財務機器人在財務管理中的探索及實施

陳紅艷 江蘇方洋集團有限公司

Y企業是一家集產業配套服務設施建設、港口開發建設、清潔能源投資及運營三大業務板塊的集團公司，資產總額已突破1 000億元，擁有各級子公司20余家。近年來資產規模不斷擴大，經營質量不斷提升，為適應高速發展的業務需求，促進財務數字化轉型，幫助企業提高經營管理能力，已勢在必行。Y企業從2018年開始探索財務共享，對財務管理轉型，在財務共享基礎上逐步推行財務機器人，將AI引入財務領域。企業在推行財務機器人過程中經歷了對現存問題的分析及解決措施、分模塊搭建及試運行等幾個過程，逐步實現財務機器人推進工作，在一定程度上改變財務機構及財務人員的職能，改進了財務管理內容。

一、推行財務機器人面臨的主要問題及解決措施

首先，進行流程再造，將原有企業管理流程調整為適合使用財務機器人的流程。原有企業管理流程及內部審批權限節點是基于傳統的紙質單據傳遞需要所設置，財務機器人的上線將實現單據傳遞無紙化管理。基于現狀需要將原有的管控流程進行調整，使其具備使用財務機器人上線條件。主要從兩個方面進行調整：一是改造已有信息化系統，單據無紙化傳遞流程取代原有手簽審批流程，并將基礎數據進行信息化，打破業務流程與財務流程進行之間障礙，初步實現業財融合及財務共享，為財務機器人的使用鋪設基礎條件；二是規范企業標準化流程，將企業管理中能夠細化的大量重復性、低價值的工作設定規則、模板，在統一平臺中配置任務，如接收原始票據、審核發票、下載銀行明細交易等工作，由財務機器人來判讀識別并自動完成相關操作。

其次，調整系統平臺，完善多平臺間的兼容性。企業各業務管理平臺與財務平臺存在一定差異，無法直接進行業財融合及財務共享。面對此問題，對原有多平臺1架構兼容性進行完善，使其依托中間服務器或改變連接斷開將多個平臺互相兼容，打通財務系統與企業各個子系統的信息共享，實現財務核算與業務流程對接，屏除企業內部管理信息傳遞障礙，為財務機器人上線提供硬件保障。

最后，重塑財務架構及財務人員職能。原有財務機構及財務人員是遵照傳統財務管理職能設置的，財務基礎核算工作占用大量人力資源。財務機器人上線后，已有的財務機構及財務人員設置很難滿足智能化及共享信息的需求，將財務機構及財務人員職能按照新的內部管理流程及工作內容進行調整，減少基礎財務核算人員編制，增加企業經營分析、經營數據預測、預算管控、內控風險控制等管理會計人員的設置，全面提高財務人員素養，實現財務職能轉換。

二、分模塊進行財務機器人搭建工作

財務機器人是通過模擬特定場景下人機交互過程中的鼠標、鍵盤操作和數據交換過程，來實現電腦獨立操作電腦完成工作任務。Y企業的財務機器人技術實行外包管理，通過財務軟件合作方與第三方軟件公司進行連接，由第三方軟件公司提供設計方案及技術支持。財務機器人搭建工作從單一模塊開始，由費用報銷系統到財務核算系統再到資金管理系統，先實現獨立模塊的財務機器人上線，單一模塊成熟后，再將搭建工作擴展至下一個流程，是一個由淺及深、由簡單到復雜、由點到線逐步遞進的過程。

第一個板塊：費用報銷機器人。費用報銷是企業日常財務工作中繁瑣且重要的組成部分，大量的時間耗費在識別單據的真偽、審批手續完整性等內容上，針對費用報銷的特點，費用報銷機器人著重從以下幾個方面作為切入點進行規劃實施財務機器人方案。一是原始單據識別功能：財務機器人對各個部門提交的發票和原始掃描單據通過自動設定費用報銷審核規則要求，對發票真偽進行驗證、費用報銷標準范圍進行判定、是否超預算要求等進行識別，并根據識別結果發起相對應審核流程。二是自動付款功能：在內部權限審批流程結束后，財務機器人自動登錄網上銀行系統，按照報銷金額完成付款，待銀行付款記錄生產后依據既定的規則完成憑證制單。三是銀行回單自動匹配功能：初步實現費用報銷審核流程自動化后，通過采集銀行電子回單將銀行回單自動匹配到憑證附件上，在打印憑證時自動帶出銀行回單。

第二個板塊：財務核算機器人。為了更好的解放財務部門生產力，提高財務工作的準確性、及時性、一致性，自動處理掉一些已有明確規則、重復率高工作，Y企業在財務核算板塊，搭建了財務核算機器人。財務核算機器人主要執行業務單據生成業務單據、業務單據生成憑證(總賬、利潤中心)、憑證自動提交、審核、過賬及總賬自動期末處理的任務，按組織、按操作自動拆分并生成定時執行任務，按執行計劃定時完成任務，記賬憑證由業務單據驅動按憑證規則自動生成，未審核憑證通過后臺事務調度自動審核及過賬，以達到提高核算效率的目的。

在原有的財務系統中，新增一個一級菜單財務機器人，在一級菜單新增一個二級菜單核算機器人，然后設置執行方案。首先，手工支持方案編碼、名稱、狀態、操作人查詢；其次，維護方案的自動執行時間，自定義執行界面要配置操作用戶，以后自動執行任務的結果單據都會以該用戶為制單人、執行人；再次，業務規則設置時，各字段的枚舉項是聯動的，選擇系統之后，業務類型下拉選項只會是所選系統下的業務類型；最后，多業務規則，對于有多DAP、BOTP規則的情況，選擇相應的業務規則，數據過濾，配置單據過濾條件，只有滿足這個條件的單據才可以被執行。通過上述方案的設置，實現單據下推、單據處理及前端模塊的期末處理，從而減少人工耗時，提高核算速度。

核算機器人任務查詢方案設置，顯示符合查詢條件的方案，通過編碼能聯查到任務查詢界面。首先，支持常用查詢條件和高級查詢，常用查詢條件聯動顯示，高級查詢支持方案保存；其次，通過編碼字段可穿透聯查方案編輯界面，各字段支持排序，任務執行狀態分為未執行、等待中和執行中三種；最后，對于已經進入到自動執行排隊中的任務的取消，可以手動操作不再執行。

第三個板塊：資金管理機器人。Y企業屬于政府平臺企業，存在大量融資業務，同時需要多家銀行的支持，銀行賬戶較多，資金管理是重中之重。財務機器人在資金管理中主要運用在付款管理、收款管理、銀行對賬環節，將基礎工作中重復性強，能夠智能模擬手工操作的部分，由財務機器人進行替代，進行標準化處理，減少差錯率，彌補人工操作的容忍度，將財務人員從基礎工作中解放出來。

首先，收款環節。財務機器人登錄到網上銀行下載收款交易明細，根據銷售訂單、客戶檔案、銷售發票等信息通過收款指令自動匹配收款單據，并上傳銀行電子回單至財務系統中，根據既定規則，生成財務憑證，完成收款流程的閉環管理。

其次，付款環節。財務機器人通過銀企互聯，通過資金支付申請單，根據訂單信息、供應商庫及采購發票等信息，將支付申請提交網上銀行系統，并進行付款操作。完成付款指令后，財務機器人根據網銀支付系統，查詢銀行交易信息，并將銀行電子回單上傳至財務系統，完成憑證的制作流程，最后將憑證、銀行回單、資金支付申請單等原始憑證進行自動輸出打印。

最后，銀企對賬環節。Y企業有近千個銀行賬戶，對賬業務是一個繁瑣、重復又耗時的工作。引入財務機器人后，銀行對賬的整個流程發生巨大變化，由原來人工不斷重復登錄網銀系統下載銀行交易明細及銀行對賬單，整理對賬單格式，核對銀行對賬單與銀行日記賬金額，完成銀行調節表，轉變為由財務機器人重復循環登錄網銀系統抓取銀行交易明細，下載銀行對賬，登錄財務系統提取銀行日記賬，完成銀行存款對賬，自動將記錄生成到銀行余額調節表，打印銀行余額調節表及銀行對賬單，財務人員只需將電子資料拷貝存入電子檔案室，相關的銀行余額調節表及銀行對賬整理存入紙質檔案室即可。

三、財務機器人對財務工作產生的影響

財務機器人可以24小時不間斷工作，工作內容和時間可以隨時轉換，擁有極速工作響應度，大幅度提高工作效率，減少錯誤率，甚至能夠實現零差錯率，客觀判斷能力強，不受主觀感情影響，同時又能將財務人員從基礎核算工作中解放出來，減少傳統財務工作的基礎會計人員的配置，使財務工作更多地轉換到企業經營管理及決策方面，增加高附加值、高效益、能提供戰略決策方面的工作，使財務管理更好地支撐業務。

財務機器人的實施一定程度上降低了內控風險。財務機器人將工作標準化，設定流程規則，根據既定規則進行單據的審核、業務的處理，在固定程序下，能夠實現零差錯處理，減少人工判斷的主觀性，從而將內控風險控制在一定范圍，規避系統性風險隱患。內控流程管理隨著財務機器人的實行，更多地轉變到非系統性風險上，側重對評估方法，減少內控流程風險點的管控。隨著企業財務機器人的不斷深入推進，原有的企業管理模式必將進行變革，內部審計很難按照原有的工作方式開展工作，發揮相應的監察審計職能。內部監察部門研究變更原有的監察流程及管理制度，已是刻不容緩，創建合理的內部監督管理體系，提升財務部門與審計監察部門之間的信息溝通，建立有效的內部控制體系及管理制度，加強對企業管理的全過程監控，不斷提高審計人員專業技能及大局觀，以適應新形勢的發展需要，更好地服務企業，促進企業管理的全面發展。

四、財務機器人存在的問題

推行財務機器人是一項長期性工作，是企業自身深入信息化管理的需要，在實行的過程中主要存在以下幾個問題。

首先，財務機器人不能處理異常事項。財務機器人是建立在固定的規則中進行任務處理，對出現的異常數據或者事項時，財務機器人是無法對異常情況作出符合特殊環境的處理，需要財務人員根據實際情況進行相關事項的人工干預。

其次，財務機器人需要持續改良及優化。隨著時間推移、業務的變化及技術的發展，為保證系統的正常有效運作，需要不斷優化財務機器人系統，在硬件及軟件方面不斷更新換代，完善設計方案，優化機制。目前財務機器人開發設計缺乏明確的統一標準，開發與使用存在明顯脫節，后期財務機器人的改良與優化，成本較高，標準化機器人運作是一種趨勢。

再次，實際效果與理想的預期存在較大差距。Y企業應用的是無人值守型財務機器人，理想的預期是所有流程都實現自動化，但是在實際操作中，確是無法實現。一方面是財務機器人只能對高重復性能夠進行標準化的流程進行自動化處理，特殊異常事項無法做出判斷，需要人機互交操作；另一方面是財務機器人更多的只能實現在某一個業務段流程的自動化，無法實現所有業務流程的自動化。

最后，數據安全存在一定隱患。隨著財務機器人在財務管理工作中的不斷推進，大數據技術不斷普及，信息數字化不斷提高，在智能化技術運用到企業管理中，為企業開展更高層級的決策提供精準數據的同時，網絡安全對企業管理的影響日益重要，不斷加強網絡建設，提升數據安全性刻不容緩。財務機器人的使用使得企業管理向全面無紙化發展，更加突顯出數據安全性的重要性。

五、未來財務機器人的規劃方向

在實現費用報銷、財務核算及資金管理的機器人后，企業將進一步考慮深化財務機器人的應用，將進一步將標準化財務工作，轉變財務部門及財務人員工作內容，全面提供財務人員素養，培養管理型人才，為企業經營決策提供更加有價值的分析依據。Y企業后期考慮將財務機器人在往來管理、稅務申報及總賬報表方面的拓展運用。

在往來管理方面，由財務機器人處理相關的關聯方交易、采購及銷售收付款對賬、對發票開具的時效性進行預警、應付賬款與應收賬款明細賬的試算平衡、賬齡分析、內部往來現金流量的抵消等工作，將往來會計人員從基礎核對工作中釋放出來，有更多的精力去分析往來款項中所隱含的更深層次內容。

在稅務申報方面，一是個人所得稅自動化申報，由財務機器人自動登錄自然人電子稅務局系統，將按照稅務系統標準完成的正常工資薪金、全年一次性獎金等個稅申報表上傳至個稅申報系統中，財務機器人徹底替代手工操作，實現個稅的無人操作化；二是國稅系統數據的申報，將財務系統與國家電子稅務局系統進行連接，依據財務報表及賬套信息由財務機器人模擬人的操作，實現數據的準確填寫，申報數據填寫完成后，再由財務人員檢查核對無誤后，進行申報并繳納稅款。

在總賬報表方面，一方面對單體報表的處理，將事項標準化記賬、周期性分錄處理、檢查各個子系統與總賬系統的數據核對情況，自動完成子系統的關賬工作，并將數據進行匯總，計算平衡檢查后生成單體的財務報表及各項管理分析報表，并將報表上傳至集團合并系統中；另一方面對集團合并報表的處理，由財務機器人匯總各項數據，根據財務抵消規則進行合并抵消處理，對系統數據進行加工，自動生成抵消分錄，按照抵消分錄生成工作底稿，依據既定的模板規則形成集團合并報表。對不能按時提交單體報表的子公司進行催收，設置強制提交報表規則，在不能提交單體報表時不能進行后續賬務處理工作，以此提升子公司財務管理工作質量。

六、結語

經過四年的不斷探索與試驗，Y企業已完成了機器人在費用報銷及財務核算領域的運用，預計在2022年年底完成財務機器人在集團公司及子公司在資金管理領域的全面實施工作。財務機器人的運用，改變了財務工作的內容及財務人員的思維，對財務組織架構提出新的挑戰，推動財務人員對自身素養提出更高要求，也將衍生出新的團隊。在新技術的不斷運用到基礎工作中，財務人員的轉型已是必然趨勢，這就要求財務人員不僅要具備精湛的財務知識，還要有洞察業務本質、具備戰略大局觀念，重塑自身各項能力，完成對自身的改造與轉型，才能滿足不斷變化的企業需求。