RPA財務機器人在企業財務智能化轉型中的應用

郝海霞

（河北經貿大學，河北 石家莊 050051）

RPA財務機器人可以將財務領域內的各項業務梳理加工，再經過RPA技術轉到業務流程自動化系統中，減少財務人員工作壓力，避免手工操作。RPA機器人的運行在一定程度上可以代替財務人員完成各項操作，優化財務會計流程，降低企業人力資源成本，提高企業財務工作效率，促進企業財務的智能化轉型與升級。

1 財務機器人應用背景

一般情況下，財務共享中心主要依靠信息化技術手段解決財務核算中煩瑣且重復的工作，但傳統IT信息化解決的主要為數據流轉問題，想要打通各系統之間的空間限制，實現數據的全方位貫通，財務共享中心的日常業務還面臨著較多問題。比如，IT技術自身存在缺陷導致財務人員不同意靠技術解決問題，特別是在數據錄入方面，有時財務人員依然人工操作。再比如財務共享外部稅務或海關系統，因各種原因無法和企業內部ERP相互銜接，系統操作與數據下載不支持在同一平臺完成。RPA就是指機器人流程自動化，即代替人們在計算機設備中完成復雜且重復的工作，可以說RPA財務機器人也是一套電腦軟件，模擬人的操作，通過預先設定的程序和用戶交互完成任務，模擬人類復制粘貼以及點擊、輸入等重復性能操作，從而優化企業財務管理流程[1]。

2 RPA財務機器人在企業財務管理中應用特點

2.1 代替簡單重復工作

財務工作中，有的環節需要人工不斷操作，RPA財務機器人可以降低企業人力成本，消除人為操作失誤，提高工作效率和財務處理質量。比如財務信息根據成本中心傳遞，對其中已經產生的資產投資、成本費用、預算信息進行登錄，這些信息需登入不同系統，并應用相應命令將數據維護到資料庫內，海量信息維護會耗費人員精力，所以機器人的使用不僅可以提高信息維護速度，還能在最短的時間內處理大量重復性業務[2]。

2.2 24小時不間斷工作

以往的人工模式下，財務人員工作時間受限，工作量較大時，人們的常規工作時間無法滿足業務需求，只能加班完成，但這會影響財務工作質量。比如企業每個月的月末應收賬款業務量十分龐大，積壓的銷項發票與記賬憑證等待匹配，這類高強度工作可以依靠RPA財務機器人的處理程序，通過機器人不間斷工作彌補人工疲勞操作的缺點，降低人為誤差。由此可見，RPA財務機器人更加適用于24小時全天候的業務工作。

2.3 快速部署實施

財務人員會利用不同辦公軟件和企業內部ERP系統提高自身工作效率，但系統之間難以相互聯通，這將導致業務需要在各個軟件系統內游走。與以往的技術軟件不一樣，RPA財務機器人主要受過程驅動，只會運行在系統和軟件表面，對原本的IT體系不會造成改變。RPA機器人可以兼容不同系統，通過模擬人的閱讀與操作方式，在不改變系統運行的情況下完成任務。

3 RPA財務機器人在企業財務智能化轉型中應用

3.1 在費用報銷業務中應用

由于企業費用報銷業務中會涉及較多人員，對財務機器人的使用頻率很高，RPA財務機器人的應用流程大致如下：1）報銷單據接收。作為報銷的關鍵內容，發票在企業中有著重要地位，以往企業會使用紙質發票，發票在郵寄、錄入和報銷期間可能出現遺失或損壞問題。而基于RPA財務機器人的發票運作模式不同，不僅克服了以上問題，還能將各部門提交的單據與發票統一采集，由機器人通過OCR掃描后自動識別，經過分類匯總和分發傳遞完成發票前期處理工作，再由機器人對發票信息自動生成相應的報銷單據。報銷員工登錄報銷平臺后只需選擇自己提交的信息就能提出報賬申請，全程高效率。2）智能化審核費用報銷。報銷單據在報銷之前需要經過真實性審核，信息排查時也會自動匯總到收支數據庫，與財務系統內的數據進行一致性對比，一致后才能轉入財務部門，并依靠大數據技術生成記賬憑證，RPA財務機器人對憑證自動審核。審核之前技術人員需要在費用報銷系統嵌入相應的審核規則，機器人按照提前預設的規則進行審查，驗證發票真偽，審核后做好結果的記錄工作。3）自動付款。審核之后的報銷單可以自動生成付款單，并進入資金結算處生成支付指令，RPA財務機器人按照指令信息填寫付款信息，確認后將信息提交給網銀進行付款即可。4）賬務處理。機器人付款前，報銷申請人會在各種結算方式中選擇常用的確認收款，資金核算處生成付款憑證，隨后經過提交和過賬生成財務報告，RPA財務機器人將報告提交給上層管理者，此時企業費用報銷業務正式結束[3]。

3.2 在財務核算中應用

企業財務關聯交易中，往來對賬屬于企業的日常工作，財務人員需要進行賬務勾稽，這項工作費時費力，如果核對不及時將有可能導致工作擠壓，對后續企業財務報表的生成造成影響。利用RPA財務機器人，企業財務可每月將通知單月底自動勾稽，實現企業關聯交易的自動化核對。企業財務付款業務中，機器人可實現管理單據關聯，比如經過審批之后的付款申請單關聯為付款單，批量生成憑證之后，依據憑證審核規則對會計憑證進行自動審核，再通過RPA程序完成自動化操作，降低人員對系統的干預。單據審核工作中，RPA財務機器人可模擬人工審核單據，判斷是否存在審核未成功付款或通知單ERP校驗成功但未上傳財務系統[4]。為了提高財務核算效率，有必要設置專門的軟件核實，通過軟件控制輔助核算編碼編制規則。財務機器人收到信息后自動錄入的準確率可以達到100%。

3.3 在采購到付款流程中應用

RPA財務機器人在該項業務中的應用需要經過以下流程：1）請款單處理。先進行常規采購流程，采購人員填寫申請單，由業務和采購部門審核確認后開始采購預算。優選供應商，制定采購評估方案，簽訂合同后制定采購訂單，并按合同時間催貨，收貨后進入請款流程。企業采購部根據訂單信息編制請款單，財務部對信息進行審核后，借助RPA財務機器人對OCR和圖像處理功能整合，完成對請款單信息的自動識別的掃描。這時RPA財務機器人在ERP系統錄入請款信息，核對入庫單和發票信息，保證信息一致，核對之后將付款信息錄入系統，記賬后開始進入付款業務環節。2）采購付款。機器人依據信用期順序提交付款申請，逐一核查付款單中的各項信息，核對后提交付款系統執行操作。3）供應商對賬、財務模塊內設置對賬操作的觸發時間，RPA財務機器人對供應商展開管理，依據模擬人工數據錄入的辦法，借助爬蟲程序對招標中的供應商代碼、采購等數據自動化采集，機器人登錄財務模塊提醒供應商網上對賬。收到請求后，供應商向企業提供采購信息，機器人開啟對賬外掛程序，完成所有信息的核對，供應商確認對賬結果后向企業開具發票。

3.4 在資金管理流程中應用

作為企業財務管理中的重要組成部分，資金管理主要包含專項資金、流動資金、固定資金管理三部分內容。RPA財務機器人的應用主要如下：1）銀企對賬。以往的對賬需要工作人員登錄系統下載銀行對賬單，將其轉為Excel表格模式后導入企業財務核算系統，再對賬生成余額調節表。RPA財務機器人在銀企對賬中，機器人可運行柜面管理系統，在網銀內選擇對賬單，在財務核算系統內選擇賬務數據，通過兩方數據的核對比較自動出具余額調節表，直到所有賬戶核對完成。2）現金管理。技術人員將現金上劃線嵌入系統，RPA財務機器人以此為基礎自動執行企業現金計劃信息采集和整理、歸集等活動，并應用智能算法，對企業資金收支展開監控，科學考慮支付金額后計算企業的資金最優組合，實現對資金的優化配置，避免不必要的浪費[5]。3）收付款處理與支付指令查詢。RPA財務機器人在保證供應商與企業訂單信息一致的情況下，系統可直接進入收付款環節。RPA財務機器人在發出資金支付指令后可以自動查詢支付結果，并采用郵件的方式反饋查詢結果。

3.5 在稅務管理流程中應用

實際上，RPA財務機器人在企業稅務管理工作中已經應用得十分成熟，其中包含自動納稅申報、稅務數據獲取與維護、涉稅信息核對等多個流程。RPA財務機器人納稅申報流程如圖1所示，相關內容大致如下：1）納稅申報準備。依靠RPA財務機器人自動化工具，在期末通過財務人員預設的腳本登錄系統，提取固定資產賬目、試算平衡表，對其中數據加以分析，在系統內批量導出增值稅認證數據和財務數據。2）獲取稅務數據，為企業納稅申報底稿的編制提供幫助，以企業基礎信息為基礎，確保所有數據信息的真實有效。3）對涉稅數據信息認真核對。RPA財務機器人需要對稅務、進項稅或預繳稅金等需要調整的信息做出調整，再利用機器人預設的校驗公式對財務和稅務科目展開數字校驗，通過校驗后由機器人將數據統一放在文件內，財務人員最后對數據進行審查即可。4）納稅申報。審核數據后，借助RPA財務機器人的自動化工具執行納稅申報任務，登錄系統后自動導入底稿數據，以特定的邏輯生成申報表，機器人再根據表中內容填寫信息。5）賬務處理。對涉稅項目做好賬務處理，科學編制稅務分錄，RPA財務機器人根據企業實際繳稅與納稅情況計算企業資產和負債金額，完成入賬工作。6）開具增值稅發票并驗證發票的真實性。依靠專用軟件開具增值稅發表，通過發票票面信息或登錄相關平臺對發票真偽進行驗證。

圖1 RPA財務機器人納稅申報流程

4 總結

綜上所述，通過應用RPA財務機器人能夠極大程度地降低企業票據驗證、報銷、紙質信息錄入、系統對賬等業務流程中煩瑣且重復的手工操作難度，提高工作效率。將RPA財務機器人用于費用報銷、財務核算、采購到付款、資金管理、稅務管理等環節，加強對日常財務數據的高效檢查與核對，提高企業資金調撥效率，從而推進財務共享與智能化發展。