重塑無紙化會議場景與智能會議場景的探索研究

麥英健

深圳供電局有限公司 廣東 深圳 518000

引言

隨著電子信息化技術的不斷升級和改善，以智能會議場景，成為當前企業高效發展的重要路徑。一方面，以無紙化會議場景的有效實現，推動企業在信息化建設的發展過程中，形成線上辦公的發展模式，另一方面，智能會議場景，對提升企業會議效率、工作進度等相關領域中發揮重要作用。

1 智能會議場景的發展背景

隨著信息技術的升級和更新，以智能辦公的發展模式，成為企業發展過程中，率先推進的重要目標。一方面，智能會議場景的創建，借助信息技術以及電子設備，提升企業的管理效率，另一方面，智能化的發展目標，是社會的主流趨勢，也是大多企業效仿的重要原因。但是，對于智能會議場景的有效應用，需要借助相應的基礎條件，其一，需要企業構建完善的電子信息技術，尤其是企業內部的信息化管控體系，如OA，阿爾法等企業管理系統，可以在相關系統中實現對信息內容的有效傳輸，其二，企業的電子設備，可以實現相應的操作需求，如電腦、平板電腦、投影儀、高速路由器等相關設備，借助以上設備的有效關聯，可以實現智能會議場景的硬件鋪墊，尤其是網絡信息技術的有效創建，為信息的傳遞提供重要的渠道和路徑。需要注意的是，信息傳輸路徑受到通信公司的影響較大，智能會議的信息傳遞，包括有線和無線的信息傳遞。其中無線信息數據對寬帶的依賴程度極為明顯，提升企業寬帶數值，是保障智能會議的重要前提，尤其是在5G網絡的發展趨勢，對于網絡通信技術的應用需求更為強烈。

2 推動智能會議場景應用成效的重要舉措

2.1 提升對智能設備熟練操作能力

企業在創建無紙化會議場景或者智能會議場景時，相關領導人員以及工作人員，要充分了解不同設備與智能系統的關聯操作，尤其是在投影儀以及平板電腦的關聯過程中，需要不斷提升對于智能設備的熟練程度，從而實現在智能會議場景應用過程中，可以高效實現多種的應用功能。例如，智能會議場景可能存在影像暫停、圖片放大、聲音調節等多種操作，作為相關人員，要了解智能會議相關設備的基本操作要求，同時在場景應用后，對不同的應用功能進行及時調整和梳理，尤其是對不同展示內容的快速調整，借助平板電腦實現對相關數據或者文字的有效糾正，都需要操作人員具備較為熟練的操作能力。

眾所周知，隨著智能會議場景的有效應用，在召開會議時，會議講述人員進行講解過程中，其他人員可以借助智能會議的聯動操作，在自己的電子設備中可以展示同步的會議內容，同時還能夠將相關信息借助企業的系統平臺進行交流和分析。同時在智能設備的幫助下，可以記錄會議時間和會議內容，以文字的形式進行展示，減少傳統會議模式的人工記錄，在根本上降低紙質會議的可能性，極大提升現代化辦公的應用效率。另外，通過對智能設備的熟練操作，可以聯合手機進行信息的溝通和聯通，依托信息傳輸系統，實現電子設備、電腦、手機的同步關聯，實現信息數據的有效整合和梳理，助力會議人員進一步了解會議的研究重點。以此可見，智能設備的熟練操作，是確保智能會議的核心基礎，是確保會議應用場景建立的重要影響因素。

2.2 充分應用多種APP的聯動效應

隨著現代企業管控軟件的不斷更新，以釘釘、企業QQ、WPS、快播投影等APP的應用，結合企業的辦公應用系統，打造多維度的智能會議應用場景。例如，釘釘在辦公功能以及會議紀要等相關功能應用過程中，可以對會議的講解人員表達的文字進行高效的轉化，同時還能夠結合PPT、Word等文件，實現對智能會議應用場景的備注和記錄，利用軟件的同步性，建立相應的會議組群，可以展示會議討論的內容和明細。同時智能會議應用場景，對于參會人員是否在場已經不再渴求，而是借助軟件的聯動性，以視頻的形式展示對會議內容的有效討論。特別是針對一些較為高效的發展公司，應用智能會議場景，可以實現隨時隨地使用會議場景模式，與相關人員進行會議討論，并且在軟件中實現對交流文件的同步上傳，可以方便參會人員進行下載和記錄，并且文件中進行記錄和標記，同步實現WPS與釘釘的同步應用，助力智能會議場景的有效搭建。類似的軟件應用，都可以展示不同的會議功能，方便企業人員的不同需求。需要注意的是，無論是企業內部還是企業遠程聯動，都需要在無線通信資源有效建立的基礎上，因此我國智能會議場景的發展趨勢，是以國內東部省份為主，在我國西部區域發展較為緩慢，其中重要原因是由于通信技術未能達到相應的標準和要求[1]。

2.3 構建智能會議場景應用的常態效應

創建企業智能會議場景應用模式，需要企業在各個部門、各個層面推進智能會議的發展目標。以無紙化辦公為例，無紙化辦公并不是意味著在辦公過程中，不使用任何的紙張，而是在會議過程中，借助智能辦公設備以及辦公系統、通信技術，讓會議需要呈現的文件以及需要討論和修正的內容，借助電子設備進行更正，而對于合同或者會議簽字等相關內容，依然可以借助紙質辦公模式進行。在一些辦公理念較為前衛的企業，已經徹底實現無紙化辦公模式，通過前期的不斷嘗試和應用，在企業內部已經形成常態化的辦公習慣，并且借助智能設備實現對簽字流程電子化的辦公模式，進一步提升智能會議場景的應用成效，實現對傳統辦公模式的超越。由此可見，智能會議場景應用模式，需要企業不斷地推進和發展，從而實現對智能會議場景的有效應用。通過在日常會議中的不斷融合和強化，借助智能辦公系統的眾多優勢，推進智能會議應用目標的有效實現。

3 結束語

綜上所述，無紙化會議、智能會議應用場景等相關內容，需要企業在電子設備以及信息化應用技術的基礎之上，才能有效地實現和開展，通過對各項應用技術的理解和應用，助力企業智能辦公應用場景的廣泛性應用，推動企業辦公效率的提升和改善，助力企業智能化發展路徑的有效邁進。