推進事業單位檔案管理工作規范化的研究

林小艷

（廣西欽州市欽南區康熙嶺鎮社會保障服務中心，廣西 欽州 535012）

0 引言

檔案是事業單位開展社會管理活動和經營建設的重要記錄，是各階段單位工作成果的信息匯總，對單位內控制度建設、職工人事調動、制定未來發展規劃等多方面有著非常重要的支持作用。在最初成立事業單位的時候，就有檔案管理工作的存在，檔案管理與單位未來發展有密切關系。檔案管理涉及黨群工作、社會保險、人力資源、科研工作等內容，占據著事業單位經營過程的舉足輕重地位，事業單位穩定運行肩負關鍵責任。檔案管理質量會影響到未來事業單位的發展運營，事業單位未來發展與檔案管理質量兩者之間存在很大關聯，檔案管理質量的提高能直接提升單位多方面的工作效率，同時也是評估工作的重要信息依據。因此，做好檔案管理工作意義重大，事業單位與檔案管理是相互推動、相互影響的關系[1-2]。

1 檔案管理規范化重要意義

開展檔案管理工作時，事業單位不僅涉及一些如工作人員調動、考察、晉級、退休等基礎性資料，檔案管理工作還關乎每位工作人員切身利益，同時也是記錄事業單位作出的重大決策、面臨的某個時期一些階段性問題。建立更加科學和完善的規范化檔案管理制度，是奠定事業單位良好制度基礎的關鍵，可推動事業單位進一步可持續穩定的發展，對事業單位的工作效率達到有效的提升。開展事業單位各方面的工作過程中，會涉及各類別的檔案信息，因此需要對形式多樣、種類繁多的信息數據進行合理分類以及精準的記錄，確保能提供更加科學和全面的數據來支持事業單位未來發展需要。

2 檔案管理規范化實踐面臨的問題

2.1 缺乏對檔案工作重要性的認識

事業單位的建設發展、資源配置、經營規劃等工作的不斷改革，現代化社會的進程邁進了新的關鍵時期，事業單位不斷發展轉變其所承擔的社會責任。長期以來受到內控管理思維影響，單位管理階層更加重視到經營效益的提升和發展，使得檔案管理的重要性多少有所忽視。檔案工作者出現一些不重視規范性和統一性的要求，表現出缺乏科學、長效的管理模式，造成檔案的價值不能夠得到有效的開發利用，阻礙了一定程度上的信息管理技術和思維的應用[3]。

2.2 態度層面上的問題

檔案管理工作質量是事業單位決策制定水平的直接影響因素，檔案管理部門工作質量與效率提升能推動其他方面工作穩步向前。在開展檔案管理的整理過程中，工作人員會存在效率過低、缺漏的問題、有限時間內不能有效的整理等方面的工作態度上不規范，導致影響到后期的查閱[4]。

2.3 體系問題

大部分事業單位在現階段的發展過程中，仍然缺少科學全面的檔案管理體系，或者一些體系設定存在漏洞，造成后期工作標準制定停滯。還存在著檔案管理模式單一，僅以文本記錄和賬目記錄為主實現簡單的數據保存，工作模式相對落后，不能夠跟隨時代與時俱進滿足事業單位目前發展需求，降低了新時代檔案管理工作效率。大部分事業單位檔案管理涉及的信息量管理是比較龐大的，因此需要對不同發展情況的單位設定不同檔案管理體系，進一步提升科學性和便捷性。

2.4 保障和監督機制需要進一步完善

在內控管理制度改革優化方面事業單位取得一定成果，但工作創新意識仍舊相對薄弱，造成配套工作保障和監督機制缺位，因此在檔案信息整理工作中出現管理空白和交叉的問題。事業單位檔案管理制度在新形勢下內容不夠細化、更新速度慢，出現檔案管理工作制度無據可依。另外，在并不非常健全的內部激勵機制，績效考核和獎懲機制對接并不全面，檔案部門進行深入改革出現阻力，導致信息管理體系建設的規范化進程發生遲滯[5]。

2.5 檔案信息化管理相對滯后

隨著信息技術的發展，檔案服務需求和目標都出現很大的變化，為了更好的服務于現代化的檔案管理，需要事業單位加強檔案的信息化建設。而現階段全面信息化建設成本較高，導致即使管理部門能夠認識到信息化的重要和必要性，也因為成本問題、軟硬件設備維護管理難度大，信息化建設仍舊存在相對滯后的問題。另外，整體的信息技術運用于檔案管理革新速率很快，但相關設備更新慢，平臺服務功能不能快速拓展和調整，一定程度上限制了信息化、規范化的檔案管理發展步伐。

2.6 管理隊伍配置不合理

規范化的檔案管理體系建設需要有配置專業性強的人才隊伍，才能有效落實管理改革和創新戰略。而多數事業單位檔案管理員規范化檔案管理工作能力需要進一步提高，綜合素質偏低也需要不斷提高，目前狀況不利于檔案管理工作創新發展。在知識經濟的背景下，事業單位需要重視人員隊伍工作素質專業性建設。目前從檔案人才教育管理和引進的實踐中看，存在管理人員業務能力不均衡、工作人員身兼數職無法專心投入到檔案管理工作、隊伍配置結構的不合理等問題，造成檔案信息管理與開發缺乏人才上的支持[6]。

3 現代檔案特點和管理趨勢[7]

3.1 現代檔案顯著特點

現代檔案的一些顯著的特點主要體現在：①種類多樣數量激增，由于社會的發展與科學技術的進步，檔案數量與日俱增，從20 世紀40—50 年代開始以空間技術、電子計算機技術廣泛應用的第三次科技革命浪潮興起，推動了科學技術迅猛發展，社會分工更加精細，社會職能作用不斷擴大，在這技術和社會背景下科學技術檔案以及其他專門檔案數量成倍增長，導致檔案種類不斷分離分化，檔案的多樣性和檔案管理范圍不斷擴大。②內容繁雜及來源廣泛，現代社會職能活動越來越廣泛，各單位的交流與聯系不斷擴大，出現檔案的來源非常分散和廣泛，檔案內容也非常的豐富。檔案記錄涵蓋了從過去到現在的政治、經濟、文化教育、科學技術等多方面情況?？茖W發展的綜合性、相互滲透和分化的特點，社會與科學、經濟關系日益密切都會反映在檔案內容上，這也是檔案內容繁雜和來源廣泛的重要原因。③載體形式多樣，傳統紙質檔案在現代社會盡管還占據主要地位，但包括聲像檔案、縮微檔案、電子檔案等大量特殊載體形式的檔案出現，特別是電子檔案的廣泛普及推動檔案管理整體工作的變革。檔案載體形式變化又促進人們開發檔案信息傳遞、長久保存和信息化利用的新技術和方法。④社會對檔案需求劇增，在信息時代當中社會活動對信息需求空前增加，各行業都要求能夠快速全面的獲取準確的信息，檔案是一個重要信息來源，越來越受到人們關注，社會對檔案信息的傳遞、存儲、開發利用提出更高要求?，F代檔案顯現出的門類廣、數量大、形式多樣、內容復雜的特點，以及社會對檔案需求增加，檔案管理工作有了新的要求，推動檔案管理的變革和發展。

3.2 現代檔案管理發展趨勢

3.2.1 由檔案實體管理發展到檔案信息管理和組織

隨著信息社會的發展，人們對檔案實體的收集、整理和保管工作逐步發生變化，從對檔案實體的管理深入到對檔案信息的組織與管理。當前，檔案信息的組織與管理涉及檔案的檢索、檔案編研與開發利用，這幾項工作已發展成相對獨立的檔案管理工作。

3.2.2 檔案管理方法面向數字化發展

檔案管理數字化是指通過計算機等信息化技術，生成數字檔案信息，或通過數字化技術把存貯于傳統介質上模擬檔案信息轉化為數字信息，便于檔案信息網絡傳輸與共享，紙質檔案數字化工作流程如圖1 所示。數字化檔案是檔案網絡化的必要前提，隨著信息技術在各行業的普及，檔案管理數字化與網絡化打破長期以來的紙質環境形成的封閉、傳統的檔案管理模式，檔案管理網絡化是大勢所趨。檔案管理數字化極大提高檔案管理效率，為信息化檔案信息組織、開發和利用奠定了基礎。

圖1 紙質檔案數字化工作流程

3.2.3 檔案管理工作的社會服務和公共性越來越突出

在我國政府職能轉型與電子政務建設的過程中，加強政府公共管理職能被普遍關注，相應的拓展國家檔案管理的社會服務功能，突出其公共性的呼吁日益高漲，公共檔案館概念和名稱被人們認可。檔案管理是面向社會提供全方位的信息服務，是相關組織在公務活動中形成的公共檔案以及其他反映社會各階層活動的檔案材料的管理工作。加強檔案管理的社會化服務功能基礎上，能使檔案資源真正發揮其公共社會服務性價值。

4 推進檔案管理規范化體系建設原則

4.1 資源為王，維護檔案的真實與完整性

只有以豐富的檔案資源為依托，才能切實提升檔案資源信息開發整體水平。規范化檔案管理體系建設應當堅持以保證檔案客觀、真實、完整為前提的原則，不能隨意修改、增刪檔案信息，做好原始檔案的備份、保存工作。在電子公文處理系統中，機關事業單位設置的操作日志應符合安全要求，通過規范的制度，保障電子檔案的真實性、完整性。

4.2 信息組織和信息激活原則

檔案信息資源的開發利用前第一個工作是讓檔案信息資源結構合理有序化，建立檢索系統。有用的檔案信息蘊藏在數以億計檔案案卷當中，信息是雜亂、分散、不集中、不系統的狀態，這些原始信息需要經過有序的處理成為能被充分利用的檔案信息。若能利用檔案信息有序化的查詢思維，了解檔案信息概貌，將可很大程度上提高檔案信息利用效果。

信息激活是檔案信息資源開發利用是最高目標性原則，也是最基本的原則。為能有效利用檔案信息，需要進行淺加工和深加工，不斷提高檔案信息開發層次，將檔案潛在有用信息挖掘出來，發揮出檔案最大現實價值和效益。激活檔案信息的主要方法有3 種：①信息濃縮與提煉，把雜亂、分散信息進行分析、篩選、加工處理，生成濃縮的、新的檔案信息，提供給使用者如概要、文摘、述評、專題匯編、綜述等，專題化和系統化的檔案信息。②信息的分解與析出，對檔案案卷和文件除了進行標引、著錄外，還需要盡可能的將許多數據和信息單元分解開、單獨析出，盡可能最大限度提取和揭示出檔案中信息，為利用者提供現實價值。③知識綜合歸納，對于某專題檔案信息進行整理、收集、分析的研究基礎上，去偽存真、去粗取精，由表及里、由此及彼，經過綜合歸納、邏輯推導、總結評價方法將分散蕪雜信息轉化為成果形式展現出來，大大超過原有的價值。

4.3 整體效益原則

市場經濟的大背景下，不講效益、不計成本的檔案管理思路是行不通的。檔案信息資源的開發利用就是為了達到更好的社會效益和經濟效益，這就涉及投入與產出的經濟效益關系問題了，只有產出大于投入才是有效的工作方法。需要做好的就是務實態度，切勿好高騖遠，必須遵循科學的投入產出規律，同時發揮長遠效益思維，采取積極有效措施。機關事業單位對于需要永久保存的檔案信息日趨越多，在設計和落實檔案管理標準、規范時，應依據檔案信息評估價值進行確定保存周期。

4.4 統籌兼顧與科學規劃原則

在檔案管理當中應當立足與現代化技術，與時俱進選擇成熟、合適的技術模式，不斷更新配套管理制度和思維，優化信息化資源配置。開發利用工作中，統籌兼顧，立足于事業單位發展需求，注重檔案管理責任性、時效性和統一性。責任性原則要求事業單位工作職責，減少冗余、不必要重復的歸檔，明確立卷歸檔重點。時效性原則要求對檔案記錄時間和保存周期方面有規范化的處理方法。統一性要求檔案分類統一性，檔案性質的不同做好分類整理工作，確保工作流程的規范[8]。

5 構建檔案規范化的有效路徑

5.1 完善工作體系，優化檔案管理模式

事業單位在開展檔案管理工作中需要建立適合本單位發展特色和要求的檔案管理體系，不斷調整與優化檔案的管理制度。社會公共服務和管理模式在新時期發生了多元的轉變，對檔案管理制度、思想、技術等方面都提出創新要求，事業單位需要準確定位發展路徑和目標，轉變傳統的管理思維，強化制度引導。通過多渠道方式，提高檔案工作相關配置資金投入，落實專款專用原則，促進檔案管理基礎建設制度的制定。對于重要信息嚴格管理，確保檔案后期分析工作的正常開展，另外對于虛擬重要信息需要確保完整性和科學性。完善的工作體系是制定和實行現代化檔案管理機制的重要基礎。

5.2 強化檔案管理的規范化建設

為確保檔案管理工作能夠依據相關規章制度履行具體內容，相關管理人員需要加大力度監督日常管理工作。必須以法律法規作為基本依據開展檔案管理工作，強化工作人員道德感與責任心，建設更加完善與科學的檔案管理工作模式[9]。充分遵守相應的規章制度以及樹立更加完善的崗位職責，明確劃分工作人員的職責范圍，同時提高保密性原則，是檔案管理工作制度建設的可持續性開展的必要保障。

5.3 建立健全的管理和監督制度

推進單位檔案管理規范化全面實行當中，應建立更加完善的檔案管理體系和制度，形成常規約束機制，在實踐工作中更具有可靠性、針對性的參考意義。事業單位需要從宏觀角度上管理和組織，統籌檔案各項收集、記錄、調用和整理流程，明確管理范圍和工作人員職能范圍，建立協調性、統一性的管理制度，形成制度化工作體系。另外，基于單位整體內控管理目標，建立檔案管理追蹤機制，強化保障制度和工作監管，搭建內部協調管理和高效溝通的渠道，助力事業單位現代化建設。

5.4 搭建信息化檔案整合與服務平臺

信息時代科技高速發展下，事業單位需要深入運用技術革新對檔案工作產生的有利方法，加速現代化技術應用、引進新技術新方法，搭建信息化檔案系統。事業單位需要明確檔案管理的需求，結合信息技術軟硬件設置設備，通過互聯網進行檔案數據收集、整理和傳輸。在信息化檔案管理系統運行維護方面，應當加快紙質檔案轉為數字化檔案的效率，依據規范的檔案信息進行歸類、存儲和整合。在信息安全方面，做好數據備份和數據保密的訪問權限工作。建立檔案數據庫，利于大數據分析，深入挖掘檔案資源，為檔案利用者提供高效使用、高價值的便捷服務。

5.5 健全內部激勵機制，加大投入建設檔案管理隊伍

事業單位檔案管理工作要形成標準化、規范化的管理工作模式，還需要加強檔案管理人才隊伍的投入和建設。事業單位應加強工作隊伍的培訓和教育力度，組織專業技術管理培訓、檔案管理創新改革經驗交流、舉辦職業素養教育活動、開展優秀工作者專題演講會等形式拓寬工作人員的繼續教育。調整績效獎懲制度和考核制度，優化內部激勵機制，調動工作人員樹立規范化參與檔案管理工作的積極性。

6 結語

為了能更好履行社會各方的治理責任，事業單位需要正確、全面的認識到當前時期檔案信息資源開發重要的價值。檔案管理也屬于一種信息管理方式，不僅是對檔案進行存儲和收藏，還需要進行檔案分類管理，檔案資料數量是非常龐大的且一直在無時無刻的增加。因此檔案管理工作量相當巨大，對于準確性和處理速度有很高要求，這就需要全面推進規范化、標準化的檔案管理模式建設，形成高效和規范化的管理格局，深入挖掘檔案資源的價值，為社會服務、民生保障、經濟建設等各方面提供信息支撐。