“10S”管理理念在醫(yī)院痕跡檔案管理中的應(yīng)用及評(píng)價(jià)

岳朝輔 陽(yáng)桃鮮 李銳 李蕊 王濤 李微 趙敏 黃合飛 呂路艷

醫(yī)院痕跡檔案是醫(yī)院歷史文化、重要成就的主要載體，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)設(shè)備設(shè)施在醫(yī)院痕跡檔案管理工作中不斷更新應(yīng)用，如何將醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度統(tǒng)一規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化地落實(shí)到實(shí)際工作中，保證醫(yī)院整體痕跡資料有序歸檔，輕松查閱，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的重要方面[1]96。醫(yī)院痕跡資料檔案管理工作最主要的目的是保存醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程及患者診療活動(dòng)中的全部信息，具有知識(shí)性和服務(wù)性[2]3。然而在醫(yī)院痕跡資料信息化管理中，如何有效合理利用好所有存儲(chǔ)信息的服務(wù)功能，各部門科室實(shí)現(xiàn)同質(zhì)化管理，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作最優(yōu)化的關(guān)鍵。

“10S”精益化管理是一種創(chuàng)造和保持一個(gè)組織有序、清潔、高效和高質(zhì)量工作的方法，由最初的“5S”逐漸增加而來(lái)，包括整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）、安全（Security）、節(jié)約（Saving）、速度（Speed）、堅(jiān)持（Shikoku）、習(xí)慣（Shiukanka）[3]1411[4]2[5]530。本次以三甲醫(yī)院復(fù)審為契機(jī)，將“10S”精益化管理理念在醫(yī)院各部門科室痕跡檔案管理中推行應(yīng)用，通過(guò)持續(xù)整改促使醫(yī)院職工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，現(xiàn)將實(shí)踐效果總結(jié)如下。

一、材料與方法

1.研究對(duì)象。以2019年3月—2020年8月，我院12個(gè)職能部門、56個(gè)臨床醫(yī)技科室檔案管理為研究對(duì)象。2019年12月，醫(yī)院成立等級(jí)辦，在臨床工作中推行“10S”管理理念。選取2019年3月—2019年11月推行“10S”管理前的醫(yī)院痕跡資料管理為對(duì)照組。選取2019年12月—2020年8月推行“10S”管理后的醫(yī)院痕跡資料管理為實(shí)驗(yàn)組。評(píng)價(jià)材料為醫(yī)院?jiǎn)?dòng)三甲復(fù)審工作后，歷次全院督導(dǎo)檢查，專家對(duì)我院三甲工作評(píng)審檢查，按專家意見(jiàn)整改后追蹤檢查。

2.評(píng)價(jià)方法。按《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則（2011版）》、我院《醫(yī)療質(zhì)量與安全管理督導(dǎo)考核標(biāo)準(zhǔn)》及“10S”管理理念的內(nèi)容（見(jiàn)表1）進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容主要包括放置規(guī)范率、取放痕跡資料時(shí)間、痕跡資料完整率、素養(yǎng)達(dá)標(biāo)率、滿意度評(píng)估。評(píng)估痕跡資料的完整性情況，評(píng)估為完整、不完整，完整率=評(píng)估為完整科室數(shù)/檢查總科室×100%。職能臨床科室痕跡資料管理素養(yǎng)達(dá)標(biāo)率評(píng)價(jià)采用追蹤檢查評(píng)價(jià)日常工作痕跡資料落實(shí)習(xí)慣的情況，良好習(xí)慣養(yǎng)成為達(dá)標(biāo)，未養(yǎng)成為不達(dá)標(biāo)，達(dá)標(biāo)率=有良好習(xí)慣科室/檢查總科室×100%。滿意度從推行“10S”管理理念前醫(yī)院職工對(duì)我院目前痕跡資料管理流程、歸檔規(guī)范性、存檔資料環(huán)境視覺(jué)感受、同事間配合情況、取放方便程度、工作量情況緯度進(jìn)行評(píng)價(jià)。滿意率測(cè)量指標(biāo)采用Liket 5級(jí)（非常滿意、滿意、一般、不滿意、非常不滿意），非常滿意和滿意定為正向答案，一般、不滿意、非常不滿意定為負(fù)向答案，滿意率=回答正向答案人數(shù)/被調(diào)查總?cè)藬?shù)×100%。

表1 “10S”管理理念的內(nèi)容

3.推行方法。（1）等級(jí)辦應(yīng)用“10S”管理理念規(guī)范管理檔案，組建專門的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)推行，制作檔案的模板案例，包括紙質(zhì)版和電子版，通過(guò)示范、講解、下發(fā)攻略、限定時(shí)間段抓落實(shí)等途徑，在全院范圍內(nèi)推行。（2）以“10S”管理標(biāo)準(zhǔn)及醫(yī)院《醫(yī)療質(zhì)量與安全管理督導(dǎo)考核標(biāo)準(zhǔn)》為主要依據(jù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、給出整改建議、督促改進(jìn)、效果評(píng)價(jià)，形成PDCA閉環(huán)（質(zhì)量管理四個(gè)階段：Plan方案；Do執(zhí)行；Check檢查；Act處理）。

4.統(tǒng)計(jì)學(xué)方法。采用SPSS17.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析。所有計(jì)量資料行正態(tài)分布檢驗(yàn)，計(jì)量資料以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差（x±s）表示，管理前后比較采用Z檢驗(yàn)。計(jì)數(shù)資料用率（百分比）表示，比較采用X2檢驗(yàn)，P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.實(shí)施前為未推行“10S”管理理念前檢查各科室資料收集情況結(jié)果，每次檢查均包括我院職能部門和臨床、醫(yī)技科室共68個(gè)。實(shí)施9個(gè)月為三甲復(fù)審資料收集，外院評(píng)審專家共評(píng)審評(píng)估我院62個(gè)科室部門。

表2 推行“10S”管理前后效果評(píng)價(jià)

2.滿意度調(diào)查。在實(shí)施前、實(shí)施4個(gè)月、實(shí)施12個(gè)月分別進(jìn)行滿意度調(diào)查（滿意度等于后面計(jì)算出的滿意率）。每次檢查中，一人負(fù)責(zé)調(diào)查科室或部門參與痕跡資料收集整理人員3—5名，實(shí)施前共調(diào)查了223份，實(shí)施4個(gè)月共調(diào)查了246份，實(shí)施12個(gè)月共調(diào)查了253份（實(shí)施9個(gè)月因三甲醫(yī)院復(fù)審工作，未進(jìn)行調(diào)查評(píng)價(jià)，但檔案管理工作受評(píng)審專家一致好評(píng)），見(jiàn)表3、表4。

表3 各科室（部門）痕跡資料收集整理人員滿意率調(diào)查表

表4 各科室（部門）痕跡資料收集整理人員滿意率調(diào)查圖表

三、討論

強(qiáng)化醫(yī)院痕跡資料檔案的收集和管理，需注重流程優(yōu)化、管理規(guī)范化、簡(jiǎn)化工作量、協(xié)調(diào)配合，做到實(shí)際工作中有統(tǒng)一、有標(biāo)準(zhǔn)，保證醫(yī)院整體痕跡資料有序歸檔，輕松查閱。“10S”的管理理念能幫助創(chuàng)造和保持有序、清潔、高效和高質(zhì)量的工作，長(zhǎng)期嚴(yán)格執(zhí)行，可帶來(lái)良好素養(yǎng)的形成。

本文以三級(jí)甲等綜合醫(yī)院復(fù)評(píng)審為契機(jī)，推動(dòng)“10S”管理理念引導(dǎo)醫(yī)院痕跡資料管理，通過(guò)前后效果評(píng)價(jià)顯示實(shí)施4個(gè)月后在放置或歸檔規(guī)范方面得到明顯提高（X2=13.706,P=0.03;X2=62.431,P=0.000;X2=33.471,P=0.000）；實(shí)施第4個(gè)月時(shí)，因流程熟悉程度不夠，取放資料時(shí)間未得到明顯改善（t=2.307，P=0.131）；在實(shí)施9個(gè)月后取放資料時(shí)間可得到改善（t=21.818，P=0.000；t=25.498,P=0.000），同時(shí)統(tǒng)一規(guī)范了全院電子檔案的歸檔管理。資料完整情況方面，在實(shí)施前全院無(wú)統(tǒng)一痕跡資料管理目錄，實(shí)施后參照《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則（2011版）》、我院《醫(yī)療質(zhì)量與安全管理督導(dǎo)考核標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合各科室部門特點(diǎn)，制定細(xì)化各科室部門歸檔痕跡資料目錄，發(fā)放各科室部門，實(shí)施4個(gè)月后痕跡資料完整性得到明顯改善（X2=41.235,P=0.000;X2=98.000,P=0.000;X2=68.235,P=0.000）。素養(yǎng)形成情況，實(shí)施前除部分科室部門外，痕跡資料的整理混亂，無(wú)長(zhǎng)期實(shí)時(shí)整理歸檔，借鑒實(shí)施前形成良好素養(yǎng)的科室部門經(jīng)驗(yàn)，推行“10S”管理理念，定期檢查，實(shí)施4個(gè)月后逐漸改善醫(yī)院痕跡資料收集及歸檔素養(yǎng)（X2=55.353,P=0.000;X2=64.092,P=0.000;X2=80.588,P=0.000）。

在滿意度調(diào)查方面，從管理流程、歸檔規(guī)范性、存檔資料環(huán)境視覺(jué)感受、同事間配合情況、取放方便程度、工作量情況六個(gè)緯度進(jìn)行評(píng)估。實(shí)施第4個(gè)月時(shí)在管理流程（X2=0.003,P=0.953）、工作量情況（X2=1.171,P=0.279）、同事間配合方面（X2=1.408,P=0.235），滿意度不高。這主要與推行“10S”管理理念后，新的流程對(duì)科室及部門痕跡資料整理人來(lái)說(shuō)較為陌生，且許多既往不規(guī)范的均須重新整理，認(rèn)為增加了工作量。通過(guò)開展反復(fù)培訓(xùn)，在實(shí)際工作中親臨指導(dǎo)，實(shí)施12個(gè)月時(shí)滿意度均得到明顯改善（P＜0.01）。

醫(yī)院痕跡檔案的管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要價(jià)值，規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是強(qiáng)化醫(yī)院痕跡檔案管理的重要一步[6]1。推行“10S”管理理念，能促進(jìn)各臨床科室或部門運(yùn)行中產(chǎn)生的相關(guān)痕跡材料有序、清潔、高效和高質(zhì)量地整理、歸檔，以此營(yíng)造良好的醫(yī)院痕跡材料管理氛圍，體現(xiàn)檔案工作的重要性，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展及時(shí)提供重要依據(jù)。