提升企業(yè)辦公室行政督辦效能的思考

付強(qiáng)

摘要：督查督辦就是對(duì)工作進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行督促檢查，盡快找出與處理問(wèn)題，督促承辦單位根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)抓貫徹的一種有效的工作方法。針對(duì)企業(yè)的日常管理而言，如何提升辦公室行政督辦工作的有效性，增強(qiáng)提升核心工作的全過(guò)程監(jiān)管，從而增加辦事效率、保障政令暢通，是本文主要研究的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：督辦;管控;效率

一、引言

督辦工作是企業(yè)辦公室的重要職能之一，是提高企業(yè)行政效能、促進(jìn)政令暢通的重要手段。督辦工作要緊緊圍繞落實(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中心目標(biāo)任務(wù)，關(guān)注影響企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)工作，構(gòu)建大督辦網(wǎng)絡(luò)，多措并舉加強(qiáng)督辦力度，提升督辦效能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的不斷提升級(jí)。

二、正確認(rèn)識(shí)和把握辦公室行政督辦工作的重要性

辦公室作為企業(yè)的綜合部門和領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，有著特殊的性質(zhì)和職能作用，其中督查督辦就是辦公室所擔(dān)負(fù)的一項(xiàng)重要職責(zé)。督查督辦工作的成效直接關(guān)系到上級(jí)的重大決策和重要工作部署能否順利付諸實(shí)施、及時(shí)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，關(guān)系到企業(yè)的重點(diǎn)工作和領(lǐng)導(dǎo)的重要部署能否落實(shí)。

2.1督查督辦工作是推動(dòng)重點(diǎn)工作落實(shí)的重要舉措

督查督辦是貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策和順利實(shí)現(xiàn)工作部署的重要保證。每項(xiàng)決策只有通過(guò)層層執(zhí)行才能落到實(shí)處，各項(xiàng)工作部署只有上下聯(lián)動(dòng)才能執(zhí)行到位。對(duì)于在決策和部署的實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的不易落實(shí)的環(huán)節(jié)和問(wèn)題，通過(guò)督辦工作，開(kāi)展調(diào)查研究和督促檢查，及時(shí)了解各項(xiàng)工作的辦理情況，充分溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)排除各種阻力，才能確保收到預(yù)計(jì)效果。

2.2督查督辦工作是提高工作效率的有力措施

在企業(yè)的日常工作和管理中，由于制度執(zhí)行偏差和部門職能交叉，或多或少地存在著互相推諉、敷衍應(yīng)付的情況，使得一些工作久拖不決，嚴(yán)重影響工作效率的提高。定期的督查督辦可以起到督促辦事進(jìn)度，加快辦事節(jié)奏，有助于企業(yè)形成辦實(shí)事、講實(shí)效的工作氛圍。

2.3督查督辦工作是提升執(zhí)行力的有效手段

對(duì)于企業(yè)而言，執(zhí)行力是指內(nèi)部員工貫徹執(zhí)行企業(yè)的戰(zhàn)略思路、方針政策和重大決策的能力。執(zhí)行力是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵。加大督查督辦工作力度，解決好管理和發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，不斷完善管理模式、管理制度，充分調(diào)動(dòng)全員的積極性，促使執(zhí)行力不斷提升，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和和諧長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、督查督辦工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

3.1督查督辦工作現(xiàn)狀

定期督查與跟蹤督辦相結(jié)合。根據(jù)企業(yè)督查督辦工作有關(guān)規(guī)章制度要求，結(jié)合各單位年度工作計(jì)劃，對(duì)企業(yè)年度重點(diǎn)工作進(jìn)行立項(xiàng)并明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門，確定工作進(jìn)度及反饋上報(bào)時(shí)限要求，按時(shí)開(kāi)展每月定期督辦，及時(shí)掌握各項(xiàng)工作進(jìn)展情況并形成《督查督辦工作簡(jiǎn)報(bào)》。對(duì)企業(yè)會(huì)議議定的事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)批示交辦事項(xiàng)及時(shí)開(kāi)展跟蹤督辦，把握事項(xiàng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注完成質(zhì)量，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋事項(xiàng)的進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。

3.2督查督辦工作存在的主要問(wèn)題

督辦工作質(zhì)量有待提高。目前辦公室沒(méi)有專職的督辦人員，是由行政人員兼任負(fù)責(zé)的，，存在對(duì)督辦事項(xiàng)重點(diǎn)抓的不準(zhǔn)確不及時(shí)情況。督辦的事項(xiàng)一般是會(huì)議部署的工作或領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦的事項(xiàng)，常常涉及多個(gè)層級(jí)流程環(huán)節(jié)，需多個(gè)部門共同推進(jìn)落實(shí)，存在責(zé)任單位重視程度不夠，以文件落實(shí)督辦，流于形式的現(xiàn)象，造成督辦事項(xiàng)的辦理效果不理想。

四、提升督查督辦工作效能

4.1樹(shù)立協(xié)作意識(shí)

（一）牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。辦公室承擔(dān)著行文流轉(zhuǎn)、商務(wù)接待、檔案管理、信訪維穩(wěn)、會(huì)務(wù)組織服務(wù)等工作，這些工作原則性強(qiáng)，要求經(jīng)辦人員在工作中必須牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，傲到工作的精確與到位。一是要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，確保工作的及時(shí)到位，企業(yè)以及各職能部門的各類文件必須在第一時(shí)間加以學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)，文件的精神和工作要求必須及時(shí)準(zhǔn)確地匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)、傳達(dá)給員工;關(guān)系到員工評(píng)優(yōu)等方面的消息需要在第一時(shí)間通知到位;各種需要上報(bào)上級(jí)部門的材料必須在第一時(shí)間送達(dá)。守時(shí)與高效率是對(duì)工作質(zhì)量的具體要求，也是一個(gè)管理人員是否有工作責(zé)任心的一個(gè)重要表征。樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，還要求管理人員要認(rèn)真對(duì)待工作中的每一件事，能馬上辦的不推延，辦不了的要及時(shí)請(qǐng)示與上報(bào)，企業(yè)員工的困難、愿望、建議和要求必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，把群眾的呼聲及時(shí)傳達(dá)到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

4.2樹(shù)立效率意識(shí)

牢固樹(shù)立節(jié)約與效率意識(shí)。一是要樹(shù)立綠色管理的理念，盡量節(jié)約管理成本。建立資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)是創(chuàng)新社會(huì)管理的一個(gè)重要目標(biāo)，其基本要求是“低碳、節(jié)能與環(huán)保”，辦公室的管理也應(yīng)積極貫徹這-一理念，盡量節(jié)約工作成本。比如，在日常的辦公會(huì)議中，能用投影等電子設(shè)備演示，并于會(huì)后將相關(guān)文件資料置于內(nèi)部OA系統(tǒng)或公共郵箱、QQ群、微群等傳播媒介以達(dá)到共享效果的的，就不要每人打印一份書面的，即使需要打印也要盡量雙面打印，不能雙面打印的也要考慮會(huì)后回收再利用。二是要盡量簡(jiǎn)化管理環(huán)節(jié)，提高工作效率。在強(qiáng)調(diào)管理工作規(guī)范化運(yùn)作的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意不能將管理工作僵硬化、死板化。規(guī)范化、歸口管理很重要，這是管理有序進(jìn)行的保障，但還必須充分結(jié)合基層學(xué)院的實(shí)際情況，在不違反原則的情況下，盡量簡(jiǎn)化辦事流程和辦事環(huán)節(jié)，.能一個(gè)人做的事情不一定非要經(jīng)過(guò)兩個(gè)人的手，能簡(jiǎn)單、快捷完成的事情不一定非要走不必要的程序。三是要建立盒子工程，及時(shí)規(guī)整文檔材料。各經(jīng)辦人員要認(rèn)真總結(jié)日常辦公的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)經(jīng)辦的文檔進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，并在此基礎(chǔ)上建立起盒子檔案。比如，秘書就應(yīng)當(dāng)建立“規(guī)章制度”、“成果匯總”等盒子材料，以便在需要相關(guān)材料時(shí)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到，上述相關(guān)書面材料所對(duì)應(yīng)的電子文檔，以及企業(yè)網(wǎng)站上的欄目文章的整理，也視此辦理。

4.3建立有效的工作例會(huì)制度

（一）建立有效的工作例會(huì)制度。辦公室舉辦工作例會(huì)至少有以下三個(gè)方面的重要意義：一是有利于及時(shí)學(xué)習(xí)上級(jí)的文件精神和工作要求，了解學(xué)校和學(xué)院的重要決策，從而使每一崗位的工作目標(biāo)與學(xué)校、學(xué)院的大目標(biāo)相-致、相吻合。二是有利于各崗位之間的工作溝通與協(xié)調(diào)，取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同進(jìn)步，從而增進(jìn)同事間的了解和合作。三是有利于增強(qiáng)辦公室的凝聚力和戰(zhàn)斗力，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的整體、有序運(yùn)行。要達(dá)到以上效果，必須建立科學(xué)的工作例會(huì)制度：一是合理設(shè)置工作例會(huì)的時(shí)間。由于高校的工作特點(diǎn)，每天都召開(kāi)辦公室工作例會(huì)不僅沒(méi)有必要，而且會(huì)起到反效果。辦公室例會(huì)的間隔時(shí)間以3周-4周召開(kāi)一次較為合理，遇到重大事情需要協(xié)調(diào)時(shí)可根據(jù)需要臨時(shí)召集工作部署會(huì)議。二是合理設(shè)置工作例會(huì)的內(nèi)容。學(xué)院辦公室是一個(gè)最基層的單位，其工作會(huì)議的內(nèi)容切忌泛泛而談，會(huì)議內(nèi)容一定是務(wù)實(shí)與講求實(shí)效性的，主要包括了回顧總結(jié)上一階段的工作情況、傳達(dá)上級(jí)的工作部署、布置下一階段的工作任務(wù)、整體性任務(wù)的分工等問(wèn)題。三是合理安排會(huì)議的參加人員。除了辦公室的人員參加工作例會(huì)之外，在必要的時(shí)候，可以邀請(qǐng)相關(guān)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)也參加會(huì)議。分管領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，一方面可以引起經(jīng)辦人員在思想上的重視，進(jìn)一步明確工作要求和工作內(nèi)容;另一方面，可以讓分管領(lǐng)導(dǎo)充分了解一項(xiàng)工作在具體運(yùn)作中可能運(yùn)到的困難和問(wèn)題，需要領(lǐng)導(dǎo)定奪的事宜在會(huì)議上就可以得到解決，減少了溝通與請(qǐng)示的環(huán)節(jié)，提高管理效率。

總結(jié)：辦公室通過(guò)加強(qiáng)督查督辦工作，發(fā)揮整體協(xié)調(diào)的橋梁樞紐功能，搭建領(lǐng)導(dǎo)與各單位的交流聯(lián)系，進(jìn)一步提升對(duì)過(guò)程的跟蹤掌控，實(shí)現(xiàn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排部署工作落實(shí)情況的監(jiān)督檢查，對(duì)決策執(zhí)行過(guò)程的管理控制，促進(jìn)工作落實(shí)，充分發(fā)揮參謀助手作用，確保企業(yè)可以高效運(yùn)營(yíng)。

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