用人單位優化員工需要注意的法律問題

黃杰 中國社科院研究生院法學系

最近幾年，一些用人單位通過裁員等措施來進行降本增效，但是有的用人單位在處理員工離職的過程中，往往沒有設定標準化流程，不按法律規定辦事，從而讓離職員工感受遭遇不公平待遇而與用人單位對簿公堂，一些用人單位不僅為了應對訴訟而遭遇品牌損失，且還要因為自己錯誤的行為賠償離職員工，可謂是“賠了夫人又折兵”；另一方面，有的用人單位因為對自身的權益保護不力，導致被某些心懷不軌的離職員工算計而遭受財產、市場等方面的損失。因此，作者從降低員工離職給用人單位帶來的法律風險角度，就員工離職時容易發生勞動爭議的事項進行實例討論，促進社會的和諧穩定，分享一些實務建議，希望能幫助用人單位用合法化的手段來規避風險，同時也保護好用人單位自身。

一、解聘員工 一定要兼具標準化和人性化

在員工提出辭職后或公司做出解雇員工通知前，人力資源部門應會同該員工的業務部門、法務部門對這名員工的情況進行全面了解，要對員工的勞動合同及相關附件進行詳細審查，以確保與員工終止勞動關系的合法性。

對于員工離職，特別是高級管理人員可能涉及的問題一一列出，評估風險并有針對性地做出應對方案。這項工作在一般員工離職時較為簡單，但在涉及核心崗位人員、高級管理人員、員工集中離職時，風險評估工作就顯得十分重要。這項工作可以最大程度地將員工離職對公司的損害降到最低。評估完成后，還需要走一個程序，那就是通知工會，根據《中華人民共和國工會法》第二十一條的規定，用人單位單方面解除職工勞動合同時，應當事先將理由通知工會，工會認為用人單位違反法律、法規和有關合同，要求重新研究處理時，用人單位應當研究工會的意見，并將處理結果書面通知工會。《勞動合同法》中也有類似的規定，用人單位單方解除勞動合同，應當事先將理由通知工會。

接下來就是用人單位與擬離職員工溝通，這是學問性很高的一門“技術”，特別是在與被解聘的員工溝通中，如何將標準化和人性化有機結合是用人單位面臨的一個大難題。首先，解雇員工時則要制作書面通知書，并送達員工，盡量避免口頭通知。需要特別注意的是，在解雇員工情形中，用人單位應保留書面通知送達員工的證據，這一點很容易被用人單位忽視。從日常的案例來看，解雇員工引發勞動爭議的概率比較大，在勞動關系是否終止、終止合法性、終止時間等等方面，公司負有較大的舉證責任，若公司舉證不力，可能承擔敗訴風險。

其次，在與被解聘的員工溝通中，仍然要體現以人為本，至少提前設計出A、B方案。A方案為溝通順利進行，當天需要完成哪些工作；B方案為溝通進行不順利，員工提出困難需要用人單位解決，如何反饋、解決員工的實際困難，一定要把這些可能遇到的情況都考慮進自己方案，特別是有個別員工在獲悉被解聘時反應會比較大，那么一定要等對方情緒完全平復再進行溝通，甚至改日再與其進行溝通，千萬不能在對方激動的情況下溝通，進而讓員工記恨在心，甚至造成雙方沖突。一些遇到經營困難的用人單位，對員工進行優化的工作本來可以做得人性化，但往往只從用人單位的角度考慮，沒有考慮員工的利益，特別是感受，從而讓員工對公司產生反感，進而攻擊公司。如果用人單位曉之以理，動之以情地與員工進行溝通，很多員工還是會理解用人單位的處境，會配合用人單位完成好這部分工作。

二、用人單位對嚴重違紀一定要有明確標準

對于違紀的員工，用人單位是不是有權一概辭退，這一點在實際操作過程中最讓用人單位困惑。勞動合同法明明規定了可以解除勞動合同，但用人單位方經常在實際案例中敗訴。為此，《勞動合同法》規定了勞動者嚴重違反用人單位的規章制度，用人單位可以解除勞動合同。

勞動合同法規定可以解除勞動合同的，必須是嚴重違紀的員工，那么用人單位對“嚴重”二字的理解就至關重要了。通常來講，在正常上班的時間內，如果不按操作規定而引發各類事故，給公司或者其他的員工造成了嚴重損失，這類情況在法律及情理層面，都會被普遍認定為嚴重違反勞動紀律，對于這一類的判斷不難。

很多時候會出現一種情形，用人單位認為員工違紀嚴重，員工認可違紀，但不認可“嚴重”。如何才能確認“嚴重”呢？員工手冊或者規章制度在這時候就是最好的“參照物”，一定要對嚴重違紀的情形做出明確規定，同時保留好員工嚴重違紀的事實依據。當然，對于“嚴重”的評價應該考慮到相關法律法規，用工制度，以及行業標準等，最好參照社會大眾的認知。

如果用人單位的員工標準或者規章制度不夠細致，一旦員工對此表示不服并提出勞動仲裁，那就涉及自由裁量權的問題，勞動爭議仲裁委員會一般會根據普通人的觀點并基于常識判斷這種情況是否構成嚴重違反勞動紀律，特別是在一些主觀性比較強的違紀上，用人單位一定要能舉證，比如員工不服從領導的管理這一嚴重違紀，第一，領導向員工下達了任務；第二，員工也確實收到了該任務，第三，員工沒有合理的理由拒絕了該任務，這三點齊全了，才能形成違反紀律的完整證據鏈。如果員工僅僅是違紀，不屬于“嚴重違反”，而用人單位卻單方面解除了勞動合同，用人單位就需要按照員工在公司的工作年限，給予員工相應的經濟補償。

此外，在實際工作中，還有另外一種情況讓用人單位比較頭疼，那就是因嚴重違紀被開除的員工找用人單位的“麻煩”。比如某位員工在工作期間因機器發生故障而致傷構成7級傷殘，并被有關部門認定為工傷。然而該員工在后來的工作中因為疏忽，錯用了配料導致價值20萬元的產品全部報廢，公司根據《員工手冊》的“員工嚴重失職，并造成不良影響和經濟損失5萬元以上的，予以辭退”的規定辭退了該名員工。然而，一個月后，被辭退的員工因舊傷復發，要求在事發時沒有為其辦理工傷保險的用人單位出資醫治，但被用人單位拒絕，理由為：該員工因嚴重違紀而被辭退，并非合同到期或正常解除勞動合同，不能繼續享受相應待遇。

對于上述這種情況，用人單位應該給予該員工工傷待遇，并且有相關的法律法規支持，《工傷保險條例》第三十八條對此有專門的規定，工傷職工工傷復發，確認需要治療的，享受本條例第三十條、第三十二條和第三十三條規定的工傷待遇。其中第三十條規定，職工因工作遭受事故傷害或者患職業病進行治療，享受工傷醫療待遇。《工傷保險條例》還規定，用人單位應當依照本條例規定參加工傷保險，為本單位全部職工或者雇工繳納工傷保險費。同時，《工傷保險條例》還明確工傷職工到簽訂服務協議的醫療機構進行工傷康復的費用，符合規定的，從工傷保險基金支付。但是，有一點必須要注意，如果工傷職工治療的疾病，并非由工傷而引發，那么該治療就不能按工傷醫療待遇執行，而是按照基本醫保辦法處理。

三、合同期滿 用人單位解聘員工也需支付經濟補償

為了保護員工利益，用人單位通常情況下單方解聘員工需要支付經濟補償。在《最高人民法院對“我國勞動合同法無固定期限勞動合同的離職補償問題”的答復》中，最高法院明確表示，經濟補償是國家要求用人單位承擔的一種社會責任，即用人單位解除或者終止勞動合同時，應當支付給勞動者一定的經濟補助，以幫助勞動者在失業階段維持基本生活，不至于生活水平急劇下降。正是由于這種社會責任是國家強加給用人單位的義務，因而，何種情況下用人單位應當擔責，需要由法律的明確規定。

《勞動合同法》第四十七條規定，勞動者月工資高于用人單位所在直轄市、設區的市級人民政府公布的本地區上年度職工月平均工資三倍的，向其支付經濟補償的標準按職工月平均工資三倍的數額支付，向其支付經濟補償的年限最高不超過十二年。舉個例子，2020年北京市全口徑城鎮單位就業人員平均工資為112886元，月均約9407元。如果需要給被解雇的員工支付3個月的經濟補償，其月工資為40000元，高于月均工資的三倍28221.5元，那么用人單位在支付經濟補償時就按28221.5元來計算，而不是按照員工每月的工資40000元來計算。按照3個月來計算，用人單位應支付的經濟補償為84664.5元，而不是12萬元。

在員工離職的案例中，最讓用人單位方不能理解的是為何明明員工的勞動合同到期，用人單位還要支付經濟補償。

例如，有一些小微企業的老板因對某位員工不滿，但又找不到理由開除對方，正好員工的勞動合同到期，這時用人單位的老板就會想以不續簽來達到解聘員工又不賠錢的目的，這一想法在相當一部分小微用人單位老板中存在。事實上，在《勞動合同法》正式施行前，勞動合同到期后，用人單位不續簽確實不需要支付經濟補償。但是現行的《勞動合同法》明確規定了即使勞動合同到期，用人單位要單方解除勞動合同，也需要向勞動者支付經濟補償。

按照《勞動合同法》的相關規定，勞動合同期滿可以分為三種情形：1.用人單位不同意與員工繼續簽訂勞動合同，此種情況用人單位向員工需要支付經濟補償；2.用人單位同意繼續簽勞動合同，但是要降低員工的工資，員工不愿意繼續在這干，那么用人單位也需要向員工支付經濟補償；3.用人單位同意繼續簽訂勞動合同，而且維持原來的工資或者漲工資，員工還是不愿意繼續工作，這就屬于員工拒絕簽署勞動合同的情形，那么用人單位不用支付經濟補償。

此外，從保護勞動者的角度出發，如果用人單位不按照勞動合同的約定給勞動者提供勞動保護或者勞動條件；不及時足額支付勞動報酬；沒有依法為勞動者繳納社會保險費；以及用人單位的規章制度違反了相關的法律、法規，從而導致勞動者權益受損，在這樣的情況下，勞動者提出解除勞動合同，用人單位也應當向勞動者支付經濟補償。

四、避免勞動爭議 可在離職時簽訂書面協議

在大多數的勞動爭議案件中，用人單位與員工的糾紛主要集中在勞動報酬、補償金等涉及錢款給付上。因此，在離職時依法給予員工上述款項，計算并向員工釋明并由員工簽字確認，在特殊情況時雙方可以簽訂書面協議，這樣可以很大程度避免此類糾紛產生。

當然，簽訂書面協議并非法定程序，但是如果需要離職后員工承擔保密、競業限制義務等預期有后續糾紛的事宜時，建議公司就離職事項與員工協商一致，訂立書面協議，以利于員工離職后的執行。然而，有的用人單位卻要求員工在離職時簽訂保密協議，如果員工違反保密協議，則應承擔相應的違約金責任。事實上，這樣的約定于法無據。

《勞動合同法》明確規定，在勞動合同中，能夠約定違約金的只有兩種情形，一種是服務期，另一種是競業禁止。實際上，競業禁止和保密是兩個完全不同的概念。競業禁止是指勞動關系解除后，在一定時間內，離職員工不能進入跟原來的用人單位有競爭關系的單位工作。競業禁止和保密最大的區別在于，競業禁止期限最多為勞動關系終止之日起兩年，而保密幾乎沒有期限限制。只要保密的客體還是商業秘密，那么員工不論離職多久，都需要盡到保密義務。

保密協議雖然不能約定違約金，但可以約定員工違反保密義務時應承擔的損失賠償金。而且雙方還可以約定，如果這筆賠償金不足以彌補公司損失，員工還需補足。另外，還可以進一步約定需彌補的損失范圍，比如用人單位的直接損失、間接損失、名譽損失，甚至包括用人單位為了維權所產生的費用等。

五、用人單位應及時通知公司內部及外部相關業務方

員工離職后，用人單位應及時將通知公司其他部門及員工，以利于公司內部及時應對，如電腦賬戶停用、郵箱權限收回、財務手續交接等。特別是一些重點崗位的員工，如財務負責人或者辦稅人員，除了要求對接人員與其交接清楚外，用人單位還應該去稅局變更財務負責人（或辦稅人員）的信息。如果財會人員離職沒有交接工作或者未完成，將來用人單位將面臨非常大的風險。《會計法》第四十一條規定：“會計人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續。”《會計基礎工作規范》第二十五條也規定：“會計人員工作調動或者因故離職，必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續的，不得調動或者離職。”

若離職員工從事對外聯系業務，應及時通知相關有聯系的各業務方，收回對該員工的授權。特別是對被解雇的員工，要防止有些員工利用離職前后的時間“報復”，從而給公司造成損失。

六、結語

以上，為作者從降低員工離職給用人單位帶來的法律風險角度，就員工離職時容易發生勞動爭議的事項進行實例討論。在員工離職過程中，用人單位的人力資源部門應協助其辦理離職證明、檔案轉移、社會保險轉移等手續，這些公司的法定義務應當及時處理。若因員工原因不能及時辦理的，則應通過員工確認的聯系方式通知其配合辦理。當然，由于人事問題紛繁復雜，還需要人力資源部門根據各類實際情況，研究推敲細節，并做好員工離職處理預案，從而可以將勞動爭議發生率降到最低，即使勞動爭議案件發生，也可以防患于未然，減少不必要的訴累。