采購流程中的風險及管控措施探析

劉青

（江西省吉安市煙草專賣局，江西吉安 343009）

1.采購風險的定義和識別

采購是企業生產活動或日常管理需要從市場中獲取資源的重要過程，也是保證各類經營活動穩定開展的基礎。現代經濟市場采購活動中的風險種類繁多，在采購的各個流程中都容易出現意外情況，導致采購計劃不能如期實施，嚴重時可造成企業生產經營活動停滯以及難以挽回的經濟損失。隨著供應鏈采購流程不斷轉型升級，采購各個環節中的風險具有多樣性、隱蔽性等，風險幾乎貫穿整個采購流程。因此，作為采購人員和企業領導，應當重新審視采購流程是否系統、規范，從供應鏈的角度對采購風險進行提前預估和識別，進而在采購計劃開展之前做好風險應急預案，保證整個采購流程順利進行[1]。

2.采購流程中的風險點

2.1 采購計劃管理風險

采購計劃指的是企業根據生產活動所需，總結物資或材料的使用頻率和消耗規律，在生產活動開展之前提前做好物資采購工作。采購計劃具有預見性和不確定性，需要先對計劃期內的采購物資數量和工作開展方式做好預見性安排，并不斷完善采購計劃內容、調整采購流程、提高采購工作的科學性和可靠性。為企業生產活動提供足夠物資的同時，要時刻注意庫存物資數量，幫助企業盡可能地減少存貨，幫助企業解放更多流動資金。目前，采購計劃管理面臨的風險主要有：第一，采購人員在沒有制訂采購計劃的情況下盲目購買物資，造成企業庫存過多或某些物資數量不足，給企業的生產活動造成極大不便；第二，采購計劃脫離市場環境和經濟形勢變化，比如對于物資價格的變動沒有做好提前囤貨，導致采購價格逐漸上漲；第三，采購計劃不合理，實際采購數量與企業生產需求不對等；第四，采購計劃的制訂沒有充分考慮企業庫存數量，導致庫存積壓現象產生。

2.2 供應商風險

企業在確定采購需求之后，采購部門會根據物資的種類、質量、價格、交貨速度等，綜合評估采購相同物資情況下，各個供應商具備的條件，初步建立符合企業采購需求的供應商名單，最終與綜合評價優秀的供應商簽訂采購合同。對供應商選擇過程中面臨的風險主要有：第一，采購人員沒有對供應商資質進行仔細檢查，對供應商的供貨能力和質量沒有做全面評估，導致供應商資質不符合企業要求；第二，供應商提供的物資信息不對稱，導致采購人員無法尋找到合適的供應商，或者供應商無法滿足長期采購需求；第三，企業采購的物資具備一定特殊性，物資貨源單一的情況下，缺乏供應商之間的良性競爭；第四，采購合同內容簽訂或履行不全面，給企業帶來經濟損失[2]。

2.3 采購執行過程風險

采購執行就是采購合同執行，在此過程中合同雙方必須嚴格履行合同中的條款和義務，一旦出現信息不對稱或供應出于利己心理，企業經常面臨供應商的合作消極、甚至是不合作行為。比如，供應商無法按照合同期限按時供貨，影響企業生產活動的開展，企業由此產生經濟損失或其他社會資源損失將由自己承擔。即使合同中明確寫有嚴格的違規條款，也經常發生供應商斷貨或供貨企業延遲的情況，現代企業為了提升經營效率，最大限度縮短壓貨時間，采購和銷售幾乎是同步進行，企業在銷售需求保證的前提下開始采購，但此方法也存在問題。采購時間縮短所導致的供貨不及時或者物資檢驗不充分是常見問題，經常會給企業業務部門造成麻煩，導致企業經營效率下降。

2.4 采購驗收風險

采購驗收是企業必須做好的工作，驗收是指對采購到貨依據采購合同、設備出廠指標等對貨物的數量、規格、型號進行核對，對貨物的性能指標進行驗證的過程。驗收是采購的必要環節，關系著企業的利益與名譽。在現實中，由于驗收流程的具體操作存在風險，采購驗收存在不規范、驗收制度不完善等問題，因而，如何規避采購驗收風險，有針對性地制定防控策略成為采購工作的重要方面。

2.5 審核風險

在采購審核過程中存在一定風險，比如：第一，采購審核不及時，對采購風險起不到預防作用。此類情況通常由于企業缺少科學完善的審批系統，或者企業審批流程緩慢等間接導致采購活動受限。第二，采購活動審核不全面，沒有對采購計劃以及其他一系列文件進行仔細核查，特別是大部分企業的審核部門缺少科學的審核制度作為支撐，以至于無法明確審核時間和內容，采購計劃和物資文件的真實性得不到保障。第三，審核流程缺陷，大部分企業內部雖然對大規模的采購活動有固定審批流程，但對小金額、低數量的物資采購沒有統一管理，一些小額度的采購沒有經過部門主管審查，更別說企業財務部門的審批。

3.采購流程中的風險點管控措施

流程風險點管控來自對采購相關信息的全面掌握和規范化操作，通過對過往采購項目的統計分析，用數據尋找風險點轉化為實際問題的關鍵節點，并進行相應的改善和規范，剔除風險系數較大的供應商，能夠有效地提高采購風險管控的效度。

3.1 采購計劃風險管理

針對采購計劃面臨的各種風險，為了有效規避采購計劃管理風險，需做到以下幾點：第一，采購部門需按照現有物資數量和需求制訂科學的采購計劃，采購計劃需由企業相關部門審批之后才能使用；第二，采購人員需對企業常用物資的市場價格有深入了解，并時刻關注市場經濟變化，特別注意物資的價格波動，一旦出現物資價格走低的情況，采購人員可報告上級部門，在征得領導同意的情況下多采購一些；第三，采購部門接到生產部門或其他部門的物資需求之后，要與相關部門積極溝通，準確了解物資的關鍵信息，防止采購出現錯誤或型號不符等問題，造成不必要的資金浪費；第四，企業內部定期開展庫存清點工作，如果發現某些物資過多的情況，要配合其他部門共同做好物資清空工作，采購人員需在充分了解企業庫存情況的基礎上制訂采購計劃，保證采購計劃的準確性和合理性[3]。

3.2 供應商選擇風險管理

針對供應商選擇階段的風險，企業應當做好以下幾點：第一，按照企業對物資質量、價格、售后、供貨期限等多方面的要求，建立供應商綜合評價體系，能夠明顯看出供應商之間的差距，便于采購人員做出最優選擇；第二，如果是企業長期需要的物資，企業應當與供應商做好溝通和交流，及時反饋物資的質量和使用情況，建立適合于企業的供應鏈；第三，采購合同的簽訂要反復審核，其中包括合同主體、物資數量、物資價格、到貨期限、質量責任等作出詳細規定，一旦物資出現質量問題，可按合同條例追究其責任；第四，企業需建立采購合同審批流程，根據采購規模適度下放采購合同的簽署權限，并根據物資的不同種類制定專屬文本，根據企業所在市場的變化情況和企業內需不斷修訂完善。

3.3 合同執行過程中風險管理

首先，在采購合同執行過程中，為有效減小執行風險，企業需及時掌握有關供應商的風險信息，并對供應商的活動行為加以監控和約束。特別是對于企業常用物資和長周期物資來說，采購部門需定期開展會議，清點各類物資的采購進度，包括對長周期物資的持續跟蹤等，要求相關采購人員及時上報物資供貨進度、質量情況、供應商聯系人等重要信息。其次，要確保廠家提供的所有技術資料符合國家法律法規要求，并要求廠家提供最新一版的技術資料，并督促企業收貨驗收人員做好資料核對工作。采購人員可要求廠家定期提供生產進度報告，由此可以得知物資是否能夠按時送達。最后，企業還可聘請第三方機構，對廠家的生產行為進行監督，并要求對廠家提供的產品進行第三方檢測，確保產品的質量過關，生產進度符合合同要求[4]。

3.4 驗收風險管理

采購驗收風險必須從驗收工作流程的各方面著手，落實到人與物的各個層面與環節是其重要策略，強化風險防控，以保證設備的質量與后期服務的到位。

3.4.1 落實驗收主體職責

“知責明責才能履職盡責”，履行好設備驗收，保障采購的最大效益化離不開驗收主體責任的壓實壓強，實行主體責任機制，牽住主體責任的“牛鼻子”，形成“知責—職責—治責”的責任機制，扛牢主體責任，發揮“頭雁”效應。切實將驗收執行的責任分解到具體責任人，落實問題責任機制，從而實現各個流程主體責任人員各盡其力、各盡其責，有效防范儀器設備采購驗證的風險。避免驗收過程因主體職責不明確、權力分散致使設備的無法正常使用，提高驗收人員對自我職責的認識，意識到失責必須要承擔相應懲治。

3.4.2 建立健全規章制度

制度建立對于采購驗收風險防控的實踐行為具有重要的價值導向作用，是規避風險最基本、最保障的應有之舉。健全驗收的規章制度是規避風險出現的關鍵環節，因此應根據采購驗收的相關法律法規，有針對性地制訂出嚴密的驗證風險防控制度，形成采購驗證環節內外監控機制的有效結合，預防儀器設備驗收人員風險行為，強化法律法規的約束性。通過“扎緊籬笆打好樁”建立一套規范、完備、操作可行的規章制度，持之以恒遵循制度內容實行儀器設備的驗收工作，確保實現驗收工作的制度化與規范化，避免外在因素對驗收結果的影響，使得采購驗收環節紕漏的問題有法可依，有據可循，切實保障企業利益。

3.4.3 規范驗收工作流程

企業應該結合自身情況將驗收程序與驗收準則結合起來，制定出具體規范化的驗收流程，利用簡單文字、程序圖等形式將驗收順序依次標注連接，形成一套完整規范化模式，遏制驗收工作的無序混亂，提升風險防控能力。

3.5 審核中的風險管理

采購審核是企業對采購過程實行監督管理的有效方式，科學的審核程序能確保采購活動的合法性和真實性。采購審核過程中需特別注意隨貨單據、發票、合同、質檢單、經營資質等重要文件的檢查，保證廠家提供的各類信息真實有效。同時，采購人員需將供應商的資質、送貨時間和方式、供應商評價方式等統一上交，供企業上級部門統一審批。對采購文件的真實性、合規性進行嚴格檢查，防止企業因審核出錯導致的采購失敗，企業需追究審核人員的相關責任。此外，企業對采購活動需建立考核制度，定期對采購人員進行績效考核。比如采購物資是否存在壓貨現象，存貨過多是導致財務風險的重要原因之一，且企業大量資金會因為存貨過多被控制。因此采購員的績效考核除了工作狀態之外，更重要的是檢查其負責品種的出入庫情況，以此進行評級，保證企業采購活動穩步開展。

3.6 做好采購人員培訓

雖然人員風險在采購活動中發生的頻率并不高，但為了提升采購效率、規范采購流程，定期開展采購人員培訓是重要手段。在培訓中增強采購人員的法律法規意識，統一學習財務風險防控技能，特別是提高采購、生產、業務、財務等四者的協同效率，保證企業價值鏈穩定。采購人員需根據業務情況開展采購活動，并與財務人員及時溝通，了解企業資金運轉情況，如此采購活動的科學性才能不斷提升。為迎接國內供給側改革，采購人員需做好充足準備。

4.結語

采購風險的控制需從采購流程的各個環節下手，特別是每個環節中采購風險的識別和控制。對風險的評估和預判來自科學、準確的信息統計與分析，因此，企業有必要圍繞采購工作，豐富企業統計工作的內容，建立針對性強的數據信息系統，完善采購風險評估機制。通過繁雜的采購管控措施雖然會增加人員工作量，導致企業人力資源成本投入增加，但起到的經濟效益是長久的，能夠幫助企業盡可能地識別市場風險和采購風險。隨著我國供應鏈體系的不斷發展，基于采購流程的風險管理措施將進一步升級，采購環節收受回扣、采購物資質量參差不齊的現象逐漸消失，企業與各大供應商的合作越來越密切，企業及時反饋、供應商及時整改，二者才能共同進步。采購風險防控同樣可以促使供應商不斷轉型升級，采購流程風險識別和管控也將成為企業提高經營水平的重要手段。