基于數字信息化的能源企業物資采辦業務升級

雷東升

（中海油能源發展股份有限公司采辦共享中心 天津 300450）

0 引言

以經濟高效和全程可溯為目標，實現企業物資采辦業務的最優化運行是新形勢下大型能源企業實現高質量發展的重要舉措[1]。然而，對于國內諸多能源企業來說，從“供方到用戶”的傳統采辦模式依然是主流，這種模式脫胎于計劃經濟體制，采辦效率低且成本居高不下，并且難以適應能源企業的國際化市場需要，這就要求企業必須轉變現有物資采辦業務模式，推動物資采辦業務價值化升級，而數字信息化模式的引入為目標的實現提供了可能。通過數字信息技術應用，將采辦業務各環節關鍵信息節點整合起來，按照需要的目標采購模型進行重組后并有效地進行對比分析，從而達到用數據支撐分析決策的目的。

1 傳統物資采辦業務模式的局限

1.1 難以實現采辦關鍵指標實時監控

采辦的管理目標是供貨及時率、供貨準確率、供貨完好率、采辦節資率等。通過這些結果可以評價采辦業務質量，但是如何將采辦業務提升目標，反向分解到具體業務操作中，對不同采購項目識別出不同關鍵點，將過程問題及時展示給公司各級領導，還沒有很好的解決方案。傳統的模式更多是依靠擔任關鍵崗位的個人依靠經驗做計劃、依靠經驗做協調、依靠經驗做匯報，一旦人員更換，或者涉及跨部門協調，由于業務標準不統一，流程管控缺少透明、公開的關鍵指標體系，導致對接業務細節情況容易模糊，特別是業務問題不能及時反映出來，風險預防措施、主動解決措施發揮的作用很有限[2]。

1.2 跨國項目物資采辦招標效率低

對于國內各重大工程項目的物資采辦招投標來說，受利于國家數字化建設的快速發展，在推進物資采辦招投標業務的電子化方面取得了長足進步，發標、購標、投標、開標、評標、定標等環節都已經實現電子化，并且取得了良好的應用效果。而隨著國內能源企業國際化程度不斷加深，各類國際工程項目數量不斷增加，物資采辦招標就需要面向國際市場。然而由于電子招標的實施受到限制，在傳統招標模式下存在著：供應商需要現場購標、投標距離遠的供應商參與成本高、一些優秀的供應商無法參與；招標評委需要到現場評標，國際招標中評委地點更加分散，甚至在不同國家，集中評標難度大、成本高，限制了異地評委的參與，導致可用評委資源少，且異地評標難以保證透明、公平、公正，對協同、監督等工作提出了挑戰。

1.3 物資采辦資料歸檔數據量巨大

工程項目尤其是大型EPC類物資采辦項目其工程采辦竣工資料驗收，是整個工程項目驗收的重要組成部分，對項目驗收起關鍵作用[3]。此外，項目物資資料對日后工程管理、使用、維護、改建、擴建等都有著十分重要的作用，資料收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響項目效益。而傳統的工程項目物資采辦資料整理存在文件種類繁多、文件創建者多、存在眾多紙質資料不便存儲占用空間多、查找與重新整理文件需要耗費大量人力、物力等多種問題，工作量巨大且效率低下。

1.4 國際項目物資采辦周期長

清關物流因為運輸周期長、成本高，是影響進出口業務質量的重要方面，越來越受到企業關注。國際能源項目的物資采辦進出口業務中，需要從采購訂單到貨到現場的全過程，對訂單內所有物資進度、位置進行實時、精準的追蹤。傳統模式下，由專職人員建立采購物資清單與清關物資清單的對應表，但由于每批貨運都需要一個單獨的對應表，都分散在各業務員的手邊，如需查詢物資的國際貨運情況，往往需要查閱較多單據，周期長，而且由于信息詳略不同，一些小件、零星、配件物資的信息不全，導致在清關業務中，與采購業務物資清單不一致的問題時有發生，直接影響物資采辦業務質量。

1.5 物資倉儲中轉實時信息滯后

傳統中轉站的物資收發調配物資管理和記錄主要是采用紙質發貨單據以及電子表格的方式來實現。在一些大型的EPC類工程項目中，工程項目管理人員為了了解物資動態，需要物資倉儲中轉站管理人員每天制作物資收發日報，這時候物資倉儲中轉站人員為了保障物資準確，需要制作各種臺賬記錄，但是仍然無法避免在人工核對和填報數據的過程中不出現人為錯誤，這就對整個EPC項目帶來了不利影響。因此，在整個項目的進行階段，物資動態的準確性和及時性，是確保工程進度是否能夠按計劃進行的關鍵，也是節約工程成本的關鍵一環。

1.6 傳統投標報價模式效率低下

投標報價是項目管理的關鍵，物資采購金額又占總成本半數以上，物資價格預測是重中之重。在激烈的市場競爭中，企業最需要的是更快的反應速度與更好的服務質量，亟需變革傳統投標報價模式。而對于投標企業來說，中標率對企業來說至關重要，只有多中標、中好標，企業才有利潤。如果報價報高了，中標的概率幾乎為零，而報低價，雖然能中標，但是項目成本不足，增加虧損風險。如何找到兩者的最佳結合點，就需要依靠大數據和機器學習技術，將好的經驗轉化為有形的信息工具，實現固化模式、標準化操作、量化推廣及提高招投標報價效率和準確性。然而傳統的物資采辦模式中，物資供應意向企業投標報價一般是采取手工查閱大量的采購合同來獲取歷史價格、憑個人經驗預估價格、憑與供應商良好的關系獲取價格、通過其他行業類似物料市場價格進行預估等方式。投標報價嚴重依靠個人經驗積累，工作模式難以量化推廣，除少數經驗豐富的老業務員，多數業務員的報價既耗費時間又不準確，這直接影響了物資采辦招標效率，導致傳統投標數量眾多，但中標率不高。尤其是招標過程中涉及各項費用，需要進行詳細的登記、費用的收取需要經過公司財務與銀行核實、在稅務系統中開具電子發票等問題流程繁瑣，操作均為線下，需要人工進行數據核對和信息錄入，不僅效率低下而且大大增加了經濟風險。

2 數字信息化物資采辦系統的構建與應用

2.1 搭建集團級物資采辦業務一體化平臺

為達到采購過程數字信息化的目的，按照基于物資采辦全生命周期要素管理智慧采購方案，搭建集物資采辦業務相關各方互聯的集團級物資采辦一體化業務平臺，見圖1。

集團級物資采辦平臺的建立聚合價值形成了基于高效化物資采辦的多邊共贏生態圈，為推動物資采辦實現數字信息化應用打下了堅實基礎。

2.2 梳理采辦核心數據，建立專項數據庫

采購關鍵信息數據主要包括委托下達、方案確認、采購實施、合同簽訂、生產運輸、倉儲中轉、領用發放、竣工結算等，目前各個項目各環節信息均獨自統計，每個環節相對獨立。

搭建物資采辦一體化業務平臺后，要實現采辦業務的數字化轉型，就必須抓好數據資源的整合利用[4]。因為數據是物資采辦實施數字信息化技術管理和智能化的載體，特別是物資采辦業務的節點數據處于快速采集和積累動態變化中，這就需要梳理采辦核心數據，建立專項數據庫，見圖2。其中，分操作控制等級建立公共數據庫、共享數據庫及專有數據庫3個專項基礎數據庫，同時按照采辦業務節點將采集實際數據入庫并交付管理系統，同時打通內外部數據鏈條，實現采辦業務全過程智能化對接，保證管理與業務實際的一致。

2.3 實現物資采辦業務的智能化應用

企業發起物資招標后，各方依權限通過物資采辦業務一體化平臺內外部接口接入物資采辦業務管理數據庫系統，進行線上協同辦公，并將過程數據實時上傳，物資采辦業務職能部門運用RFID電子標簽統一標識數據編碼[5]，確保數據識別的一致性，實現物資采辦業務全生命周期數字化操作與管理，完成物資從招標起到進入企業的物流全過程實時跟蹤，達到物資全程在途可控、生產進度可查的目的，見圖3。

3 物資采辦業務信息化升級亮點

3.1 實時掌握采辦關鍵指標

實施物資采辦業務系統數字化應用是基于打造智能化的物資采辦業務供應鏈，其是在智慧供應鏈的理論指導下強化數據整合應用，以物資采辦業務升級為驅動，將物資采辦業務從需求到供應服務結束，進行各業務環節、各參與要素關鍵點實時過程把控，進而實現了對進度、質量、資源（資金、時間、人員）投入、合作商（生產商、貿易商、物流商）協同的全要素管控，以確保發現問題后及時進行措施干預。

3.2 有效提升跨國項目物資采辦招標效率

為適應能源企業跨國項目中物資采辦業務國際招標的客觀應用，在集團級物資采辦業務一體化平臺招標系統功能框架下，開發了多語種國際招標功能系統，制定電子評標室，重點解決國際電子招標中面臨的評標流程不可定制和難以實現異地評標兩項難題。通過將評標的環節細化分解，進行模塊化設置，不同國際項目可根據實際進行差異化評標流程配置，以遠程會議、遠程監督的方式實現前后方評委配套聯動，共同評標，不僅豐富了評委資源而且公正、透明，招標效率明顯提升。

3.3 實現物資采辦資料數字化歸檔移交

在物資采辦業務全流程數字信息化基礎上，實現了資料的數字化歸檔移交。一是資料歸檔更高效。在各系統中，通過正常流程操作產生的業務文件，自動統一歸檔。二是資料查找更便捷。結合全文檢索技術，支持模糊檢索和多維度查詢。三是資料移交省時、省力。工程項目竣工后，無需專門組織人力整理資料。四是電子資料安全性有保障。系統可根據不同的人創建不同的角色權限，針對不同的文件夾和文件進行分級管理。

3.4 明顯縮短國際項目物資采辦周期

物資采辦數字化管理系統因為有全鏈條和全覆蓋的信息化管理建立起了物資從訂貨、生產、出廠到發運、出關、離港再到到港、入關、收貨的全過程信息流。并通過一體化平臺建立起采購訂單與清關物流清單相對應模的關務數據庫，將清關業務數據與海關、貨運方面的數據建立接口，實現了數據快速交互，便于各方即時獲取清關物流環節信息，實現了清關物流環節的物資清單轉換和實時情況全過程控制，大大提升了物資清關進度，明顯縮短了采辦周期。

3.5 物資倉儲中轉實現數字化管理

針對項目業主對物資全程可追溯要求越來越高，需要倉儲中轉信息化實時共享。按照“統一規劃、合理布局、集儲代儲”的原則，對現有倉儲設施進行數字化分類整合、優化并分級設置標準化庫房，通過利用智能倉儲系統實現庫存資源共享、精確倉儲，用戶可以實時通過系統實現對倉儲中轉物資的監控，并根據項目進度進行物資調配，達到物資倉儲合理、物料精簡、智能管理的目標。

3.6 實現了物資價格的精細預測

物資價格數據來源多，借助集團級物資采辦業務數字化數據庫海量的數據資源建立起覆蓋近年的所有歷史價格的數據庫，除了支持價格手工錄入、批量導入，還與業務平臺集成，納入近500多種企業生產經營種最常用到的相關物資進行統一屬性規格（包含業務常用價格查詢、比對、圖表），實現與業務同步獲取價格信息，保證足夠的數據量和時效性。這樣可以在招標之前就根據擬投標項目梳理出物資清單，與企業需求方快速確認規格，得到招標參考價格，特別是針對一些涉及專業眾多的EPC總包項目，以往物資一次投標報價需要幾天或者幾周時間，而現在只需1～2天便可完成。此外，通過平臺招標系統與銀行、稅務系統的對接將費用確認、發票開具、退款等各流程進行無縫銜接，減少各環節中的人工干預，有效提高整體工作效率。

4 結語

實現物資采辦業務高效化已經成為當前能源企業生產經營實現降本提質增項的一項重要舉措，然而由于傳統物資采辦模式依然是當前能源企業尤其是國企類能源企業的主流采辦模式，導致物資采辦效率嚴重低下且不透明，直接影響了企業效益與形象。而通過基于數字信息化的物資業務采辦大數據系統智能化應用，打通了采辦業務全節點內外部數據鏈條，實現了物資采辦業務全過程數字化操作，大大提升了物資采辦效率，推動能源企業實現了物資采辦業務價值化升級。