機(jī)構(gòu)改革后縣區(qū)檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

□ 綏中縣自然資源事務(wù)服務(wù)中心 高 云 綏中縣檔案館 晉 軍

黨政群機(jī)構(gòu)改革后，縣區(qū)黨政群機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)展得如何，存在哪些方面的問(wèn)題，怎樣來(lái)解決呢?近期，綏中縣檔案館就綜合檔案室的設(shè)立、檔案專兼職人員配備、檔案數(shù)字化、檔案移交、檔案人員培訓(xùn)等10個(gè)方面的問(wèn)題開(kāi)展了問(wèn)卷調(diào)查，收回調(diào)查問(wèn)卷45 份。結(jié)合綏中縣檔案工作實(shí)際，作者進(jìn)行了認(rèn)真的分析，查找縣區(qū)檔案工作存在的問(wèn)題，從中探討解決的辦法。

一、基本情況

調(diào)查對(duì)象占全縣部門(mén)總數(shù)的48.9%。其中，縣直機(jī)關(guān)21 家、鄉(xiāng)鎮(zhèn)17 家、事業(yè)單位7 家。從調(diào)查結(jié)果來(lái)看，70%以上的單位設(shè)立了綜合檔案室，配備了專兼職檔案人員，檔案也實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。38 家單位設(shè)有專門(mén)保管檔案的檔案室。專科以上學(xué)歷檔案人員達(dá)到98%，接受過(guò)檔案培訓(xùn)人員為31 人，達(dá)到了69%。

由此可見(jiàn)，綏中縣檔案工作有效開(kāi)展，各單位的檔案工作有人做、檔案有人管、檔案有地方存放，接近半數(shù)單位檔案管理有了軟件，并開(kāi)展了數(shù)字化工作，檔案專兼職人員文化程度和業(yè)務(wù)水平有了大幅度提升，全縣檔案事業(yè)呈現(xiàn)出良好的局面。

二、檔案工作存在的主要問(wèn)題

1.部分單位檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理單位的全部檔案是我國(guó)檔案工作的基本原則。一個(gè)單位承擔(dān)著政府的部分職能，在工作中形成了大量的公務(wù)檔案，這些檔案反映了單位工作的全貌，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案室集中統(tǒng)一管理。目前，在調(diào)查的單位中，有三分之一的單位檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，都是以各種理由為借口，在內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)自行保管，管理方式方法也與檔案管理不相匹配，影響了檔案作用及價(jià)值的充分發(fā)揮。可以說(shuō)，違反了檔案管理工作的基本原則。

2.檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。綏中縣整體檔案現(xiàn)代化管理水平不高，調(diào)查單位中僅有13 家單位配備了檔案管理軟件，占總數(shù)的39%；18 個(gè)單位開(kāi)展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，占總數(shù)的40%。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案現(xiàn)代化管理水平要好于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位。17 個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)中有8 個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了檔案管理軟件，占47%；9 個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)開(kāi)展了檔案數(shù)字化工作，占53%。縣直部門(mén)僅有3 家配備使用了檔案管理軟件，約占縣直總數(shù)的17%；6 家單位開(kāi)展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，約占縣直總數(shù)的35%。主要原因是部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，縣直部門(mén)在檔案管理現(xiàn)代化方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)。

3.檔案人員專業(yè)化程度低。在調(diào)查中，檔案人員的學(xué)歷本科33 人，占總?cè)藬?shù)的72%；專科11 人，占總?cè)藬?shù)的24%；其他占4%。文化程度較高，但業(yè)務(wù)水平偏低，沒(méi)有檔案專業(yè)畢業(yè)的人員。接受過(guò)縣以上檔案行政管理部門(mén)培訓(xùn)的人員約占70%，仍有30%的人員沒(méi)有接受過(guò)培訓(xùn)。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和水平有待提高。未參加培訓(xùn)人員中鄉(xiāng)鎮(zhèn)占50%，縣直占42.9%，事業(yè)單位占7.1%。鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直檔案人員還需要加強(qiáng)檔案意識(shí)，參加上級(jí)部門(mén)組織的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、解決的對(duì)策

檔案行政管理部門(mén)當(dāng)前所面臨的重要工作就是及時(shí)有針對(duì)性地解決基層檔案工作中存在的問(wèn)題，確保改革后各單位的檔案工作有效開(kāi)展。主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施，解決問(wèn)題。

1.強(qiáng)化日常監(jiān)督檢查，建立約束機(jī)制。檔案集中統(tǒng)一管理，是單位檔案工作的基本原則，必須貫徹執(zhí)行。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案形成意識(shí)、歸檔意識(shí)較差，認(rèn)為主要工作做好了，別的都不重要，尤其沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案如何歸檔、由誰(shuí)管理的重要性。合并后的黨政群機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，都是由多個(gè)單位合并或是不同單位的部分職能和人員并入后組合而成的，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和職能均發(fā)生了相應(yīng)變化。檔案行政管理部門(mén)要根據(jù)這種變化，一方面要以開(kāi)展檔案檢查為主要方式，督促有關(guān)單位要集中統(tǒng)一管理本單位的檔案，做不到的要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)；另一方面，督促各有關(guān)單位建立健全檔案收集歸檔制度，明確單位工作人員的歸檔責(zé)任和有關(guān)科室的歸檔職責(zé)，并以績(jī)效考核等方式認(rèn)真落實(shí)。此外，檔案行政管理部門(mén)還要指導(dǎo)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位編制本單位的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，明確機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍，使各機(jī)關(guān)單位的檔案人員在收集整理工作中有章可循。

2.加大投入，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案工作是單位工作的一個(gè)重要組成部分，是單位辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)。檔案在每個(gè)單位的日常工作中起到了重要的參考和依據(jù)作用。可以說(shuō)，檢索效率的高低，影響到單位整體工作的效果。因此，有必要提高現(xiàn)代化管理水平，加大投入力度，購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件，開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。通過(guò)軟件提高檔案的查閱效率，這也是加快推進(jìn)“增量檔案電子化”的重要措施。同時(shí)，也是檔案移交到檔案館的必備條件。各單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的必要性，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加大指導(dǎo)力度，提高我縣檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

3.加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作能力。檔案人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定著檔案管理的水平，因此要提高檔案人員的專業(yè)水平。首先，要進(jìn)行必要的檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和基本專業(yè)技能培訓(xùn)，提高基層各單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。其次，根據(jù)不同的檔案人員舉辦不同層次的檔案專題培訓(xùn)，提升人員的基本素養(yǎng)，為檔案的日常管理工作提供人才儲(chǔ)備。最后，引導(dǎo)基層檔案人員通過(guò)自學(xué)等方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力和工作水平。