協同辦公流程設計
——以中國國家博物館為例

中國國家博物館 路明

隨著信息化程度的提高，單位內部的軟件系統逐漸增多，由于各系統中業務流程相對獨立、不能融合的弊端越發凸顯，給協同工作造成了一些困難。筆者作為國家博物館管理信息化工作的參與者對此問題也深有體會。2020年國家博物館綜合工作平臺系統建設過程中，通過CAP協同應用定制工具重新設計搭建了單位內部的多種業務流程，在設計過程中通過CAP工具將多條業務流程以可視化的方式展現出來，能夠更為直觀的找尋流程間的結合點，更加方便的開展業務融合工作。基于此，筆者將結合實例探討設計過程。

信息技術在博物館行業的應用很大程度上提高了辦公效率，同時也拓展了新的管理思路。隨著軟件系統的增多，由于各系統業務流程相對獨立，不能融合的弊端越發突出，業務流程集成與融合是現在系統建設必須解決的問題之一。國家博物館綜合工作平臺是為解決業務流程融合問題的項目之一，筆者作為該項目的主要實施人，對此項目建設過程中所用到的CAP協同應用定制工具印象尤為深刻，通過CAP設計并建立了綜合工作平臺中多種業務流程，流程間的關系可以通過模型直觀的展現在系統中，可以對模型中的業務邏輯進行搭建、梳理、合并、簡化等操作，給管理信息化工作提供了可視化的設計和管理環境。對于提高我單位業務融合程度與線上辦公效率意義非常突出，筆者將通過國家博物館綜合工作平臺中的實例講述設計過程。

1 CAP協同應用定制與業務流程融合的關系

CAP是軟件廠商為客戶快速開發定制化應用的工具，具有智能化、可視化、輕量級等特點。作為平臺級服務廠商既可以為客戶開發應用，也可以由用戶利用此工具自主開發，這種由軟件設計者向服務提供者的轉變是一種發展趨勢。其功能同樣可以被用戶本身所使用，自主搭建人與組織、組織與組織間的生產運營、工作協作、業務管理等多維業務流程，為協同工作提供解決方案。通過CAP將組織內固有的業務流程通過重新設計后，可以用于突破組織內部事務間孤立關系，將資源進行整合，使管理的各個環節按計劃達到協調可控，幫助組織提高管理效率和規范化的程度。

2 流程設計的前提條件

筆者認為每個工作單位都有自己的組織結構以及相應的職務、崗位、角色、組等要素，那么在業務流程設計之前應該做好組織機構和相應要素在系統內的設計搭建工作。

2.1 建立組織機構

業務流程的設計是以完善的組織機構為前提的。以國家博物館為例，組織機構應包括單位、平行單位、上級單位、下級單位、處室、科室、員工、編外員工等；對于黨組織機構應包括黨委、黨總支、黨支部、黨小組、黨員等；其他機構還包括公會、團委等。組織機構的建立是業務流程設計的重要前提，也是各個組織單元相互協作的基礎。

2.2 建立相應的職務、崗位、角色和組

對于“職務”表達的是這名員工所在單位的行政職級；“崗位”是指該名員工所負責的行政工作；“角色”是具體的工作分工；“組”是以多人合作或者競爭執行配置的多人小組。

職務包括館長、常務副館長、副館長、處長、科長等。崗位、角色都可以是多維的，既每位員工都可以分配副崗和多個角色，比如國家博物館下設多個處室，每個處室都有自己的“分管館長”來負責管理，那么“分管館長”這個崗位對于各位館長來說可以看作是“主崗”之外的一個“副崗”。同理“館長辦公室主任”既可以處理公文，也可以處理事務，很明顯是一崗多角色的設定。組是一個群體，在組內部可以針對一個具體的事務進行多人協作執行或者多人競爭執行的情景，比如國家博物館各部門都設有“部門考勤員”，負責本部門的員工考勤，“部門考勤員”是一個組，其成員包括A、B兩名成員，只需要A或者B一人審批即可通過員工考勤，很明顯“部門考勤員”組中A與B是競爭執行的關系設定。

3 業務流程設計實例

CAP工具兼具應用設計和系統發布兩項功能，整個過程按照設計要素分析、流程設計、表單與控件設計、操作權限設計與控件的綁定、流程與權限的綁定、查詢底表設計、歸屬位置與授權范圍、發布等8個部分開展，其目的是讓“表單”、“控件”、“流程”三者互相關聯成為一體。以下為《新刻公章申請單》應用流程設計過程。

實例：新刻公章申請流程設計。根據對相關部門的需求調研了解到，以前一個部門申請新刻公章的流程是申請部門撰寫工作聯系單向館長辦公室說明事由，等待批準后再填寫館長辦公室提供的刻章申請表，等待各級領導審批通過后才能辦理。那么工作聯系單與刻章申請表在申請過程中被人為的分離開來，成為兩個獨立的流程且不能連貫，使辦理過程稍顯復雜。以下是在CAP協同應用環境中將工作聯系單和刻章申請表進行重新設計與整合，從而形成了一條連貫的業務流程。設計過程如下：

3.1 分析并確定涉及組織機構的各要素

(1)使用范圍：本單位，不涉及平行單位和下級單位；(2)主管部門：館長辦公室機要科；(3)組織結構中用到的層級：員工、科室、處室、館領導；(4)職務范圍：科長、處長、館長；(5)崗位范圍：發起者、發起部門處長、館長辦公室處長、發起部門主管館長；(6)角色范圍：發起者、處室審批者、館長辦公室審批者、部門分管館長審批、館長辦公室機要科審核；(7)組：館長辦公室機要科成員。

3.2 流程設計

刻章申請流程由發起者發起，發起部門處長審批，館長辦公室處長審批、發起者部門分管館長審批、館長辦公室機要科審核、發起者閱讀申請結果、流程結束存檔共7個環節。

(1)發起者身份判斷：發起者可以是部門內部員工，也可以是部門處長。如果是部門處長發起則“直接提交”自動跳過發起者部門負責人審批的環節，直接到館長辦公室處長審批；(2)發起部門處長篩選：發起者發起流程后，流程自動從組織架構中提取發起者所在部門處長并由此開始審批；(3)館長辦公室處長篩選：該崗位相對固定，流程自動提取館長辦公室處長；(4)發起者部門分管館長篩選：流程自動從組織架構中提取發起者部門分管館長并開始審批；(5)館長辦公室機要科成員范圍：流程自動提取館長辦公室機要科組成人員并形成組，同時由該組成員競爭執行審批；(6)發起者閱讀申請結果：提醒發起者查收審批結果；(7)存檔：留存處理結果形成檔案備查。經過分析可在CAP中生成如下流程模板，如圖1所示：

圖1 申請流程設計Fig.1 Application process design

3.3 表單與控件的設計

(1)表單設計。單位內部新刻公章的業務流程基本確定后，還需要完成業務表單的設計工作。除流程中的審批環節外，還需要添加用于審批的必要內容，例如申請部門、承辦人、申請日期、是否經過請示、承辦人聯系電話、部門內部公章管理人、申請刻章的數量、用途、公章內容、備注、申請單編號等。其中承辦部門、承辦人需系統自動調取，編號為自動編號、申請日期為系統日期。(2)控件設計。業務流程中的每個控件都是根據實際需要添加的。申請日期：顯示系統日期，數字年月日格式；部門：選部門控件；承辦人：選人控件；是否有報批：單選按鈕，枚舉類型為“是否”；承辦人聯系電話：文本框；部門公章管理人：選多人控件；刻章數量：數字控件；用途和內容：文本域；備注：文本域。其中編號與領導審批控件比較特殊，著重說明其在CAP工具中的設計：1)編號：前綴新刻公章〔年號規則年；結束符〕；編號起始值1；位數3；后綴號；最終形成的編號樣式為：新刻公章〔2021〕001號；2)部門領導審批、館辦領導審批、分管館領導審批：在CAP中選取流程處理意見控件，分別將控件名稱寫為“部門領導”“館辦領導”“分管館領導”，該控件會單獨進行權限設計，以便在設計好的業務流程中綁定該控件的使用權限。通過以上分析可以在CAP中生成如圖2所示：

圖2 新刻公章審批單Fig.2 Approval form of newly engraved official seal

3.4 操作權限設計與控件的綁定

根據操作人員的分工，流程中應包括發起者填寫、各級領導審批、機要科審批、顯示審批結果等操作權限。CAP工具中操作權限設計頁面左側是表單中的控件，中間是權限設置，右側為初始值。如圖3所示，以發起者“填寫”權限為例，除部門、承辦人、申請日期具有初始值外，其他可以填寫的位置均設置為“編輯”權限，剩下的位置如各級領導審批發起者只能“瀏覽”。設計操作權限的目的是為規定在某種權限下可以編輯哪些控件內容，為業務流程中的各個節點人員綁定相應的權限做準備。

圖3 操作權限設計與控件的綁定Fig.3 Operation permission design and control binding

3.5 業務流程與操作權限的綁定

我們在以上已經完成控件與權限的綁定，下面我們看一下權限與業務流程的綁定。刻章申請流程中的每個節點都可以在CAP工具中點擊屬性設置與設計好的權限進行綁定，非常方便。其意義在于讓審批流程中的每位人員都具有相應的權限。

3.6 查詢底表的設計

我們已經完成表單與權限、權限與業務流程的綁定，整個設計模板在正式環境中發布即可使用。在實際應用環境中使用者往往還需要對這個業務流程進行查詢，在CAP設計中我們還需要設計底表查詢功能。只需在報表設計功能下，選取“關聯對象”為以上設計好的新刻公章模板，同時選取查詢時我們需要看到表單中的哪些內容，CAP能夠自動生成查詢樣表。

3.7 歸屬位置與授權范圍

歸屬位置是指業務流程應用設計完成后，該業務應用放在哪里供使用者調用。歸屬位置一般是把設計好的應用添加到應用菜單中即可。CAP選取歸屬位置的操作是非常方便的，通過應用的基礎信息設置即可完成。授權范圍是指該應用有哪些用戶可以使用，對于實例“新刻公章申請”這種業務應用，一般在CAP基礎信息設置中選取組織結構中的全單位。

3.8 測試與發布

通過模擬業務流程中各個流程節點的方式完成測試，最終保存設計結果并正式發布。

4 結語

通過以上設計，將工作聯系單與刻章申請表的業務流程進行了融合，形成了一條連貫的新刻公章申請流程，滿足了業務工作需要。我們通過設計還可以將更為復雜的業務流程進行整合和優化，使孤立存在的業務流程能夠貫通相連，從而突破協同辦公的壁壘。