“10S”管理理念在醫(yī)院痕跡檔案管理中的應用及評價

岳朝輔 陽桃鮮 李銳 李蕊 王濤 李微 趙敏 黃合飛 呂路艷

醫(yī)院痕跡檔案是醫(yī)院歷史文化、重要成就的主要載體，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進設(shè)備設(shè)施在醫(yī)院痕跡檔案管理工作中不斷更新應用，如何將醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度統(tǒng)一規(guī)范化、科學化、標準化、現(xiàn)代化地落實到實際工作中，保證醫(yī)院整體痕跡資料有序歸檔，輕松查閱，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的重要方面[1]96。醫(yī)院痕跡資料檔案管理工作最主要的目的是保存醫(yī)院的發(fā)展進程及患者診療活動中的全部信息，具有知識性和服務性[2]3。然而在醫(yī)院痕跡資料信息化管理中，如何有效合理利用好所有存儲信息的服務功能，各部門科室實現(xiàn)同質(zhì)化管理，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作最優(yōu)化的關(guān)鍵。

“10S”精益化管理是一種創(chuàng)造和保持一個組織有序、清潔、高效和高質(zhì)量工作的方法，由最初的“5S”逐漸增加而來，包括整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）、安全（Security）、節(jié)約（Saving）、速度（Speed）、堅持（Shikoku）、習慣（Shiukanka）[3]1411[4]2[5]530。本次以三甲醫(yī)院復審為契機，將“10S”精益化管理理念在醫(yī)院各部門科室痕跡檔案管理中推行應用，通過持續(xù)整改促使醫(yī)院職工養(yǎng)成良好的工作習慣，現(xiàn)將實踐效果總結(jié)如下。

一、材料與方法

1.研究對象。以2019年3月—2020年8月，我院12個職能部門、56個臨床醫(yī)技科室檔案管理為研究對象。2019年12月，醫(yī)院成立等級辦，在臨床工作中推行“10S”管理理念。選取2019年3月—2019年11月推行“10S”管理前的醫(yī)院痕跡資料管理為對照組。選取2019年12月—2020年8月推行“10S”管理后的醫(yī)院痕跡資料管理為實驗組。評價材料為醫(yī)院啟動三甲復審工作后，歷次全院督導檢查，專家對我院三甲工作評審檢查，按專家意見整改后追蹤檢查。

2.評價方法。按《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則（2011版）》、我院《醫(yī)療質(zhì)量與安全管理督導考核標準》及“10S”管理理念的內(nèi)容（見表1）進行評估，評估內(nèi)容主要包括放置規(guī)范率、取放痕跡資料時間、痕跡資料完整率、素養(yǎng)達標率、滿意度評估。評估痕跡資料的完整性情況，評估為完整、不完整，完整率=評估為完整科室數(shù)/檢查總科室×100%。職能臨床科室痕跡資料管理素養(yǎng)達標率評價采用追蹤檢查評價日常工作痕跡資料落實習慣的情況，良好習慣養(yǎng)成為達標，未養(yǎng)成為不達標，達標率=有良好習慣科室/檢查總科室×100%。滿意度從推行“10S”管理理念前醫(yī)院職工對我院目前痕跡資料管理流程、歸檔規(guī)范性、存檔資料環(huán)境視覺感受、同事間配合情況、取放方便程度、工作量情況緯度進行評價。滿意率測量指標采用Liket 5級（非常滿意、滿意、一般、不滿意、非常不滿意），非常滿意和滿意定為正向答案，一般、不滿意、非常不滿意定為負向答案，滿意率=回答正向答案人數(shù)/被調(diào)查總?cè)藬?shù)×100%。

表1 “10S”管理理念的內(nèi)容

3.推行方法。（1）等級辦應用“10S”管理理念規(guī)范管理檔案，組建專門的團隊負責推行，制作檔案的模板案例，包括紙質(zhì)版和電子版，通過示范、講解、下發(fā)攻略、限定時間段抓落實等途徑，在全院范圍內(nèi)推行。（2）以“10S”管理標準及醫(yī)院《醫(yī)療質(zhì)量與安全管理督導考核標準》為主要依據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題、給出整改建議、督促改進、效果評價，形成PDCA閉環(huán)（質(zhì)量管理四個階段：Plan方案；Do執(zhí)行；Check檢查；Act處理）。

4.統(tǒng)計學方法。采用SPSS17.0軟件進行統(tǒng)計學分析。所有計量資料行正態(tài)分布檢驗，計量資料以均數(shù)±標準差（x±s）表示，管理前后比較采用Z檢驗。計數(shù)資料用率（百分比）表示，比較采用X2檢驗，P＜0.05為差異有統(tǒng)計學意義。

二、結(jié)果

1.實施前為未推行“10S”管理理念前檢查各科室資料收集情況結(jié)果，每次檢查均包括我院職能部門和臨床、醫(yī)技科室共68個。實施9個月為三甲復審資料收集，外院評審專家共評審評估我院62個科室部門。

表2 推行“10S”管理前后效果評價

2.滿意度調(diào)查。在實施前、實施4個月、實施12個月分別進行滿意度調(diào)查（滿意度等于后面計算出的滿意率）。每次檢查中，一人負責調(diào)查科室或部門參與痕跡資料收集整理人員3—5名，實施前共調(diào)查了223份，實施4個月共調(diào)查了246份，實施12個月共調(diào)查了253份（實施9個月因三甲醫(yī)院復審工作，未進行調(diào)查評價，但檔案管理工作受評審專家一致好評），見表3、表4。

表3 各科室（部門）痕跡資料收集整理人員滿意率調(diào)查表

表4 各科室（部門）痕跡資料收集整理人員滿意率調(diào)查圖表

三、討論

強化醫(yī)院痕跡資料檔案的收集和管理，需注重流程優(yōu)化、管理規(guī)范化、簡化工作量、協(xié)調(diào)配合，做到實際工作中有統(tǒng)一、有標準，保證醫(yī)院整體痕跡資料有序歸檔，輕松查閱。“10S”的管理理念能幫助創(chuàng)造和保持有序、清潔、高效和高質(zhì)量的工作，長期嚴格執(zhí)行，可帶來良好素養(yǎng)的形成。

本文以三級甲等綜合醫(yī)院復評審為契機，推動“10S”管理理念引導醫(yī)院痕跡資料管理，通過前后效果評價顯示實施4個月后在放置或歸檔規(guī)范方面得到明顯提高（X2=13.706,P=0.03;X2=62.431,P=0.000;X2=33.471,P=0.000）；實施第4個月時，因流程熟悉程度不夠，取放資料時間未得到明顯改善（t=2.307，P=0.131）；在實施9個月后取放資料時間可得到改善（t=21.818，P=0.000；t=25.498,P=0.000），同時統(tǒng)一規(guī)范了全院電子檔案的歸檔管理。資料完整情況方面，在實施前全院無統(tǒng)一痕跡資料管理目錄，實施后參照《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則（2011版）》、我院《醫(yī)療質(zhì)量與安全管理督導考核標準》，結(jié)合各科室部門特點，制定細化各科室部門歸檔痕跡資料目錄，發(fā)放各科室部門，實施4個月后痕跡資料完整性得到明顯改善（X2=41.235,P=0.000;X2=98.000,P=0.000;X2=68.235,P=0.000）。素養(yǎng)形成情況，實施前除部分科室部門外，痕跡資料的整理混亂，無長期實時整理歸檔，借鑒實施前形成良好素養(yǎng)的科室部門經(jīng)驗，推行“10S”管理理念，定期檢查，實施4個月后逐漸改善醫(yī)院痕跡資料收集及歸檔素養(yǎng)（X2=55.353,P=0.000;X2=64.092,P=0.000;X2=80.588,P=0.000）。

在滿意度調(diào)查方面，從管理流程、歸檔規(guī)范性、存檔資料環(huán)境視覺感受、同事間配合情況、取放方便程度、工作量情況六個緯度進行評估。實施第4個月時在管理流程（X2=0.003,P=0.953）、工作量情況（X2=1.171,P=0.279）、同事間配合方面（X2=1.408,P=0.235），滿意度不高。這主要與推行“10S”管理理念后，新的流程對科室及部門痕跡資料整理人來說較為陌生，且許多既往不規(guī)范的均須重新整理，認為增加了工作量。通過開展反復培訓，在實際工作中親臨指導，實施12個月時滿意度均得到明顯改善（P＜0.01）。

醫(yī)院痕跡檔案的管理對醫(yī)院的發(fā)展具有重要價值，規(guī)范、統(tǒng)一的標準是強化醫(yī)院痕跡檔案管理的重要一步[6]1。推行“10S”管理理念，能促進各臨床科室或部門運行中產(chǎn)生的相關(guān)痕跡材料有序、清潔、高效和高質(zhì)量地整理、歸檔，以此營造良好的醫(yī)院痕跡材料管理氛圍，體現(xiàn)檔案工作的重要性，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展及時提供重要依據(jù)。