推進機關檔案數字化加快智能檔案室建設

張艷

摘要：隨著智慧時代的來臨，傳統的檔案管理模式不再適用，亟待尋求與時俱進的管理模式，而數字化為機關檔案管理提供了新方向。本文將圍繞機關單位檔案管理工作實際，闡述推進檔案數字化、加快智能檔案室建設的必要性，并提出幾點具體的落實策略。

關鍵詞：機關檔案;數字化建設;智能檔案室

機關單位在從事各項事務過程中所生成的原始記錄就形成了機關檔案，檔案室負責對檔案進行收集和保管。機關檔案不僅服務于本單位各項業務、管理工作的開展，同時也具有寶貴的社會利用價值。因此，推進機關檔案規范化、高效化、數字化管理至關重要。

一、推進機關檔案數字化建設的必要性

（一）提高檔案管理工作質量

機關單位實施檔案數字化建設后，可以借助計算機對檔案收集、整理、調閱、新增等操作進行統一處理，促使檔案管理更規范化。同時，還能提高檔案收集效率，確保機關單位各類檔案資源能被妥善保管，以實現利用最大化，推動機關單位各項工作有序開展。

（二）以真實的檔案信息為領導決策與管理提供參考

隨著檔案工作的持續推進，檔案資料“存史、資政、利用”等效能愈發凸顯，必須要發揮檔案服務領導決策的作用，在遇到問題時能夠快速對檔案資料進行綜合性分析。而檔案數字化則具有得天獨厚的優勢，可以借助信息技術確保機關領導能夠第一時間獲取所需資料，從而為決策和管理提供詳實的參考。

（三）可提高檔案利用率

機關單位推行檔案數字化建設后，檔案借閱、遷徙等流程變得更加簡單，不僅可以提供工作質量，還能提升檔案的利用率。此外，通過系統還可以定點追蹤到具體的借閱人，明確檔案借閱次數、天數等，原本繁瑣的人工登記、審批流程也可直接在線上進行，同時亦避免了對紙質檔案的損壞。

（四）是順應時代發展潮流的表現

伴隨著科技的發展，紙質檔案管理中的不足也逐漸顯露，顯然無法跟上時代步伐。而機關單位在長期發展中必然會產生越來越多的檔案資料，如果還是沿襲傳統的管理方式，只會加重管理任務。而隨著檔案存儲空間需求的增加，檔案管理壓力也隨之提升。檔案數字化就是將紙質檔案掃描成電子版進行保存，不僅可以減少資源浪費，具有較強的生態性，還能降低成本，提高效率，是檔案管理的必然趨勢，同時亦是順應時代發展的直觀體現。

二、機關檔案數字化建設路徑

（一）堅持資源為先，做好存量檔案數字化

數字檔案資源是推進檔案數字化，加快智能檔案室建設的核心要素，其主要來源于存量數字化副本和增量電子文件歸檔所形成的電子檔案。機關單位應當將數字檔案資源納入到智能檔案室建設框架之中，推動機關檔案部門把控單位數字資源，踐行機關檔案集中化、統一化管理要求。在數字管理系統投入使用前，數字檔案資源建設的首要工作依舊是開展存量紙質檔案數字化。紙質檔案數字副本不僅可以方便單位使用，同時也可以在紙質檔案到期時向國家級檔案館同步移交數字副本。而在推進存量紙質檔案數字化建設時，還是要遵循《紙質檔案數字化規范》DA/T31-2017進行[1];此外，對于一些字跡清晰、文本規范的檔案，在進行數字化轉變時，還是要遵循《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》DA/T77-2019，明確兩者之間的關聯點，確保檔案資源數量。

（二）重視檔案管理，加大資金投入

一方面，機關檔案管理人員必須要轉變傳統的管理理念，摒棄以往重管理、輕利用的工作思維，樹立起檔案數字化、科技化、現代化的管理意識，從而促進檔案管理水平的提升。同時，還可以定期舉辦檔案數字化講座，宣傳數字化建設的重要性，對機關單位全體職工進行思想教育，以此來提高其他人員配合完成檔案數字化和智慧檔案室建設的支持度，從上至下形成統一的思想認知。值得注意的是，檔案管理人員必須要明確電子檔案與紙質檔案兩者之間的關系，秉承兩者長期并存的原則，在做好紙質文檔基本工作的同時，如明確劃分管理期限，將工作重點向電子檔案管理傾斜。另一方面，機關單位還應加強人力、財力和物力投入，梳理出檔案數字化和智能檔案室建設所需的設備資源。對此，機關單位可以向上級部門申請專項資金用于檔案數字化工作的開展。此外，機關也應積極尋求其他拓寬資金的渠道，落實開源，同時也應做好資金控制，確保專款專用。

（三）面向時代需求，全面推動智能檔案室建設

在面對檔案數字化建設這一時代需求下，建設智能檔案室是機關檔案規范化管理的重要舉措，具體而言需要落實以下兩點：一是從制度入手，將電子檔案納入到機關檔案管理范疇，以便在今后能夠更好地發揮出電子檔案的憑證作用，推動機關檔案形態更兼容，更符合時代發展趨勢。二是重視智能檔案室基礎設施建設。機關檔案庫房基礎設施建設必須要滿足八防等基礎性要求，還應根據檔案數字化需求，配備智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范等硬件系統配備，研發和引進智慧檔案運營管控平臺、智能檔案庫房監管控一體化系統數據中心動環監控等軟件系統[2]。

（四）發揮大數據優勢，加強檔案資源開發利用

機關單位要想提高檔案服務水平，就必須要對檔案資源進行深度開發。對此，檔案部門要積極引進先進的技術，如數據分析技術、文本挖掘技術等，不斷擴大檔案開發的深度。同時，在檔案內容價值挖掘上，還可以采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集等方式[3]。以往，機關檔案工作很少會關注其服務職能，導致檔案利用率下降，無法充分發揮出檔案資源的價值。所以，機關必須要借助檔案數字化建設這一契機，加大對檔案資源的開發力度，通過舉辦線上展覽、拍攝專題小視頻等數字化方式，主動發揮出服務效能。

（五）堅持安全第一，做好保障體系建設

隨著檔案數字化建設進程的推進，檔案安全隱患也隨之增加，必須要做好檔案安全管理工作，將檔案安全納入到機關信息安全體系中。在制度層面上，必須要制定完善的檔案數字化管理制度，包括電子文件歸檔與管理制度、電子檔案備份制度、數字檔案使用規范等等。在檔案管理標準化層面上，機關必須要重視和貫徹執行國家檔案局所要求的規范制度，無需再另行制定，以免出現規范管理不統一的情況。

（六）重視人才培養，建設檔案數字人才隊伍

在檔案數字化建設背景下，通過計算機就可以完成信息檢索、立卷、登記、傳遞等操作，因此需要檔案管理人員非常熟悉這一系列操作，了解計算機相關技能，懂得基本的計算機系統安全防護知識。因此，機關單位應定期組織檔案人員開展專題培訓，不僅要講解當前檔案事業發展新趨勢，還要開展信息工程、計算機、網絡安全維護等專項技能培訓，培育出一支素質高、技能過硬的復合型現代化檔案人才隊伍。此外，機關還應重視檔案管理人才的吸納工作，加強與高校合作，進行檔案管理專業人才招聘，共同開展人才培育，不斷擴充檔案管理隊伍。

結語：當前，檔案數字化建設工程正在不斷推進，在很大程度上提高了檔案的利用率，尤其是查準率、查全率等有了較大提升，推動了機關各項工作的有序開展。今后，在推進智能檔案室建設過程中，要不斷開放檔案力度，實現資源互通共享，切實發揮出檔案資源的服務職能。

參考文獻：

[1]鄧海燕，喬飛虎.加快機關單位檔案數字化建設的措施分析[J].卷宗，2019，000（024）：133.

[2]孟迪，張超.打破信息孤島必須從終端發力檔案室轉型升級迫在眉睫——新時代數字檔案室建設中的幾點思考[J].黑龍江檔案，2019，233（02）：100-101.

[3]張黎一.機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究[J].科技風，2019，394（26）：223-223.