關(guān)于加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的幾點(diǎn)思考

大慶油田有限責(zé)任公司第二采油廠(chǎng)信息中心檔案室 黑龍江 大慶 163400

當(dāng)今社會(huì)是信息技術(shù)高速發(fā)展的社會(huì)，建立與完善檔案工作的信息化，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案工作，是提高檔案部門(mén)信息工作的有效途徑，是適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是步入信息現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。

1 認(rèn)清檔案信息化管理在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用

要使檔案現(xiàn)代化管理走向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化軌道，就要認(rèn)識(shí)到信息工作之于檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，才能真正重視檔案工作信息化的建設(shè)與完善。隨著時(shí)間的推移，檔案工作者已經(jīng)開(kāi)始利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來(lái)管理檔案工作[1]。

2 建立科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)

縱觀檔案管理的全過(guò)程，其管理的主要內(nèi)容是對(duì)檔案信息資源的收集、整理、保管、編研、開(kāi)發(fā)和利用。所謂檔案信息管理系統(tǒng)，它是由檔案信息管理組織機(jī)構(gòu)，檔案信息傳遞程序和管理標(biāo)準(zhǔn)等組成。為了建立起科學(xué)的檔案信息管理體系，我們對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀從宏觀和微觀兩個(gè)角度進(jìn)行了分析。從宏觀的角度出發(fā)，設(shè)立了“檔案信息傳遞中心”，通過(guò)信息傳遞中心的建立，檢查信息渠道是否暢通，信息中心是否起到協(xié)調(diào)、監(jiān)督、控制作用，使檔案信息工作始終處于良性循環(huán)；同時(shí)，又從微觀的角度建立機(jī)關(guān)管理類(lèi)檔案、會(huì)計(jì)檔案及科技檔案（基建、科研、地質(zhì)、設(shè)備）和其他不同載體形式的檔案，使檔案信息即能做到統(tǒng)一歸口，又能做到分級(jí)管理，從而使檔案信息系統(tǒng)既達(dá)到了適用性和科學(xué)性的要求，同時(shí)也使建立起的檔案信息系統(tǒng)環(huán)節(jié)少，流程短，速度快[2]。

3 檔案信息化基礎(chǔ)工作取得了突破性進(jìn)展

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)。①完成了各類(lèi)檔案的目錄進(jìn)機(jī)工作。我廠(chǎng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)得到進(jìn)一步加強(qiáng)，在新的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)上，建成了一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。目前，檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)目錄信息量案卷級(jí)達(dá)14萬(wàn)余條，文件級(jí)達(dá)60萬(wàn)余條，實(shí)現(xiàn)了全部館藏檔案目錄機(jī)檢。②地質(zhì)大隊(duì)研制的檔案單井資料管理軟件技術(shù)和應(yīng)用水平進(jìn)一步提高。建成了具有國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平且獨(dú)具特色的檔案單井資料管理應(yīng)用系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)日常維護(hù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。目前已將掃描的完井資料、射孔和補(bǔ)孔資料、錄入的誘噴資料、掃描的施工總結(jié)類(lèi)所有數(shù)字化信息維護(hù)到此系統(tǒng)中，通過(guò)IE瀏覽器實(shí)現(xiàn)了完井?dāng)?shù)據(jù)表、射孔通知單和射孔誘噴資料的網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，提高油田開(kāi)發(fā)檔案的利用效率，在我廠(chǎng)油田開(kāi)發(fā)系統(tǒng)建立起了一個(gè)高效、規(guī)范、開(kāi)放的檔案信息利用平臺(tái)。③完成了前磁測(cè)井曲線(xiàn)圖紙資料數(shù)字矢量化反演系統(tǒng)。我們與工程技術(shù)大隊(duì)科技人員配合，采用國(guó)際上最為先進(jìn)的圖形識(shí)別技術(shù)理論，經(jīng)過(guò)一年攻關(guān)，研發(fā)出前磁測(cè)井曲線(xiàn)圖紙資料數(shù)字矢量化反演系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了圖形數(shù)字化永久存儲(chǔ)管理模式，改變了大慶油田油水井的前磁資料文本管理模式，實(shí)現(xiàn)了該類(lèi)圖紙資料的數(shù)字化永久性應(yīng)用。④利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行深入宣傳。為方便全廠(chǎng)檔案人員及時(shí)了解檔案工作動(dòng)態(tài)，掌握相關(guān)檔案信息，通過(guò)自建網(wǎng)站，更新欄目，完善內(nèi)容，充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。

4 應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案信息資源利用的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、適用性和經(jīng)濟(jì)性

（1）應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，提高工作效率。現(xiàn)在我們應(yīng)用推廣的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全文檢索、借閱、歸還、銷(xiāo)檔、批量歸檔等功能，對(duì)目錄輸入、查找、檢索節(jié)省了大量的時(shí)間，提供了方便。現(xiàn)就檢索功能來(lái)談一談應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段的好處。應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索與人工檢索速度比較，由原來(lái)的人工檢索幾分鐘一卷，只能到案卷級(jí)，而利用計(jì)算機(jī)檢索，只用十幾秒鐘，而且直接檢索到文件級(jí)，比原來(lái)提高功效幾十倍，誤差率由人工檢索的10%下降到機(jī)檢的1%，誤檢率降低了10倍。降低了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省了檔案人員和利用者的時(shí)間，提高了雙方工作效率。

（2）應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)用前磁曲線(xiàn)信息網(wǎng)上查詢(xún)系統(tǒng)，能夠直接從網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)中提取前磁測(cè)井曲線(xiàn)信息，以原風(fēng)貌圖紙格式在網(wǎng)頁(yè)上顯示前磁曲線(xiàn)并標(biāo)識(shí)節(jié)箍點(diǎn)數(shù)據(jù)值，并可導(dǎo)出和下載節(jié)箍點(diǎn)數(shù)據(jù)值。其經(jīng)濟(jì)效益推算如下：①前磁圖紙資料矢量化處理軟件的推廣應(yīng)用，有效地減少了無(wú)效措施井?dāng)?shù)。②前磁圖紙資料數(shù)字化管理模式取代文本化管理模式，每年可間接節(jié)省費(fèi)用達(dá)300余萬(wàn)元。③軟件的使用，消除了前磁曲線(xiàn)圖紙的損壞及丟失給企業(yè)帶來(lái)的損失。

5 完善檔案工作信息化應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

（1）建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)的信息工作人員隊(duì)伍。知識(shí)經(jīng)濟(jì)把科技知識(shí)和人才教育作為支撐其發(fā)展的兩大支柱，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的核心在于能否擁有掌握現(xiàn)代化的科技人才。這就要求檔案系統(tǒng)必須建立一支具有穩(wěn)定的高素質(zhì)的信息工作人員隊(duì)伍。因此，要求檔案工作者提高自身能力：一是掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力；二是要具有一定的外語(yǔ)水平；三是使自己成為信息服務(wù)員；四是要具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

（2）建立和完善各項(xiàng)信息工作制度，建立信息工作激勵(lì)機(jī)制。為加強(qiáng)各單位應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，我們制定了相關(guān)的信息工作制度 。為促動(dòng)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，我們制定了獎(jiǎng)金考核管理辦法，對(duì)信息工作做得好的單位給予獎(jiǎng)勵(lì)。

（3）加強(qiáng)信息建設(shè)的防盜、保密、安全措施。有了現(xiàn)代化的信息管理，就要做好保密工作。保密就是保安全，保發(fā)展。加強(qiáng)保密工作，提高涉密人員的思想覺(jué)悟，使他們能夠更加自覺(jué)地履行好保密的責(zé)任和義務(wù)。還要求涉密人員掌握一定的保密知識(shí)和技能，更好地運(yùn)用到檔案信息的管理工作中。綜上所述，只有加快檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，檔案工作才能有高度、有特色，才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能使檔案工作立于不衰之地。