保證展會質量是最大挑戰

徐智

中國儀器儀表學會副秘書長沙旋告訴記者，2021年學會的會展工作依然面臨諸多的困難，跟2019年更是無法相提并論。2021年中國儀器儀表學會（以下簡稱“學會”）成功舉辦了兩場規模稍大的活動：一個是于7月在懷柔區舉辦的，與北京市和懷柔區政府合作的2021雁棲湖科學儀器和傳感器論壇，是兩天的大型高峰論壇附帶一個小型展覽；另一個是于11月在鄭州舉辦的，由中國科學技術協會、河南省政府作為主辦的世界傳感器大會，包括展覽、論壇和很多同期活動。

這兩個活動都是政府主導的項目，學會自身的商業類項目基本都被取消或延期。其中，學會主辦的中國國際測量控制與儀器儀表展覽會（MICONEX）原計劃是2021年8月舉辦，后因疫情延期到12月，現在又被迫延期到2022年8月。如果加上2020年該展會也未舉辦，那么即便2022年展會順利舉辦，該展也已變成了三年一屆。

沙旋表示，在2021年的展會運作過程中，學會也吸取了一些經驗教訓。

首先是要隨時關注全國疫情變化。全國各地不斷有疫情散發現象，這對主辦方邀請展商、觀眾、嘉賓都會造成很大的困難。主辦方不僅要關注展會舉辦地的疫情情況，也要關注其他區域，特別是展商、觀眾集中的區域。因為疫情發生以后，疫情所在地和展會舉辦地都會有相應的出入境政策，主辦方必須快速了解和響應這些政策，然后做出相應的調整。

其次是展會前期一定要充分做好應對突發情況的準備。主辦方要做好各種突發情況的預案，在展會的物料組織、嘉賓邀請、觀眾組織等方面也要做好充分的準備。例如有些物料不到最后時間就不能下料；車票、機票等要在展會鄰近時間再購買；酒店也要在鄰近時間再最終確定；要有充足的備選嘉賓；有些東西盡可能做成通用的，這次不能用就下次用。

當然，學會也在展會運作過程中收獲了更好的運營團隊。學會的很多展會都是聯合多方共同舉辦的，這就要求各方團隊要及時的、經常的聚在一起辦公、溝通。同時，因為在疫情下要舉辦展會，永遠不變的就是一直在變，所以不僅工作人員間的溝通增加了，工作人員與展商、嘉賓、觀眾的溝通也變得更緊密了。伴隨著各種變化，從展會的整個組織到運作，主辦方的工作量比以前增加了很多，但是運營團隊響應能力、心理素質、抗壓能力等也得到了更進一步的鍛煉，這也是一種收獲。

通過近兩年對會展業的觀察，沙旋認為在疫情影響下，會展活動的魅力和價值，以及對其他行業賦能的能力都被削弱了。

從整體來看，疫情新常態下，展商參展的效果肯定是下降的，但參展的成本會增加。例如因為展會延期，有的展商從國外運來的展示設備被一直放在貨倉，有些企業的展臺用品被迫存放在工廠，這些都會增加企業的參展成本。然而即使是主辦方再努力，既做線上又做線下，但展會現場的效果跟正常年份相比肯定是下降的。

展會最重要的目標是幫助企業對接到重點客戶和獲得想要的資源。特別是有些中小企業，參展目的就是想找到潛在客戶。學會手上有企業資源、觀眾資源，就要利用好自身平臺實現他們的目標。以前靠展會能輕松做到、做好的事情，但在疫情下的效果下降了，那就要給展會做更多的賦能，或者通過其他的附加方式、同期活動，甚至是延伸到全年365天的服務，來幫助企業實現參展目標，提升企業對展會的粘合度，吸引企業繼續參展。

在疫情新常態下，對于主辦方而言，在大型展會不確定性增高的情況下，可以嘗試化整為零，在全年不同時段、不同地區，針對行業的細分領域舉辦一些成本不高但能達到相關效果的小型展覽、會議、活動。這些小型會展活動可以全年不斷地給企業服務，但同時也會把一些最終工作節點、成果放到大型展會上進行收尾，給展會更多的賦能，把整個大型展會變成一場行業嘉年華。這是一種在充滿不確定性的情況下把展會辦好的方式；是一種維持客戶關系，為行業提供服務的方式；也是一種維持展會運營團隊生存下去的方式。

沙旋認為，2022年會展行業最大的挑戰是，如何在疫情點狀爆發的新常態下，在不確定性中確保展會能夠保質保量的召開。“我只能說確保保質保量的召開，不敢說確保召開。因為在充滿不確定性的當下，展會能夠召開不是主辦方說了算，有時候確實得看運氣。但是一旦具備召開條件，對于我們的挑戰就是，怎么保證展會的質量和效果，讓主辦方、展商、嘉賓、觀眾等各方都滿意。”沙旋說，因此，在整個展會組織過程中一定要有豐富的預案，包括展商的預案、嘉賓的預案、觀眾組的預案等，以應對不斷改變的疫情帶來的不確定性。

沙旋表示，經過兩年多與疫情的共處，會展人已經逐漸適應疫情下的新常態。“2022年，我相信整個會展行業，包括學會的會展團隊在應對疫情突發狀況這種新常態時，都已經有了心理準備，有了相應的方案，也有了工作經驗，甚至包括展覽技術和展覽理念上創新的準備。而且我相信國家控制疫情的方式方法會更加科學、更加合理。”沙旋認為，總體上會展業2022年應該會好于2021年，2022年應該是行業恢復期。雖然要馬上恢復到2019年、2018年的情況不太現實，但肯定是逐漸在進行恢復。

面對諸多不確定性因素中到來的2022年，廣大會展人在展會籌備過程中應該往壞處想、做最壞的打算，然后在實施過程中保持樂觀積極的態度。“往壞處想”并不是要嚇唬自己，而是要預事在前，制訂相應的補救方案或備用方案。其實在新常態下，很多展會參與者對展會效果的預期是會降低的，大家都能理解疫情下主辦方的不容易。但主辦方自身絕對不能降低標準，而是應該以更積極的態度和行動來保證展會保質保量的進行。