推進基層房產檔案標準管理的幾點思考

梁 軍

（安康中心城區房產交易與物業事務中心，陜西 安康 725000）

近年我國房地產市場發展迅速，房屋產權交易檔案不斷增多，人們對房產檔案管理提出更高的要求。房產檔案需準確完整地記錄房產的真實信息，一般來源廣泛、數量大，且具有一定程度的區域性，與房地產經濟發展密切相關，加上國家的房地產調控政策與法規較多，房產檔案管理有利于國家房地產政策的落實，能充分反映各種政策落實后的效果，使國家相關部門能及時合理地調整政策，更好地服務于社會大眾。現代化社會經濟發展，推動我國房地產行業飛速發展，尤其是基層房地產行業近年快速發展，房產檔案管理需要解決諸多問題，新形勢下的基層房產檔案管理工作者要具備較高的管理意識，重在推進基層房產檔案管理的進一步發展，促使其長遠意義充分發揮，推動我國房地產市場經濟的快速發展。

1 推進基層房產檔案標準管理的重要意義

1.1 基層房產檔案標準管理的特點

現代化科技與經濟飛速發展，我國的房產行業發展進一步加快，房產檔案管理工作已不能適應現代房產檔案管理需求，尤其是基層房產檔案管理工作中存在諸多不足之處，導致房產檔案管理工作較為滯后。基層房產檔案資料大都是紙質資料，各項管理工作需要人工完成，比如房產檔案資料的錄入和查詢以及整理等，導致基層房產檔案管理工作人員的工作量大，且實際工作中有許多難度，稍有不慎便出現信息錄入錯誤或者遺漏等，檔案資料質量較低，檔案管理工作效率欠佳。據實際調查顯示，我國基層房產檔案管理工作中采用的方式并無統一的標準和規則，檔案管理中的問題并無標準的規章制度可以評判。由于我國社會經濟發展飛速，傳統的基層房產檔案管理模式不能適應房產檔案管理發展的實際需求，這也是目前我國基層房產檔案管理的主要特點，要注重基層房產檔案管理的新探索。

1.2 基層房產檔案標準管理的重要性

基層房產檔案管理涉及眾多內容，推進基層房產檔案管理工作時，要明確各項工作開展的目的，因為房產檔案高質量管理，有利于工作人員的管理效率提高，更好地服務于需求對象，提高房產檔案的利用率。推進基層房產檔案管理要注重信息化手段的運用，各種房產檔案可進行嚴格的分類管理，且房產檔案的信息能被快速搜索，與傳統的檔案管理相比，基于信息化手段的房產檔案管理方式更為簡單便捷，工作人員能快速找到需要的信息和資料，從而充分改善基層房產檔案服務水平。基層房產檔案管理工作不斷地創新能推動房產行業的發展，使房產檔案信息廣泛服務于現實社會，為檔案事業的可持續發展奠定基礎。

2 基層房產檔案標準管理的問題解析

2.1 基層房產檔案信息劇增，檔案管理工作滯后

房產檔案涉及的信息內容諸多，包括房地產權屬登記和調查以及權屬轉移、變更等方面內容，一般有文字、圖表和聲像等歷史記錄，具有較強的保存價值。房產檔案管理工作中形成的真實信息記錄，是房地產權屬登記和管理的重要依據，屬于城市建設檔案的關鍵內容。近年我國的房地產行業發展飛速，關于房產的檔案信息不斷增多，比如房屋產權權屬登記和房產糾紛仲裁、房產交易等行為，均會產生大量的房產檔案信息，尤其是國家高度重視城市規劃建設、保護房屋權利人合法權益等方面工作，這則顯得房產檔案管理非常重要。但據實際調查顯示，我國目前的房產檔案管理工作較為滯后，尤其是基層房產檔案管理，許多工作跟不上房產檔案庫存數量和信息量劇增的實際問題，比如某縣的房產檔案庫存數量大約為12萬卷，2018年全縣發放產權證18 572本，抵押房產3 965件，4 962件預告登記信息，8 931人次的查檔利用情況，這些基層房產檔案信息數據的不斷增多，使得檔案管理工作面臨較大的挑戰，檔案服務質量與水平欠佳。

2.2 管理者法制觀念不強，日常管理歸檔意識較低

基層房產檔案管理工作較為混亂，工作責任并不明確，實際工作中并無科學合理的管理制度，部分基層管理者不具備較強的法制觀念，工作責任心較低，房屋權屬登記完成后，檔案資料不能及時歸檔，導致未整理的檔案資料不斷增多，管理效率低，致使房產檔案不能有效利用，并容易造成較嚴重的房產檔案資料丟失的情況，對基層房產檔案管理工作造成較大的影響。如果登記的房產檔案資料未能及時歸檔，則發生材料破損的風險明顯增強，且關于房產檔案的統計報表和影像等資料未能及時入檔，導致房產檔案不能有效利用，比如基層部分房產檔案中無準確的分幅平面圖和測繪資料等，嚴重時可能導致房產檔案失效。

2.3 檔案信息內容不全面，房產檔案管理環節斷開

基層房產檔案管理功能欠佳，因為房產檔案管理內容較少，主要包括房屋權屬登記類檔案采集和保管等，實際工作中主要是對上述資料進行利用，關于房產的拆遷信息和預售等資料并未及時登記和更新，甚至有房產檔案中并無物業用房繳費和安全鑒定等方面內容，導致檔案信息內容不全面，檔案管理業務不及時、不連續。基層的房產交易和房產權屬登記等方面檔案管理工作并未統一管理，導致相關業務環節斷開，這種分開管理的房產檔案，導致房產檔案管理工作不能統一協調，致使實際工作中存在諸多管理漏洞。

3 推進基層房產檔案標準管理的把控要點

3.1 確保基層房產檔案完整，提高管理工作標準

基層房產檔案標準管理要注重檔案的完整性，保證各種檔案不壞、不丟，嚴格保證檔案資料完好無損，對出現損壞的資料及時搶救。注意保證基層房產檔案的安全性，避免因為工作疏忽而出現檔案丟失的問題，確保各種檔案資料不會散落，加強基層房產檔案集中管理，提高基層房產檔案管理水平。要避免基層房產檔案管理井然有序，避免各種檔案不散亂，注意保管工作有序達標，整齊排列各種檔案資料，保證基層房產檔案擺放有規有矩。

3.2 強化基層房產檔案現代化程度，提高管理人員法律意識

基層房產檔案標準管理要注重現代化，同時管理人員的法律意識要不斷加強，實際管理工作中要不斷加強基層房產檔案管理人員的職業道德，保證基層房產檔案不被篡改，避免歷史事實未能被真實記錄，防止各種基層房產檔案資料被歪曲。基層房產檔案標準管理一定要實事求是，秉持尊重歷史的原則，最大程度維持基層房產檔案資料的原貌，不斷提高基層房產檔案管理水平。基層房產檔案管理人員要不斷提高自身的現代化水平，增強自身對各種信息的認識和應用能力，強化自身對各種信息的鑒別能力，有效提高基層房產檔案資源完整管理的意識，為社會各界提供基層房產檔案資源查詢的途徑，提升基層房產檔案資料的應用率。基層房產檔案管理人員要注重自身綜合能力加強，不斷學習各種有用的現代化設備，能有效將各種現代化設備用于基層房產檔案管理工作中，緊跟時代的發展，根據國家的規定展開基層房產檔案標準管理工作，確保每項工作依法辦理。

3.3 把控基層房產檔案管理創新，推動標準化管理發展

基層房產檔案管理工作要進行不斷的創新，管理人員要注重自己觀念的創新，對各項管理工作進行有效的創新，確保各項基層房產檔案資料標準化管理。要注意基層房產檔案管理工作創新不可以將基礎管理理念和手段全部拋棄，不僅要對基礎管理工作進行深度分析，綜合總結當下與未來的管理趨勢，要在不斷發展的過程中進行創新。管理人員要基于基層房產檔案管理實際情況進行合理的創新，關注市場經濟模式的發展，著眼于未來發展進行分析，同時注意借鑒有效的管理方式，積極主動學習新的知識和技能，持續強化管理人員自身綜合能力，可推動標準化管理進一步發展。

4 推進基層房產檔案標準管理的核心內容

4.1 注重基層房產檔案基礎業務管理，制定檔案管理工作發展規劃

房產檔案管理部門要高度關注基層公民的實際需求，了解其對房產檔案工作的具體需求，根據公民的需求制定合理的檔案管理工作發展規劃，構建完善的規章制度，確保每項檔案管理工作有據可循。重視房產檔案資料收集，加大各種檔案資料整理，對房產文件和材料進行仔細歸檔，要加強材料歸檔范圍確定，制定合理的分類方案和歸檔制度，要求檔案管理根據要求與規則進行。綜合了解基層房產檔案資料，對其進行科學的分類，確保檔案資料合理排列，并對檔案材料進行整理和裝訂，管理部門安排專業的工作人員去基層進行業務指導，使基層的房產檔案管理人員能正確立卷，輔助其做好房產材料收集和征集，對積壓的各種房產資料進行分類管理，指導其對相關房產檔案進行有效移交，保證每份房產檔案資料及時歸檔，使基層的房產檔案管理得到有效管控。

4.2 提高基層房產檔案信息化管理水平，完善檔案管理信息系統

基層房產檔案管理要高度關注數字化建設的進程，不斷提高檔案信息化管理水平，構建完善有效的房產綜合信息數據中心，將樓盤表作為工作核心，納入房產電子檔案信息，做好電子檔案數據庫和房產測繪數據庫，對房產數據的各種信息進行全面管理。針對紙質檔案信息化管理時，采用專業的技術對檔案案卷進行掃描，將各種紙質檔案數字化。基于基層房產檔案管理數字化，對房產資料和數據做全方位的整合，確保樓盤實現掛接，使各項管理工作形成嚴密的邏輯關系，保證房產檔案管理信息系統完善。采用數字化技術將基層房產檔案信息數據全部納入，確保信息系統中的資料完善，數據信息準確無誤，信息之間具有較強的關聯性，能確保房產檔案得到綜合管理。推進基層房產檔案管理要重視房產檔案管理信息系統的不斷完善，保證在業務接受審核時，具有直接的相關業務數據顯示，使各種電子文件有嚴密的邏輯關系，促使房產檔案信息和交易信息在系統內形成統一。基層房產檔案管理信息系統要注意結合地理信息技術，注重圖文資料的細節管理，加強房屋權屬登記管控，保證每項信息數據的可靠性，使房產檔案得到全方位管理，將商品房預售和合同備案、測繪等信息綜合管理，確保房產可以以圖像、影像進行管理，提高基層房產檔案管理圖文一體化水平。基層房產檔案管理工作進行信息化管理前，工作人員要根據實際情況設置合理的管理目標，要防止工作重復，加強房產檔案的歸檔質量，有效提高房產檔案歸檔效率。

4.3 加強房產檔案資料收集和利用，提高房產檔案服務水平

基層房產檔案管理要注重檔案資料收集和利用，根據基層的工作實況，構建合理的客戶收集網，注重重要單位的資料收集，定期收集個人的房產變動信息，充分完善房產檔案信息網絡，提高檔案信息利用服務水平，動態收集房產檔案的利用情況。請專業的人員對房產檔案進行嚴格的編研，不同時期的房產熱點不同，且有著不同的重點需求，管理者要注重自身館藏的運用，加強編研質量與利用，對房產檔案進行嚴格的篩選，過濾掉不符合編研要求的資料，選擇可用于房產檔案管理系統中有價值的資料，對各種資料進行綜合分析，根據實際需求進行各種資料加工，對其進行適當的拓展，使其內涵豐富。房產檔案管理者要加強開發，編研出符合基層房產檔案管理的信息資料，確保信息資料具備系統化和層次化，提高編研資料的質量和可利用性，促使基層房產檔案管理的服務功能增強，能為社會提供高質量的房產檔案服務，使其更好的發揮經濟價值。注重基層房產檔案利用方式的改進，不斷完善其服務方式，加強房產檔案利用的宣傳工作，利用房產檔案為社會主動提供服務，為檔案館引入更多的客戶資源，并充分擴大房產檔案對社會的影響力，更好地滿足社會利用者的需求，使檔案的有償利用率有效提高，提升房產檔案細節管理水平。

5 小結

基層房產檔案標準管理關系著房產行業和國家經濟發展，要做好房產檔案管理模式的探索，重在以新型房產檔案管理手段，不斷提高房產檔案管理工作水平和效率，使其更好地服務于社會。文章對推進基層房產檔案管理做出幾點思考，注重基層房產檔案基礎業務管理，制定檔案管理工作發展規劃， 提高基層房產檔案信息化管理水平，完善檔案管理信息系統，加強房產檔案資料收集和利用，提高房產檔案服務水平。