高校實驗儀器設備管理系統的建設與開放共享

孫毅超， 肖 帥， 吳 浩

（大連理工大學海岸和近海工程國家重點實驗室，遼寧大連 116024）

0 引 言

實驗室儀器設備是高校進行創新型人才培養、科學研究和學科建設等各項工作的必備物質條件和基礎設施支撐，同時也是衡量一所高校綜合實力的重要指標［1-3］。近年來，隨著“新工科”與“雙一流”大學建設的推進，在中央各部委和地方政府的大力支持下，高校實驗室所購置的儀器設備無論在數量上，還是價值上都呈現井噴式增長［4-5］。如何科學、系統地對儀器設備進行整合管理與開放共享，提高實驗儀器設備，尤其是高端精密大型儀器設備的利用率，使其最大限度地發揮利用價值，成為亟待解決的問題［6-7］。

1 高校實驗儀器設備的管理現狀及問題

我校是教育部直屬全國重點大學，也是國家“211工程”和“985工程”重點建設高校，并于2017年入選國家首批“雙一流”建設高校。學校建設有3個國家重點實驗室、6個教育部重點實驗室和31個遼寧省重點實驗室。隨著近幾年儀器設備的持續更新與購置，40萬元以上大型儀器設備的數量大幅增長，導致學校實驗儀器設備管理中存在的問題日益凸顯。

1.1 信息化管理程度低

傳統的儀器設備管理通常采用人工表格登記的方式，由實驗室專管人員將借用的相關信息記錄入冊。預約手續繁瑣，且往往會產生大量紙質數據，不便于儀器設備的快速查詢與追蹤，導致管理效率低下。自2016年起，部分實驗室開始自主建設信息化的網上儀器設備管理系統，但由于缺少專門的維護機構和正規的管理辦法，網站大多功能單一，利用率不高。

1.2 開放共享水平低、機制不健全

實驗儀器設備通常以實驗室或學院為單位進行保管，早期由于開放共享的觀念尚未深入人心，設備負責人往往希望優先保證實驗室或課題組內部人員使用。而不完善的管理辦法和不健全的獎懲激勵機制，進一步降低了負責人的共享意愿，導致儀器設備的部門化、課題組化甚至個人化，繼而引發了諸多問題［8-10］。

1.3 儀器設備的重復購置和資源浪費

中央財政、地方財政撥放經費后，學校將儀器設備的采購建設與規劃論證的自主權分別落實到各實驗室。由于學校對于儀器設備開放共享的管理機制尚未健全，客觀上導致實驗室之間的信息閉塞，由于科研人員礙于情況不明和繁瑣的租借流程，向其他實驗室租借儀器設備望而卻步，因而造成了部分通用儀器設備的重復購置，同時也導致大型儀器設備的利用率不高，產生高額的維護費用，造成資源的極大浪費［11］。

2 儀器設備管理系統的信息化建設

為解決實驗儀器設備管理中存在的一系列問題，構建信息化的管理體系，校實驗室與設備管理處基于B/S模式（Browser/Server、瀏覽器/服務器模式）建設如圖1所示的大型儀器設備共享管理系統。B/S模式可通過Web瀏覽器直接實現用戶工作界面，無需下載安裝客戶端，節約用戶使用成本，安全性高；且系統擴展升級便捷，工作量低，僅需在服務器端進行更新維護，所有客戶端即可立即獲取最新數據及功能［12-13］。

圖1 大型儀器設備共享管理系統用戶界面

管理系統以校級共享平臺為依托，實驗室與設備管理處為校級管理歸口，目前開通8個學院、3個國家重點實驗室、5個測試中心等共16個二級單位。各單位通過專門的后臺管理賬號自行登記可共享儀器設備的相關信息，經校級部門審核后則可向用戶開放，截至2021年6月平臺已收錄儀器設備信息共1 210條。

2.1 管理系統工作流程設計

為保證校內外用戶對儀器設備的正常使用，根據現行的大型儀器設備開放共享管理辦法，其流程如圖2所示。

圖2 管理系統工作流程設計

針對B/S系統架構的事務流程，并以此為基礎開發功能模塊，具體步驟如下：

（1）用戶注冊。用戶在管理系統提交注冊信息，除個人信息外，校內用戶提交所在課題組和負責教師信息，校外用戶提交所在高?；蚱髽I信息，并選擇在校教師作為擔保人，經管理員審核后即可完成注冊。

（2）用戶登錄管理系統。根據需求在不同二級管理單位列表下選取可預約的儀器設備，填寫科研項目信息，包括項目名稱、人員、預計起止日期和擔保人信息。校外人員除直接預約使用儀器設備外，還可選擇送樣委托測試，委托相關教師或課題組進行實驗。

（3）管理員登錄系統。對預約申請進行審核，審核通過后安排申請人進行安全和技術培訓，根據培訓考核結果向申請人發放儀器使用權限。普通權限下申請人可在設備管理人員工作期間使用儀器設備；在簽訂安全責任書并通過考核后，申請人可獲得完全權限，能在夜間、周末及節假日自主使用儀器設備。

（4）申請人使用。申請人領取儀器設備后按預定日期開展實驗，實驗完成后在系統中提交設備歸還申請，并在設備管理員處辦理歸還登記。如有丟失則進行丟失申報，如有損壞則進行維修申報。

（5）驗收入庫。設備管理員歸還審核完成后將設備入庫，并向上級管理員提交通過信息，申請人在系統中繳清費用后，流程結束。

2.2 管理系統主要功能模塊

（1）系統管理模塊。包括用戶管理、權限管理、財務管理、信息管理、用戶答疑等多種功能?？赏瓿蓪τ脩舻淖詫徍恕①~戶刪除與修改、預約申請審核、設備權限發放、費用收繳等工作，同時負責公示各個設備處和各個實驗室的最新通知與管理辦法，通過在線留言解答用戶疑問。

（2）設備管理模塊。包括對儀器設備的登記入庫、領用和歸還管理，以及儀器設備的日常維護登記、報修登記和報廢登記。實時向管理員和用戶展示儀器設備當前動態，也能保證維護人員及時掌握儀器設備的運行狀況，提高儀器設備使用壽命。

（3）數據統計模塊。可實時統計儀器設備使用狀況、庫存剩余、使用機時、當月收益、維護損耗等數據，如圖3所示。并根據不同需要生成相應的統計報表，用于大型儀器設備開放共享的考核與評價。

圖3 2021年6月儀器設備使用機時統計

3 大型儀器設備開放共享制度建設

3.1 制定系統的開放共享管理辦法

為了推進學校大型儀器設備開放共享，規范共享系統運行，依照科技部、發展改革委、財務部出臺的《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》（國科發［2017］289號），我校相繼出臺了“大型儀器設備開放共享管理辦法”“大型儀器設備開放共享系統管理細則”“大型儀器設備維修基金管理細則”“大型儀器設備開放基金管理細則”等規章制度。

加強頂層設計，成立大型儀器設備開放共享工作小組，由學校實驗室與設備管理處、資產管理處等相關部門主要負責人共同組成，負責統籌和協調開放共享工作。實行學校、二級單位和課題組三級管理的模式，對應用領域廣、面向多學科應用且相關性較強的大型儀器設備，由學校進行整合和集中規劃建設；將在某些學科領域內部通用性較強的大型儀器設備由二級單位集中管理；對專業性強或應用面較窄的大型儀器設備由課題組直接管理，并按照級別、學科分類在共享系統中進行信息公開。

3.2 設立單獨的開放共享專項基金

學校設立單獨的專項基金，用于開展大型儀器設備開放共享工作，包括共享系統的功能開發與更新、儀器設備的日常維護、開放共享的考核激勵、設備管理人員培訓等。同時，大型儀器設備的開放共享實行有償服務，按照使用機時向租借人員收取費用，并將所收取的費用繼續投入學校的各專項基金。

3.3 構建完善的考核激勵機制

為了提高各單位對開放共享的積極性，保證開放共享工作的順利開展，需要建立一套客觀、科學、完整的評價體系［14-16］。我校采用如表1所示的大型儀器設備使用效益考評指標體系，共包含6大類指標，細化考核得分，并對考核結果優秀的設備負責單位進行表彰，優先其評優評先、基金申請、資助交流學習等，并對考核結果不合格的單位進行通報，督促其對儀器設備逐臺分析原因，提出整改措施。

表1 大型儀器設備開放共享使用效益考評指標

4 結 語

實驗儀器設備的合理管理與利用，關系到高校人才培養、學科建設、科學研究等各項工作能否順利開展。而實驗儀器設備，尤其是高端精密大型儀器設備的開放共享，不僅符合國家戰略發展需要，也是提高儀器使用效益，避免資源浪費的必要保障。我校建設的大型儀器設備共享系統，不僅科學合理地將原本分散管理的儀器設備集中整合，同時也藉由平臺將大型儀器設備在學科間、高校間和向社會共享，既保證了國家科研經費的合理利用，也展現了身為新時代“雙一流”高校的責任與擔當。