新形勢(shì)下高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化分析

王富饒

（遼寧省交通高等專科學(xué)校 管理工程系，遼寧 沈陽 110122）

現(xiàn)階段，隨著我國高等職業(yè)教育發(fā)展的持續(xù)推進(jìn)，再加上檔案信息化的發(fā)展，高職院校電子檔案的管理一直以來都是高職院校管理者的關(guān)注重點(diǎn)，其在管理方面的要求也越來越高。在高等教育體系發(fā)展的新時(shí)期，推動(dòng)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提升院校的教學(xué)管理水平有著非常重大的意義。在標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理下，也能夠?yàn)楦呗氃盒５拈L遠(yuǎn)發(fā)展提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高職院校電子會(huì)計(jì)檔案具備一定復(fù)雜性，因此其管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)非常值得研究分析的問題，筆者將對(duì)此進(jìn)行詳細(xì)分析論述。

1 高職電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的作用

1.1 保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整性

高職院校的電子會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中會(huì)涉及到大量的財(cái)務(wù)信息和學(xué)校建設(shè)信息?？梢哉f這些信息對(duì)于高職院校的發(fā)展來說具有決定性的作用。之前高職院校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保存基本上采用的都是紙質(zhì)形式，這種檔案保存的形式非常落后，不僅需要耗費(fèi)很多的時(shí)間，同時(shí)在檔案保存的過程中還有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失的情況，這對(duì)于高職院校來說有非常嚴(yán)重的影響。后來在信息技術(shù)發(fā)展的情況下，高職院校的會(huì)計(jì)檔案開始采用電子檔案的形式保存，電子檔案在很大程度上減少了檔案整理的時(shí)間，同時(shí)安全性更高，也很少會(huì)出現(xiàn)檔案損壞的情況，但是在電子化檔案發(fā)展之初，其管理缺少必要的規(guī)范性，導(dǎo)致檔案管理工作非常隨意，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)保存路徑錯(cuò)誤，以及檔案種類混淆等問題，給檔案的使用造成了比較大的困難。鑒于此，檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化是高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。所謂的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，指的是通過數(shù)字化技術(shù)，采取信息化的手段，通過科學(xué)合理的模式來進(jìn)行檔案管理，電子會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，是保證高職院校財(cái)務(wù)管理水平的重要基礎(chǔ)。在高職院校規(guī)模逐漸擴(kuò)大，辦學(xué)逐漸規(guī)范的情況下，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，可以保證會(huì)計(jì)檔案的完整管理，保證學(xué)校財(cái)務(wù)工作整體效率和質(zhì)量的提升，在財(cái)務(wù)管理方面推動(dòng)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 幫助高職院校緊跟時(shí)代發(fā)展步伐

目前，隨著我國對(duì)職業(yè)教育的重視程度不斷提升，高職院校承擔(dān)著為社會(huì)提供技術(shù)型、實(shí)用型人才的任務(wù)。因此在資金角度上，國家對(duì)于高職院校的支持也越來越大，保證高職院校有足夠的資金來進(jìn)行拓展建設(shè)。在這種情況下，高職院校勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的要求也隨之提升。通過電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以為高職院校的拓展與建設(shè)提供有效的信息保障，使其發(fā)展水平穩(wěn)步提升，跟緊時(shí)代發(fā)展的步伐，為社會(huì)培養(yǎng)更多高質(zhì)量的應(yīng)用型人才，全面滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。

1.3 提升財(cái)務(wù)工作的整體效率

高職院校通過電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)便捷、高效的特點(diǎn)，以最快的速度從檔案中提取有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息，并按照工作的具體需要形成表格或者文檔，為財(cái)務(wù)工作提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息參考，進(jìn)而使高職院校的管理人員針對(duì)財(cái)務(wù)管理工作做出正確的決策。在電子會(huì)計(jì)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理下，檔案管理人員與會(huì)計(jì)人員的工作壓力明顯減小，對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升也有很大的幫助。

2 高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理的主要特點(diǎn)

專業(yè)性較強(qiáng)。高職院校電子會(huì)計(jì)檔案在記錄的過程中，經(jīng)常會(huì)涉及到非常多的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等專業(yè)性的會(huì)計(jì)知識(shí)。對(duì)于會(huì)計(jì)行業(yè)的從業(yè)者來說，其中所涉及到的細(xì)節(jié)問題也是比較復(fù)雜的。鑒于此，在實(shí)際操作的過程中，高職院校財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且具備強(qiáng)大的會(huì)計(jì)專業(yè)能力，有能力將會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確地記錄在計(jì)算機(jī)當(dāng)中形成電子檔案，同時(shí)還要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行歸類，在需要的時(shí)候以最快的速度查找到相關(guān)的會(huì)計(jì)信息。

覆蓋面較大。 高職院校的會(huì)計(jì)檔案并不僅僅記錄一個(gè)或者幾個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)，而是涵蓋院校的全部部門。高職院校全部的收支情況都會(huì)被財(cái)務(wù)部門收入到電子會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中。對(duì)于每一筆經(jīng)濟(jì)往來都會(huì)進(jìn)行詳細(xì)記錄?？梢哉f，高職院校的電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)了學(xué)習(xí)、生活以及管理的全覆蓋。

嚴(yán)謹(jǐn)性明顯。 高職院校的電子會(huì)計(jì)檔案目前已經(jīng)形成了比較完備的記賬體系，有自己的規(guī)范要求與制度。會(huì)計(jì)信息的錄入具有明顯的嚴(yán)謹(jǐn)性，不能出現(xiàn)任何的差錯(cuò)，否則會(huì)給高職院校造成比較大的損失。此外，高職院校的電子檔案管理需要及時(shí)進(jìn)行查賬，確保所有錄入的會(huì)計(jì)信息都是準(zhǔn)確的。

特殊性較強(qiáng)。高職院校的電子會(huì)計(jì)檔案具備特殊性，財(cái)務(wù)信息關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展命脈，因此對(duì)會(huì)計(jì)檔案要進(jìn)行精確歸類，不能與其他類型的檔案進(jìn)行混淆。一般情況下，高職院校在電子會(huì)計(jì)檔案管理的過程中都會(huì)開設(shè)一個(gè)單獨(dú)的空間，將會(huì)計(jì)信息分門別類地進(jìn)行存儲(chǔ)。為后續(xù)高職院校財(cái)務(wù)管理工作開展提供信息層面的便利。

3 當(dāng)前高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

3.1 信息化程度較低

信息化是電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的必要前提。通過檔案管理的信息化，可以突破傳統(tǒng)化檔案管理方式在空間上與時(shí)間上的局限性，以數(shù)據(jù)庫為支點(diǎn)，充分發(fā)揮控制論與系統(tǒng)論的引導(dǎo)作用，這樣一來就能夠充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的高效整合。但是從當(dāng)前高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際情況來看，很多的高職院校并沒有將信息化技術(shù)完全應(yīng)用于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，只是將電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的存檔處理，在信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中缺少積極性和主動(dòng)性，近年來，雖然有一些高職院校開始深度利用信息化技術(shù)進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理，但是在實(shí)際應(yīng)用中都存在著比較明顯的問題，對(duì)信息化技術(shù)掌握得不是很熟練，無法真正借助于信息化技術(shù)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理。

3.2 電子會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不夠

有效的電子會(huì)計(jì)檔案管理可以全方位提升高職院校的財(cái)務(wù)管理水平，同時(shí)對(duì)于高職院校整體管理水平的提升也是非常有幫助的。但是現(xiàn)階段，很多高職院校對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不足，認(rèn)為這只是會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員分內(nèi)的一份工作，根本沒有什么難度。因此很多高職院校對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不足，電子會(huì)計(jì)檔案管理制度、人員以及設(shè)施設(shè)備都得不到必要的保障，久而久之，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)落后的情況，對(duì)于高職院校管理水平所造成的負(fù)面影響是比較明顯的。

3.3 會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)能力存在欠缺

很多高職院校的檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)方面存在比較大的漏洞，許多會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)為所謂的規(guī)范化管理只是熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件，對(duì)于檔案管理規(guī)范化的意義則缺乏深入了解，還有一些高職院校的會(huì)計(jì)檔案管理人員自身的專業(yè)技能水平存在欠缺，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中缺乏必要的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息的錄入和存檔工作沒有引起足夠的重視，工作態(tài)度比較散漫。此外，在會(huì)計(jì)檔案分類整理工作中，由于基本的專業(yè)素養(yǎng)存在欠缺，無法依照會(huì)計(jì)檔案的種類和性質(zhì)進(jìn)行精確的分類，在檔案電子化的過程中就很容易出現(xiàn)檔案失真、檔案遺漏的情況。如果重要的檔案內(nèi)容遺失的話，將會(huì)給高職院校帶來非常嚴(yán)重的后果。因此會(huì)計(jì)檔案管理人員必須要具備扎實(shí)的專業(yè)素養(yǎng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

3.4 高職院校相關(guān)管理制度的缺失

現(xiàn)階段，很多高職院校在會(huì)計(jì)檔案管理工作中缺少相應(yīng)的制度支撐，僅有的管理制度就是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，該規(guī)定發(fā)布的時(shí)間比較長，無法對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行全方位的約束。目前，在信息化的時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)安全成為了管理工作中所關(guān)注的焦點(diǎn)。因此在管理制度方面要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子檔案的管理模式以及管理具體規(guī)定。從當(dāng)前情況來看，很多高職院校在檔案數(shù)據(jù)安全管理等方面存在較大的漏洞，給了不法分子竊取數(shù)據(jù)的可乘之機(jī)。同時(shí)由于管理缺乏制度化，在會(huì)計(jì)檔案管理過程中非常容易出現(xiàn)檔案信息丟失的情況，整體的管理過程隨意性非常強(qiáng)。

4 高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)化措施分析

4.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化水平

高職院校在電子會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，需要大力引進(jìn)各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，并將這些先進(jìn)的信息技術(shù)全面運(yùn)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理工作中，構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理信息平臺(tái)。在具體措施上，高職院校在信息化管理技術(shù)應(yīng)用的過程中，要全面重視檔案管理的安全性，通過信息加密技術(shù)對(duì)檔案安全進(jìn)行嚴(yán)密把控，切忌使用U盤等安全性非常差的存儲(chǔ)工具進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移，設(shè)置安全級(jí)別符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的密鑰與防火墻。進(jìn)而全面保障電子檔案管理的安全性。除此之外，高職院校還要針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的使用者配置相應(yīng)的客戶端與接口，在安全的前提下為其提供足夠的便利，使其能夠隨時(shí)隨地在安全的環(huán)境當(dāng)中對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行搜索與查閱。

4.2 提升對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案專業(yè)知識(shí)的認(rèn)識(shí)和理解

現(xiàn)階段在很多的高職院校當(dāng)中，學(xué)校的高層管理部門對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠，僅將其視為一種低端、基礎(chǔ)性的工作，沒有認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性。鑒于此，高職院校相關(guān)管理人員要從根源上對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理重視起來，檔案管理人員從思想上應(yīng)當(dāng)樹立一種規(guī)范化管理的意識(shí)，將檔案工作進(jìn)行流程化處理，明確電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，高職院校管理人員要強(qiáng)化對(duì)于電子檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，將電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提升到一個(gè)核心層次，將其視為學(xué)校管理工作中重點(diǎn)關(guān)注與審查的內(nèi)容。只有高職院校的管理人員充分認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，才能夠從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，提升院校電子會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率，全面推動(dòng)高職院校會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展步伐，為學(xué)校的發(fā)展提供更多的支持。最后在工作中，高職院校的各個(gè)部門也要緊密配合電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，提供必要的配合與支持。

4.3 重點(diǎn)關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升

電子會(huì)計(jì)檔案管理工作歸根結(jié)底是由人員來完成的，因此會(huì)計(jì)檔案管理工作就必須要由具備專業(yè)資格的人進(jìn)行負(fù)責(zé)。如果因?yàn)橐恍┨厥庠蛐枰渌愋偷墓芾砣藛T進(jìn)行協(xié)助的話，院校方面則需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)性的技能培訓(xùn)，使其在工作開始之前能夠充分掌握會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)在工作當(dāng)中，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)也是非常重要的，從而在工作中實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)技能的穩(wěn)步提升，避免在工作中出現(xiàn)疏漏的情況。最后，針對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員的引進(jìn)，高職院校相關(guān)管理人員要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)技能水平和綜合素養(yǎng)進(jìn)行細(xì)致考核，同時(shí)關(guān)注其管理意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，在人員角度上保障電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理。

4.4 優(yōu)化高職院校電子會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度

制度是電子會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要保障。因此制度建設(shè)也是高職院校會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)中不可忽視的一個(gè)點(diǎn)。從目前情況來看，很多高職院校在會(huì)計(jì)檔案管理制度方面都存在一定程度的欠缺，因此高職院校要按照自身的實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行全面的優(yōu)化，建立健全管理體系。通過制度的約束作用，可以對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范，科學(xué)合理地安排電子會(huì)計(jì)檔案地收集、整理、歸檔以及保存等各項(xiàng)工作，使會(huì)計(jì)檔案管理工作在一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)下開展，實(shí)現(xiàn)整體水平的提升。

5 總結(jié)

電子會(huì)計(jì)檔案是記錄高職院校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體，為高校提供一個(gè)準(zhǔn)確且具指導(dǎo)意義的參考資料。當(dāng)前，高職院校的電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化面臨著一系列的問題，包括信息化水平偏低、制度不完善等，因此，要加快推進(jìn)高職院校檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程，就必須提高檔案管理的信息化水平，完善相關(guān)管理制度，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。同時(shí)高職院校的管理人員也要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作全面重視起來，實(shí)現(xiàn)管理模式的全面創(chuàng)新，最終滿足高職院校在當(dāng)前時(shí)代背景下的實(shí)際發(fā)展需求。