基于遠程財務報賬對縣支行年終決算工作的思考

[摘 要]遠程財務報賬憑借計算機網絡技術和網絡財務系統實現遠距離的數據傳輸及會計信息資源的共享，極大地提高了報賬和財務核算的效率，但也存在影響財務核算進程的問題。文章從當前縣支行遠程財務報賬發展情況出發，結合年終決算期間報賬工作經驗，提出以促進遠程報賬工作開展的工作思路。

[關鍵詞]遠程財務報賬;縣支行;年終決算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32.189

1 縣支行遠程財務報賬相關概念

1.1 縣支行遠程財務報賬定義

縣支行遠程財務報賬，是指縣支行通過業務網傳輸記賬憑證、原始憑證、財務收支報賬表、科目余額表等電子影像資料給管轄行，管轄行遠程在線審核后，填寫審核意見，對審核無誤的財務憑證予以核銷，并填制中央銀行會計集中核算系統（ACS）轉賬憑證，交營業部門辦理資金匯劃;對不予核銷的憑證，管轄行應填制相關通知書并反饋至縣支行，待縣支行糾正不當開支并調整相關賬務后，重新進行審核，待審核無誤后的財務憑證予以核銷并辦理資金匯劃。其中，縣支行應根據每個月實際財務支出情況，及時將電子影像資料報送管轄行進行審核，提高財務報賬審核效率整理自《中國人民銀行南京分行辦公室關于推廣縣支行遠程財務報賬的通知》（南銀辦〔2020〕56號）。。

1.2 推行縣支行遠程財務報賬的背景

縣支行財務報銷過程環節煩瑣，一般需要經過票據整理、手工填單、領導審批、財務審核、出納結算、財務記賬、憑證打印、管轄行審核報賬等若干流程，任一環節出錯都會影響報銷進程。特別是管轄行現場集中審核報銷材料環節，審核人員如果發現問題，則要退回憑證交由縣支行報賬人員進行賬務調整后，審核無誤再予以核銷報賬。再加上部分縣支行往返管轄行的時間、空間成本較高，特別是在財務年終決算工作期間，縣支行還要完成預算指標分配、記賬及調賬等賬務處理，如何解決因時間空間及其他問題帶來的縣支行財務報銷工作效率較低的問題成為當務之急。

1.3 縣支行遠程財務報賬的優點

1.3.1 打破物理位置限制，實現網絡辦公流程

基于疫情防控“人傳人”的空間距離要求，為做好疫情防控與正常財務報賬工作兩不誤，遠程財務報賬工作模式成為疫情之下各單位的現實選擇。在遠程財務報賬模式下，縣支行報賬人員與管轄行審核人員之間的物理空間距離演變為鼠標距離，縣支行報賬人員不用遠距離、大跨度集中至管轄行進行現場財務報賬，而是可以根據報賬情況，及時將財務報賬影像資料通過業務網傳輸至管轄行進行審核，實現安全、高效的“非面對面”網絡辦公模式。

1.3.2 加強財務管控能力，實現會計信息共享

相較于之前的傳統現場報賬工作模式，管轄行對各縣支行的成本費用只能在每月月末集中審核原始憑證時，了解其具體開支情況，無法實時知曉各縣支行各項成本費用的使用情況。而遠程財務報賬工作模式的運用，使得管轄行對縣支行的成本費用控制從事后提前到事中，管轄行可以及時查閱縣支行的報銷憑證，并了解任意會計科目的核算情況，提高了財務管控的時效性，確保了會計核算的準確性，加強了管轄行對縣支行會計核算的管控能力，真正實現了會計信息數據共享。

1.3.3 節約有關管理開支，縮短報銷時間跨度

針對部分縣支行離管轄行較遠的情況，在傳統現場報賬工作模式下，各縣支行每月需花費0.5～1天時間集中前往管轄行完成財務報賬工作。而遠程報賬可以減少縣支行的出差頻率，省去了城市間往返的時間和費用，節約差旅費等管理開支。縣支行也可以根據自身每月報銷工作情況，利用自己的零碎時間完成紙質憑證的掃描、傳輸工作，而管轄行審核人員也可以根據自身工作情況真正選擇時間、選擇時機來審核報銷材料，大大縮短了報銷審批的時間跨度，避免由于時間緊張不能仔細審閱報銷材料所導致的內控風險。

2 縣支行遠程財務報賬實施中存在的問題

2.1 溝通交流不便，加大憑證審核難度

實行遠程報賬以后，管轄行需要在線審核縣支行通過業務網傳輸的財務報賬影像資料，對于存疑的經濟業務事項，管轄行審核人員只能通過語音、文字等方式與縣支行工作人員進行了解溝通。與面對面交流相比，管轄行審核人員無法詳細了解縣支行的實際情況，很多原來能夠現場溝通解釋的問題通過電話等方式，可能會占用時間，對縣支行報賬的單據往往關注單據是否合法有效、內容是否完整規范、審批手續是否完全、科目列支是否正確等合法性、合規性方面，對開支的真實性審核受到一定的限制，加大了審核的難度。

2.2 報銷工作鏈條延伸，加大工作負擔

在遠程財務報賬模式下，縣支行員工仍舊需要將實體票據、發票等紙質資料交由財務部門審核，縣支行財務報賬人員在審核無誤后，再逐一對記賬憑證、原始憑證等財務報銷資料通過掃描儀或者高配儀進行掃描、傳輸、保管。除了紙質附件外，等同于縣支行報賬人員增加了一個紙質憑證掃描以及電子憑證的保管、歸檔、注銷環節，且報銷資料紙張大小不一，報賬人員無法只利用掃描儀完成紙質憑證掃描工作，還需要搭配高配儀或者單獨使用高配儀，進行紙質憑證的拍照和格式轉換，造成報賬人員掃描工作量大幅增加。

2.3 電子數據保存較難，加大信息失真風險

啟用遠程財務報賬后，會計檔案保管方面，采取電子影像件與紙質資料共存的方式。傳統現場報賬模式下，所有的賬簿、憑證、報表均以實實在在可以觸摸的紙張上;而在遠程報賬模式下，額外增加了電子會計信息的存儲、保管、移交等環節，電子會計數據直接存儲在計算機里，并通過刻錄到光盤等形式進行會計檔案的移交、保管。一方面，電子會計信息能不留痕跡地被修改、刪除;另一方面，光盤等介質極易受到損壞，一旦受損難以修復，加大了數字化會計信息損壞或丟失的風險。

2.4 電子化程度不夠，尚未實現全流程報銷體系

當前縣支行尚未實現真正意義上的遠程網上報銷，僅僅實現了報銷單據的電子審核，會計信息的審核、處理均需要手工核算，并未實現覆蓋從報賬單據填寫與提交、報銷單據審批、報銷單據審核等報銷全流程的網絡化信息處理體系。

3 實例探討——以年終決算為例

3.1 新情況

第一，實施縣支行年末預算項目庫備案。12月21日至25日期間，縣支行根據自身已開票未付款項目、可開票常態化支出項目、可開票一次性支出項目，結合項目的輕重緩急次序做好項目排序，并于25日將未報賬費用、掛賬費用、儲備項目報管轄行審核。管轄行于12月26日至27日對縣支行上報的項目庫進行審核。在指標下達后，縣支行在管轄行審核通過的范圍內按照先掛賬費用、后儲備項目的次序依次進行賬務處理。管轄行在審核預算執行數、列支科目后，實施遠程財務報賬。

第二，記賬、付款次序發生變化。由于會計綜合業務系統（以下簡稱AIIS）財務模塊登賬操作是逐筆進行指標控制的，可能存在個別支出項目雖整體未超指標，但因賬務記賬的順序問題，個別憑證會被系統指標控制功能阻礙不予登賬。若遇年末指標下達時間晚、調賬筆數較多、財務人員不熟悉系統操作，則極易造成賬務混亂。為此，人行南京分行決定在全轄推廣實施先記賬后付款，提前進行費用指標的控制，以免出現年末大量調賬、賬務混亂的情況。

第三，單獨使用新系統完成財務報賬。2020年在做好11月收尾工作的基礎上，自12月1日起，停止在財務綜合管理系統（以下簡稱FIMS）進行賬務處理，全面使用AIIS財務模塊開展財務核算、登記銀行存款日記賬和現金日記賬、編制打印賬表等工作。

3.2 12月報賬流程說明

本文以縣支行12月第1次財務報賬流程為例做介紹。因年末各項工作均已進入收尾階段，報銷事項較多，12月財務報賬分兩次進行，第1次報賬時間為12月21日，第2次報賬時間為12月31日。一是報銷人員填寫費用支出報銷單，并附財務規范要求粘貼的原始票據、預算審批單或簽報或黨組記錄，按審批程序審批后送交財務人員辦理報銷業務;二是財務人員對報銷票據的真實性、合法性和有效性進行核實，在履行審核原始單據和審批手續后，登錄AIIS系統進行財務記賬，對于在核批指標范圍內的報賬資料在記賬后交由出納人員，對于已超核批指標的報銷資料則按照項目輕重緩急順序進行項目庫備案;三是出納人員登錄企業網銀系統完成轉賬支付，及時登記現金日記賬、銀行存款日記賬，并定期至銀行打印回單，隨同報銷資料傳遞至報賬人員;四是報賬人員打印出記賬憑證后，連同原始的報銷資料掃描后并傳輸至管轄行審核人員，管轄行審核人員在報賬前完成資料審核，對審核無誤的財務憑證予以核銷，對不予核銷的憑證，待縣支行報賬人員糾正不當開支并調整相關賬務后，重新進行審核，待審核無誤后辦理資金匯劃;五是管轄行審核人員在收到縣支行提交的經費報賬審批表后，填制中央銀行會計集中核算系統（ACS）轉賬憑證，交營業部門辦理資金匯劃。

3.3 加強遠程報賬的工作思路

3.3.1 構建財務遠程報賬系統

應當充分利用信息管理技術和網絡技術，構建集財務報銷單據填寫與提交電子化、會計憑證接收及審核電子化等為一體的財務遠程報賬系統。通過該遠程報賬系統，報銷人員將相關單據上傳后，由經費審批負責人進行電子審簽，審批手續完成后，所有電子資料可自動上傳至財務部門，財務部門審核人員在線審核，對于審核中發現的問題及時反饋至報銷人員，讓報銷人員補充完成，審核通過后傳回，報銷人員打印出審核通過的報銷單據，整理粘貼好原始憑證，交至財務部門。縣支行財務報賬人員定期從該系統導出相關電子會計資料，提交至管轄行進行審核，在報銷資料審核無誤后進行財務核銷，從根本上解決財務報賬等待時間長、報銷資料掃描工作量大等現實問題，提高財務管理水平和服務效率，創新財務管理模式。

3.3.2 實施定期備份制度

縣支行財務部門應建立會計數據定期備份制度，明確備份范圍、頻率、方法、責任人、存放介質等內容，比如，實行雙份備份，防止意外事故發生后數據備份被破壞。

3.3.3 提高經費控制手段

可采用項目庫審批制度，對縣支行的審批權限規定一定的額度，超過額度的項目開支需預先由管轄行的審核人員對其進行審核、確認，再由縣支行履行審批手續，使管轄行對縣支行的監督從事后提前到事前，充分發揮會計監督職能。其中，對于經常使用、發生頻率較高的項目支出建議可履行一次性報備手續，待到后期支出時可直接按照指標控制進度序時列支。

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[作者簡介]陳銘（1994—），女，回族，安徽蕪湖人，碩士研究生，經濟師，研究方向：經濟金融。