基于工作流技術的公文管理流程設計

黃玉秀

（航空工業濟南特種結構研究所，山東濟南，250023）

0 引言

工作流（Workflow）管理技術[1]是通過將工作分解成定義好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并進行監控，達到提高工作效率、降低生產成本的目標。

公文流轉是辦公自動化系統實現的關鍵部分。傳統模式采用紙質文件流轉的形式實現公文流轉，這樣的辦公模式不利于公文的流轉、查詢、保管，而且也消耗大量的時間、人力、物力，無法滿足現代化的高效率、快節奏、節約的需要。

1 工作流管理

1.1 工作流模型

工作流模型[2]是工作流執行的前提和基礎，實際的工作流主要包含串行模型、并行模型、會簽式模型、條件選擇模型、回退。

1.2 工作流技術

工作流的過程定義是基于對工作流中的活動或者工作存在一定順序的假定，基于工作流模型，對業務過程進行分析、建模，生成可被計算機處理的業務過程的形式化描述。

2 需求分析

2.1 提高信息流轉效率

公文流轉通過紙質文件實現存在信息流轉缺乏時效性的問題，容易造成文件丟失和遺漏。公文流轉電子化，可以實時跟蹤文件的流轉及辦理情況，提高辦理效率，實現有效保存。

2.2 規范管理

公文流轉電子化，所有流程、各個節點的操作環節都有記錄，可以進行實時監控。

本文基于工作流管理技術[3]，以收文流轉業務為例，并根據職能部門的實際辦公需要，重點分析了收文流轉業務的設計與實現。

3 業務流程設計

3.1 流程設計器安裝

流程設計器[4]主要用于OSWorkflow的設計，以Eclipse插件包的形式發布，只需要將插件的jar文件拷貝到Eclipse路徑的plugins文件夾下，重啟Eclipse即可完成插件的安裝。在 Eclipse 的“Window”菜單中打開“Preferences”，如果在“Preferences”中看到了“流程設計器”，說明安裝成功。如圖1。

圖1 配置界面

3.2 流程編輯器

在流程設計器安裝和配置完成后，下面進行流程的設計。我們規定流程文件必須存放在WorkflowXML的工程下[5]。如圖2。

圖2 流程創建

圖3 流程編輯器

Package視圖用于顯示新建的工程和流程文件；Outline視圖用于顯示流程的大綱視圖。編輯器左側空白部分相當于一個畫板，用于設計流程圖，右側相當于一個調色板，包含了流程中的各種元素，可以使用拖曳的方式在畫板上進行繪圖；Properties視圖用于展現流程元素的詳細信息。

3.3 建立數據表

根據收文管理具體業務流程，建立數據表。表字段主要包括登記人、登記部門、文件標題、來文機關、密級、收文編號、收文日期、所內編號、緊急程度等。

3.4 流程創建

以收文管理業務為例，設計收文管理的實現流程。流程設計如圖4。

圖4 收文管理流程

每個節點的實現功能如下描述：

收文登記：主要完成外來文件的接收、登記、擬稿，包括收文編號、來問機關、日期、標題、密級、附件等；

辦公室處理：主要完成外來文件的審核；

所領導審批：主要完成外來文件的簽發；

主辦單位、相關部門：主要完成外來文件的承辦、辦理；

歸檔：主要完成將閱辦完成的外來文件進行預歸檔、歸檔處理。

圖5 節點信息配置

基于流程設計器，定義收文管理業務的基本屬性信息，包括節點處理人、節點權限、意見配置等。

3.5 流程實現

流程創建過程中，會與“收文管理”業務表單進行掛接，打開收文登記界面，可以看到創建的數據字段。填寫詳細信息，提交流程審批即可，代表收文管理流程創建完成。

圖6 收文登記界面

收文業務主要實現收文登記、收文擬辦、收文承辦、收文傳閱、收文辦結等環節。

本流程的實現采用瀏覽器/服務器（B/S）結構，是由數據庫服務器、應用服務器和瀏覽器組成的三層體系結構[6]。為提高系統安全性，在服務器端采用了防火墻等隔離措施。

4 結束語

本文提出的基于工作流技術的公文管理流程模型設計方法已經得到了很好的應用。以全自動的、封閉的方式實現了公文信息的傳送和處理，更好地實現了電子協作、資源共享，增強了各級職能部門協同工作的能力[7]，實現了公文流轉、審核簽批等事務的自動處理，促進了管理電子化、規范化，提高了整體辦公效能。