企業招標代理機構采購文件結構化管理與應用研究

彭雯文 華潤守正招標有限公司

一、相關理論概述

（一）項目管理相關知識

項目管理，從廣義上講，屬于管理學，是構成管理學的一個部分；從狹義上講，項目管理指的是在某一個項目活動當中運用相關的專業知識技能或者相應的工具與方法來進行研究，在研究過程中，是該項目能夠在現有的資源限制下完成預設的目標，或者超額完成。項目管理是對一些成功地達到一系列目標相關的活動的整體監測和管控，這其中就包括了項目的策劃、項目相關進度的計劃以及維護項目活動的相關進展。項目管理中，項目指的是在規定時間內需要完成的一次性任務，運用管理的知識與方法來解決項目的問題或達成項目的需求。其中最主要的五項工作是領導、組織、用人、計劃、控制。

項目管理的特性主要包括：

普遍性。項目作為一種一次性和獨特性的社會活動而普遍存在于人類社會的各項活動之中，甚至可以說是人類現有的各種物質文化成果最初都是通過項目的方式實現的，因為現有各種運營所依靠的設施與條件最初都是靠項目活動建設或開發的。

目的性。項目管理的目的性要通過開展項目管理活動保證滿足或超越項目有關各方面明確提出的項目目標或指標和滿足項目有關各方未明確規定的潛在需求和追求。

獨特性。項目管理的獨特性是項目管理不同于一般的企業生產運營管理，也不同于常規的政府和獨特的管理內容，是一種完全不同的管理活動。

集成性。項目管理的集成性是項目的管理中必須根據具體項目各要素或各專業之間的配置關系做好集成性的管理，而不能孤立地開展項目各個專業或專業的獨立管理。

創新性。項目管理的創新性包括兩層含義：其一是指項目管理是對于創新（項目所包含的創新之處）的管理；其二是指任何一個項目的管理都沒有一成不變的模式和方法，都需要通過管理創新去實現對于具體項目的有效管理。

臨時性。項目是一種臨時性的任務，它要在有限 的期限內完成，當項目的基本目標達成時就意味著項目已經壽終正寢，盡管項目所建成的目標也許剛剛開始發揮作用。

項目管理滲透在日常的工作過程當中，每時每刻無處不在，它并沒有一個規定的實際客觀存在，但是在進行絕大多數工作任務時，都會用項目管理的相關知識來解決問題。

（二）企業招標代理機構的生命周期

企業的招標代理機構指的是依照法律要求建立，受招標人委托，代替組織進行招標工作，并且提供相關的全面性服務的組織。企業招標代理機構在交易活動中充當著社會中介的角色。自20世紀80年代起，我國的招標投標代理機構開始嶄露頭角，企業招標投標代理機構擁有專門的技能型人才和高端的技術技能，從而組建成一批專門從事招標業務的機構。

對于招標投標工作來說，其工作流程是相對比較復雜的，但是也具備一定的系統性，目前招標投標工作的程序較為完善，工作過程中的操作也相對比較規范，涉及的流程環節比較多，需要更加專門的人員進行。企業招標投標代理機構，由于日常工作量比較大，因此積累了較多的招標投標經驗，對于企業招標投標代理機構的穩定性發展來說，是很有幫助的。

最近幾年，我國招標投標代理機構的業務有了很大的發展，業務水平不斷提高，招標投標代理機構在日常的工作過程中，在保證工作質量和工作效率的前提下，還能夠對工作內容和流程進行相應地完善，招標代理機構的生命周期是根據企業招標代理機構的業務水平來決定的，當其業務水平處于較高的階段時，相應的生命周期就能得到一定的延續[1]。

（三）資料庫

資料庫根據其所處資料的數量來進行一定劃分，一般來說，作為普通企業，即便是日常的招標投標，因工作量較大，沒有長時間的積累，也很難形成企業內部獨有的、完善的資料庫。資料庫不僅僅指的是對相關招標投標信息的儲存，整理與總結，還包括在大量的招標投標工作積累當中，形成一定的經驗，能夠絕對的引導未來的招標投標工作。

因此，從嚴格意義上來說，資料庫大多是由企業招標投標代理機構所擁有，并且高頻地應用在日常的招標投標工作當中，為更多的企業進行有效的規劃，幫助其進行招標投標工作。因此，資料庫對于招標投標工作來說非常重要，企業招標代理機構要在日常工作過程中，要將資料庫的維護工作重視起來，只有這樣才能夠保證招標投標工作的準確度，也能夠促使企業招標代理機構進行可持續性穩定的發展。

二、招標代理機構采購文件結構化管理現狀及問題分析

（一）招標代理機構采購文件結構化管理存在形式

招標代理機構的采購文件是根據對工作流程節點的梳理進行編制的，因此，招標投標代理機構的采購文件制定是有一定標準和范圍的。但是目前就招標投標代理機構編制的采購文件來看，絕大部分招標投標代理機構的采購文件沒有以相關標準范本文件作為支撐，也沒有投入相應的人力物力進行編制企業標準文件。當企業業務范圍可能涉及代理項目需要的標準文件編制時，相關文件的編制就需要根據實際項目的特點和情況來完成。基于招標投標代理機構所代理招標的項目的范圍非常廣，所以需要關注的標準文件也就相對比較多、比較復雜。但是對于現如今的招標投標，代理機構采購文件的管理來說是相對較為模糊。首先，采購文件并沒有確切地清晰的存在形式，其次，對采購文件的編制來說，并沒有過多的標準文件或者范本進行參考[2]。相關部門也沒有對采購文件進行過單獨的處理。最后，招標代理機構的采購文件要著重對其結構形式進行一定的改革。

（二）招標代理機構采購文件結構化管理方式

編制代理機構的采購文件結構需要清晰的思路，但是目前的招標投標代理機構沒有通過工作崗位以及流程的梳理來建立起崗位、權限、角色、流程之間的連接關系，對于各個具體崗位在招標代理工作法定規定流程中應盡的職責和應有的權限并不明確，工作的標準、內容以及對象也不清晰，缺乏科學制定工作流程的標準，這樣在采購文件的編制過程中就不會形成一定的行為標準，對采購文件的各個組成結構的量、質、期以及考核要求做出規定。因此，未來的招標代理機構要在采購文件編制方面不斷進行更新，要區別不同崗位級別承擔和掌握的不同工作內容，以及編制采購文件的具體工作流程，其中包括與委托方的溝通交流和異常情況處理，要保證到位的、及時的溝通，可以為采購文件的編制工作規避很多問題。還有就是相關的使用人員要將工作重點放到投標文件的接收等一些輔助性方面的工作，編制采購文件，才能夠確保多個層面實現流程的規范化管理，保證和支撐招標投標代理機構經營目標的實現。

（三）招標代理機構采購文件結構化管理面臨挑戰

現如今招標代理機構的采購文件在結構組成方面存在著一定的問題，要在編制采購文件都符合標準的同時實施招標投標代理機構標準體系的電子化管理，是有一定難度的。目前招標投標代理機構各方面工作的要求都在不斷提高，在保證工作質量的同時，還要保證工作的效率。招標投標代理機構采購文件的編制，還應該考慮與電子化管理系統相融合，標準化的管理是采購文件編制工作的一大難題，標準體系的建立健全才能夠保證招標代理機構的不斷發展。現如今最主要的任務就是對采購標準文件的組成結構進行分析，并在此基礎上編制采購文件時進行分解，再設置相應的管控措施，不斷的優化管理流程和要求。在未來，招標代理機構要著重將采購文件的編制重視起來，確定文件編制的關鍵控制點，以有效的管控措施，形成實用的采購文件，顯著地提升招標投標代理機構的核心業務競爭力[3]。

三、企業招標代理機構采購文件結構化管理研究

（一）企業招標代理機構的采購文件結構化管理模式

企業招標代理機構采購文件結構有待優化，其中，有關部門應進行標準文件的編制，招標文件和采購文件的工藝要求應形成較為統一的標準，基于招標代理機構所涵蓋的招標項目范圍較廣的特點，需要注意標準招標文件比較復雜的情況。相關部門應針對不同類型的項目進行標準文件的編制，并及時頒布，包括施工招標文件以及文件范本、采購文件。

在一般情況下，標準文件是不可修改的，允許修改的部分，可根據項目的具體編制進行調整，企業標準文件的編制主要是針對其在某項闡述的規范化管理中的可變部分，如相關項目的需求、招標投標方案的規劃等過程。采購文件的形成過程和編制過程都有一定的規律，只有這樣才能夠不斷優化采購文件的結構，進一步對企業招標代理機構的采購文件進行標準化和結構化的管理。

（二）企業招標代理機構采購文件結構化管理策略

關于企業招標代理機構采購文件結構化的管理，是需要根據企業招標代理機構的相關工作崗位來進行具體規定的，其中最為重要的就是明確各個工作崗位的工作職責以及工作流程當中所承擔的角色。只有將各工作崗位的工作職責界定清晰之后，才能夠逐步提高企業招標代理機構采購文件編制的工作效率，當企業招標代理機構采購文件的編制工作量達到一定程度時，就會相應地為其積累采購文件編制工作的經驗，這樣才能夠系統地建立起企業招標代理機構采購文件結構化的體系，進一步完善企業招標代理機構采購文件的管理策略。

（三）本章小結

對于企業招標代理機構采購文件結構化管理的研究，是一個長期且具有一定難度的課題，對于企業招標代理機構來說，及時貼合時代的潮流，對采購文件結構化的管理進行相應的更新與改革，是未來發展的方向。采購文件管理體系的建立健全，可以幫助采購文件結構化的完善，從一定程度上能夠提高工作效率，進一步促進企業招標代理機構的發展，從而提升企業招標代理機構的核心業務競爭力。

企業招標代理機構采購文件對企業招標代理機構日常的業務發展有很大的作用。因此，作為企業招標代理機構的負責人，要將工作重心轉移到采購文件的編制工作上來，以標準文件為參考，根據不同的具體情況具體分析，來不斷促成業務的成功。

四、企業招標代理機構采購文件結構化管理應用

（一）企業招標代理機構采購文件結構化管理框架

企業招標代理機構采購文件結構化管理，在其發展過程中有著舉足輕重的作用。查過文件，在項目招標過程當中是招標人意志的集中反映，也可以為招標文件的編制作為主要的依據。因此，采購文件的結構化管理框架不僅要根據企業代理機構各工作崗位的不同進行體系的劃分，還應該根據采購文件本身的結構組成來形成管理的框架。

關于企業招標代理機構采購文件的編制有非常標準的流程，同時，招標投標文件具有法律效力，需要各個方面的專業性技術人才進行細致的規劃，統稿后形成完整的采購文件，最終的編制是需要相關法律人員進行審核的，要最大限度地降低招標文件帶來的法律風險。由此可見，采購文件的編制過程也是相對比較嚴格的，因此，對其管理的框架也是非常清晰的。各個流程環節都有相應的負責人，文件內的各個組成部分都有相應的標準文件以參考，并且，在投標招標文件編制完成后，對于涉及法律相關的內容是不允許修改的，編制人員只需關注能修改的內容，從而進一步提高招標文件的編制效率。

（二）采購文件結構化管理功能模塊

采購文件結構化管理體系中有明確的功能模塊區分，分區管理的措施可以相應的提高采購文件在編制過程中的工作效率，權責分明則能夠在第一時間找出問題所在并進行規避。編制嚴謹規范的采購文件，在法律法規許可的范圍內，既能最大限度地體現企業招標代理機構的工作水平，也能夠體現委托方的中心思想，更好地維護招標投標雙方的權益。按照采購文件編制的標準，評審采購清單和技術規范的準確、到位以及完備程度，進一步達到招標人、投標人和社會效益的多贏局面。

（三）招標代理機構采購文件結構化管理操作

招標投標代理機構采購文件的管理要進行規范的操作，尤其是對其結構化的管理。只有借助各個明確清晰的采購文件結構，才能夠在文件編制工作過程中保證其準確度，這對于招標投標代理機構的發展是非常重要的。在對采購文件結構化管理操作當中，最重要的是要將各部門的權責進行明確，各模塊各部門協同配合工作，形成標準化的流程。進一步促進我國企業招標投標代理機構的可持續性穩定發展。

五、結語

大力推行國家出臺的招標投標政策，加大對項目后期的監管力度，能夠幫助市場變得更加規范。招標代理機構要繼續發揚自身優勢，深刻領會政策精神，把這種精神與實際工作結合起來，不僅嚴格要求自己，更要讓采購商發揮監督作用。要在這場激烈的市場競爭中贏得一席之地，必須充分提高專業化水平，理論與實踐相結合，以高度的專業化來完善對購物者的服務。同時，為中國更規范、更公平的競價市場環境貢獻一份力量。