企業電商平臺采購分析與實踐

文/ 石玲

根據物資用途，一般將企業生產、經營所需物資分為生產性物資和非生產性物資。其中，生產性物資是各項生產、經營活動所需的相關物資，如各類零部件、工器具、五金耗材等；非生產性物資是服務、支持生產、經營活動所需的相關物資，如辦公家具、辦公用品、服裝等。

結合基于帕累托法則的物資供應模型[1,2]及企業物資采購經驗，一般會將生產性物資列為杠桿物資、瓶頸物資或戰略物資，是物資招采部門關注的重點并花費大量人力物力以保證該類物資的供應。而對于非生產性物資，一般認為不影響生產、經營而多未重視，但是該類物資卻直接影響企業職工干事創業積極性及企業軟實力，因此研究非生產性物資采購措施是十分必要的。

一、電商平臺采購適應性分析

隨著信息化技術的快速發展，國家大力發展電子商務并積極推進“互聯網+”與招標采購相結合[3]，一大批電商平臺先后建成并投入運營。由于電商平臺有自營商品、提供平臺供第三經銷商銷售商品、既自營商品又提供平臺供第三經銷商銷售商品等幾種形式，結合企業需求，本文所指電商平臺為具有電子商務系統平臺、并通過互聯網技術面向社會公開商品目錄及價格，且具有價格查詢、下達訂單、統計分析以及保存采購記錄等功能，同時所經營商品為其自營的供應商。電商平臺采購是指采購單位通過互聯網在電商平臺的電子商務系統中對擬采購物資進行比選并下達訂單的一種采購方式。

由于電商平臺具有透明度高、配送靈活等特點，部分省市開始由試點逐步走向推廣，如武漢市于2019年6月實施了采購電商項目，共計43家電商平臺入圍，涉及移動存儲設備、掃描儀、照相機及器材、刻錄機、碎紙機、生活用電器、電視機、通用攝像機、紙質文具及辦公用品、硒鼓粉盒、墨顏料、文教用品等12類產品品目。

通過對國內主流電商平臺進行調研發現，大部分電商平臺均經營辦公設備、辦公用品、計算機及配件、文體用品等，部分電商平臺還經營食品飲料、勞保用品、五金耗材、工器具及儀器儀表等產品，基本上可滿足企業對非生產性物資的采購需求。

通過對部分實施了電商平臺采購的企業調研發現，由于電商平臺產品豐富、配送靈活且全程留痕，可實現“陽光采購”，因此電商平臺在各類企業得到了較為廣泛的使用。

由于電商平臺招標有著“一次招標長期服務”的特點，可滿足隨時需要隨時供貨的需求，可提高采購效率，降低庫存，減少采購單位的資金占用，較適用于辦公設備、辦公用品、計算機及配件、文體用品、食品飲料、勞保用品、五金耗材、工器具及儀器儀表等物資。

二、電商平臺招標分析

由于市面上電商平臺數量較多，且各電商平臺經營范圍及對商品的定價機制不同，選擇適合企業的電商平臺是各企業招采部門關注的重點。

通過分析企業適用電商平臺采購物資特點，可知辦公家具、辦公設備、辦公用品、勞保用品等需求表現為零散但年度消耗量較大，一般年度預算均超過了各企業公開招標或比選的限額，因此建議采取公開招標（比選）方式選擇電商平臺。

1.資格要求

有別于設備采購項目側重于制造商，電商平臺項目適用范圍主要為常規辦公類物資，其市場競爭較為充分，因此其側重于電商平臺自身的供應鏈管理能力，因此應要求供應商擬投標電商平臺的商品為其自營商品。

另根據國家相關規定，電商平臺應具有《中華人民共和國電信與信息服務業務經營許可證》或《中華人民共和國增值電信業務經營許可證》。

2.招標采購評審因素分析

區別于一般設備招標項目，電商平臺項目招標時往往設定有招標采購范圍但是無法預估數量，且電商平臺經營的商品定價會隨市場波動而進行調整，不宜簡單套用常規設備招標策略。企業在選擇電商平臺時更多地考慮電商平臺的經營商品類別、商品數量、物流配送及售后服務等內容，而價格通常采用優惠率的方式進行比選，因此建議評審要素分為商務服務、報價評審兩部分。

（1）商務服務評審要素

商務服務評審主要側重于對電商平臺綜合實力及售后服務進行評價，旨在選擇適合企業采購范圍且能夠提供優良服務的優秀電商平臺，通常有電商平臺類似業績、商品種類及數量、倉儲物流、供貨時效、賬期與信用額度、售后服務體系、服務措施（含擬投入項目力量）、質量保證措施等因素。其中電商平臺類似業績可反映供應商的市場服務能力也可反映供應商的市場被認可程度；商品種類及數量反映了供應商的供應鏈管理能力；倉儲物流、供貨時效、賬期與信用額度、售后服務體系等主要反映了供應商接單后的服務能力；服務措施、質量保證措施反映了供應商對項目的了解程度及其擬在項目中投入的資源情況。

（2）報價評審要素

報價評審主要側重于對電商平臺的報價（優惠率）進行評價，意在降低企業的采購成本。

由于各電商平臺供應鏈水平不一，加之各電商平臺對商品定價機制不同，同一商品在各電商平臺上的定價千差萬別，故一般對商品價格優惠率進行評價（商品優惠率=減讓的價格/原價格x100%，其中原價格為電商平臺商品同期對外公布的價格），報價評審一般采用最低價最高分法。為了避免電商平臺采用標價虛高而大幅優惠以獲取報價評審得高分的現象，建議在進行報價評審前，由評標委員會在擬采購范圍內隨機抽取若干物資對各電商平臺對外公布的價格進行橫向比較，剔除價格虛高電商平臺后再進行價格評審。

3.招標采購方案設計

結合企業需求及電商平臺特點，建議從綜合實力與服務方案（商務服務）、優惠率（報價）兩個維度構建評價指標體系。

結合前期試點經驗及調研相關企事業單位電商平臺招標經驗，電商平臺采購更加側重于電商平臺的服務水平，在此基礎上引入競爭以進一步降低采購成本。因此建議電商平臺招標擬確定的電商平臺數量在3家及以上，招標采購實施時，可將商務服務評審權重設置稍高，而報價評審權重可稍低，建議可按表1分配。

表1 評標權重分配表

編制電商平臺項目招標采購方案時應結合企業需求合理設置評標要素及權重取值，如企業自建有辦公信息化平臺或者招標采購系統，可要求電商平臺介入其企業內部平臺或系統，則接口方案或接入措施等可列入評審范圍并賦予權重。結合筆者前期經驗，建議招標采購方案如表2所示。

三、電商平臺采購與管理

在確定電商平臺后，應及時簽訂合同并將電商平臺優惠率納入合同。企業在實施電商平臺采購時，一般流程如下：編制采購需求計劃→審核/審批采購需求計劃→電商平臺比價、擬定采購訂單→審批采購訂單→下達采購訂單→根據合同和訂單要求組織電商平臺供貨→驗收及入庫→考核評價與支付。

實施電商采購時應加強訂單管理，電商平臺服務質量主要關注配送速度與質量。下達訂單后，電商平臺應按合同（訂單）要求配送，企業則應加強質量驗收，詳見圖1。在合同中應明確所購物資質量要求、驗收標準、出現不合格品的解決方法及違約措施，其中驗收標準應明確且量化以確保物資質量。物資驗收時應嚴格按照合同約定，及時與電商平臺溝通處理不合格品，同時定期進行質量統計分析。

圖1 訂單管理

為有效鼓勵電商平臺競爭使其更好地為企業服務，建議企業建立考核相關制度并將其納入合同。其中考核可分日常考核評價和年度考核評價。考核的依據主要包括采購訂單的完成情況及售后服務情況。日常考核評價為對電商平臺所承擔的單筆訂單進行單次考核評價，主要考核該筆訂單的配送速度、送貨質量及售后服務等情況，其考核結果與月度支付掛鉤，詳見表3。年度考核評價為對電商平臺本年度整體服務工作進行的綜合考核，主要是對該電商平臺本年度所有訂單的日常考核評價進行匯總加權計算得出，其結果與是否續簽下一年度合同掛鉤，詳見表4。

表3 日常考核

表4 年度考核

四、電商平臺采購實踐

某企業于2018年試點引入電商平臺，采取邀請市場主流電商平臺逐一談判的方式確定電商平臺并與其簽訂合同。經過試點發現，對于辦公類物資采用電商平臺采購一般是當日下單三日內送達基本可實現辦公類物資零庫存，極大降低了采購成本并釋放了資金，同時發現部分通用類五金件、通用類工器具亦可在電商平臺采購，且單批次采購數量可為其最小包裝單位，有效解決了前期五金件需求量少無人應標的問題。試點期間也發現電商平臺側重點不同，產品覆蓋范圍不同，時常出現擬采購物品僅一家電商平臺提供，或都無電商平臺提供需通知電商平臺上架，而單獨通知某一電商平臺上架商品時存在利益輸送的可能。

經總結試點經驗后，結合企業實際情況，確定辦公設備、辦公用品、計算機及配件、辦公家具、文體用品、食品飲料、勞保用品、五金耗材、工器具及儀器儀表等為采購范圍，招標時明確要求電商平臺供貨范圍應包括以上內容。結合前期試點經驗，電商平臺有類似服務業績對項目了解較深入，提供的服務與質量均較優，因此在招標時增加類似服務業績、服務措施與機構、售后體系的評價因素。考慮到當日下單三日內送達的需求，招標時增加本地倉儲設施、配送物流措施等評價因素；考慮到降低資金占用的需求，招標時考慮信用額度（>500萬元）與賬期（>60天）的要求并根據電商平臺承諾的信用額度與賬期打分。為引入競爭并降低成本，入圍電商平臺數量5家，服務期3年，合同采取一年一簽方式實施，服務期內下一年度合同是否續簽取決于上一年度考核結果。項目在招標時采用綜合評估法，其中商務服務、報價部分權重取值按0.7:0.3設置，同時要求批量采購時可二次議價且優惠率不得低于合同約定。項目實施后，每筆訂單均根據入圍電商平臺的優惠率在各家電商平臺進行了橫向比價選擇價低者下達訂單，由于有效引入了競爭，進一步提升了采購效率，相比較試點階段，采購成本下降約3%。

五、總結

實踐發現，采用電商平臺采購可滿足企業對辦公類物資、食品飲料、文體用品、五金耗材、通用工器具與儀器儀表等商品的采購需求，同時可有效降低企業庫存、采購成本與資產壓力，有效提高了采購效率。

電商平臺采購雖已由試點轉為推廣實踐，但信息技術迅速發展，如何有效利用電子商務平臺與企業自身需求相結合，進一步提升采購效率，降低采購成本還需進一步總結、分析，不斷優化完善，以期為今后企業多元化招標采購提供參考。