施工企業集團化管控模式下審計提升物資管理能力的路徑分析研究

中國水利水電第八工程局有限公司 謝 旺 湖南師范大學商學院 趙軍帥

1 引言

建筑施工企業乘著“十三五”及“十四五”的東風，有效應對疫情、中美貿易戰、逆全球化抬頭等不利影響，遵從國際國內“雙循環”的大政方針，積極投身祖國基礎設施建設，在短短幾年間生產規模日漸壯大，產值規模迅速擴張。在跨產業、跨區域乃至跨國經營管理現狀下，集團型施工企業大都采取“兩級平臺+一級項目”的集團型管控模式，通過系統設計權責體系，以項目管理為核心，各職能體系相互補位，高效協同實現效率最優。

據不完全統計，工程建設項目物資成本往往占比建安費用一半以上，大致在55%-60%的區間數。在建筑施工企業在規模迅速擴張的大背景下，如何做好物資管理、抓好物資成本控制，對于節約項目建設成本、保持合理的施工利潤意義重大。物資管理一方面要以全過程分析為基礎，明確各環節在各管理層級上的管理職責和管控標準；另一方面要在物資管理行為上形成閉環，即要以P-D-C-A為基本原理，從管理計劃開始，做到計劃安排有執行、有檢查，執行結果參照標準進行考核，有效確保計劃落實到位。

2 物資管理的全壽命管理流程

施工企業管理層級上一般以總部、二級單位及項目為劃分的三級管控模式，建筑企業則明確將堅持三級管控模式不變的戰略定位，不增設管理層級，減少管理鏈條。以三級管控為基本架構，結合采購計劃開始至材料報廢結束的全生命周期，筆者梳理了施工企業材料管理一般涉及的主要過程，詳見圖1。

圖1 物資管理流程

3 物資管理涉及的職能體系

集團化管控的機制設計，要求設備物資管理需要各職能體系協同發揮作用，共同做好設備管理管控。根據以上物資管理全流程，本文梳理出物資管理涉及的職能體系如下。

二級單位編制物資策劃。物資策劃是做好項目物資管理的綱領性文件，是充分分析項目施工特點、進度安排，組織項目資源進場，確保施工形象進度的有效手段。二級單位經營管理部門協同履約管理部門，根據項目施工組織策劃等文件，結合進度要求，編制物資策劃。物資策劃需根據預算金額，報總公司職能部門、治理層等機構進行分級審批。

項目部提物資需求計劃。采購計劃的編制以施工進度安排為前提，為滿足現場施工的形象進度而進行年度、季度、月度等的物是資采買計劃。采購計劃編制一般以施工工區或班組為單元，匯總至項目層、上報至二級單位，進行集中采購。

二級單位進行物資采購。物資采購管理部門定期匯總各項目采購計劃、實施集采。在片區式管理的項目群，可以項目群為單位在當地進行集采；當地項目較少、項目之間相離較遠等無法實現集采的情況下，經過詢價比價，簽訂項目集采協議或者框架協議。為提高采購效率、節約采購成本，應當盡量提高采購的計劃性和集采程度，減少零星采購、單項目采購。

項目部組織物資進場驗收。由項目部物資管理部門組織項目財務部門及技術部門等，進行采購驗收，為確保內控有效，驗收主體要有明確規定且嚴格施行。驗收要關注到貨物資的數量及質量是否符合合同及有關質量規范要求。驗收合格后由倉庫管理部門及時簽認并辦理入庫手續、登記相應臺賬，在運輸途中的損壞、短缺的材料，應即查明原因，分清責任。

倉儲部門對物資限額領發料。施工管理部門及經營管理部門，根據材料消耗定額，共同核定某施工周期內材料消耗量，結合分包合同，對分包單位開具限額領料單。倉儲部門根據限額領料單進行發料及登記。

經營管理部門組織進行材料核銷。為有效控制材料使用，經營管理部門牽頭進行材料核銷，以評價材料使用的科學性，統計材料投入成本，并分析分包商是否存在偷工減料等情況，從經濟數據上評價管理效果。分公司要建立完整的材料核銷流程，要求所屬項目定期開展材料核銷工作，項目經營和物資管理等部門要高效協同。對于項目提交的材料核銷報告，分公司物資及經營管理部門要分析各項目材料核銷報告的編制情況，通過報告評價各項目材料核銷工作的扎實程度，條件允許的情況下抽查部分項目實際情況。為提高項目部開展材料核銷工作的積極性，材料核銷工作與相關項目負責人獎懲掛鉤等。

財務管理部門組織物資盤點。為提高物資庫存的賬實相符，財務管理部門應組織項目物資管理、經營管理等部門進行材料盤點，查找賬實差異，編制盤點報告，并將盤點情況報項目部主管領導及上級單位。項目部應當建立定期盤點的機制，明確盤點周期、參與部門及盤點要求，填制盤點表，清理結存數與實際的差異并究其原因。

物資管理部門組織廢舊物資處理處置。廢舊物資處理是材料管理工作的最后一環。通常由物資管理部門組織項目有關職能部門、邀請有資質的物資回收商踏勘現場，對廢舊材料進行公開處理。通過分析材料處理處置量的大小，可以逆向評價材料采購和使用的科學性，為改進管理決策提供參考和建議。在報經分公司物資管理部門進行內部調劑或者批準處理處置后，由設備管理部門牽頭，財務、經營、技術管理部門等參與，紀檢監察人員全程監督處置過程，物資處置量較大，要在規定的媒介上進行公布，為確保內控有效，處置過程要根據權限進行審批，并簽訂和公開處置協議。財務部門要及時進行相應賬務處理。

二級單位對項目物資管理能力進行評價。二級單位物資管理部門要定期檢查和評價項目部物資管理情況，結合物資賬實相符程度、物資信息登記情況、現場物資保管、物資領用管控等各環節，系統、全面地評價項目物資管理水平，持續提升本單位物資管控能力。

4 基于全過程、全層級管控的審計評價體系設計

結合以上分析，以全流程評價為手段，強化平臺服務為基礎，可以參考表從十個環節開展審計，系統提升二級單位物資管理能力。

物資策劃環節，審計要件是物資策劃意見書，主責部門二級單位物資管理部門，主要審計事項策劃書主要內容是否全面，策劃是否經審批，是否有策劃變更事項及其變更文件的審批情況，策劃與實際執行的差異及原因分析；

物資采購環節，審計要件是采購申請單、采購招標書和評標報告，主責部門二級單位物資管理部門、采購管理部門，主要審計事項申請及審核主體是否符合規定，是否按分級權限進行了上報，是否按評標報告進行了定標；

物資驗收環節，審計要件物資驗收單，主責部門項目部物資管理部門，主要審計事項驗收主體是否符合要求，是否及時進行驗收簽字確認，材料質量及數量是否與合同相符，驗收單是否及時送交財務入賬；

物資發放及領用環節，審計要件材限額領料表、物資領料單及材料限額發料臺賬，主責部門項目部倉儲管理部門，主要審計事項項目部是否建立分包單位材料限額發料臺賬，是否按限額進行材料發放，是否及時記錄發放情況并對分包單位等進行結算扣款；

現場管理環節，審計要件是物資庫存臺賬和物資盤點表，主責部門項目部物資管理、財務管理部門，主要審計事項倉庫地面是否夯實、平整、不積水、不塌陷，倉庫是否整潔、通風、防雨、防潮、防火、防盜，物資是否分類存儲、堆放并進行標識，易燃、易爆、危險物品是否按屬性和規定分庫隔離保管，倉庫保管員是否定期保養庫存物資并做好記錄；

周轉材料管理，周轉材料使用（租賃）臺賬，二級單位、項目部物資管理部門，臺賬要素是否齊全，是否及時更新，臺賬與實物相符程度，材料是否發生了丟失及損毀、是否賠償，周轉材料的現場使用情況，周轉材料及其它物資轉讓價格是否按規定確定；

不合格品處理及物資處置環節，審計要件為報損物資匯總表、不合格品處理登記臺賬、處置審批表、處置合同或協議及處置物資匯總表，主責部門二級單位及項目部物資管理部門，主要審計事項物資報損是否按要求上報和審批，處置工作組是否由設備管理部門牽頭換季，財務、經營、技術管理部門等參與，是否按規定進行了招標處置、處置過磅單現場照片等資料是否齊全，處置款項是否及時交財務記賬，紀檢部門是否全程監督，二級單位是否及時匯總處置物資；

材料核銷環節，審計要件為材料核銷報告，主責部門二級單位及項目部經營管理部門，主要審計事項二級單位是否定期要求項目部開展材料核銷工作并定期分析指導各項目材料核銷工作開展，材料核銷報告編制是否符合要求，二級單位是否根據報告抽查報告內容與實際情況的相符程度；

考核獎懲環節，審計要件為材料管理總結報告，主責部門項目部及二級單位物資管理部門，主要審計事項二級單位是否按要求項目部定期對材料管理的情況進行總結，并根據評價情況對相關人員進行獎懲；

管理能力建設環節，審計要件為物資管理人員接收教育培訓臺賬和培訓總結報告，主責部門二級單位物資管理部門、人力資源管理部門，主要審計事項二級單位是否建立了物資管理人才、專業技術人才的培養教育機制，是否在不斷提高業務管理水平及操作技能，是否建立了教育培訓臺帳，是否及時總結培訓效果。

5 結語

內部審計作為企業完善內控、提升管理水平、優化公司治理的制度設計，通過開展確認、咨詢及建議等工作，在企業規模與日俱增的背景下，發揮著重要的不可替代的增值效用。全面梳理管理流程、明確各環節職能職責及管控要點，是系統提升管理水平的基礎工作。

物資審計一方面通過對物資策劃、物資現場管理、材料核銷、物資盤點、廢舊物資處理等關鍵環節的關注，確保內部控制有效執行；另一方面從經濟數據維度，評價物資管理實施效果，量化了審計的增值效能。本文從管理效能提升及經濟效益改進兩個維度，建立了審計提升企業提高物資管理水平的路徑。