高校一站式網上辦事大廳業務流程建設的實施研究

韋大歡，羅 莎

(北海職業學院，廣西 北海 536000)

0 引言

在政府政務服務大廳模式日趨成熟的背景下，高校也應當做好一站式網上辦事大廳模式建設工作，充分應用信息技術、計算機技術、互聯網技術，保證辦事水平，優化日常管理。由于一站式網上辦事大廳業務流程建設深刻影響著辦事效率，高校需要將優化業務流程作為一站式網上辦事大廳模式建設的切入點，合理規劃業務流程，為自身順利開展各項管理工作打下堅實基礎。

1 高校一站式網上辦事大廳業務流程建設的價值

隨著智慧校園建設的繁榮發展，高校積極依托信息技術、互聯網技術等，優化智慧校園，以加深校園信息化發展程度。一站式網上辦事大廳是高校構建智慧校園的重點，如圖1所示。高校將一站式網上辦事大廳提到了重要日程。由于網上辦事大廳業務流程是一站式網上辦事大廳建設的核心要素，高校需要投入精力，科學設計網上辦事大廳業務流程[1]。合理的網上辦事大廳業務流程，不僅可以確保辦事速度，提升辦事效率，還能夠明確辦事責任，規范辦事工作，降低辦事出錯概率。另外，此種業務流程可以加大辦事監管力度，保證辦事質量。高校教師與學生可以充分享受業務辦理的便利。高校可以提高日常管理水平和師生對辦事服務的滿意度。

圖1 一站式網上辦事大廳業務流程

2 高校一站式網上辦事大廳業務流程建設的實施策略

2.1 把握業務流程的創建

基本信息設置、表單設置、環節設置、權限設置、報表統計等是業務流程創建設計的重要組成部分。業務管理人員需要做好以上工作。本次主要從以下方面具體研究了業務流程創建方法和要點[2]。

2.2 基本信息設置

在創建業務時，應當科學設置基本信息。用戶點擊“基本信息”頁簽，可看到流程的名稱、所屬應用、版本等信息。如果用戶選擇了系統中已創建好的模板，那么基本信息處默認顯示該模板與應用的名稱。用戶可以依據自身的實際需求更改流程名稱。如果用戶直接添加表單，就需要自定義設置。

流程名稱、所屬應用、流程標識、上線時間、當前版本是流程基本信息管理的構建要素，因此設計者有必要仔細研究這些設置模塊。(1)流程名稱。流程名稱表示流程的用途。在確定流程名稱時，應當清楚流程的用途，根據用途確定流程名稱。流程名稱是流程基本信息設置的必填項，為此一定要明確流程名稱。(2)所屬應用。所屬應用即當前流程所在的應用名稱。所屬應用包括學生管理、教師管理等多種類型。根據所屬應用實際情況，確定所屬應用即可。(3)流程標識。依據實際情況設置流程標識。流程標識應當不同，故不允許設置同一流程標識。一旦設置流程標識，就不可更改。因此，要謹慎設置流程標識。(4)上線時間。根據實際情況，確定流程基本信息上線時間。(5)當前版本。在創新的流程時，當前版本默認為1.0。

2.3 表單設計

表單設計是業務流程創建的要點之一[3]。在創建業務流程時，要做好表單設計。在創建表單時，需要添加表格，在表格里添加控件及名稱。在表格創建完成后，就需要在表格中添加字段信息。表格中的字段分為不同的控件類型，可通過直接選擇業務控件中的字段進行添加，也可選擇標準控件中的控件進行添加。業務控件中現實的字段為用戶在“業務控件”模塊創建的字段信息。如果在業務控件點擊一個字段信息，那么該字段信息會添加到表單中，而頁面最右側會顯示該字段的基本信息，這方便用戶了解該字段信息。

為滿足表單設計水平，保證表單設計效果，相關人員加大了系統設計力度，優化系統功能。當前，系統包含了眾多控件，如多行表單控件、簽章控件、頭像控件、主題庫控件、地理區域控件、附件控件、條形碼控件等。(1)多行表單控件。在多行表單控件下，用戶可以依據實際需求，添加具有相同屬性的數據信息，保證應用效果。(2)簽章控件。在簽章控件下，用戶可以設置簽章密碼保護，以此確保信息數據的安全性，避免泄露信息數據。(3)頭像控件。在頭像控件下，用戶可設置頭像像素的大小。(4)主題庫控件。在主題庫控件下，用戶可根據主題表調用多個字段的數據。(5)地理區域控件。地理區域控件可顯示地域信息。用戶可以清楚使用所在地[4]。(6)附件控件。在附件控件下，用戶可做好附件上傳工作，同時做好附件大小的控制工作。(7)條形碼控件。在條形碼控件下，用戶可以自動生成辦理表單的信息，提高表單生成效率。由此可見，系統中的不同控件所發揮的功能存在差異。在設計表單時，用戶可以依據實際需求選擇控件。

2.4 環節設置

由于流程環節設置是業務流程設置的重點，有必要高度關注流程環節設置，提升流程環節設置水平。系統共提供了3個類型的流程，分別是自由流程、固定流程和兩者結合的流程。管理人員可以依據需求選擇流程類型。在創新與設置新的流程環節時，可進入系統，通過新建流程頁簽，做好此項流程設計工作，滿足流程設計需求。

在流程環節設置時，會出現多人處理同一節點的情況。為提高處理效果，可以根據需求選擇不同的審批方式。系統中審批方式共包括三大類型，分別為并行審批、順序審批和組合審批。(1)并行審批。在并行審批下，可在同一環節同時處理各種事項，從而大幅度提升處理效率。(2)順序審批。在順序審批下，需要按照相應的順序依次處理。(3)組合審批。在組合審批下，就可將被選擇的人員合并為同一個組合，這樣就可以在同一環節處理事項[5]。可見，不同的審批方式提供多種處理選擇，有助于提高處理水平。系統設計人員需要做好并行審批、順序審批和組合審批的設計工作，增強審批性能，切實滿足審批需求。

2.5 權限設置

只要做好業務流程權限設置工作，就可以保護用戶信息安全。要積極推進業務流程權限設置工作。業務流程權限包括：流程的續辦、轉發、撤銷、上傳附件等權限。根據實際需求設置權限。在業務流程權限中，要把握好辦理權限、發起權限的設置工作。

從辦理權限的角度分析，附件上傳、續辦、轉發、撤銷和批處理等是流程辦理權限的重要組成部分，因而要做好這些權限辦理工作，規范業務開展。其中，在辦理權限時，可以在相應的權限中進行勾選，這樣就表示權限已經辦理成功。從發起權限的角度分析，管理人員需要合理設置發起權限的條件，便于權限管理。其中，可以將未畢業的學生作為發起權限的條件，在這種情況下，只有未畢業的學生才可以發起權限；另外，可以將畢業生作為發起權限的條件，在這種情況下，只有畢業生才可以發起權限。設置發起權限可以有效保證權限管理的規范性。辦理權限與發起權限既可以單獨使用，又可以相互配合使用，以此最大限度地發揮權限管理的作用。

2.6 流程應用

在創建完流程后，需要合理應用流程，以此確保管理效果。將流程與服務大廳業務相關聯，用戶可以進入業務流程中，進行相關操作。由于流程應用設置關系著流程的應用效果，要做好流程應用的設置工作。(1)進入服務大廳，并打開服務列表。如果想要新建流程，就需要按下新建選項，以新建流程；如果想要操作已經創建好的流程，就需要進入該流程，進行相關操作。(2)依據實際需求，指定流程發布的客戶端。不僅可以指定流程在移動端發布，而且可以制定流程在PC端發布。(3)設置流程辦理的打開方式、辦理的類型。辦理的類型主要包括兩大類：一類是在線辦理，一類是辦理介紹。在設置在線辦理時，可將在線辦理設置頁面跳轉至之前設置的流程發起頁面，也可對接現有的系統，為在線辦理人員提供便利。辦理介紹就是對辦理信息的介紹。用戶可以了解辦理內容、事項。

在辦理流程生效后，可以打開服務查詢頁面，查看服務設置情況。如果發現流程應用設置問題，則可以返回以上步驟，解決問題；如果想要增加流程設置事項，則可以添加流程設置內容。

2.7 流程管理

流程管理水平關系著流程應用效果。在流程設置中，要做好流程管理工作。流程預覽、編輯流程信息、查看流程概況、預覽流程表單、統計流程發起數、流程版本控制等是流程管理的重要功能。(1)流程預覽。在流程預覽下，可以看到整個流程的建設情況，便于優化流程管理。(2)編輯流程信息。在編輯流程信息下，可以編輯相應的流程信息，滿足流程管理需求。(3)查看流程概況[6]。在流程概況下，可了解流程的大體情況，包括：各個流程發起的事項數、各個部門發起的事項數等。(4)預覽流程表單。在預覽流程表單下，可掌握流程表單設置情況，從而有效使用流程單信息，發揮信息的作用。(5)統計流程發起數。在流程發起數下，可以了解具體的流程發起數，以此更好地推進管理工作。(6)流程版本控制。在流程版本控制下，可以了解流程的版本，同時可以切換版本，以此滿足用戶的使用需求。

3 高校一站式網上辦事大廳業務流程建設展望

高校網上辦事大廳業務流程建設是一項系統、復雜的工作。在業務流程建設的過程中，要清楚業務全流程，合理設計業務流程，規范管理業務流程。伴隨著社會發展，我國對高校網上辦事大廳業務流程建設提出了更高的要求。為此，有必要更新高校網上辦事大廳業務流程建設理念，積極使用新技術，便于高效完成業務流程建設任務。在具體使用時，需要認真地分析業務數據信息，充分挖掘數據的價值，以促進高校網上辦事大廳業務流程建設發展，為高校教師與學生提供優質的業務服務[7]。

4 結語

綜上所述，在信息時代，高校應當積極圍繞信息技術，打造一站式網上辦事大廳，為廣大師生提供良好的服務。優化一站式網上辦事大廳業務流程，加強業務流程建設關系著一站式網上辦事大廳構建水平，以及服務成本、服務質量。有必要將一站式網上辦事大廳業務流程建設作為辦事大廳構建切入點，創新業務流程。在完成業務流程建設工作后，高校還需要制定完善的業務流程管理體系，主動利用業務流程板塊，加強業務流程管理。