理制度完善、銷售能力提升，且企業產品單位生產成本將逐漸下降，直至獲得最合適的生產規模。但是，如果企業的規模繼續增加，邊際規模遞減效應，成本總量會隨規模增多而不斷增多。在傳統財務模式下，企業分公司和子公司都需成立單獨的財務管理部門，且需配置完整的財務崗位方可經營，隨著規模的增加，成本也不斷地上升，資源重復疊加，而建立財務共享服務中心，可以使用流程分類和批量處理的方式收集原本分散的重復交易，由共享中心的專業人員完成，這樣可以顯著提高工作效率，節約資源，實現規模經濟。

4.資源配置理論

該理論指出企業應合理分配有限的資源給旗下不斷增長的各個業務部門，以優化資源配置的方式提高資源利用率，即企業通過消耗最少資源的途徑獲得最多經濟價值。資源配置理論從實質層面對企業各環節業務進行梳理，明確各業務階段具體任務分配，共享服務模式能夠使得各階段資源實現更好互補，通過業務集中處理的方式提高服務質量。

企業以財務共享服務中心為核心完成各項會計工作，可以有助于減少各子公司、各部門業務壓力，也可以使得這些單位可以更好地完成自身所負責和擅長的工作，并不需要將一定精力運用于財務管理中，這不僅能夠大幅提升該單位業務處理效率，也能夠使得財務管理工作由更為專業、更為擅長的人員負責處理。

（二）大數據基礎理論

盡管學術界已經開始研究大數據對業務管理的影響，但是仍然沒有統一的大數據定義,不同的組織對此有不同的定義。在數量特征上面，維基百科形容大數據為無法在一定時間內用常規工具進行區分、管理和處理的數據集合；在數據的生產方式上面，美國國家科學基金會對其解釋為大到科學儀器、小到日常音頻等多種數據源生產的規模大、多樣復雜的數據集；我國也對大數據的定義提出了自己的看法，即規模大、類型眾多、反應速度快、經濟價值高的數據和；以上權威機構系列的解釋表明大數據在新社會環境下已成為后階段信息技術快速發展的主要標志，其價值挖掘和實踐運用受到社會各界關注。

大數據的特點基本概括為:海量化、快速化、多樣化和價值化。這四個方面的內容分別從量、類型、速度和價值方面對大數據進行準確的形容。從大數據量的特點出發，其生成的規模遠遠超過普通數據的數量，不僅如此，與傳統數據相比，大數據在生成速度、表達類型和數據價值等方面具有特殊的特征，隨著時代的發展，傳統的信息技術方法已無法滿足信息處理要求，這就需要大數據信息技術充分展現自身優勢。近年來大數據信息技術獲得迅速發展，包括云計算技術、物聯網技術在內的眾多前沿技術在生產生活諸多領域實現滲透，對企業人力資源管理、企業文化建設、設計研發和市場營銷造成巨大影響。

三、案例背景介紹

（一）Y企業簡介

Y企業是全球最大的連鎖餐飲集團，總部設立在美國，后獨立出來開展了自身的快餐業務，隨著不懈的努力，業務范圍越來越大，現在餐廳門店數已遍及全球，經營著數萬家連鎖餐廳，并擁有百萬名員工，它擁有多個連鎖餐飲品牌，處于餐飲行業領先地位，A品牌已經成為中國耳熟能詳的快餐連鎖店，由于中國市場體量的不斷擴大，Y企業中國事業部單獨從總部分拆出來，分拆后，經過多年的市場滲透，已擁有多家自己獨特的特色連鎖餐廳。

（二）Y企業財務共享服務中心建設過程

見表1。

表1 Y企業財務共享服務中心建設過程

四、Y公司財務共享服務中心SWOT分析

（一）Y企業財務共享服務中心運營成效（strength）

Y公司在建設了財務共享服務中心后，最明顯感受到的變化就是財務成本的大大降低，同時管理效率及風險把控能力、財務數據質量方面均較之前有了明顯的提高，這為公司財務轉型和戰略升級提供了重要基礎。總體而言，在財務共享服務中心成立之后，付款業務財務人員人數由 167 人下降到了 83 人,下降幅度超過 50%,處理單量由原來的 3500 單/天,到現在的 5600 單/天,總體人員薪資下降了32%，且審批人員不用受到時間、空間上的限制，大大縮短了審批時間，提高了報銷效率，見圖1。

圖1 Y公司建設財務共享中心后財務人員前后對比圖

（二）Y企業財務共享服務中心存在的問題（weakness）

企業存在人力資源管理觀念滯后的問題，整體管理作風較為粗放，對先進的人力資源管理理論運用較少，且財務共享服務中心的財務崗位人員往往所負責的業務較為單一，同時工作量普遍較大，這也容易造成員工出現崗位倦怠的心理，且存在崗位安排不合理的現象，造成部分員工不滿足崗位職責需要，也有部分員工能力高于自身崗位需要，認為公司并不能充分發揮其能力，對薪資福利也感到不滿。Y企業在過往財務管理模式下，需運用多個信息系統完成付款業務處理需要，由于財務相關系統數量過多，造成對共享服務中心工作人員的專業水平、崗位技能要求也較高，很容易導致誤操作出現。

（三）Y企業財務共享中心面臨的機遇（opportunity）

當今是經濟快速發展信息爆炸的時代，5G 時代即將到來，大數據技術不斷完善，客觀環境促進財務共享服務中心的應用升級轉型，我國移動支付及互聯網技術飛速發展，在新經濟形勢下，技術創新、財務理念更新對企業完善管理機制、提高業務處理效率、提升資源利用率提出較多要求。財務共享服務中心近年來也獲得穩步發展，結合大數據時代背景，將會越來越呈現出獨立經營并開始創造利潤的趨勢，在實際業務處理過程中，共享中心具備大數據技術運用能力，能夠全面獲知客戶群體需求偏好，進而提出針對性服務對策，同時也可結合數據庫應用、人工智能等前沿技術落實全面預算管理、財務指標整合等業務。 大數據技術可以將傳統的實體財務共享平臺轉變為具有高度虛擬性的云端平臺，在業務處理過程中無須受時間與空間的約束，隨著全球經濟合作交流的加深，共享服務中心的業務覆蓋面也會不斷擴大，所挖掘出的經濟價值也會逐漸增多。

（四）Y企業財務共享中心面臨的風險（threaten）

目前Y企業財務共享服務中心和供應合作商、員工之間的交流途徑為企業郵箱，與企業其他部門的信息互動途徑則是中心平臺中的“我的服務”模塊，同時企業員工也可根據自身需要，在平臺上發起工單，填寫相應需要和建議。

若出現郵件交流或系統互動較難溝通的情況，共享服務中心崗位員工通常主動以電話渠道與該對象保持聯系。財務共享服務中心可采取在線遠程服務的方式對接合作供應商和內部員工，但目前遠程信息交流存在郵件回復慢、工單溝通難、信息反饋效率不佳等問題。

這主要是由于不少共享服務員工對崗位業務不夠熟悉，在工作中未能妥善、高效、完整地應對合作供應商或內部員工的提問。

五、研究結論及建議

當代科學信息技術正在不斷發展與創新，已經涌現出云會計、大數據、互聯網+等一批成熟的技術，在此基礎上，財務共享服務中心也應運而生，且受到社會各界關注，近年來，越來越多的國內外企業將建設財務共享服務中心視為財務管理體系完善、財務管理效率提升的主要措施，這意味著財務共享服務中心將引領企業財務的發展總體方向。

財務共享中心的服務范圍會逐漸擴大。隨著業務流程的不斷完善，財務業務已經可以基本實現集中管理，而在復雜多樣的經濟活動中，企業有許多業務有著與財務業務相同的特點，財務共享服務幫助企業在財務方面實現了標準化和專業化，其他相類似的部門，也可能會適用共享服務，因此可以進行嘗試。

財務共享服務獨立運營機構會逐漸增加。財務共享中心對財務成本的降低、企業集中管控有著明顯的成效，因此在將來會有越來越多的企業嘗試建設自己的共享服務中心，企業通常會首先選擇集團總部所在地作為建設地址，隨著業務規模的不斷擴大，從而在全國各地開設分公司。

財務共享服務將與大數據技術聯系更緊密。隨著時間的推移和科技的進步，大數據技術的應用范圍也不斷提升，在各行各業中發揮的影響力也隨之增加，這也是財務共享服務中心發揮作用的主要技術。從整體角度而言，科學信息技術的強大與否，直接關系財務共享服務中心生存與發展，尤其是當企業規模越來越大、業務不斷擴展的時候，所需要使用的財務數據信息也隨之增加，大數據技術就顯得尤為關鍵。