“10S”管理理念在醫院痕跡檔案管理中的應用及評價

岳朝輔 陽桃鮮 李銳 李蕊 王濤 李微 趙敏 黃合飛 呂路艷

醫院痕跡檔案是醫院歷史文化、重要成就的主要載體，隨著醫院的不斷發展，計算機、網絡等先進設備設施在醫院痕跡檔案管理工作中不斷更新應用，如何將醫院檔案管理規章制度統一規范化、科學化、標準化、現代化地落實到實際工作中，保證醫院整體痕跡資料有序歸檔，輕松查閱，是體現醫院管理水平的重要方面[1]96。醫院痕跡資料檔案管理工作最主要的目的是保存醫院的發展進程及患者診療活動中的全部信息，具有知識性和服務性[2]3。然而在醫院痕跡資料信息化管理中，如何有效合理利用好所有存儲信息的服務功能，各部門科室實現同質化管理，是實現醫院檔案管理工作最優化的關鍵。

“10S”精益化管理是一種創造和保持一個組織有序、清潔、高效和高質量工作的方法，由最初的“5S”逐漸增加而來，包括整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke）、安全（Security）、節約（Saving）、速度（Speed）、堅持（Shikoku）、習慣（Shiukanka）[3]1411[4]2[5]530。本次以三甲醫院復審為契機，將“10S”精益化管理理念在醫院各部門科室痕跡檔案管理中推行應用，通過持續整改促使醫院職工養成良好的工作習慣，現將實踐效果總結如下。

一、材料與方法

1.研究對象。以2019年3月—2020年8月，我院12個職能部門、56個臨床醫技科室檔案管理為研究對象。2019年12月，醫院成立等級辦，在臨床工作中推行“10S”管理理念。選取2019年3月—2019年11月推行“10S”管理前的醫院痕跡資料管理為對照組。選取2019年12月—2020年8月推行“10S”管理后的醫院痕跡資料管理為實驗組。評價材料為醫院啟動三甲復審工作后，歷次全院督導檢查，專家對我院三甲工作評審檢查，按專家意見整改后追蹤檢查。

2.評價方法。按《三級綜合醫院評審標準實施細則（2011版）》、我院《醫療質量與安全管理督導考核標準》及“10S”管理理念的內容（見表1）進行評估，評估內容主要包括放置規范率、取放痕跡資料時間、痕跡資料完整率、素養達標率、滿意度評估。評估痕跡資料的完整性情況，評估為完整、不完整，完整率=評估為完整科室數/檢查總科室×100%。職能臨床科室痕跡資料管理素養達標率評價采用追蹤檢查評價日常工作痕跡資料落實習慣的情況，良好習慣養成為達標，未養成為不達標，達標率=有良好習慣科室/檢查總科室×100%。滿意度從推行“10S”管理理念前醫院職工對我院目前痕跡資料管理流程、歸檔規范性、存檔資料環境視覺感受、同事間配合情況、取放方便程度、工作量情況緯度進行評價。滿意率測量指標采用Liket 5級（非常滿意、滿意、一般、不滿意、非常不滿意），非常滿意和滿意定為正向答案，一般、不滿意、非常不滿意定為負向答案，滿意率=回答正向答案人數/被調查總人數×100%。

表1 “10S”管理理念的內容

3.推行方法。（1）等級辦應用“10S”管理理念規范管理檔案，組建專門的團隊負責推行，制作檔案的模板案例，包括紙質版和電子版，通過示范、講解、下發攻略、限定時間段抓落實等途徑，在全院范圍內推行。（2）以“10S”管理標準及醫院《醫療質量與安全管理督導考核標準》為主要依據，發現問題、給出整改建議、督促改進、效果評價，形成PDCA閉環（質量管理四個階段：Plan方案；Do執行；Check檢查；Act處理）。

4.統計學方法。采用SPSS17.0軟件進行統計學分析。所有計量資料行正態分布檢驗，計量資料以均數±標準差（x±s）表示，管理前后比較采用Z檢驗。計數資料用率（百分比）表示，比較采用X2檢驗，P＜0.05為差異有統計學意義。

二、結果

1.實施前為未推行“10S”管理理念前檢查各科室資料收集情況結果，每次檢查均包括我院職能部門和臨床、醫技科室共68個。實施9個月為三甲復審資料收集，外院評審專家共評審評估我院62個科室部門。

表2 推行“10S”管理前后效果評價

2.滿意度調查。在實施前、實施4個月、實施12個月分別進行滿意度調查（滿意度等于后面計算出的滿意率）。每次檢查中，一人負責調查科室或部門參與痕跡資料收集整理人員3—5名，實施前共調查了223份，實施4個月共調查了246份，實施12個月共調查了253份（實施9個月因三甲醫院復審工作，未進行調查評價，但檔案管理工作受評審專家一致好評），見表3、表4。

表3 各科室（部門）痕跡資料收集整理人員滿意率調查表

表4 各科室（部門）痕跡資料收集整理人員滿意率調查圖表

三、討論

強化醫院痕跡資料檔案的收集和管理，需注重流程優化、管理規范化、簡化工作量、協調配合，做到實際工作中有統一、有標準，保證醫院整體痕跡資料有序歸檔，輕松查閱。“10S”的管理理念能幫助創造和保持有序、清潔、高效和高質量的工作，長期嚴格執行，可帶來良好素養的形成。

本文以三級甲等綜合醫院復評審為契機，推動“10S”管理理念引導醫院痕跡資料管理，通過前后效果評價顯示實施4個月后在放置或歸檔規范方面得到明顯提高（X2=13.706,P=0.03;X2=62.431,P=0.000;X2=33.471,P=0.000）；實施第4個月時，因流程熟悉程度不夠，取放資料時間未得到明顯改善（t=2.307，P=0.131）；在實施9個月后取放資料時間可得到改善（t=21.818，P=0.000；t=25.498,P=0.000），同時統一規范了全院電子檔案的歸檔管理。資料完整情況方面，在實施前全院無統一痕跡資料管理目錄，實施后參照《三級綜合醫院評審標準實施細則（2011版）》、我院《醫療質量與安全管理督導考核標準》，結合各科室部門特點，制定細化各科室部門歸檔痕跡資料目錄，發放各科室部門，實施4個月后痕跡資料完整性得到明顯改善（X2=41.235,P=0.000;X2=98.000,P=0.000;X2=68.235,P=0.000）。素養形成情況，實施前除部分科室部門外，痕跡資料的整理混亂，無長期實時整理歸檔，借鑒實施前形成良好素養的科室部門經驗，推行“10S”管理理念，定期檢查，實施4個月后逐漸改善醫院痕跡資料收集及歸檔素養（X2=55.353,P=0.000;X2=64.092,P=0.000;X2=80.588,P=0.000）。

在滿意度調查方面，從管理流程、歸檔規范性、存檔資料環境視覺感受、同事間配合情況、取放方便程度、工作量情況六個緯度進行評估。實施第4個月時在管理流程（X2=0.003,P=0.953）、工作量情況（X2=1.171,P=0.279）、同事間配合方面（X2=1.408,P=0.235），滿意度不高。這主要與推行“10S”管理理念后，新的流程對科室及部門痕跡資料整理人來說較為陌生，且許多既往不規范的均須重新整理，認為增加了工作量。通過開展反復培訓，在實際工作中親臨指導，實施12個月時滿意度均得到明顯改善（P＜0.01）。

醫院痕跡檔案的管理對醫院的發展具有重要價值，規范、統一的標準是強化醫院痕跡檔案管理的重要一步[6]1。推行“10S”管理理念，能促進各臨床科室或部門運行中產生的相關痕跡材料有序、清潔、高效和高質量地整理、歸檔，以此營造良好的醫院痕跡材料管理氛圍，體現檔案工作的重要性，為醫院的建設發展及時提供重要依據。