鐵路樞紐工程物資管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

武 晨

（中國(guó)鐵路北京局集團(tuán)有限公司 地下直徑線工程項(xiàng)目管理部，北京100045）

近年來(lái)，隨著高速鐵路施工技術(shù)的快速發(fā)展，智慧工程、智能車站、建筑信息模型（BIM，Building Information Modeling）平臺(tái)等信息應(yīng)用系統(tǒng)使得鐵路勘察、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)維等方面信息化進(jìn)程加速[1]。在鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目中，業(yè)主方在工程建設(shè)管理方面信息化程度相對(duì)較低，而物資管理是工程建設(shè)管理工作的重要組成部分，物資管理部門(mén)承擔(dān)了大量的采購(gòu)、供應(yīng)、驗(yàn)收、結(jié)算等任務(wù)，需要對(duì)接溝通的單位和部門(mén)眾多、信息龐雜、業(yè)務(wù)量大，因此亟需搭建信息化管理系統(tǒng)，將工程項(xiàng)目物資管理的各項(xiàng)工作納入同一個(gè)信息系統(tǒng)，以便對(duì)參建各方進(jìn)行統(tǒng)一管理，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)控制，為工程建設(shè)提供增值服務(wù)[2]。本文根據(jù)北京朝陽(yáng)站交通樞紐工程實(shí)際情況，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了鐵路樞紐工程物資管理信息系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱：物資管理信息系統(tǒng)）。

1 鐵路建設(shè)物資信息化管理的現(xiàn)狀

1.1 鐵路建設(shè)物資管理常用方式

目前，Excel、WPS表格辦公軟件是鐵路工程項(xiàng)目業(yè)主單位物資管理的常用工具，用這些工具制作表格文件，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、加工和保存，在參建各相關(guān)方之間通過(guò)電子郵件或社交軟件實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。

1.2 存在的問(wèn)題和弊端

（1）在企業(yè)的數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，Excel、WPS表格文件之間的數(shù)據(jù)關(guān)系經(jīng)常出錯(cuò)，管理人員通常在月末須加班進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和校核，因此企業(yè)亟需實(shí)現(xiàn)此類工作的自動(dòng)化處理；（2）對(duì)已形成的數(shù)據(jù)信息不能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，各參建單位存在大量的重復(fù)勞動(dòng)，表格文件在建設(shè)、施工、監(jiān)理單位及供應(yīng)商之間的頻繁傳遞中易混淆出錯(cuò)；（3）當(dāng)數(shù)據(jù)達(dá)到一個(gè)比較龐大的規(guī)模后，數(shù)據(jù)間的邏輯、運(yùn)算易產(chǎn)生混亂，造成運(yùn)算速度、準(zhǔn)確率降低。

2 物資管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)考慮因素

針對(duì)北京朝陽(yáng)站交通樞紐工程，物資管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要考慮4個(gè)方面的因素：（1）建設(shè)工程物資管理工作涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理單位及供應(yīng)商等，參與方往往分散在不同的地點(diǎn)，因此，信息處理應(yīng)考慮充分利用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)通信的方式；（2）由于建設(shè)項(xiàng)目的臨時(shí)性，管理服務(wù)周期相比鐵路局集團(tuán)公司運(yùn)營(yíng)站段時(shí)間更短，應(yīng)縮短信息化的部署時(shí)間，使業(yè)務(wù)快速響應(yīng)需求；（3）建設(shè)項(xiàng)目類型具有復(fù)雜性、機(jī)動(dòng)性和個(gè)性化的特點(diǎn)，應(yīng)填補(bǔ)業(yè)務(wù)管理人員與軟件開(kāi)發(fā)者之間溝通的鴻溝，采用“需求自定，開(kāi)發(fā)自主，自我管理”的方法；（4）分析信息系統(tǒng)建設(shè)投入成本與建設(shè)工程增值所能獲得的經(jīng)濟(jì)效益[3]。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采取措施，使信息處理由傳統(tǒng)方式向基于網(wǎng)絡(luò)的信息處理平臺(tái)方向發(fā)展，充分發(fā)揮信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)利用信息資源對(duì)工程項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行控制，為決策提供依據(jù)。根據(jù)北京朝陽(yáng)樞紐工程實(shí)際情況，按建設(shè)物資管理業(yè)務(wù)架構(gòu)進(jìn)行分層部署，并將分層子系統(tǒng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行歸集，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)參建單位的統(tǒng)一管理，有效提高工作效率和質(zhì)量，為工程項(xiàng)目投資、進(jìn)度、質(zhì)量3項(xiàng)總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力保障[4]。

2.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

物資管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)，以Excel服務(wù)器軟件為運(yùn)行平臺(tái)、以建立表單模板為實(shí)現(xiàn)工具，將Excel、WPS表格與SQL Server 集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境。業(yè)務(wù)管理者通過(guò)定義組織機(jī)構(gòu)、角色、用戶，結(jié)合工作中應(yīng)用的數(shù)據(jù)表格進(jìn)行模板設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)項(xiàng)、表格公式進(jìn)行定義和設(shè)置，并按用戶和角色的分工情況定義表間公式和工作流，實(shí)現(xiàn)各個(gè)參建單位之間的數(shù)據(jù)共享、處理和傳輸。物資管理信息系統(tǒng)框架如圖1所示。

圖1 物資管理信息系統(tǒng)框架

2.4 系統(tǒng)功能

物資管理具有系統(tǒng)性、程序性、專業(yè)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)建立分類模塊，并按照管理流程定義工作流，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的處理和流轉(zhuǎn)。按照物資管理工作業(yè)務(wù)類型不同，物資管理信息系統(tǒng)可分為8個(gè)信息子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)的工作關(guān)聯(lián)和功能描述如下。

（1）基礎(chǔ)信息子系統(tǒng)功能：主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)和錄入。對(duì)物資管理工作進(jìn)行分層和子系統(tǒng)的劃分，按特性對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、編碼和要素設(shè)定，并錄入工作管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)框架的建立和錄入是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，分為物資目錄、供應(yīng)商信息、施工單位信息和監(jiān)理單位信息，需要根據(jù)工作推進(jìn)情況進(jìn)行日常管理維護(hù)[5]。

（2）物資采購(gòu)子系統(tǒng)功能：實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)全過(guò)程的管理，主要用戶為采購(gòu)方業(yè)主，按采購(gòu)情形分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)兩類。該子系統(tǒng)包括采購(gòu)業(yè)務(wù)從編制招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃開(kāi)始，過(guò)程中的招標(biāo)公告、售賣標(biāo)書(shū)、答疑補(bǔ)遺、開(kāi)評(píng)標(biāo)、中標(biāo)結(jié)果公示環(huán)節(jié)，直至發(fā)放中標(biāo)通知書(shū)為止的全過(guò)程[6]。

（3）合同管理子系統(tǒng)功能：負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，對(duì)物資采購(gòu)合同的審批、履約保函審查登記、合同協(xié)議書(shū)以及變更增補(bǔ)合同形成的信息數(shù)據(jù)，根據(jù)自身項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)各管理環(huán)節(jié)信息審批流轉(zhuǎn)進(jìn)行管理。

（4）計(jì)劃供應(yīng)子系統(tǒng)功能：以合同訂貨明細(xì)表為基準(zhǔn)，由施工單位根據(jù)工程進(jìn)度提報(bào)物資需求申請(qǐng)計(jì)劃，經(jīng)監(jiān)理單位、建設(shè)單位核準(zhǔn)后下達(dá)物資訂單，并對(duì)物資的生產(chǎn)、運(yùn)輸以及進(jìn)場(chǎng)進(jìn)行跟蹤。

（5）質(zhì)量管理子系統(tǒng)功能：針對(duì)物資驗(yàn)收、材料檢測(cè)及不合格物資的處置管理工作中信息進(jìn)行記錄。材料檢驗(yàn)合格和設(shè)備安裝運(yùn)行合格是下一步物資結(jié)算所應(yīng)當(dāng)達(dá)到的基本條件。

（6）結(jié)算管理子系統(tǒng)功能：依據(jù)合同物資價(jià)格，對(duì)驗(yàn)收合格物資設(shè)備的貨幣計(jì)量，為會(huì)計(jì)核算提供依據(jù)。按付款和結(jié)算的性質(zhì)分為預(yù)付款管理、物資列賬和物資結(jié)算3種類型，是按結(jié)算管理辦法進(jìn)行逐級(jí)審核會(huì)簽的管理過(guò)程。

（7）驗(yàn)工計(jì)價(jià)子系統(tǒng)功能：根據(jù)建設(shè)工程驗(yàn)工計(jì)價(jià)規(guī)范、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)驗(yàn)工計(jì)價(jià)管理辦法，甲方供應(yīng)物資和施工單位自購(gòu)設(shè)備驗(yàn)工計(jì)價(jià)由物資設(shè)備部組織核準(zhǔn)。驗(yàn)工計(jì)價(jià)子系統(tǒng)中按計(jì)價(jià)表格及所需附件進(jìn)行模版的設(shè)計(jì)，甲方供應(yīng)物資管理部分是依據(jù)質(zhì)量管理和結(jié)算管理子系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)，自購(gòu)設(shè)備部分由施工單位填報(bào)規(guī)定表格及上傳附件資料進(jìn)行的驗(yàn)工計(jì)價(jià)審核管理。

（8）文檔管理子系統(tǒng)功能：用于物資管理法律法規(guī)、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)物資管理制度及物資文件的上傳下達(dá)的文檔資料的歸集。在執(zhí)行業(yè)務(wù)中為掌握政策性問(wèn)題提供查詢，對(duì)當(dāng)前待處理事務(wù)及工作完成進(jìn)度進(jìn)行跟蹤管理。

3 物資管理信息系統(tǒng)工作流的定義與劃分

3.1 工作流的定義

工作流是指業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境中的自動(dòng)化，是對(duì)工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括描述。鐵路樞紐工程物資管理具有標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化的特性，物資管理信息系統(tǒng)工作流的定義因管理機(jī)構(gòu)職能框架不同而有所差異，要求切合項(xiàng)目自身情況進(jìn)行設(shè)置。在設(shè)計(jì)工作流時(shí)主要依據(jù)物資管理規(guī)程對(duì)工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，并根據(jù)工作的進(jìn)程相應(yīng)增減，每個(gè)工作流中的節(jié)點(diǎn)工作應(yīng)當(dāng)以前一個(gè)工作完成為基礎(chǔ)。

3.2 工作流的劃分

根據(jù)北京朝陽(yáng)樞紐工程項(xiàng)目管理職能架構(gòu)情況，按照物資管理業(yè)務(wù)的類型和流程[7]，建立了采購(gòu)工作流，如圖2所示；計(jì)劃供應(yīng)工作流，如圖3所示；計(jì)價(jià)結(jié)算工作流，如圖4所示；文檔管理工作流，如圖5所示。

圖2 采購(gòu)工作流

圖3 計(jì)劃供應(yīng)工作流

圖4 計(jì)價(jià)結(jié)算工作流

（1）采購(gòu)工作流是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)程序進(jìn)行管理，反映了從招標(biāo)計(jì)劃信息的采集至完成合同簽訂整個(gè)過(guò)程，對(duì)信息數(shù)據(jù)的提報(bào)、審批和處理情況形成的過(guò)程和結(jié)論性的信息進(jìn)行管理。

（2）計(jì)劃供應(yīng)工作流記錄了從物資計(jì)劃需求至物資質(zhì)量驗(yàn)收完成全過(guò)程管理，包括了逐級(jí)審批制度的落實(shí)，物資生產(chǎn)、運(yùn)輸、到達(dá)進(jìn)度，物資驗(yàn)收情況的全過(guò)程信息管理。

（3）計(jì)價(jià)結(jié)算工作流按參建單位職責(zé)分工，依據(jù)計(jì)價(jià)管理規(guī)范填報(bào)表格，提交附件資料，計(jì)價(jià)結(jié)算審批部門(mén)進(jìn)行審核和會(huì)簽，歸集到建設(shè)單位物資設(shè)備部，并轉(zhuǎn)至計(jì)劃財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行結(jié)算和計(jì)價(jià)，實(shí)現(xiàn)計(jì)價(jià)結(jié)算工作的過(guò)程信息管理[8-9]。

（4）文檔管理工作流主要體現(xiàn)日常物資文件的批示、傳閱、落實(shí)，以及歸檔情況的信息記錄。

4 物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)用成效

物資管理信息系統(tǒng)涉及物資采購(gòu)、計(jì)劃、供應(yīng)、驗(yàn)收、質(zhì)量、結(jié)算等諸多環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)并形成階段性報(bào)表，為工程建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)分析、投資效益核算提供依據(jù)。北京朝陽(yáng)站交通樞紐工程物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)用成效如下。

4.1 物資管理數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)

物資管理全過(guò)程的數(shù)據(jù)、審批、報(bào)告、文件資料集中存儲(chǔ)于系統(tǒng)平臺(tái)服務(wù)器硬盤(pán)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各參建單位及本單位職能部門(mén)的數(shù)據(jù)資源共享。

4.2 快捷的數(shù)據(jù)檢索和查詢

通過(guò)建立的查詢模板，進(jìn)行基于關(guān)鍵字、模糊查詢的方式的檢索和查詢，信息需求者可實(shí)現(xiàn)方便快捷的信息資料獲取。

4.3 高效的數(shù)據(jù)處理和傳遞

通過(guò)設(shè)置模塊表格、函數(shù)和表間公式，減少人工計(jì)算，提高數(shù)據(jù)處理效率；通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)器、多客戶端的連接，加快信息傳遞，隨時(shí)掌握工作流轉(zhuǎn)執(zhí)行進(jìn)度。

4.4 提升數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性

對(duì)工作表格模板格式設(shè)置限定條件，根據(jù)工作需要可隨時(shí)調(diào)整；設(shè)定信息的填報(bào)、查詢及修改權(quán)限，運(yùn)用表格模板數(shù)據(jù)保護(hù)、批量提取和回寫(xiě)公式等功能，減少人為干預(yù)，提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。

4.5 自動(dòng)生成報(bào)表

按工程項(xiàng)目實(shí)際需要，建立系統(tǒng)的表間關(guān)聯(lián)公式，從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取單元數(shù)據(jù)至報(bào)表相對(duì)應(yīng)單元格，并通過(guò)運(yùn)算函數(shù)、表間提取公式、回寫(xiě)公式，自動(dòng)生成項(xiàng)目管理所需報(bào)表。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息化是管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和技術(shù)，合理有效地組織、指揮、調(diào)節(jié)、監(jiān)督建設(shè)工程物資管理各個(gè)環(huán)節(jié)，以最少的勞動(dòng)消耗、最低的成本投入，為工程建設(shè)管理提供最大化增值服務(wù)。北京朝陽(yáng)站交通樞紐工程項(xiàng)目采用物資管理信息系統(tǒng)后，經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐和應(yīng)用，各參建單位業(yè)務(wù)管理者通過(guò)自助方式，實(shí)現(xiàn)了高效的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)和傳輸，可為其他鐵路建設(shè)項(xiàng)目物資管理信息化提供借鑒和思路。