從儀器設備資產清查探討高校儀器設備全周期管理

龔彥華， 胡 穎， 雷敬炎

（武漢大學實驗室與設備管理處，武漢 430072）

0 引 言

儀器設備是高校國有資產的重要組成部分，對于高校開展教學、科研工作起到了舉足輕重的作用。高校儀器設備存量不斷加大，增幅也逐漸加快［1］，為了更大地發揮儀器設備條件保障作用，需要科學有效地進行儀器設備資產管理［2］。《事業單位國有資產管理暫行辦法》中規定：事業單位應當對實物資產進行定期清查，做到賬賬、賬卡、賬實相符［3］。因此，儀器設備清查盤點是儀器設備管理工作中的重要環節，也是加強儀器設備全周期過程管理和預防管理風險的依據［4］。從資產清查工作中，發現儀器設備的諸多管理問題，須及時調整管理方法和彌補管理漏洞，并通過獲取、使用、日常管理、最終處理的全周期各項活動［5］，確保儀器設備的合理配置、提高資源利用率以及減少浪費，更好地服務于高校各項任務，提升辦學能力。

1 儀器設備資產清查重要性

高校開展儀器設備資產清查，通常按照“以賬對物、以物對賬”的雙向方式進行，包括，清理賬戶、責任到人、明確地點等，重點核查賬物符合情況。但是，高校儀器設備的特點是體量較大；品類較多，涵蓋多種學科門類；涉及教學、科研、行政、后勤等多個部門，分散在院系、行政部門等不同的管理單位［6］。因此，儀器設備在一定程度上存在管理難度。

通過儀器設備資產的清查：①全面摸清家底，了解高校儀器設備的使用現狀，切實掌握儀器設備完好率、利用率等情況，為管理部門提供可靠的評價和決策依據［7］；②有效發現儀器設備管理過程中的真空與漏洞，有針對性地制定政策措施，維護儀器設備資源的安全與完整；③進一步梳理儀器設備管理工作環節，建立并完善管理的體制機制，優化資源配置，提升儀器設備使用效益，為教學科研提供更好的條件支撐。

清查工作是檢驗高校儀器設備資產管理全周期的重要手段，通過摸清現狀，可以發現全周期中各個環節的管理疏漏，進而有的放矢采取措施，促進高校儀器設備資產管理的科學化、規范化、精細化［8］。

2 儀器設備清查反映的管理問題

財政部于2016年開展了全國行政事業單位國有資產清查工作，并于2019年進行了行政事業單位資產清查核實。從清查與核實結果來看，高校儀器設備管理仍然存在賬賬不符、賬實不符的情況。通過調研，盡管許多高校開展了許多方式的校內清查，但是，同樣的問題依舊存在。因此，有必要通過梳理儀器設備全周期過程，認真分析原因，切實查找問題才能“對癥下藥”。

2.1 儀器設備管理全周期管理內容

高校一般由設備管理部門或者國有資產管理部門管理儀器設備，主要職能是驗收入賬、日常維護及使用、報廢處置等，但是儀器設備全周期管理還涉及采購、賬務、審計等。因此，儀器設備管理的全生命周期［9-11］是配置設備、使用設備、日常管理及最終處理4個階段以及相應的諸多要素。具體內容如圖1所示。

圖1 儀器設備全周期管理內容

2.2 存在的管理問題及原因分析

儀器設備資產清查基本反映出的普遍管理問題是賬賬不符、賬物不符，除此以外還有設備的閑置問題［12］。結合儀器設備全周期的管理，出現的具體問題的現象，見表1。

表1 儀器設備資產清查的主要管理問題

綜合分析，對于儀器設備資產清查的主要問題產生的原因主要有：

（1）設備采購立項，論證不充分。高校儀器設備資產的來源主要是國家財政撥款，不同于企業，高校管理者對儀器設備成本核算、績效觀念不強，對儀器設備采購立項缺乏前瞻性規劃，需求論證不充分，造成設備閑置、資源浪費。

（2）管理制度執行不嚴，體制機制建設滯后。高校設備管理部門建立有相關制度，基本涵蓋儀器設備全生命周期中的各個管理環節。但是，高校儀器設備在學校、使用單位、實驗室（辦公室）、使用人4個層級或3個層級式的管理體制，各層級職責分工模糊，缺乏責任意識，亦無責任追究，因此許多管理都流于形式，制度難以執行。

（3）部門間協同能力不足，內部管理缺失。從儀器設備全周期管理過程看，除了設備管理部門外，還涉及發展規劃、采購、財務、人事、審計及監察部門等多個管理部門。清查反映出的各種問題，如人員變動造成的移交手續滯后，績效評價缺乏有效審計與監督等，往往是各部門參與不足，沒有形成有效的協同聯動機制。

（4）管理手段單一，信息化程度有待加強。高校儀器設備全周期管理需各部門配合，通常采取業務系統銜接的方式，但是由于協同能力不足，信息化建設缺乏整體規劃，普遍存在系統整合中信息量缺失、不對等現象，而且僅僅依靠系統對接，影響儀器設備管理工作有效開展。

3 加強儀器設備資產全周期管理的舉措

3.1 完善儀器設備配置決策機制，有效控制增量

高校儀器設備資產的科學配置，有效控制儀器設備管理成本，是后續儀器設備發揮效益的關鍵［13］。做好配置決策需要建立全局觀和效用觀［14］，①構建組織機構，包括行政和學術機構：行政由高校的校領導與相關主管部門參與的領導機構，對儀器設備配置進行集中統籌、科學規劃，制定適合學校學科建設發展的購置計劃及預算。學術機構，由各學科領域專家構成，對儀器設備購置的可行性、必要性、技術先進性、配置合理性等提供重要的咨詢意見；②規范流程。根據儀器設備性質，分類制定并實施嚴格的儀器設備資產購置流程，包括調研需求、制定草案、專家論證、組織決策、資金審批、招標采購等。③加強決策過程的監管，控制購置風險，避免過程的隨意性，杜絕資源浪費。

3.2 健全并完善管理體制，促進制度落實

在儀器設備資產管理過程中，建立并明確學校、使用單位、實驗室（辦公室）、使用人4個層級或3個層級式的管理責任制。學校儀器設備管理部門是制度制定的主體，施行儀器設備的管理、服務與監督；使用單位，以及實驗室（辦公室）是制度執行的依托，對制度執行承擔管理責任，結合各單位的具體情況落實學校政策；使用人是制度執行的主體，承擔全周期管理各個環節的具體任務。須以制度的形式明確職責，使各級管理層樹立責任意識，主動承擔管理責任，各司其職，有效促進管理制度真正落實。

3.3 建立多部門聯動機制，改善管理薄弱環節

設備管理部門主要職能涵蓋儀器設備全周期管理中的大部分管理要素，縱向或橫向延伸需要涉及許多部門參與。在設備配置階段，需要學科發展規劃、科研管理部門參與科學制定需求計劃，由采購部門把握合同簽審，避免履約風險；在使用設備、最后處理階段，應與財務、國資管理部門協同，解決賬賬核對；在日常使用階段，需要人事、學生管理部門配合人員變動引起的設備調配，由審計、監察部門參與清查及績效評價，進行有效監管。建立相關部門的聯動，做好協同配合，使儀器設備全周期，環環相扣，形成閉環管理。

3.4 持續深化信息化建設，推動精細化管理

儀器設備管理系統是絕大部分高校采取的重要管理手段，也是科學有效的管理手段［15-16］。以儀器設備管理系統為節點，結合各部門的聯動協同管理，將儀器設備全過程管理嵌入信息化的業務流程中；同時，加強儀器設備建設與管理的頂層設計，做好業務系統建設規劃，細化管理元素，統一數據信息、技術標準，建立軟硬件齊全、功能涵蓋面廣、架構先進、拓展性強的儀器設備全周期管理系統。

3.5 加強定期清查核查工作，實現良性管理

根據“戴明環”的工作程序［17］，管理需要計劃、執行、檢查和行動循環過程。儀器設備資產清查核查是檢驗管理過程的唯一依據。確立定期清查盤點制度［18］，將清查核查工作常規化、規范化。根據各高校的實際管理情況，制定合理的清查周期、清查范圍、評價指標，采取合適的清查方式、清查手段，在清查核查的過程中發現管理疏漏、解決問題，防范管理風險，不斷提升管理質量。

4 結 語

高校的儀器設備管理成效，通過全面的儀器設備資產清查核查工作進行檢驗。通過2016年財政部的資產清查工作，發現了高校儀器設備管理的諸多問題，涵蓋從設備配置、使用、日常管理及最終處理等儀器設備全周期管理過程。高校作為一類管理單位，面臨許多共性問題，將通過強化儀器設備資產清查工作，形成不斷檢查、發現管理問題，解決問題的循環，切實夯實高校儀器設備資產全周期管理基礎，達到良性發展的管理狀態。