淺析項目的工程變更與索賠管理

摘要：在工程項目實施過程中，發生工程變更及索賠是不可避免的。通過實施有效的工程變更及索賠管理，可有效提升項目利潤。如何有效的完成變更與索賠的任務，則是項目管理過程中的關鍵性工作。

關鍵詞：變更;索賠;方法;注意事項

1" "變更與索賠的定義

當發生工程變更與索賠時，乙方應向甲方提出合同之外的經濟補償，使自身少受或免受損失。工程變更與索賠最終是否成功，直接關系到項目的最終利潤，對于甲方是成本控制，對于乙方是費用增值，因此項目過程中，雙方均需重視項目的變更與索賠管理工作，以確保工程項目有序推進。

1.1" "何為變更

所謂工程變更，是在工程項目實施過程中，依據合同條款規定，甲方或監理根據工程需要，向乙方下達指令對合同中的某一方面的改變。變更的主要特征如下：變更的接受一方須依據合同條款約定，對該變更無條件執行;變更的發起方，應在需變更事項的事前發出。

1.2" "何為索賠

索賠就是受到損失的一方根據合同條款規定向違約的一方提出損害賠償的要求。索賠的主要特征如下：索賠是雙向的，任何一方受損害均可向另一方提出索賠;只有實際出現了經濟損失，一方才能向對方提出索賠;索賠是未經對方確認的行為，應在事件發生后，根據合同要求及時提出，若不主張，視為放棄。

2" "引起變更與索賠的原因

2.1" "引起變更的主要原因

根據引起變更產生的原因可分為甲方發起的變更和乙方發起的變更兩種。乙方雖然可以發起變更，但乙方不可以單方面發起變更后直接實施，應在實施變更前履行審批手續，務必得到甲方的認可。從變更方式上可分為兩類：工程范圍的變更和工程量的變更，具體分析如下：

2.1.1" "工程范圍變更

一是合同外額外工程的增加。所增加部分工作內容與原合同無關，屬于甲方根據項目工作需要或其他要求對乙方發出的變更。該部分內容的增加在項目完成后結算時，需根據合同條款約定進行費用的確定。

二是合同內已有工程的刪減。指原合同內工作內容由于種種原因，在實際施工實施過程中由甲方決定取消的內容。該部分內容的刪減在項目完成后結算時需按合同原價扣除。

2.1.2" "工程量變更

一是合同內已有工作內容工程量的增減。指合同內工作內容已包含一定的工程量，但實際施工過程中，出現原設計考慮不詳盡的情形或其他原因造成工程量增減。

二是技術條件的改變。施工過程中發生諸如工程設計標準、現場地質情況、標高尺寸等，由于技術條件的改變，勢必造成費用的變化。

三是質量要求的改變。指的是施工過程中，原設計所依據的技術標準、施工規范或施工技術規程等進行升級改版，為保證項目完工后符合最新標準規范要求所作出的改變。

四是設備、主材的技術參數、貨物質量品級的改變。由于甲方需求的改變，原設計的設備、主材技術參數不能滿足投產后的要求或質量品級不能滿足甲方的特定需求，故在項目實施時，需提前進行相應的變更。

2.2" "引起索賠的主要原因

引起索賠的源頭，可以在甲方，也可以在乙方。有“索賠”的發生，必然也會有“反索賠”出現。常規來說，首先發起一方叫“索賠”，另外應對一方叫“反索賠”。

引起索賠的主要原因可歸納為以下幾點：對方違反合同條款約定造成己方的損失;合同條款約定的不可抗力事件發生所引起的損失;對方原因造成項目出現不可逆缺陷而引起的損失;對未最終交接工程不得當使用而造成的損失;由于對方原因導致工作暫停所產生的損失;支付延誤造成的損失。

3" "處理變更與索賠的方法

3.1" "處理變更的方法

3.1.1" "正規變更的處理

如果甲方發出正規的變更指令（工程變更單或工程聯系單等），或者乙方發出變更建議得到甲方的認可（同樣可視為甲方發出的指令），工程結算時較易處理。

3.1.2" "非正規變更的處理

此類變更一般是甲方非正式指令或其他指示，或是源于甲方負責的事項而實施的合同外工作內容。例如：在合同文件約定模糊不清情況下，增加合同外工作;甲方針對合同內未要求額外工程的非正式指令。

如甲方以口頭或暗示方式下達變更指令，乙方應按合同規定在規定時間內以書面形式向甲方發出，要求甲方確認其口頭或暗示指示。當由于工程變更導致工期延長或費用增加時，應及時提出索賠要求，并在合同條款規定時間內上報工期延長、人工機械或費用增加情況。這樣即便引起合同爭議，在進行爭議仲裁時，乙方仍可處于相對有利的地位。

3.2" "處理索賠的方法

3.2.1" "收集索賠資料

為提高索賠成功的機率，索賠發起者應提前準備足夠的證據，比如：索賠內容對應的證明材料、工期延誤的主要原因、合同外費用的計價方式以及材料機械調差的支撐性文件等。項目實施會出現眾多因素造成工期及費用增加，但有些可以索賠的，有些無法索賠，具備索賠條件的事項務必在事件發生的同時，便啟動證明材料收集工作。

成功索賠是以各種文件為依據的，并記錄過程中已經造成的影響，同時對該影響造成的工期及費用變化進行跟蹤并實時更新。有經驗的乙方應根據索賠事件的時間階段性向甲方發函留痕，乙方通過往來函件簽收及留存來確保自身索賠權利的有效性。

3.2.2" "索賠的時效性

合同的索賠相關條款中一般會規定提出索賠的方式以及時效性，因此發起索賠的一方，應及時收集材料并提交相關報告。若未按合同要求及時提交正式書面索賠報告，可能會為今后索賠的失敗埋下伏筆。

若提交索賠報告時，已超出合同條款規定的時間，但尚未超過相關法律規定的期限，則依然可以根據索賠事件本身是實際發生的，提出索賠的一方繼續提交正式索賠報告。與此同時，應承擔未按規定時間提交索賠報告的相應責任。

4" "變更與索賠需注意的事項

4.1" "變更需注意的事項

4.1.1" "發揮主觀能動性

乙方不能在項目實施時機械地執行甲方的指令，為防止一項變更最終變成索賠項，應及時主動告知甲方該變更指令所引起的一系列變化。若甲方確定執行變更指令，乙方需及時根據該變更指令制定相關索賠對策，為結算做準備。

4.1.2" "事前確定

對待變更應采取一事一議，事前確定，即根據甲方的變更指令上報變更方案時，應附變更費用，批方案同時批費用，即使不批費用，變更方案得到了確認，也能確保后期結算工作的順暢。

4.1.3" "影響進度一并確認

變更不僅僅伴隨著發生費用，往往會對項目的進度造成相應影響，因此應根據變更內容引起的變化及時調整項目整體進度計劃，并上報甲方確認，之后按新確認的進度計劃執行項目進度控制。

4.2" "索賠需注意的事項

4.2.1" "索賠不一定都提出

索賠事項的發生未必一定提出索賠報告，以下方面就應盡量避免：

索賠并不是只要主張就一定能夠得到回應，當索賠未得到有效回應，同時合同條款規定以仲裁或訴訟為最終解決方式，則索賠的最終結果就取決于仲裁員或法官的最終判決。如果已知該事項符合以下幾方面內容，應策略性選擇是否上報索賠報告：①無合同條款或相應法律的支撐，且無類似事件的成功案例;②屬于己方責任，如投標報價漏項，施工過程己方組織不力，采用不平衡報價等;③索賠事件發生后，未積極采取相關措施避免項目損失擴大等。

上報索賠報告前要充分推演可能出現的影響，特別是應從經營角度出發，考慮是否提出主張，不建議主張的情況有以下幾方面：①考慮公司未來市場戰略定位;②仲裁或訴訟后可能造成甲乙雙方兩敗俱傷，且會牽涉大量人力、財力、物力等;③即使索賠成功，對方也無力賠償。

乙方在項目進度或質量等形勢不好情況下，應盡量避免上報索賠報告，以防給甲方留下不良形象。在項目進度推進有困難、工程質量控制不易把控的情況下，要盡早讓甲方清晰了解到其中的困難及面對的難題，爭取得到甲方的理解。

4.2.2" "對索賠不夠重視

對索賠不夠重視表現在以下幾個方面：項目施工負責人對索賠工作認識不夠，未深刻意識到索賠工作的重要性和及時性，只知埋頭苦干，對索賠事項是否應上報、何時上報沒有充分的計劃。只提出索賠訴求，忽略了索賠事項的證據收集和報告提交的時效性，導致索賠報告提交證據不充分、提交時間不及時。項目技術負責人對圖紙及技術規范文件理解不到位，對索賠事項無法找到合理得當的理由。項目管理人員簡單的認為只有乙方可以向甲方索賠，未考慮到甲方可以對乙方進行反索賠，沒有做好相關工作的準備。

5" "結語

項目實施過程中變更與索賠是復雜繁瑣的、邏輯性很強的系統性工作。應在變更與索賠出現時，盡早的展開相關工作，項目實施時要充分熟悉施工圖紙，理解相關設計規范以及雙方簽訂的合同和往來函件。要有契約精神，時刻謹記合同的重要性，同時也要重視平時的證據收集、溝通技巧，嚴格按合同條款規定辦事。

工程變更與索賠是項目管理過程的一項重要內容，同樣是合同履約的關鍵環節，是施工企業確保全身而退的必要條件，只有合理有效的做好變更索賠工作，切實維護自己的合法權益，才有可能確保項目利潤。