劉福江

[摘 要]文章強調了事業單位人力資源檔案管理的必要性以及大數據下事業單位創新人力資源檔案管理的重要價值，結合青島市城陽區夏莊街道經濟發展中心的工作實踐經驗，提出了優化調整檔案管理機制、持續強化管理的信息化建設、更新管理思想與方式、組建優質的管理人才團隊、搭建人力資源檔案數據庫這些大數據下事業單位人力資源檔案管理工作的優化策略。

[關鍵詞]大數據;事業單位;人力資源檔案管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32.191

全面深化改革的深入推行促使事業單位人力資源及其檔案管理制度建設的復雜程度進一步加劇，需要予以重視。特別是在大數據背景下，必須要對人力資源檔案管理工作進行優化和創新。對于人力資源檔案而言，其中主要記錄與個人相關的職業情況，比如入職背景、崗位設定以及工作概況等，是事業單位進行人事安排以及崗位調動的主要參考信息。因此，大數據時代下對事業單位人力資源檔案管理開展創新具有極高的現實價值。

1 事業單位人力資源檔案管理的必要性分析

人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督和評價人才的重要基礎，是維護人才合法權益的重要依據。事業單位干部人事檔案與事業單位工作人員的工資、職稱、晉級、退休、養老等息息相關[1]。加強事業單位干部人事檔案管理，可以有效杜絕一些違規現象的發生，從源頭上阻止因年齡、工齡造成的一些違規違紀行為，有利于營造公平、公正的工作關系，有利于維護事業單位干部職工的切身利益。能夠看出，在事業單位內開展人力資源檔案管理工作具有極高的現實價值，且在新的社會背景下，管理工作模式需要落實進一步的優化創新，實現與時俱進。

2 大數據下事業單位創新人力資源檔案管理的重要價值分析

第一，推動傳統檔案管理模式優化。在傳統的人力資源檔案管理工作中，存在著工作效率效果偏低的問題，且難以實現檔案資料的隨時調取。而在其中引入大數據技術、信息技術就能夠避免上述問題的發生，實現人力資源檔案管理工作模式的優化創新。同時，由于在基于大數據技術的人力資源檔案管理工作中更多的應用了電子檔案，所以檔案資料損壞現象得到明顯的緩解。此時，事業單位可以結合其現實情況與需求，形成新的、針對性更強的、可行性更高的人力資源檔案管理工作模式，也促進了檔案資源安全水平的進一步提升。

第二，提升檔案管理人員工作效率。依托大數據技術、信息技術的應用，很多需要人為操作的項目均可以由計算機系統完成，如檔案完整性分析、歸檔、調取等，促進了人力資源檔案管理工作效率的提高。

3 大數據下事業單位人力資源檔案管理工作的優化策略探究

3.1 優化調整檔案管理機制

在大數據背景下，需要構建起現代化的檔案管理制度，促進事業單位人力資源檔案管理工作不斷向著標準化、信息化的方向發展。實踐中，應當著重完成以下四項工作：其一，持續強化對事業單位人力資源檔案保管空間管理的制度建設。實踐中，要求重點落實對人力資源紙質檔案存儲空間溫度與濕度的調控，并結合管理制度的優化建設以及獎懲制度，避免相應空間內出現明火或是發生蟲霉等問題，依托環境安全維護人力資源檔案的安全。其二，借助先進技術手段，盡可能對已經出現損壞的檔案實施修復。其三，充分發揮出信息技術的優勢，在大數據理念的指導下，積極推動事業單位對人力資源檔案管理工作開展信息化建設，依托計算機系統、信息技術等對人力資源檔案管理工作模式進行優化調整。其四，關注檔案數據庫的搭建以及檔案信息資源安全性的維護，在引入數據安全防護技術（如身份認證技術、權限設置技術、防火墻技術等）的基礎上，搭建系統回訪機制，防止人力資源檔案信息丟失、泄露或是遭受惡意篡改[2]。

與此同時，還應當進一步優化調整事業單位人力資源檔案管理的制度，著重參考中共中央辦公廳發布的《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案的歸檔要求、人事檔案管理內容及審核要求、人事檔案材料的收集歸檔范圍的規定和分類方案、人事檔案的調轉及手續、人事檔案管理存在的問題與對策、流動人員檔案管理方法實施優化調整。為了進一步提升相關管理人員的工作積極性，還需要搭建起責任制度、考核制度，對管理人員的工作成效、標準情況進行管理與約束，確保人力資源檔案管理制度在事業單位內得到切實落實。

3.2 持續強化管理的信息化建設

信息化建設是大數據時代背景下事業單位人力資源管理工作創新發展的必然趨勢。實踐中，需要堅持以問題為導向，在認真總結分析以往傳統檔案管理中存在弊端的基礎上，大力推進人事檔案信息化建設，破解人事檔案在硬件建設、應用系統建設、數據庫建設、局域網站建設和人才培養等方面的難題，在實現人事檔案管理的規范化、科學化方面取得較大進展。相對應的，還要進一步強化軟硬件設備的配置。在青島市城陽區夏莊街道的檔案管理信息化建設實踐中，配齊配強檔案股軟硬件設備：硬件方面，配備服務器、計算機、高清掃描儀、平板掃描儀、打印機;軟件方面，投入使用人事檔案管理信息系統軟件，構建檔案信息系統局域網，實現檔案錄入和管理的數字化、集成化、網絡化，推動人力資源檔案管理工作的升級。

3.3 更新管理思想與方式

3.3.1 人力資源檔案管理思想的更新

在大數據時代背景下，事業單位在開展人力資源檔案管理工作中必須要樹立起新的管理思想，認識到大數據技術對人力資源檔案管理工作的影響。實踐中，要求相關管理人員可以利用大數據思維對當前事業單位內人力資源檔案管理工作的現存問題以及單位內的人力資源需求現狀進行分析，以此為事業單位人力資源管理工作的調整提供參考。同時，要依托大數據理念，結合事業單位的發展特征，制定出更為科學合理的人力資源發展規劃，為事業單位人才招聘活動的開展提供支持。

3.3.2 人力資源檔案管理方式的更新

為了不斷提升人力資源檔案管理工作科學化、規范化、信息化水平，需要事業單位對人力資源檔案進行集中化管理。在此過程中，應當搭建起人力資源檔案管理中心，保證滿足未來30年人力資源檔案存放、管理工作。需要在檔案室配備智能密集架以及防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等十防設施。嚴格按照國家標準配備檔案查借閱系統，實行進出庫痕跡管理和一人一碼管理，實行檔案查借閱預約等制度，建立人力資源檔案信息管理微信群，提高檔案管理水平和能力。要切實落實檔案分類管理模式，定崗定責，提高檔案日常管理效率。

另外，應當定期對區域內的人力資源檔案信息開展全面的審查與復核。實踐中，青島市城陽區夏莊街道經濟發展中心對現存的人力資源檔案開展全面梳理，對照人才的身份信息，進一步補充完善個人基本信息表，對現有人力資源檔案逐份核實甄別，及時修訂邏輯錯誤和不實信息，確保單位內人力資源檔案的完整性和規范性。

3.4 組建優質的管理人才團隊

人力資源檔案是一種重要的信息資源，管好用好人力資源檔案，對人才資源開發起著重要作用，因此必須要提高認識，在新的時期加大力度管理好人力資源檔案，充分發揮其作用。在實際的管理工作中，需要組建起優質的、高素養的管理人才隊伍。為了實現這一目標，需要定期開展管理人才培訓，此時，要求相關管理工作人員重點把控以下三項要求：一是提高站位，增強做好事業單位人事檔案管理工作的責任感、緊迫感;二是抓住重點，明確培訓目標和主要內容;三是研學結合，以扎實的作風確保培訓工作取得實效。對于專業培訓而言，其不僅是自身“充電”提高的良好機會，也是考察檢驗個人綜合素質的一個途徑。在培訓過程中，參訓人員要實現理論聯系實際，努力在學習中汲取營養，在學習中體驗感悟，在學習中共同進步，為事業單位人事檔案管理工作再上新臺階做出積極努力。

在實際的培訓過程中，除了要強化人力資源檔案管理人員的專業素養之外，還要引導其加大對時政熱點的關注與學習力度。對于檔案管理工作而言，其工作性質兼具政策性和業務性，強化檔案管理的基礎應該聚焦于對工作人員的思想觀念上，所以應重視強化工作人員的思想意識[3]，依托相關工作人員個人素養以及職業素養的提升促進事業單位人力資源檔案管理工作的升級。

3.5 搭建人力資源檔案數據庫

結合前文的分析能夠了解到，在大數據理念的指導下，必須要積極推動事業單位對人力資源檔案管理工作開展信息化建設，并結合事業單位的現實需求以及實際情況，組建人力資源檔案數據庫。在此過程中，需要將事業單位中原有的紙質人力資源檔案全部數字化，轉變為電子檔案，并統一保存于數字化系統內。實踐中，為了降低轉化工作的實際工作量，并保證檔案數字化的準確性，可以使用掃描的方式將紙質文檔直接以圖片的形式轉錄于數字化系統內，以此為基礎構建起人力資源檔案數據庫，為事業單位人力資源檔案管理工作的數字化、信息化建設提供支持。與此同時，不應當完全拋棄紙質檔案，需要對紙質檔案的出入庫情況開展監管，防止紙質檔案的遺失，為人力資源電子檔案的管理與使用提供“保險”。

在此基礎上，還應當對人力資源檔案數據庫中的內容進行實時性更新，避免其中保存信息存在滯后性，提升信息資源的時效性以及準確性，防止人力資源檔案信息化建設以及相應數據庫的構建流于形式，并從源頭上規避檔案內容隨意修改的問題發生，達到降低人力資源檔案管理工作風險的效果，促使事業單位的檔案管理工作不斷向著規范化、標準化的方向發展。

4 總結

綜上所述，大數據時代下對事業單位人力資源檔案管理開展創新具有極高的現實價值。通過優化調整檔案管理機制、持續強化管理的信息化建設、更新管理思想與方式、組建優質的管理人才團隊、搭建人力資源檔案數據庫，促進了人力資源檔案管理工作效率效果的提升，推動了事業單位人力資源檔案管理工作的升級。

參考文獻：

[1]火星.大數據環境下的事業單位人力資源管理研究[J].現代經濟信息，2020（13）：33-34.

[2]周瑞廷.人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理中的重要性研究[J].中國市場，2020（5）：193-194.

[3]張彤.大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].辦公室業務，2019（10）：170，190.

[4]潘筱雨.事業單位創新人事檔案管理水平的探索[J].中國市場，2020（17）：195-196.