武漢城市圈檔案信息資源共享的困境與對策

雷春蓉 王尹芹

信息時代，隨著公眾知情權的日益覺醒、《政府信息公開條例》的正式施行，公眾對檔案信息資源的價值越來越關注，對檔案信息量的需求越來越旺盛，對信息的公開與共享，特別是對政府信息的共享意愿越來越強烈。同時，武漢城市圈正處于建設“兩型社會”的關鍵時期，這對于武漢城市圈的各級領導都是嚴峻的挑戰，他們不僅要站在局部的角度考慮，還要樹立全局觀念統籌兼顧。檔案作為一種重要的戰略資源，在“兩型社會”建設中將發揮舉足輕重的作用，不僅需要檔案為工作決策提供可資借鑒的依據，而且需要城市圈各成員間的檔案信息資源實現互通和共享。因此，探討武漢城市圈檔案信息資源共享迫在眉睫而且意義重大。

一、研究武漢城市圈檔案信息資源共享的意義

1.相關概念。武漢城市圈，又稱“1+8”城市圈，是指以武漢為圓心的100 公里半徑內，整合包括黃石、鄂州、黃岡、孝感、咸寧、仙桃、天門、潛江周邊8 個中小城市所組成的城市圈域[1]32。城市圈檔案信息資源共享是指以一個中心檔案事業為依托，采用現代高新技術手段，將記載人類歷史，傳承人類文明的檔案信息資源加以整合，構建檔案信息資源共享中心，通過檔案信息資源網絡傳輸系統，以一定的方式和手段，對用戶提供信息的傳輸和利用, 實現檔案信息資源最大范圍的共享。本文特指在城市圈內打破隸屬系統部門關系，消除地域限制，實現在9 個城市中的任意一個城市都能共享利用其他8 個城市的檔案信息資源。

2.研究的意義。通過對武漢城市圈檔案信息資源共享的研究，一是為推進圈內檔案信息基礎設施建設、加快公共信息平臺建設，減少“信息孤島”現象、提高檔案信息資源共享程度，推進武漢城市圈檔案信息基礎設施一體化進程；二是促進圈內檔案事業的可持續發展，通過合理配置檔案資源，優化檔案資源結構來加強圈內檔案部門檔案信息交流和合作，為圈內各市在國民經濟和社會發展中形成更緊密的聯系作出檔案部門應有的貢獻，從而為武漢城市圈檔案信息資源共享戰略規劃的制定提供一些參考和借鑒，提高武漢城市圈檔案信息資源的綜合競爭力，為武漢城市圈的建設提供更多的檔案信息資源和更好的檔案信息服務。最終逐步實現全國檔案信息資源共享的大目標，實現全國甚至全球檔案信息資源的共享，充分發揮檔案信息資源在信息社會中的優勢和價值。

二、武漢城市圈檔案信息資源共享的困境

在武漢城市圈實現檔案信息資源共享不是一蹴而就的，還面臨一些亟待解決的難題。

1.統籌規劃缺失。檔案信息資源共享工作是一項長期的、系統的工作，涉及各檔案館之間的合作及檔案館外有關部門的配合。我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，實踐中統一領導只是宏觀指導，而無強制性。而武漢城市圈作為9 個相互獨立城市的“聯合體”，其檔案相關機構的領導體系并不統一。城市圈內各檔案機構都是相對獨立的，各自為政，各行其是，沒有一個專門的組織機構來進行管理和協調。因此，武漢城市圈各部門、相關產業的檔案信息難以實行一體化管理，在檔案信息資源共享建設中遇到了地區分割和行政體制等方面的障礙。

2.共享平臺建設不到位。要真正實現武漢城市圈檔案信息資源共享，最重要的就是要構建一個檔案信息資源共享平臺，但是目前的共享平臺建設不到位。這個共享平臺既要滿足武漢城市圈內各市檔案管理的需要，又要面向社會為公眾提供檔案信息資源服務，這一共享平臺的設計是較為復雜的。它需要在兼具便捷性、高效性、全面性和易操作性的同時，又要考慮其與檔案部門信息技術水平和檔案信息化程度的兼容性，其設計和構建難度無疑是倍增的。但是，如果在檔案信息資源共享建設中缺少了這個管理系統，那么檔案信息資源共享無疑是一場空談，很難真正地實現，因此共享平臺的建立迫在眉睫。

3.共享標準不夠完善。目前，全國尚無統一的檔案信息資源共享標準。城市圈檔案信息資源共享首先面臨的就是資源的整合，資源整合的前提就是館藏檔案的數字化。檔案數字化工作的相關標準總體上制定了很多，內容涉及紙質檔案數字化的格式、檔案管理系統的功能及數字檔案館的建設規范等，但檔案數字化工作的相關標準大多為推薦標準，沒有強制約束力，而且對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面尚未作出統一的標準與規范[2]51-53。圈內各個檔案部門所使用的數據庫、程序開發語言以及檔案軟件的支撐平臺各不相同，導致圈內各機構之間標準不統一，信息化建設各自為政，形成了大量的“信息孤島”，不可避免地增加了檔案信息資源整合的難度，進而影響到城市圈檔案信息資源的共享。

4.專業人才匱乏。檔案信息資源共享的實現需要檔案人員除了具備扎實的檔案專業知識，還須具備計算機應用基礎知識、網絡技術知識、數字化技術知識等相關信息技術知識。現在的檔案工作人員現狀是：老一輩的檔案工作人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但對于電子文檔形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術知之甚少；而年輕一輩的檔案工作人員僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻不甚了解[3]41。專業人才的缺乏導致圈內檔案館的檔案信息化工作起步困難，可用于整合共享的高質量數字化檔案信息資源十分有限。這種情況如果得不到改觀，真正意義上的檔案信息資源共享將舉步維艱，因此專業人才的匱乏已成為制約武漢城市圈檔案信息資源共享平臺建設與發展的瓶頸。

三、實現武漢城市圈檔案信息資源共享的對策

1.成立協調共享工作機構。為了打破檔案信息資源共享建設中遇到的地區分割和行政體制等方面的障礙，協調各方關系與平衡各方利益，就要有一個權威的協調機構來負責組織城市圈內各檔案部門信息資源共享的運行，使城市圈內各檔案部門和公眾都能夠充分共享不同來源的檔案信息資源。共享服務的協調機構是實現城市圈檔案信息資源共享的組織保障，協調機構的運行模式將影響圈內檔案部門之間的交流協調程度與檔案信息資源的共享互通程度。不妨成立武漢城市圈檔案信息資源共享領導小組，其主要職責是建立共享標準規范，提供共享參考方案，指導成員館開展共享工作。領導小組建議由湖北省檔案主管部門或武漢市檔案管理部門牽頭，城市圈內各檔案館主要負責人參加。成立的專門機構可以實現武漢城市圈檔案信息資源共享的管理，統籌規劃、分工協作，實行區域管理一體化，突破區域行政壁壘，形成城市圈檔案信息資源共享建設合作共識[4]14-15；可以協調共享工作中投入的資金和人力資源等，避免重復勞動和資源的浪費；同時，可以對共享工作進行規劃，保證共享工作正常進行。

2.構建共享平臺。構建武漢城市圈檔案信息資源共享平臺要結合圈內9 個城市的檔案管理和應用的實際情況，遵循安全性、可靠性、實用性、可操作性等基本原則，進行統一規劃和管理。共享平臺包括：（1）網絡平臺。《武漢城市圈總體規劃》提出，通信網絡建立的目標為逐步建設數字城市和網絡城市圈，建成以武漢為中心、城市圈內各區信息網絡互聯互通的寬帶骨干傳輸網絡。城域網的規劃建設無疑為城市圈檔案信息資源的共享提供了快速高效的網絡平臺。（2）檔案數據傳輸平臺。武漢城市圈檔案信息資源共享系統最好部署在政務內網，需要通過專用網絡通道將圈內的檔案數據上傳到系統服務器，上傳的數據必須是允許公開的檔案信息。數據傳輸過程中要進行加密處理，確保檔案數據不被泄露和篡改，保證數據的真實性、有效性、原始性。（3）檔案信息檢索平臺。為用戶提供公開檔案（包括目錄、部分全文）的檢索功能。用戶通過系統提供的檔號（題名、主題詞、起止時間）檢索、全文檢索、跨庫檢索、高級檢索等各種檢索途徑，利用計算機、手機、平板電腦等終端訪問系統，利用平臺提供的檔案目錄（全文）查看、打印、下載等功能，共享系統提供的各種服務。（4）管理平臺。管理平臺是為了保證共享平臺在安全的環境下正常運轉，并支持各個模塊。模塊包括數據管理、用戶管理、權限管理等眾多模塊。管理系統要具有靈活性、通用性、易操作性，便于后期的擴展和維護。

3.健全共享標準規范。城市圈檔案信息資源共享的標準系統應包括四個大類：總體標準（檔案資源共享的總體框架、術語標準和其他綜合標準）、技術標準（網絡基礎設施標準、數據庫建設標準、檔案信息安全標準等）、管理標準（檔案資源管理系統測試和評估、評價體系）、工作標準（日常工作與服務標準規范、工作流程等）[5]33-34。總體標準需要武漢城市圈檔案信息資源共享的協調機構主導，其他的細節標準要求圈內各檔案部門提高彼此間在操作方式、資源認識、數據描述上的一致性、互操作性，進而從管理、業務和技術等層面上形成一個標準體系，為城市圈檔案資源共享中的信息交互和安全長遠保存提供規范依據。標準與規范體系的健全不僅對城市圈檔案信息資源共建共享提供保障，還為城市圈檔案信息資源的規模分析與長久保存提供保證。

4.加強安全管理。網絡安全和信息安全是開展武漢城市圈檔案信息資源共享的“定心丸”。由軟硬件安全、網絡安全、用戶操作安全等安全風險帶來的網絡故障、信息失真泄密、信息缺失行為時有發生，對檔案信息資源在共享系統進行網絡傳輸利用造成了巨大威脅。因此，武漢城市圈檔案信息資源共享系統的建設必須要加強安全防范意識，采取諸如加密設備、防火墻、入侵檢測系統、漏洞掃描、防止病毒軟件、VPN、安全認證系統、安全審計系統等技術手段，保證檔案信息管理系統運行安全、可靠、穩定；建立和完善檔案數字化、應用系統、數據庫管理等各個環節的檔案信息安全規章制度，建立檔案數據備份和災難恢復機制，提升在病毒防護、網絡防護、漏洞修復、訪問控制等方面的技術水平和應用能力。多管齊下，才能確保武漢城市圈檔案信息資源共享的安全。

在信息技術飛速發展的當下，面對“網絡化、實時化、共享化”的發展潮流，城市圈檔案信息資源的共建共享需要樹立數據共享、互利雙贏的開發與管理理念，增強大局意識，弘揚團結協作的精神，克服行政區劃和層級體制方面的障礙，同時也要注重人才的引進和培養，構建武漢城市圈檔案信息資源共享網絡平臺。只有按照建設“兩型社會”的要求并結合實際，制定好規劃部署，拓寬檔案部門服務領域，才能滿足武漢城市圈“兩型社會”建設中的檔案信息資源需求。