地方高校科研檔案管理系統功能優化
——以青島大學為例

朱曉明

地方高校是我國高等教育體系的主體，也是科技創新的主力軍。“十二五”以來，隨著國家對科技創新的重視程度和投入力度持續加大，地方高校科研產出也開始快速增長。同時，各類科研檔案管理的工作量也大幅增加，利用新技術手段打造科研檔案管理系統已成為高校的迫切需求。近年來，國內一流大學如清華大學、北京大學、浙江大學等，紛紛在科研檔案信息化建設上發力，已基本建成符合學校發展需求的科研檔案管理系統。而大部分地方高校在科研檔案管理信息化建設上還處于起步階段，新形勢下如何優化科研檔案管理系統的功能，是地方高校必須面對和亟須破解的重大課題。

一、優化科研檔案管理系統的總體思路

1.助力信息共享與一網通辦。信息共享是提高信息資源利用率，避免在信息采集、存儲和管理上重復浪費的一個重要手段。科研檔案管理系統作為高校信息化建設的重要內容，系統的設計必須服務于數據共享，數據的采集必須滿足校內大數據交換的需求，科研電子檔案數據接口規范應統一，對部分科研檔案信息還應考慮未來校與校、校與地、校與企間的信息交換需求，共享資源與跨界融合將是未來科技創新的制勝法寶[1]22。當前很多高校在建設“一網通辦”辦事大廳，科研檔案管理系統中的有關辦事流程也要與大廳實現對接。

2.助力科教融合與創新創業。科教融合是世界一流大學辦學的核心理念，高水平科技創新與高層次人才培養的密切結合，已經成為大學教育教學規律[2]2。科教融合的核心思想是把優質科研資源轉化為育人資源和優勢，把學生參與科研作為一種有效的教學形式。伴隨著創新驅動發展上升為國家戰略，提升大學生創新創業能力也成為高校人才培養的重大任務。科研檔案管理系統作為科研資源庫，必須面向學生開放，方便學生查詢教師的科研成果，方便師生組成探究式學習共同體，打造知識創新交匯點。

3.助力考核評價與學科發展。作為“雙一流”建設的重要參與者，地方高校追求學術卓越的愿望空前迫切，越來越多的地方高校開始把科研考核作為激發教師活力、提升科研水平的重要抓手。科研檔案管理系統不能僅作為一個科研成果階段性存檔的工具，而應具備菜單化、流程化的考核管理模塊，實現對二級單位和科研人員的分類考核。在“雙一流”建設大背景下，加快推進一流學科建設成為地方高校的戰略選擇，科研檔案管理系統還應具備精細化、多維度的數據統計分析功能，助力學科評估，服務學科發展。

二、青島大學科研檔案管理系統的功能優化

1.優化基礎資源管理功能。青島大學2020 年開發的新科研檔案管理系統（以下簡稱“新系統”）的基礎資源管理包括科研隊伍、基礎平臺、科研辦公三個模塊。科研隊伍模塊是對從事科研活動的人員和機構的管理，精準化、動態化的人員和機構管理是開展科研檔案管理的基礎。新系統的人員和機構信息均實現了與學校智慧校園大數據中心的同步，支持基于人員、機構信息的各類科研檔案搜索、統計；新系統還實現了統一身份認證，師生可以通過學校網上辦事大廳一鍵登錄。基礎平臺模塊是對學校各類科研平臺的管理，新系統中科研平臺的人員只需從科研隊伍中選擇即可，并且支持同一科研人員加入不同科研機構。科研辦公模塊主要實現信息和文檔共享功能，一是將新系統“通知公告”欄目信息與科研處網站、OA 辦公系統同步；二是將科研人員、項目、論文、專利等信息的查詢功能向學生開放；三是將項目申報書、責任書、合同范本、科研工作總結、數據統計報表等科研文檔共享，切實方便師生開展科研創新活動。

2.優化科研項目管理功能。新系統新增數據導入和統計分析功能，項目基本信息均可由科研處管理員集中導入，同時可按照項目信息的所有字段,如項目級別、所屬單位等，生成柱狀、折線、餅狀等數據統計圖。在縱向項目管理上，新系統基于項目全生命周期管理理念，會根據設置的時間范圍自動向項目負責人發送中檢消息，負責人收到消息后提交中檢報告；會自動在允許結題日期范圍內向項目負責人發送結題消息，負責人收到業務消息后，提交結題材料和結題報告。在橫向項目管理上，新系統以合同為主線實現項目在線流程化管理，具體包括進賬合同審簽、備案、認定、變更、合同類別設置、預算標準設置、合同模板設置等功能[3]9。在校級項目管理上，新系統將大學生“雙創”培育項目納入管理范圍，進一步減少了重復建設，同時也將推進科教融合，助力“雙創”人才培養。

3.優化科研經費管理功能。新系統能夠定期從智慧校園大數據中心抓取財務系統的項目經費收入、支出記錄，便于科研管理人員掌握經費執行情況，及時向項目負責人發出經費預警信息。部屬高校科研項目多、經費多，項目經費到款認領、撥款、發票申請、預算調整、結余經費結轉等業務量十分龐大。部屬高校必須建立科研、財務數據一體化系統，科研與財務管理人員各司其職，每一節點都要設置經辦人、審核人，并且要完善加密手段。地方高校項目、經費相對較少，在科研經費管理上往往是依托財務管理系統，通過給科研處管理員授權，對科研人員提交的經費業務申請進行初審，財務處管理員終審。地方高校在缺乏工作經費、工作人員等情況下，這也是一種相對成熟和安全的過渡手段。地方高校雖然在短期內無法實現科研、財務一體化，但可實現財務數據的階段性共享。

4.優化科研成果管理功能。新系統在學術論文管理方面具有刊物級別設置、論文期刊源設置等功能，科研處可以根據內置的期刊源庫,如“中國科技期刊卓越行動計劃入選期刊”等，定制學校的期刊級別，對論文進行分級管理。新系統實現了與WOS、EI、知網等數據庫的對接，可實時獲取平臺上學校的論文數據；實現了網絡論文對接后的智能推送、個人認領功能。新系統在專利管理方面實現了對專利的申請、公開和授權全過程的記錄和跟蹤，并具有專利年費預警功能。隨著學校對國內外學術交流合作的日趨重視，新系統增加了學術交流模塊，擴大科研檔案收集范圍，對主辦會議、學術講座、參加會議、人員派遣、人員接收等檔案材料進行全面管理。

5.新增科研考核管理功能。新系統設置了科研考核管理模塊，具有考核方案設置、計分細則設置、崗位標準設置、分攤方案設置等功能。科研處管理員需在考核前做好以下準備工作：一是設置考核對象的計分細則；二是設置考核結果的分攤細則；三是在考核方案下設定崗位標準（如需進行崗位考核）。完成準備后可啟動考核工作，主要包括以下環節：第一，創建考核批次。管理員設定考核成果起止時間范圍，僅在考核時間范圍內產生的成果才能參與考核。第二，考核人員（機構）導入。新系統提供人員（機構）導入模板，科研處管理員可根據模板整理參與考核人員（機構）信息，并進行批量導入。第三，問題反饋。考核啟動后，參與考核人員可在系統中對考核結果進行確認，針對問題考核數據，可通過系統向考核管理員進行反饋。第四，考核監控。管理員可實時監控各單位考核結果確認情況，可針對進展程度進行催辦，可對科研人員反饋的問題數據進行分值確認。第五，考核結束。考核日期截止后，考核自動結束，未進行確認的考核結果默認數據無誤。第六，數據備案。管理員可對考核數據進行批量導出備案。

三、科研檔案信息化建設的保障措施

1.加強科研檔案管理隊伍建設。系統建設最關鍵的因素是人，建立有效的工作團隊，加強組織和領導是科研檔案信息化建設順利開展的重點。學校一方面著力培養一批熟練掌握現代信息技術的科研檔案管理人才，圍繞科研處、科研成果轉化中心等職能部門打造一支高素質負責任的管理隊伍，每個人負責自己分管的項目、論文、獎勵、專利、學術交流等功能模塊的維護工作，定期導入、審核科研檔案。另一方面著力在學院建立一支穩定的科研秘書、科研助理隊伍，并增強科研人員參與科研檔案管理的主人翁意識。科研人員不僅是系統的使用者，也是系統的建設者，科研人員及時補充完善科研檔案信息，是系統能夠持續運行的基礎。

2.加強科研檔案管理體制建設。科研檔案管理系統的建設不僅是要把原來的線下工作流程轉化為線上工作流程，還需要理順流程的各個環節，特別是要改進原有工作中冗余的、不合理的環節，發現并找到那些由于歷史原因或者疏漏造成的管理死角，要用政策去引導、用制度去規范，要建立一套與先進的信息技術手段相適應的科研檔案管理模式與工作流程。首先，學校完善科研檔案管理工作制度，將科研檔案管理制度完全納入學校科研制度范圍內，防止科研檔案管理工作與科研創新工作相脫節[4]33。其次，學校將科研業績獎勵與科研檔案管理工作結合，沒有錄入系統的業績不予認定。第三，學校正探索將科研檔案管理情況納入學院年度科研工作考核，對先進單位、個人予以表彰。

四、結語

信息化已成為科研檔案管理工作的新動力，建設科研檔案管理系統已成為高校科研管理改革的重要手段，這是高校科研管理體制改革和創新的必然趨勢[5]242。但科研檔案管理系統的建設也是一個極其復雜與耗時的工程，例如，清華大學建設了科研人員系統、項目管理系統、機構管理系統等15 個子系統，歷史檔案補錄、系統磨合優化、職責流程梳理等每一環節都不是一蹴而就的。地方高校不能盲目照搬部屬高校的模式，而是需要在實踐中不斷摸索、總結，根據自身科研檔案管理工作實際來設計管理系統，只有如此才能更好地展現出信息化的作用，進一步推動科研檔案管理規范化、精細化和科學化，助力學校“雙一流”建設。