機構改革后縣區檔案工作存在的問題及對策

□ 綏中縣自然資源事務服務中心 高 云 綏中縣檔案館 晉 軍

黨政群機構改革后，縣區黨政群機構和事業單位的檔案工作進展得如何，存在哪些方面的問題，怎樣來解決呢?近期，綏中縣檔案館就綜合檔案室的設立、檔案專兼職人員配備、檔案數字化、檔案移交、檔案人員培訓等10個方面的問題開展了問卷調查，收回調查問卷45 份。結合綏中縣檔案工作實際，作者進行了認真的分析，查找縣區檔案工作存在的問題，從中探討解決的辦法。

一、基本情況

調查對象占全縣部門總數的48.9%。其中，縣直機關21 家、鄉鎮17 家、事業單位7 家。從調查結果來看，70%以上的單位設立了綜合檔案室，配備了專兼職檔案人員，檔案也實行了集中統一管理。38 家單位設有專門保管檔案的檔案室。專科以上學歷檔案人員達到98%，接受過檔案培訓人員為31 人，達到了69%。

由此可見，綏中縣檔案工作有效開展，各單位的檔案工作有人做、檔案有人管、檔案有地方存放，接近半數單位檔案管理有了軟件，并開展了數字化工作，檔案專兼職人員文化程度和業務水平有了大幅度提升，全縣檔案事業呈現出良好的局面。

二、檔案工作存在的主要問題

1.部分單位檔案未實行集中統一管理。集中統一管理單位的全部檔案是我國檔案工作的基本原則。一個單位承擔著政府的部分職能，在工作中形成了大量的公務檔案，這些檔案反映了單位工作的全貌，應當由單位的檔案室集中統一管理。目前，在調查的單位中，有三分之一的單位檔案沒有實行集中統一管理，都是以各種理由為借口，在內設機構自行保管，管理方式方法也與檔案管理不相匹配，影響了檔案作用及價值的充分發揮?？梢哉f，違反了檔案管理工作的基本原則。

2.檔案管理的現代化水平不高。綏中縣整體檔案現代化管理水平不高，調查單位中僅有13 家單位配備了檔案管理軟件，占總數的39%；18 個單位開展了紙質檔案數字化工作，占總數的40%。鄉鎮檔案現代化管理水平要好于機關和事業單位。17 個鄉鎮中有8 個鄉鎮配備了檔案管理軟件，占47%；9 個鄉鎮開展了檔案數字化工作，占53%?？h直部門僅有3 家配備使用了檔案管理軟件，約占縣直總數的17%；6 家單位開展了紙質檔案數字化工作，約占縣直總數的35%。主要原因是部分單位的領導對檔案工作重視程度不夠，縣直部門在檔案管理現代化方面應繼續加強。

3.檔案人員專業化程度低。在調查中，檔案人員的學歷本科33 人，占總人數的72%；?？?1 人，占總人數的24%；其他占4%。文化程度較高，但業務水平偏低，沒有檔案專業畢業的人員。接受過縣以上檔案行政管理部門培訓的人員約占70%，仍有30%的人員沒有接受過培訓。檔案人員的業務能力和水平有待提高。未參加培訓人員中鄉鎮占50%，縣直占42.9%，事業單位占7.1%。鄉鎮和縣直檔案人員還需要加強檔案意識，參加上級部門組織的各種業務培訓。

三、解決的對策

檔案行政管理部門當前所面臨的重要工作就是及時有針對性地解決基層檔案工作中存在的問題，確保改革后各單位的檔案工作有效開展。主要應從以下幾個方面采取措施，解決問題。

1.強化日常監督檢查，建立約束機制。檔案集中統一管理，是單位檔案工作的基本原則，必須貫徹執行。部分單位的領導和工作人員檔案形成意識、歸檔意識較差，認為主要工作做好了，別的都不重要，尤其沒有認識到檔案如何歸檔、由誰管理的重要性。合并后的黨政群機關和事業單位，都是由多個單位合并或是不同單位的部分職能和人員并入后組合而成的，內設機構和職能均發生了相應變化。檔案行政管理部門要根據這種變化，一方面要以開展檔案檢查為主要方式，督促有關單位要集中統一管理本單位的檔案，做不到的要進行通報批評；另一方面，督促各有關單位建立健全檔案收集歸檔制度，明確單位工作人員的歸檔責任和有關科室的歸檔職責，并以績效考核等方式認真落實。此外，檔案行政管理部門還要指導各機關事業單位編制本單位的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明確機關文件材料歸檔和不歸檔范圍，使各機關單位的檔案人員在收集整理工作中有章可循。

2.加大投入，提高檔案管理現代化水平。檔案工作是單位工作的一個重要組成部分，是單位辦公室的一項重要職責。檔案在每個單位的日常工作中起到了重要的參考和依據作用?？梢哉f，檢索效率的高低，影響到單位整體工作的效果。因此，有必要提高現代化管理水平，加大投入力度，購買檔案管理軟件，開展紙質檔案數字化工作。通過軟件提高檔案的查閱效率，這也是加快推進“增量檔案電子化”的重要措施。同時，也是檔案移交到檔案館的必備條件。各單位要充分認識到檔案管理現代化的必要性，檔案行政管理部門應加大指導力度，提高我縣檔案管理的現代化水平，促進檔案事業的良性發展。

3.加強檔案人員培訓，提高業務工作能力。檔案人員的業務水平決定著檔案管理的水平，因此要提高檔案人員的專業水平。首先，要進行必要的檔案基礎理論知識和基本專業技能培訓，提高基層各單位檔案人員的業務素質和工作水平。其次，根據不同的檔案人員舉辦不同層次的檔案專題培訓，提升人員的基本素養，為檔案的日常管理工作提供人才儲備。最后，引導基層檔案人員通過自學等方式加強學習，提高業務能力和工作水平。