紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理創(chuàng)新的研究

金桂芳

摘要：隨著全社會(huì)信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也開(kāi)始較多地應(yīng)用電子信息管理技術(shù)， 其與傳統(tǒng)的檔案管理方式產(chǎn)生了截然不同的變化，更加具有高效性。因?yàn)殡娮訖n案管理和紙質(zhì)版檔案管理兩種管理方式的同時(shí)并存，使得兩者的有效融合成為檔案管理工作的一個(gè)重要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;紙質(zhì)版;電子版;融合管理

引言

電子檔案最鮮明的特點(diǎn)即是能夠存儲(chǔ)大量的信息，這一特點(diǎn)剛好填補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在此方面的不足。在紙質(zhì)檔案管理中引入電子檔案的管理模式，使兩者相互融合和相互促進(jìn)，衍生了更為科學(xué)有效的管理模式。對(duì)于信息的大量、快速存儲(chǔ)和信息保存的安全性都具有重要的意義。

1 紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

自從造紙技術(shù)在中國(guó)發(fā)明以來(lái)，信息的書(shū)寫(xiě)和存儲(chǔ)變得越來(lái)越方便。中國(guó)的紙質(zhì)檔案經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。直到今天，紙張仍然被用來(lái)記錄信息，起著重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙張的種類(lèi)和性能也在不斷變化。在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，信息的傳播和記錄需要以紙質(zhì)形式完成。因此，紙質(zhì)載體具有鮮明的特點(diǎn)，檔案管理中的信息也主要通過(guò)紙質(zhì)記錄。通過(guò)檢索文件，可以快速找到要訪問(wèn)的文件，而無(wú)需使用其他輔助方法，具有穩(wěn)定性強(qiáng)、不受外界影響等優(yōu)點(diǎn)。在信息技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案管理就是利用紙張進(jìn)行檢索，檔案管理的效果很好，同時(shí)，紙質(zhì)檔案也可以長(zhǎng)期保存。

1.2紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)

與信息技術(shù)的應(yīng)用相比，紙質(zhì)檔案的不足也十分明顯。紙質(zhì)檔案需要使用大量的紙張來(lái)存儲(chǔ)信息，檔案需要占用很大的存儲(chǔ)空間。因此，檔案館（室）需要建立獨(dú)立的建筑物，并建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)存儲(chǔ)這些檔案。同時(shí)，檔案館（室）要采取防火、防盜、防潮、避光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵等措施，這需要大量的人力、物力，也浪費(fèi)了一定的資源。

2、電子檔案管理的特點(diǎn)

信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展是電子檔案管理出現(xiàn)的動(dòng)力。在此基礎(chǔ)上，檔案管理變得更加方便、高效、快捷，并形成了自己的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

（1） 管理的內(nèi)容更加多樣化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理相比，電子文件管理可以同時(shí)管理各種內(nèi)容，如圖片、音頻、視頻等。這些內(nèi)容的管理不能通過(guò)紙質(zhì)檔案管理來(lái)完成。它使檔案管理的內(nèi)容在基本文本內(nèi)容之外更加多樣化。

（2） 電子檔案管理載體小，存儲(chǔ)容量大。紙質(zhì)文件管理需要更多的紙張，而電子文件管理只需要將要管理的文件信息壓縮到計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間中，這可以通過(guò)一個(gè)小型USB閃存磁盤(pán)來(lái)完成。雖然USB閃存等存儲(chǔ)空間很小，但它存儲(chǔ)的信息量不容低估。

3、紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式的差異

目前，檔案管理模式的主要發(fā)展趨勢(shì)是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并存，并將持續(xù)很長(zhǎng)一段時(shí)間。然而，在共存與合作的過(guò)程中，兩種不同的檔案管理模式不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題和矛盾。為了更好地解決這些問(wèn)題，有必要分析兩者之間的差異。

（1） 紙質(zhì)檔案與電子檔案在存儲(chǔ)和管理環(huán)境上存在明顯差異。在管理過(guò)程中，電子檔案首先對(duì)電子設(shè)備的存儲(chǔ)空間有較高的要求，因?yàn)殡娮訖n案在存儲(chǔ)過(guò)程中占用的物理空間雖然不大，但對(duì)虛擬空間的要求較高。只有電子設(shè)備有足夠的存儲(chǔ)空間，才能保證電子檔案存儲(chǔ)的完整性。此外，電子設(shè)備本身也應(yīng)具有良好的性能，電子設(shè)備運(yùn)行越順暢，越有利于電子檔案的管理。

（2） 紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息獲取方式不同。在紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合過(guò)程中，檔案管理者由于工作的慣性，忽視了對(duì)另一種檔案管理模式的學(xué)習(xí)，這主要體現(xiàn)在兩種檔案管理模式的信息獲取方式上。有兩種不同的文件管理模式，一種傾向于使用電子設(shè)備進(jìn)行快速存取，另一種依賴(lài)于人工檢索，稍顯落后，存取速度無(wú)法與前者相比。

（3） 兩種檔案管理模式對(duì)管理者的素質(zhì)有不同的要求。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，檔案管理者所要求的基本素質(zhì)主要包括嚴(yán)肅、細(xì)致、整潔。他們不僅要知道紙質(zhì)文件的放置位置，還要隨時(shí)確保文件放置的整潔有序。然而，電子文件管理模式要求管理人員熟悉電子設(shè)備的操作，并能在必要時(shí)快速調(diào)出相關(guān)文件信息。

4改善措施

4.1完善檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)兩種檔案模式的整合，一是要完善信息技術(shù)條件下的檔案管理體系。檔案管理者應(yīng)更加重視電子檔案管理。按照現(xiàn)有的檔案管理模式，要結(jié)合信息檔案工作的要求，建立配套協(xié)調(diào)的檔案管理機(jī)制，確保信息檔案管理的有效性。二是全面管理。這兩種管理模式既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，要建立兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，做好兩個(gè)檔案的銜接工作。

4.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

目前，我國(guó)檔案管理的主要形式是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代電子檔案。其中，紙質(zhì)檔案管理應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，相對(duì)成熟。傳統(tǒng)的檔案管理方法在制度和人員方面都比較完善。要將信息技術(shù)融入現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理模式，就需要做好檔案管理的信息化建設(shè)。不同的單位和部門(mén)需要根據(jù)不同的需要選擇科學(xué)的檔案管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化工作。在紙質(zhì)檔案與電子檔案一體化管理中，兩種模式可以相互促進(jìn)，共同存儲(chǔ)。

4.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)也應(yīng)不斷加強(qiáng)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)已經(jīng)成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案是重要的信息，因此進(jìn)行檔案管理需要應(yīng)對(duì)很多復(fù)雜的工作。人員的工作質(zhì)量會(huì)直接影響檔案的完整性和安全性。因此，管理人員需要掌握電子檔案的儲(chǔ)存特點(diǎn)， 并要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和管理能力的培訓(xùn)，在工作中 不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善檔案管理手段，保證檔案工作的順利開(kāi)展。

4.4 加強(qiáng)兩種檔案的共存性和互動(dòng)性

現(xiàn)階段的檔案管理是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存模式，兩種模式都不能消失或取代對(duì)方。紙質(zhì)檔案應(yīng)用電子信息技術(shù)，可以更符合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)。 目前，需要提高紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動(dòng) ，促進(jìn)兩種方式的互補(bǔ)。兩種檔案的共存性十分顯著，電子檔案是近年來(lái)出 ?現(xiàn)的，而紙質(zhì)檔案時(shí)間較久，因此是管理的主體。對(duì)于目前很多的信息，例如：視頻等，需要對(duì)資料進(jìn)行儲(chǔ)存。 兩種存儲(chǔ)模式的融合，可以提高檔案管理的安全性。

5結(jié)語(yǔ)

信息數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息承載力提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)，而電子檔案的出現(xiàn)則剛好能夠滿足當(dāng)前環(huán)境下的存儲(chǔ)大量信息的需求。然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然具有一定優(yōu)勢(shì)，因此，需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合，以最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和優(yōu)勢(shì)。

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