新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策探究

張志龍 濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院

近年來，我國經濟發(fā)展迅速，直接提高了人們的生活品質，使得人們開始關注身體健康相關的問題。而醫(yī)院發(fā)展與人們的身體健康密切相關，因此，解決醫(yī)院管理現(xiàn)代化問題至關重要。尤其是在我國醫(yī)療衛(wèi)生體系改革的大環(huán)境中，對于醫(yī)院管理工作提出了更高的要求，重點是醫(yī)院檔案管理工作，其作為醫(yī)院運營體系中的重要環(huán)節(jié)之一，主要負責醫(yī)院各項活動信息的記錄、整理和使用，既可以為醫(yī)院的臨床醫(yī)學提供信息參考，又可以為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供支持，繼而可以推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展，為人民身體健康發(fā)展保駕護航。鑒于此，基于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展角度考慮，文章深入研究“新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策”具有顯著意義和理論指導價值。

一、新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要意義概述

（一）提高醫(yī)院管理水平

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院資產的重要部分，加強醫(yī)院檔案管理，可以為醫(yī)院管理、技術等領域的工作提供大量信息支持，推動醫(yī)院高水準發(fā)展。同時，醫(yī)院檔案牽涉醫(yī)院臨床治療、科研、后勤管理等多個專業(yè)領域，這使得檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展與醫(yī)院的發(fā)展密切相關。不僅如此，醫(yī)院檔案信息十分豐富，不僅具有巨大的醫(yī)用參考價值，還因為檔案資料是醫(yī)院以往經營中各項活動的總結和反思，使得其現(xiàn)代化發(fā)展具有更具突出的作用，尤其是能夠為醫(yī)學臨床治療和科研等提供準確的信息依據(jù)[1]。另外，檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，可以持續(xù)豐富檔案資料，檔案分類更加詳細，能夠充分激發(fā)醫(yī)院職工的工作積極性和熱情，積極投入到醫(yī)院管理事業(yè)中，對提高醫(yī)院整體管理水平具有顯著促進作用。

（二）提供信息支撐

眾所周知，醫(yī)院檔案完整記錄了醫(yī)院各部門、各崗位的具體工作信息，并且這些準確的信息會長久保存在醫(yī)院檔案部門。在醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院檔案信息用戶可以從中挖掘出所需要的工作信息，如在疾病發(fā)展規(guī)律研究中，醫(yī)療工作者可以從海量檔案信息中了解疾病的本質，并從這些疾病信息中探究出疾病及醫(yī)學發(fā)展規(guī)律，從而有利于醫(yī)療水平的整體提高[2]。不僅如此，由于醫(yī)院檔案信息牽涉醫(yī)院的各個領域，這為醫(yī)院管理者的實際管理工作決策提供了大量信息支撐，具體是醫(yī)院管理者可以從大量檔案信息中，明確醫(yī)院管理發(fā)展中的缺陷和不足，繼而可以有針對性地落實措施，并對管理工作決策進行優(yōu)化，有利于醫(yī)院管理水平的持續(xù)提高，從而為醫(yī)院的醫(yī)療、服務等工作水平的提升提供管理支持，這對醫(yī)院的改革發(fā)展和工作落實具有良好的促進作用[3]。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題分析

在新形勢背景下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展是醫(yī)院檔案管理工作作用持發(fā)揮，并助力于醫(yī)院改革發(fā)展的重要舉措，這使得醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展受到越來越多相關人員的重視和關注。而在實踐中，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展或多或少存在一些缺陷和不足，總結包括以下幾點：

（一）缺乏現(xiàn)代化檔案管理意識

前文提及醫(yī)院檔案信息資源涉及醫(yī)院各個部門、各個崗位，使得醫(yī)院檔案管理工作相對分散，且工作壓力偏大，外加醫(yī)院本身是救死扶傷的地方，在人員招聘方面更加側重于專業(yè)醫(yī)療人員的選聘，而在其他專業(yè)領域往往是按照工作要求來招聘一定數(shù)量的工作人員，使得醫(yī)院檔案管理工作崗位缺乏專業(yè)人員，從而難以保障醫(yī)院檔案管理的完整性和連續(xù)性[4]。同時，絕大部分醫(yī)院檔案管理工作由非專業(yè)人員負責，由于這些人員缺乏相關的專業(yè)知識，導致檔案管理工作效率不高，且可能因為檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和技能而使得檔案管理質量，進而導致檔案管理工作處于被動狀態(tài)。隨著醫(yī)院檔案內容的增多，檔案管理人員應對醫(yī)療信息、醫(yī)療設備等進行分類管理，無疑是增加了檔案管理難度和壓力，這對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質提出了更高的要求。而當前醫(yī)院檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)的管理知識和技能，難以勝任新形勢下醫(yī)院檔案管理工作。除此之外，醫(yī)院檔案管理工作人員存在較大的流動性，使得醫(yī)院檔案管理工作隊伍缺乏穩(wěn)定性，這樣一來，檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理意識自然難以增強，從而在日常工作中忽視檔案管理，往往會片面認為醫(yī)院日常管理工作以醫(yī)療服務為主，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理工作的一小部分，無論檔案管理工作落實與否，都不會影響醫(yī)院的正常運轉，甚至沒有引進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化設備，缺乏對檔案管理人員的專業(yè)培訓，最終影響醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展[5]。

（二）管理技術水平有待提高

新形勢下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的關鍵是注重現(xiàn)代先進技術手段的合理使用，且要將網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術、計算機技術等融入醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，才能全面提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展水平，助力于醫(yī)院檔案管理價值的實現(xiàn)，進而為醫(yī)院的高效運轉和改革發(fā)展提供支持。但醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，顯然存在管理技術水平不高的問題，使得醫(yī)院檔案管理缺乏實效性。關于醫(yī)院檔案管理技術水平不高的問題，總結體現(xiàn)在以下幾個方面：一是醫(yī)院檔案管理局限于傳統(tǒng)管理模式，尤其是一些中小型醫(yī)院中，普遍存在這種局限性問題，重要檔案以紙質文件和手工記錄方式進行保存和記錄，這種方式不僅會影響檔案信息的完整性和準確性，還對后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)利用產生了不利影響，原因在于紙質文件和手工記錄都可能存在失誤，使得檔案信息難以保證完整性和準確性，并且隨著檔案信息資料的不斷增多，海量的紙質文件在查閱時需要大量人力，耗費較長的一段時間才能將有價值的檔案資源提供給檔案信息利用者，這顯然是一項耗費耗力且缺乏效率的管理工作[6]。例如：醫(yī)療工作者在臨床診斷時，要查閱某個患者的歷史就診記錄，往往要耗費較長的時間去查閱紙質文件，尤其是一些年代相對久遠的病例，在查詢時既要耗費一定的人力，又要耗費較長的時間進行查閱，嚴重影響醫(yī)院的工作效率，甚至會增加醫(yī)療診斷質量和效率，不利于患者獲得優(yōu)質醫(yī)療服務[7]。二是醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用不足，在醫(yī)院檔案管理中，存在重管理、輕利用的現(xiàn)實問題，這使得醫(yī)院檔案管理工作局限于簡單的檔案信息資源收集、整理等工作，而沒有利用計算機技術、網(wǎng)絡技術等先進及技術進行檔案信息資源的開發(fā)與利用，從而難以發(fā)揮醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展問題中的積極作用，不利于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的同時，還會影響醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展[8]。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題的應對策略分析

如前所述，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性不言而喻，但事實上，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化還存在管理技術水平不高、現(xiàn)代化管理意識薄弱等現(xiàn)實問題，這要求醫(yī)院檔案管理部門及人員正確認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性，并要在具體工作中，落實各項措施來優(yōu)化檔案管理，為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展夯實基礎，進而為醫(yī)院的改革、持續(xù)發(fā)展保駕護航。

（一）增強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展并非簡單地引進現(xiàn)代化設備和系統(tǒng)，還要持續(xù)更新和強化檔案管理人員的專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理意識，使得醫(yī)院檔案管理人員在具體工作中正確認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性和必要性，才能積極投身于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設活動中，并自覺地為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設提供最大支持，這對提高醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設水平具有顯著的促進作用。因此，醫(yī)院方面應持續(xù)加強醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化研究，并要將醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化研究成果、重要性等進行宣傳[9]。同時，醫(yī)院方面應借鑒國內外先進管理經驗，制定貼合醫(yī)院實際的檔案管理制度和工作措施，充分發(fā)揮檔案管理規(guī)劃和決策作用，進一步推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化。不僅如此，醫(yī)院領導者作為醫(yī)院具體工作的決策者，應對檔案管理現(xiàn)代化建設引起重視，且要發(fā)揮領導者的引領作用，積極革新檔案管理理念的同時，要通過具體行動來引領廣大職工轉型工作思想和工作方式，使得醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設入心入腦，這樣才能讓醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設得到醫(yī)院全體人員的支持和配合，有利于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設發(fā)展。除此之外，醫(yī)院方面需將檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展納入醫(yī)院改革發(fā)展范疇，并要結合醫(yī)院發(fā)展實際來制定短、長期檔案管理現(xiàn)代化建設發(fā)展量化目標，將其作為醫(yī)院發(fā)展中的常態(tài)化管理工作內容進行逐一落實，使得醫(yī)院檔案管理人員可以積極參與檔案管理現(xiàn)代化建設中，以此推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展[10]。

（二）提高現(xiàn)代化檔案管理技術水平

新形勢下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設應注重管理技術和檔案管理的結合發(fā)展，具體從以下方面提高檔案管理技術水平，才能全面提升檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展水平。首先，檔案資料數(shù)字化。檔案管理人員利用檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質文字、圖像轉化為數(shù)字信息進行保存，并可以通過識別、編號等一系列處理進行分類管理。相比傳統(tǒng)管理方式，既可以節(jié)約大量存儲空間，又可以大量提高檔案資源檢索工作效率和質量，對提高檔案管理水平及現(xiàn)代化建設水平具有良好的促進作用。其次，傳輸途徑網(wǎng)絡化。在互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展與普及支持下，信息高效流通和共享變得有可能。在計算機系統(tǒng)中，通過人為操控桿就可以完成的檔案信息的傳遞、分類管理等操作。同時，檔案信息數(shù)據(jù)進行加密處理，可以防止權限外的人員利用患者信息，從而可以保護患者的隱私。不僅如此，在計算機系統(tǒng)支持下，憑借高效且便捷的網(wǎng)絡傳輸方式優(yōu)勢，使得檔案信息資源利用率得以大幅度提高，尤其是遠程醫(yī)療信息的共享，可以為醫(yī)院醫(yī)療水平的提升提供巨大的幫助。再者，檔案檢索智能化。眾所周知，傳統(tǒng)檔案以紙質方式進行存儲，并要存放在專門的檔案室內，不僅占用空間大，還存在存儲量有限等問題，不僅如此，紙質檔案保存中容易受到蟲災、火災、濕度等因素的影響，使得醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設受阻。不僅如此，傳統(tǒng)檔案檢索復雜，需要大量人力資源耗費較長時間進行查閱。而醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設中，建立云數(shù)據(jù)庫來存儲檔案，可以通過備份方式來提高醫(yī)院檔案的安全性，又可以借助檔案關鍵詞、特殊符號等進行快速檢索，可以切實提高醫(yī)院檔案管理水平。最后，檔案收集信息化。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設的最大優(yōu)勢在于檔案收集更加快速、便捷，且可以大幅度提升醫(yī)院檔案分類和歸檔工作效率和質量。在醫(yī)院檔案管理中，檔案信息資源收集是基礎環(huán)節(jié)之一，往往要投入大量人力資源進行全面收集，在此過程中，由于人為因素而容易出現(xiàn)誤差，使得檔案資源難以保證完整性和準確性，從而直接影響檔案管理現(xiàn)代化建設。而檔案收集信息化可以充分利用檔案管理系統(tǒng)進行檔案收集，可以規(guī)避傳統(tǒng)檔案收集的不足，對提高檔案資料的完整性和準確性具有積極作用，從而有利于提高檔案管理水平和檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）建立專業(yè)化檔案管理隊伍

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的專業(yè)性、職業(yè)素質等提出更高的要求。因此，醫(yī)院方面要加強充電學習，不斷提高個人檔案管理專業(yè)能力、信息化管理水平和職業(yè)素質，以便其在具體的檔案管理工作中高質量完成檔案信息的收集、整理和分析等一系列工作。首先，醫(yī)院方面要提供大量更多的學習和培訓機會，如邀請專業(yè)技術人員進行專題培訓、安排檔案管理人員外出學習，以便其綜合能力和素質適應醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設需求。其次，醫(yī)院領導者需要注重檔案管理事業(yè)的發(fā)展，注重專業(yè)化檔案管理人才的引進，且要建立配套激勵措施，留住檔案管理人才的同時，可以鼓勵檔案管理人員主動提升個人綜合能力和素質，為更好地開展檔案管理現(xiàn)代化建設活動提供支持，只有這樣，才能持續(xù)提高醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平。

四、結語

綜上所述，我國醫(yī)療體制改革的深入發(fā)展，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性不言而喻。但在實踐中，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化還存在一些實際問題，要求醫(yī)院檔案管理人員從問題入手，增強醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化意識的同時，建立專業(yè)化檔案管理隊伍，還要提高現(xiàn)代化檔案管理技術水平，才能持續(xù)提高醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平，為醫(yī)院改革發(fā)展夯實基礎。