石油工程地面建設(shè)總承包項(xiàng)目文件的管理和歸檔研究

中石化中原石油工程設(shè)計(jì)有限公司 河南 鄭州 450000

前言

工程地面建設(shè)項(xiàng)目文件是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、采購(gòu)文件、施工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，其形成貫穿工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，也是日后工程運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)。因此作好工程總承包項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔，不僅能為工程總承包單位積累極有價(jià)值的“組織過(guò)程資產(chǎn)”，也為工程建設(shè)項(xiàng)目的順利移交及最終用戶日后進(jìn)行裝置的運(yùn)行和維護(hù)具有重要意義。材料驗(yàn)收歸檔，避免臨近竣工出現(xiàn)時(shí)間緊、文件材料數(shù)量大，集中歸檔難以保證整理、審核的質(zhì)量，造成工程項(xiàng)目檔案的完整率和合格率下降。

1 作好工程總承包項(xiàng)目文件材料管理的基本要求

1.1 明確職責(zé)

根據(jù)工程總承包特點(diǎn)，按EPC工程總承包機(jī)構(gòu)設(shè)置和分工，確定總承包方、分承包方在文件材料形成、積累、整理方面的職責(zé)。一般來(lái)說(shuō)，總承包方有兩方面的職責(zé):一是對(duì)分承包方文件材料形成、積累、整理的監(jiān)督和指導(dǎo);二是對(duì)自身形成的文件材料的收集、整理，接收分承包方的歸檔以及向業(yè)主的移交。分承包方應(yīng)按照職責(zé)要求，把文件材料的形成、積累、管理納入工程建設(shè)計(jì)劃，以保證文件材料的管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。另外，總承包方內(nèi)部也應(yīng)明確各部門(mén)和人員在文件材料形成、流轉(zhuǎn)和積累方面的職責(zé)，以保證文件材料的完整、準(zhǔn)確[1]。

1.2 建立健全各項(xiàng)制度

石油工程地面建設(shè)項(xiàng)目，因其投資大，單項(xiàng)工程多，工藝流程復(fù)雜，大多屬于國(guó)家重點(diǎn)工程。在實(shí)施工程總承包的項(xiàng)目中，一般參建單位多，有時(shí)參建單位還分屬不同行業(yè)，水平也參差不齊。因此總承包方，必須依據(jù)國(guó)家對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定和《石油工程地面建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》、《中國(guó)石油化工集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及業(yè)主對(duì)檔案資料的要求，結(jié)合工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立健全各項(xiàng)制度，規(guī)范各分包方的文件材料管理工作。這些管理制度應(yīng)明確分承包方文件材料具體的歸檔范圍:統(tǒng)一檔案分類辦法、檔案編號(hào)模式和檔案整理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以保證整個(gè)地面工程項(xiàng)目文件材料管理的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 提前介入，抓好過(guò)程管理

總承包方要設(shè)置專門(mén)的控制人員，并明確將來(lái)的項(xiàng)目檔案移交責(zé)任人，該人員在總承包方項(xiàng)目建設(shè)初期即介入工程中，了解工程項(xiàng)目的總體規(guī)劃、計(jì)劃進(jìn)度等情況，與項(xiàng)目經(jīng)理保持溝通，把項(xiàng)目文件材料的管理納入項(xiàng)目管里中，使之成為項(xiàng)目管理中的有機(jī)組成部分。根據(jù)國(guó)家、行業(yè)、地方有關(guān)規(guī)定和業(yè)主單位對(duì)工程檔案管理的要求，結(jié)合工程項(xiàng)目的特點(diǎn)制訂有關(guān)工程文件材料管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，為工程的全面啟動(dòng)做好充分的準(zhǔn)備工作。在工程建設(shè)程中要堅(jiān)持文件材料的管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，即把文件的收集、整理、歸檔和驗(yàn)收與各階段相應(yīng)的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)、竣工驗(yàn)收工作同步進(jìn)行。總承包方應(yīng)有文檔管理人員長(zhǎng)期駐留項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)，隨時(shí)接受業(yè)主方檔案管理部門(mén)和監(jiān)理方對(duì)文件材料管理的檢查指導(dǎo)并指導(dǎo)分承包方的文件資料管理工作，及時(shí)將各分承包方的文件材料驗(yàn)收歸檔，避免臨近竣工出現(xiàn)時(shí)間緊、文件材料數(shù)量大，集中歸檔難以保證整理、審核的質(zhì)量，造成工程項(xiàng)目檔案的完整率和合格率下降。工程總承包項(xiàng)目文件材料管理應(yīng)注意的事項(xiàng)工程總承包項(xiàng)目從簽訂合同開(kāi)始就應(yīng)該明確合同各方在工程總承包項(xiàng)目文件材料收集、歸檔上的職責(zé)，事前的責(zé)任明確，有利于各方在工作中主動(dòng)積極收集及文件材料，保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。

2 石油工程地面總承包項(xiàng)目文件歸檔注意的關(guān)鍵性問(wèn)題分析

2.1 石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理要強(qiáng)化合同管理

在對(duì)石油工程地面總承包項(xiàng)目文件進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理人員要保證資料的完整度，提升管控措施和管理機(jī)制，將管理結(jié)構(gòu)和管理時(shí)效性升級(jí)作為項(xiàng)目處理的主要目標(biāo)。特別要注意的是，在對(duì)石油工程地面總承包項(xiàng)目文件進(jìn)行分析和處理時(shí)，最重要的就是要對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行統(tǒng)籌管理確保資料收集過(guò)程的完整度，并且要細(xì)化區(qū)分項(xiàng)目資料管理項(xiàng)目的權(quán)責(zé)分布，運(yùn)行責(zé)任制，提高其明確性，項(xiàng)目文檔管理人員只有建立有利于項(xiàng)目資料管理的行為，才能真正提升其主動(dòng)收集和管控措施，有效的保留原始文件，利于工程項(xiàng)目歸檔資料的完整性。

2.2 石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理要強(qiáng)化檔案規(guī)范歸檔

在石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理項(xiàng)目運(yùn)行時(shí)，管理人員不僅要對(duì)資料進(jìn)行綜合化的收集，也要建立有效的規(guī)范化整理模式，最重要的就是要保證文件資料信息的收集和項(xiàng)目工程的建設(shè)過(guò)程同步進(jìn)行，從根本上提高項(xiàng)目運(yùn)行的時(shí)效性，真正促進(jìn)管控措施的完整度，順利升級(jí)管理機(jī)制和文件的基本質(zhì)量[2]。

2.3 石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理要保證文件基本參數(shù)

管理人員要在數(shù)據(jù)收集和文件整理的過(guò)程中，認(rèn)真執(zhí)行項(xiàng)目資料歸檔管理規(guī)范條例，將文件的形成過(guò)程以及收集過(guò)程整合為統(tǒng)一的管理框架。在資料整理的過(guò)程中，相關(guān)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人員要保證各個(gè)專業(yè)以及各個(gè)階段的文件能建立分類管理?xiàng)l目，才能從根本上保證信息和數(shù)據(jù)的完整，提升信息和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。并且，在信息文件被管理時(shí)，管理人員要建立有效的文件管理表格，在表格內(nèi)簽署完備的信息數(shù)據(jù)，提升文件數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。除此之外，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)收集整理以及統(tǒng)籌管理項(xiàng)目的前提是要保證數(shù)據(jù)材料字跡清楚，便于留存，且書(shū)寫(xiě)材料的基本標(biāo)準(zhǔn)要符合耐久性的具體要求，圖示以及具體參數(shù)清晰完整、影像播放載體具有一定的有效性。

2.4 石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理要保證管理結(jié)構(gòu)數(shù)字化

項(xiàng)目文檔管理人員只有建立具有實(shí)效性的管控措施和管理機(jī)制，才能從根本上確保項(xiàng)目資料整體管控符合項(xiàng)目業(yè)主的具體需求。因此，項(xiàng)目文檔管理人員在建立管理結(jié)構(gòu)的過(guò)程中，要本著提升工作效率以及標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行處理框架的基準(zhǔn)，建立更加完整的管理措施，優(yōu)化文件資料的管理機(jī)制，順利實(shí)現(xiàn)全息化管理框架，特別要注意的是，在項(xiàng)目運(yùn)行框架結(jié)構(gòu)中，管理人員要提升數(shù)字化文件管理模式的實(shí)效性，提升管控措施和管理項(xiàng)目的細(xì)化程度。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)能對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題建立及時(shí)處理機(jī)制，從而提高工作效率的同時(shí)，為文件資料管理項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.5 石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理要實(shí)現(xiàn)管理組織框架

對(duì)于項(xiàng)目文檔管理人員來(lái)說(shuō)，要建立完整的石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理流程，不僅需要管理人員針對(duì)具體問(wèn)題建立具體的管控機(jī)制，也要提高數(shù)據(jù)和文檔的歸檔效率。由于石油工程地面項(xiàng)目中，具有不同的參建單位，且工程的進(jìn)度比較長(zhǎng)，項(xiàng)目文檔資料管理人員要建立動(dòng)態(tài)化的管理機(jī)制才能順應(yīng)項(xiàng)目的發(fā)展現(xiàn)狀。工程總承包企業(yè)要針對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行綜合管控，合理化安排人力資源結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)處理措施，確保管控措施和管理項(xiàng)目的契合度。而分承包單位在對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理的過(guò)程中，要強(qiáng)化文件管理的措施和管控機(jī)制，提高管理人員的管理意識(shí)，從思想理念層面提高管理人員的重視度，從而保證建立以項(xiàng)目經(jīng)理以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為核心的文件檔案管理小組，提高文件管理的時(shí)效性，也提升控制人員的項(xiàng)目管理素質(zhì)，建立具有實(shí)效性價(jià)值的管理網(wǎng)絡(luò)，提升文件材料的收集效率和質(zhì)量[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，要想從根本上實(shí)現(xiàn)石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理項(xiàng)目的優(yōu)化，不僅項(xiàng)目資料管理人員要提高管理認(rèn)知，也要強(qiáng)化項(xiàng)目管理人員的基本素質(zhì)，建立動(dòng)態(tài)化的信息處理機(jī)制，為石油工程地面總承包項(xiàng)目文件管理項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。