醫院檔案標準化管理的意義與作用

秦 麗

（青州市婦幼保健院，山東 青州 262500）

近幾年來，醫療機構的檔案管理逐漸受到醫院工作人員和社會的關注。醫院檔案是醫院發展過程中記錄的客觀事實，能反映醫院的發展歷程，總結檔案使用經驗，避免重犯，既能節約資源，又能提高醫院的經濟效益。檔案是醫療機構信息的重要來源，是醫院管理科學決策、醫院現代化建設的重要依據。隨著時代的發展，醫院在現代化進程中也在不斷地進行自我改造。對醫院檔案進行規范管理，能極大地促進醫院快速發展，同時充分利用檔案等各種資源，可以提高其與醫院共同的效益和價值。

1 醫院檔案標準化管理概述及其意義

1.1 概述

建立醫院檔案標準化管理是進一步推進醫院管理制度化、規范化、科學化的重要前提，也是不斷提升醫院基層管理水平的需要。檔案是一個組織或個人在過去的社會活動中，通過文字、圖形、聲音、視頻等形式直接產生的歷史記錄。醫療檔案是醫院管理的重要組成部分。對于醫院的建設和發展至關重要。把檔案管理系統與醫院自身管理體系結合起來，建立組織結構，制定檔案制度，建立網絡管理系統，是做好檔案工作、提高檔案的完整性、加強檔案建設的一個重要契機。

1.2 必要性

（1）有助于以后閱覽方便。醫院檔案是醫院在過去長期的醫療實踐中保存的一種歷史記錄，它們具有歷史意義，在醫院發展中發揮著重要作用。醫院檔案內容多樣，涉及面廣，主要包括醫院的醫學知識、科研資料、醫療設備、醫院經費、醫療技術、人員、黨建、醫院管理等。通過檔案，可以發現和了解醫院以往工作的痕跡。因此，醫院必須加強檔案管理，保存歷史資料，發展醫療服務。

（2）醫院檔案管理是醫院執行各項工作的基礎。醫療記錄和人力資源記錄是醫院日常活動的重要組成部分。比如醫療隊的主要內容和綜合人員信息系統。醫院作為人才密集的單位，檔案管理不力，將會給醫院帶來很大的困難，后續的發展和醫療創新將舉步維艱。

（3）有助于專業知識的積累。從總體上看，醫院專業化程度較高，規范的醫療檔案管理對醫學知識的積累與傳播具有重要意義。例如，醫院檔案管理中的病歷管理，如從入院到出院的整個診斷過程的總結和記錄，不僅是醫學研究中有價值的信息，而且是醫學研究和治療成功案例的來源。可供臨床上同類疾病治療及青年醫師、醫院實習醫師等參考。另外，醫院可以研究、分析成功治療案例，總結經驗和發現、促進新療法的推廣，促進醫療企業的快速發展。

（4）有利于形成獨特的醫院文化。一所醫院獨特的醫院文化，是關系到全體醫務人員價值觀、思想和行為準則的接受。醫院文化、精神文化教育也應立足于醫學實踐。通過一代又一代的努力，以及對醫院和醫務人員檔案的詳細管理，對醫院精神文化建設的發展具有時代意義。

（5）有利于醫院的長遠發展。醫院檔案內容豐富，記錄了醫院在漫長的發展過程中所取得的各項卓越醫療成就，對醫院的長遠發展規劃具有重要參考和領導作用。與此同時，每一個醫院項目的發展規劃、學術研究成果和單位成果都可以借助于規范的醫院檔案管理，可以直接了解和掌握醫院總體運行狀況，及時修改管理決策，適應發展戰略，促進可持續發展。

2 醫院檔案規范化管理存在的問題

醫院檔案包含醫院工作活動中形成的公文、圖表、信函、日記、錄像等。當前，國家檔案局、國家中醫藥管理局、省檔案局、衛生局等部門對醫院檔案管理提出了許多具體要求，并對檔案工作給予了具體指導。為此，全國各醫療衛生行業和機構開展了有針對性的檔案管理，建立綜合性檔案室，集中管理各類檔案。同時，在提高檔案標準的基礎上，醫院檔案工作做了大量的基礎性工作，如行政檔案上交科室，工作檔案逐步存入醫院檔案館，使檔案管理有了根本性的進展。但是，隨著醫院的不斷發展，檔案信息也在增加。但是，隨著當前科技信息在醫學、教學、科研等方面的快速發展，在檔案管理方面還存在很多問題需要改進。

首先，檔案管理意識薄弱，管理制度不健全。由于對檔案管理的一些具體要求不了解，管理者在把檔案轉移到醫院檔案館時，導致檔案丟失或損壞。出現這種現象的主要原因是缺少統一的管理標準和管理模式，對檔案管理的范圍和內容沒有明確的要求，導致一些需要檔案沒有及時存檔。其次，醫院檔案信息化建設落后。盡管計算機技術進步很快，但檔案管理軟件的發展卻相對滯后。隨著檔案制作速度的加快，原有的單機管理形式已不能滿足現代化管理的要求。第三，資本投資減少。檔案管理投入較低，許多檔案管理部門仍采用傳統的手工整理和查詢檔案的方式，大大降低了檔案利用率。第四，團隊的專業素質有待加強。目前，醫院檔案管理的信息化水平不斷提高，不僅為檔案管理提供了先進的科技手段，同時也對檔案管理者提出了新的要求。建設檔案信息系統，不僅要求員工具備傳統的檔案管理技能，而且要求員工要精通信息數據庫處理技術。但是，在實際工作中，很多檔案管理員的信息技術知識與醫院檔案管理電子化的標準、要求相去甚遠。最后，檔案標準化管理體系并不完善。醫院檔案的規范化管理是信息有效利用的重要保障。但我國大部分醫院在病案檔案管理方面沒有完整統一的管理模式，缺乏網絡管理經驗，組織架構不統一，嚴重影響檔案的有效利用。醫院檔案管理是一種跨部門的管理模式。例如，各種檢查圖像由檢查部門管理，而綜合醫院各部門工作管理方式不一致，各部門管理任務不明確，各部門考核標準不一致。

3 加強醫院檔案標準化管理的有效措施

針對醫院檔案管理中存在的諸多實際問題，管理者必須給予足夠的重視，及時采取有效措施，不斷完善現有的檔案管理體系，為醫院的可持續發展奠定良好的基礎。

（1）重視醫院檔案管理。首先要提高檔案管理意識。醫院管理層應認識到檔案的有效作用及其在醫院發展中的積極作用。醫院檔案客觀地反映了醫院的發展過程和醫患雙方的具體情況。它不僅為醫院管理提供了有效的基礎，也為醫生和患者的利益提供了有效的基礎。只有醫院管理層重視檔案管理，才能更好地促進檔案管理的發展。

（2）加強檔案信息管理。伴隨著現代科技的發展，檔案信息化管理普遍應用在醫院中。檔案在形式和內容上都是真實的，它真實地反映了醫院工作現狀，成為記錄醫院發展的寶貴載體，具有不可替代的法律依據。檔案的價值和作用決定了醫院檔案統一管理的必要性。檔案信息系統的建立必須使軟件和硬件適應檔案管理的現代化，建立標準化的檔案系統，支持實時瀏覽和內網檢索功能。因此，檔案管理的標準化是檔案信息有效利用、實現檔案數據共享使用的關鍵。

（3）建立檔案歸檔制度。檔案歸檔制度是檔案工作順利開展的保障和前提。只有在完善的檔案制度下進行歸檔，才能獲得高質量的檔案信息。所有的檔案歸檔制度都依賴于法律、法規和規章，從而提高檔案工作的效率。現行檔案歸檔系統有些細節不夠詳細，有的內容缺少工作記錄。從而造成檔案人員在開展工作時，往往思維不清，甚至僅憑自己的理解工作，造成工作偏差。為了得到一個系統的工作計劃，需要一個科學合理的檔案系統。除了限制歸檔的內容和流程外，還必須規定歸檔的形式、方法和步驟，以便歸檔人員的工作和想法可以追溯到源頭。

（4）以多種方式開發檔案資源。一是強化檔案管理，充分發揮檔案的作用與價值。作為檔案管理者，不僅要對檔案進行分類，更要從多方面積極研究檔案的信息價值。檔案工作者首先要科學合理地對檔案進行分類，建立快速檢索系統。二是為醫學研究提供服務信息，為科學研究提供物質支持。加大檔案信息使用反饋力度，逐步收集有效檔案信息，并進一步匯總，大大提高檔案管理工作的效率。最后，加強與不同醫院的溝通，分享管理經驗，實現資源交流，為中國醫療行業的發展做出貢獻。

（5）提高醫院員工的檔案管理意識。加強醫院檔案專業人員的培訓。通過短期培訓、相互觀察和溝通，以及不定期的指導、檢查和監督，使醫院員工盡快熟悉和精通檔案管理工作。需要改變傳統的服務模式，建立“快速服務、跟蹤服務、全程服務”的檔案信息資源服務新模式。在醫院系統大膽創新的基礎上，構建了立體快速的檢索工具，實現了醫院設備檔案資源的共享。檔案標準化管理改變了檔案工作的現狀，提高了員工工作積極性和責任感，改變了工作現狀。

（6）加強檔案管理的長遠規劃。在醫院發展過程中，往往需要規劃醫院發展方向，如醫院規模、診療科目、醫療設備和人員等。沒有可持續發展的長期檔案管理，已不能適應衛生事業快速發展的需要。近幾年來，計算機網絡技術被廣泛應用于醫院的檔案管理，極大地提高了醫院科室的工作效率。但是，計算機系統在檔案管理方面的使用率還比較低，多停留在人工記錄歸檔的方式上。因此，醫院應將檔案管理納入醫院的長遠規劃。根據醫院發展的范圍和需求，增加對檔案管理過程所需的各種設備的投資，使檔案管理適應醫院的業務發展。

（7）加強硬件建設。加強硬件設備是檔案標準化管理的基礎。硬件設備是否合理，直接決定了檔案管理的效果。同時，也在一定程度上體現了醫院的管理水平。以往由科室設立的科室檔案管理方式已不能適應現代醫院發展的要求。為了實現醫院檔案的標準化管理，必須按照防盜、防火、防潮、耐高溫、防塵的要求進行建設。檔案管理館要做到防光、防蟲、防有害氣體等，為醫院檔案館硬件建設打好基礎。

4 結束語

檔案管理是醫院業務展開的重要組成部分，同時也是醫院管理的重點核心內容。規范的醫院檔案管理能夠準確、客觀地反映醫院的醫療質量和管理水平。為此，醫院應進一步加強檔案管理體系，強化檔案管理人員結構，建立健全檔案管理體系，提高管理質量，不斷創新管理模式，保證醫院檔案管理工作的有效、順利進行。醫院檔案建設必須與醫院發展規劃相結合。為進一步推動檔案業務與醫院業務的同步發展，實現檔案管理現代化，更好地為醫院可持續發展服務，必須做好醫院檔案管理工作，提高檔案管理水平，更好地促進醫院醫療改革和醫療事業的發展，具有十分重要的意義。