對(duì)Excel計(jì)算表中常見人為差錯(cuò)控制方法的研究

饒志歡

摘要：基于簡(jiǎn)單易用、所見即所得和豐富函數(shù)庫等特性，Excel作為日常生活工作中最常用的辦公軟件之一，常用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和簡(jiǎn)單的計(jì)算工程，甚至作為一些小規(guī)模業(yè)務(wù)或者中小型企業(yè)的數(shù)據(jù)庫使用。然而，界面非十分友好，若涉及大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)輸入、單元格移動(dòng)、公式復(fù)制及粘貼等操作，常容易出現(xiàn)各類人為差錯(cuò)，使得計(jì)算結(jié)果有了極大的誤差。本文擬分析常見差錯(cuò)產(chǎn)生的原因，采用Excel自帶的各類功能給出嘗試解決方案，設(shè)計(jì)差錯(cuò)控制和行為引導(dǎo)，盡可能減少人為誤差的可能。

關(guān)鍵詞：Excel表格設(shè)計(jì)? 差錯(cuò)控制? 行為引導(dǎo)

一、總述

Excel作為最常用的工作軟件之一，在石泉水電廠實(shí)際工程中也有了較廣泛的應(yīng)用，如水調(diào)年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、日常監(jiān)測(cè)數(shù)值統(tǒng)計(jì)與計(jì)算、電量日?qǐng)?bào)表統(tǒng)計(jì)等，在日常工作中發(fā)現(xiàn)，囿于個(gè)人Excel使用技能的高低，無論是計(jì)算表編制和使用人員，都存在各種人為差錯(cuò)，主要表現(xiàn)在：計(jì)算表格可視化設(shè)計(jì)不到位，導(dǎo)致數(shù)據(jù)查找輸入麻煩且易錯(cuò);計(jì)算公式被誤改、復(fù)制錯(cuò)誤、單元格異動(dòng)導(dǎo)致配套計(jì)算公式變化等，使得計(jì)算結(jié)果出錯(cuò);人工數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，但沒有設(shè)置數(shù)據(jù)校驗(yàn)、誤差分析等功能，無法及時(shí)校正數(shù)據(jù)等。

針對(duì)以上問題，本文基于Excel 2007及以上版本中，加強(qiáng)Excel計(jì)算表的編制方法和使用人行為引導(dǎo)，全部使用軟件自帶功能，逐一研究常見問題的解決方案。

二、Excel計(jì)算表中人為誤差解決實(shí)例

1.Excel計(jì)算表格可視化

一個(gè)合理的軟件或計(jì)算表格設(shè)計(jì)，應(yīng)有提示用戶使用的方法和基本的防誤操作的設(shè)計(jì)，基于此原理，做如下安排：

（1）可將Excel按照其工作性質(zhì)，劃分為3個(gè)功能區(qū)域，即：數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)、中間計(jì)算過程區(qū)、計(jì)算結(jié)果區(qū)域。三個(gè)區(qū)域按照或橫或縱的形式整齊排列，使用“設(shè)置單元格格式”中“邊框”功能，將三個(gè)區(qū)域與其他空白區(qū)域區(qū)分開，便于視覺集中于功能區(qū)域。

第一行或第一列的表頭應(yīng)詳細(xì)寫明該列數(shù)據(jù)含義，并“填充”不同區(qū)域不同顏色以示區(qū)分。一般情況下，可將數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)淺色填充;將結(jié)算結(jié)果區(qū)域淺灰色系，中間計(jì)算過程區(qū)域應(yīng)盡量詳細(xì)，該區(qū)域可不做填充。數(shù)據(jù)較多的，可在另建一個(gè)工作表。

最后，使用“隱藏”功能，將不重要部分隱藏，顯示效果更加清爽干凈。

（2）若數(shù)據(jù)量大，可使用“凍結(jié)首行”或者“凍結(jié)首列”，避免數(shù)據(jù)輸入行列錯(cuò)誤;如果既需要查看列名，也需要查看行首的，亦可以選中凍結(jié)區(qū)域下方的第一行第一列，選用“凍結(jié)窗格”。

同時(shí)，對(duì)于多行或多列數(shù)據(jù)的串列、錯(cuò)行情況，可考慮按照如每五行或每個(gè)數(shù)據(jù)模塊的等間距設(shè)置不同的填充顏色、或者加粗邊框線條的方式，用于輸入人員的視覺參考。

2.Excel公式誤動(dòng)導(dǎo)致計(jì)算錯(cuò)誤

（1）Excel引用單元格計(jì)算有兩種方式，即“相對(duì)引用”和“絕對(duì)引用”，選擇合適的單元格引用方式，尤其是固定參數(shù)的引用采用“絕對(duì)引用”或者“混合引用”的方式，將盡可能的減少公式填充和誤動(dòng)單元格導(dǎo)致的公式計(jì)算錯(cuò)誤。

（2）同時(shí)，選擇“保護(hù)工作簿”，鎖定表格并設(shè)置密碼，有效保證Excel不被篡改，具體設(shè)置方式如下：首先，在“審閱”中設(shè)置數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)為“允許編輯區(qū)域”;使用“審閱”中“保護(hù)工作表”功能，僅允許“選定鎖定單元格”和“選定未鎖定的單元格”，并設(shè)置“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”，即可完成工作表的鎖定功能。

3.Excel誤差控制、快速定位和顯示設(shè)置

（1）為避免輸入錯(cuò)誤，應(yīng)設(shè)置有效性檢驗(yàn)或者簡(jiǎn)單的誤差分析，并且以明確的提示出來，便于人員及時(shí)修改，以石泉水電廠沉陷校核計(jì)算表為例，具體方式如下：

根據(jù)觀規(guī)程知，沉陷計(jì)算主要需要控制兩個(gè)參數(shù)，一個(gè)是符號(hào)驗(yàn)證，即表現(xiàn)“-1”方可，若為“1”就是往返測(cè)數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤;另一個(gè)是往返測(cè)不符值不大于“0.0002m”，否則就是誤差超限需重測(cè)。

首先，對(duì)需要符號(hào)驗(yàn)證區(qū)域，該值僅有兩種選項(xiàng)，若為-1表示正常，若為1則表示往返測(cè)錯(cuò)誤。選擇“條件格式”功能，選擇“突出顯示單元格規(guī)則”中“等于”選項(xiàng)，并在結(jié)果中，填寫“1”，選擇設(shè)置為“淺紅色背景”，即：若該單元格為“1”則該單元格自動(dòng)變化為淺紅色填充，從而實(shí)現(xiàn)了發(fā)現(xiàn)往返測(cè)異常數(shù)據(jù)的目的。

按照此類方法，我們同樣可以選擇“條件格式”功能中“大于”“小于”等選項(xiàng)，對(duì)往返測(cè)不符值大于0.0002的測(cè)值進(jìn)行區(qū)別的告警。

（2）還應(yīng)對(duì)人員輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，如設(shè)置數(shù)字輸入在0.5至2之間，使用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能，“設(shè)置”允許“小數(shù)”的“介于”最小值“0.5”和最大值“2”之間，并在“出錯(cuò)警告”中，設(shè)置“樣式”為“警告”，標(biāo)題為“測(cè)值超限！”，并提示“輸入超限”的警告，提醒錄入人員及時(shí)修改和檢查測(cè)值情況。

三、結(jié)語

通過此類方法和思路設(shè)計(jì)的“石泉大壩日計(jì)劃電量計(jì)算表”“石泉大壩泄洪計(jì)算表”等，自2016年編制使用以來，至今仍在用于日常工作中;編制的“石泉大壩沉陷校驗(yàn)計(jì)算表”“引張線計(jì)算表”等表格，將人為錄入差錯(cuò)率從98%提升至99.9%以上，均減輕了人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提升工作效率

日常的工作較為繁雜，正確合理的使用Excel設(shè)計(jì)計(jì)算表格，并使用自帶功能實(shí)現(xiàn)使用人差錯(cuò)控制和錄入行為引導(dǎo)，在大幅度提升工作效率、減輕工作成本的同時(shí)，還能一定程度上實(shí)現(xiàn)誤差的控制，使得工作更加的科學(xué)合理。

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