基于業務管理系統平臺下業財融合管理模式的應用

張立

【摘要】隨著數字化的深入發展，企業精益管理的要求逐漸加大，外貿出口企業積極推進業財融合，為企業提升經濟效益、提高運營效率、防范經營風險賦能。外貿出口企業J公司實施業財融合以來，以精細化管理與合同全成本管理為主要目標，以業財融合為實施路徑，不斷推進流程優化，致力于建設標準制度，持續降本增效。但由于財務會計準則的要求（權責發生制）、財務核算系統的局限性、多系統并存等原因，導致業財融合步伐略顯吃力。文章從業務管理系統和業財融合基本理念出發，結合外貿出口企業J公司實際情況，嘗試提出相應的優化策略，旨在進一步提升其業財融合質量，踐行精益管理理念。

【關鍵詞】業務管理系統；業財融合；外貿出口

【中圖分類號】F275

對業務管理系統平臺下業財融合管理的研究，是對業財融合理論的另一層豐富，能夠更好地剖析業財融合的重點，同時以此指導企業實踐，為企業業財一體化的實施提供行動指南，進而由點及面，豐富整個行業的業財融合。從宏觀經濟環境來看，科學技術與信息理念的進步，勢必帶領企業邁向新的發展時代，只有順應時代變化，才能保證企業的可持續發展。由此，不管從宏觀環境還是從微觀個體發展來看，本文對業財融合的闡述都有一定的價值。

一、業務管理系統與業財融合基本概念

業務管理系統是將企業經營過程中生產、經營、投資等業務按照經營目的有序地嵌入到信息系統中管理。于外貿出口企業來說，業務管理信息系統是結合企業自身業務特點，以“供應鏈思想”為核心，定制開發的一套針對國際貿易領域的“業務導向型”信息管理系統。包括經營業務管理、客戶管理、供應商管理、海外機構管理、物流管理、項目管理、決策支持等功能模塊。采用EPM（企業項目管理）思想，以項目（合同）全流程管理為核心的經營理念，實現了信息流、資金流、物流的全面整合，是經營管理和內控管理的主要平臺。

財政部于2016年發布的《管理會計基本指引》中，指出“單位應用管理會計，應遵循融合性原則，管理會計應嵌入到單位相關領域、層次、環節，以業務流程為基礎，利用管理會計工具方法，將財務和業務等有機融合”。綜上，財務界現行的“業財融合”觀點集中在四個方面：一是認為財務與業務逐漸從主輔關系轉換到并列伙伴關系；二是認為業財融合是合作與制衡的關系；三是認為通過業財融合實現多維度數據共享，以此為企業創造更大的價值；四是信息系統一體化，在信息化驅動下，實現業務流程和資金運動的有機集合，使財務數據和業務信息融為一體[1]。

二、業務管理系統平臺下業財融合管理模式難點

（一）系統并行問題

企業財務管理系統和業務管理系統并行是常態，在業財融合理念之前，這種并行的管理模式能夠在一定程度上提高工作效率，但在業財融合管理模式下存在較為明顯的弊端：（1）重復工作，同一業務單據，需要分別在兩個系統輸入，單據和數據重復性大；（2）信息壁壘，兩個系統獨立運行，財務數據不能實時、精確地反映業務情況，業財信息、數據共享性差，不能發揮兩個系統集成的優點，造成業財數據不一致。這些問題導致企業的財務、業務人員需要額外花費大量時間進行數據核對，單據多通過線下進行傳遞、交接，降低企業管理效率。

（二）企業業財融合氛圍差

業務管理系統平臺下，之所以業財融合模式推進難，是因為在企業內部尚未形成完全的業財融合氛圍。首先，對業財融合的認知不到位，系統并行已是固定工作模式，財務、業務各司其職，企業內部沒有正視業財融合的重要性，尚未擺正態度；其次，業務、財務溝通壁壘，同系統并行一樣，業務和財務由于工作內容的不同，在日常運轉中鮮少交流，溝通學習氛圍差，這是導致業財融合進程緩慢的重要原因之一；最后，人員能力問題，業財融合意味著己方人員必須對對方專業知識等進行了解，但在長期固態的工作環境中，企業人員對內外環境變化敏感度降低，學習能力也有所下降，新知識的積累能力弱化，不利于開展業財融合[2]。

（三）業財融合下的預算工作不到位

在外貿出口企業的業財融合中，預算管理工作也是重要的突破口，但在該程序中也存在若干問題。（1）戰略目標不統一。在對企業整體發展目標精細化分解后，部分部門錯放目標重心，用部門目標取締了企業目標，從財務部門和業務部門來說，前者注重資金節約，后者注重業務拓展，在資金使用上難以達成一致，激發部門矛盾，不利于業財融合推進。（2）預算控制和執行力較弱。在預算執行環節，缺乏全過程的跟蹤監督，對實際預算與目標預算出現的偏差深層次分析不到位，預算超支審批程序不完善，存在一定先支出、后補單的行為，不利于企業資金的安全管理。（3）預算約束下的成本管理缺失。由于企業現行財務管理系統的限制，財務核算多針對區域、大宗產品、重大項目等，以此進行全成本的專項損益核算，但對于單個合同，由于數量眾多，財務核算系統難以實現其經營成果的專項核算，自然也無法準確、全面的判斷資金使用效果，周期性較差，在最終匯總時可能出現成本項缺失的情況。

（四）第三方信息接口未打開

業財融合除了要求企業內部系統融合外，對與外貿業務相關的外部政府機構的信息交融需求也較高，但就目前現行工作模式來看，企業與外部的三方信息接口并未打開。信息時代下，外貿企業涉及到的業務都要與海關、稅務局、外匯管理部門保持密切的聯系，需要與海關的進出口報關單信息，稅務部門的增值稅發票認證、出口退稅、納稅申報信息，外匯管理局的外匯核銷等信息實時共享，通過打通各系統接口，可實現與外部信息系統的互通互聯、信息共享共用。

三、業務管理系統平臺下業財融合管理模式應用

在業務管理系統平臺下，業財融合的推進需要企業全方面的配合，結合已有的研究資料和文獻，針對上述存在的問題，從企業應用實際出發，優化策略。

（一）實現數據雙向傳輸

單項傳輸的信息分享模式已然跟不上企業業財融合的節奏，企業必須提高業務和財務系統的兼容性，使得二者發揮合力作用，將人員從繁瑣、重復的工作程序中解放出來，提高工作效率的同時，也提高了數據等的準確性。首先，在現代信息技術的作用下，逐步將企業的日常工作流程轉移到線上，實現跨時間、跨區域的線上溝通交流，包括采購業務、差旅費、薪酬等均通過現代信息系統核算；其次，深度運用線上系統，在財務共享的初期環境中實現業財全面融合，一方面是財務管理系統對業務管理系統的包容，將財務數據產生的前端與業務系統結合，表明數據來源，幫助財務人員了解業務內容，另一方面是業務管理系統對財務管理系統的嵌套，通過對發生的業務經濟活動自動生成憑證，加深業務人員對財務內容的學習，自主站在對方的角度思考業務活動，以此不斷加深業務、財務的融合，使得二者并軌運行，逐步推動數據雙向傳輸。

（二）貫徹業財融合理念

業務管理系統平臺下，對業財融合的正確認識十分必要，否則極易造成系統應用的偏向。一方面，必須構建流暢的業財交流機制，提升企業全員業財融合意識。雖然諸多企業以財務部門為業財融合的牽頭部門，但業財融合是企業全面、全員的工作，因此可從企業領導層入手，在充分認識到業財融合重要性的前提下，其逐層級灌輸業財融合理念，形成基本的融合氛圍[3]。另一方面，著重加強業務、財務部門的溝通，從私下職員間的交流逐漸轉移到工作層面的交流，不僅能促進業財融合發展，還能培養企業人員團結合作的意識。此外，企業在人才選擇上也要注重對綜合人才的吸收，如財務人員，不僅要將其財務專業知識和工作經驗作為招聘標準，還要考核其對業務的了解度以及處理能力，對業務人員則要求其必須對財務工作內容有基本的了解，以此推動業財一體化發展。

（三）預算管理流程再造

在業財融合的要求下，企業必須實現預算管理流程再造，充分融入業財融合的要求，以此形成規范的預算管理流程，同時還要強化成本管理，雙管齊下，奠定企業業財融合基礎。提高預算管理質量，具體可從預算管理的編制、執行以及反饋環節出發，先確定業財融合下的預算管理目標，逐層分解，形成可量化完成的工作任務，在預算執行過程中，輔以全過程動態監督，保證實際預算支出與目標預算相一致，由于客觀環境或政策等發生改變而導致的必要非預算支出，必須做好記錄，尤其要注意不明原因引起的預算超支，做好差異性分析，避免下次預算出現同樣情況。在預算管理末端，必須做好預算參與人員也就是企業全員的考核工作，如將企業財務資金運用情況納入到業務人員的考核中，將業務完成率作為財務人員考核的一項內容，以此增強二者對對方業務的關注度，進一步促進業財交融[4]。

（四）打開外部第三方系統接口

業財融合下，除了企業自有的系統融合，還要打開與外部第三方的系統接口，提高數據的周轉率、準確率，與外部政府監管部門共享信息，掌握第一手詳細、精準的數據信息。一是提高信息獲取的效率，做到實時共享；二是提高信息準確率，避免不必要的差錯；三是提高信息的可追溯性，完成外部監管部門的監管需求。

四、應用案例——外貿出口企業

為了更好地展現業務管理系統平臺下業財融合管理模式的應用，本文以外貿出口企業J公司為例，從其對內部系統的應用、系統間的連接以及外部三方系統接口方面展現J公司的業財融合現狀，并從中發現業財融合的優勢。

（一）系統的集合

業務系統——財務共享系統：業務端取得海關出口報關單，收到供應商發票、運輸、保險等其他經營費用票據，通過兩個系統的接口將數據、單據傳輸到財務共享系統中，自動生成會計憑證。財務共享系統——業務系統：將財務共享系統中已進行會計處理的收款、付款、相關經營費用的資金支出等，如保函費、信用證費用，業務員發生的差旅費、接待費等通過EXCEl等工具實時或按期導入業務系統中的項目管理卡中，彌補業務系統中項目管理卡中相關費用缺失情況，實時動態反映單個合同盈虧情況，達到預算管理的事中控制、事后評價的目的。

（二）利用業務管理系統開展全成本管理

充分利用其單個合同全過程管理的特點，依據合同管理卡，通過財務數據與業務管理系統共享實現全成本管理。在合同管理卡中已有以收付實現制統計的合同利潤項目的同時，單列權責發生制下財務賬面核算利潤，即收入、成本、費用項目情況。在業務管理系統合同管理卡中增加資金占用費成本項目，將管理卡中收款與付款的資金差通過系統融合，與財務共享系統中銀行實際收、支情況進行核對，按照占用（或持有）時間、一年期貸款（或存款）利率，系統自動計算該合同的每日資金占用成本（或利息收入），避免了財務核算由于受年度結算所限，無法跨年累計計算現金流收支產生的資金占用費（或利息收入）的缺陷，從而可以準確反映合同全周期執行中各時點動態的資金成本（或利息收入）。此外，通過與銀行系統鏈接，將每日匯率實時變動情況納入成本管理項，實現匯率成本變動的動態管理。

（三）企業內部系統與外部第三方系統的聯合

業務管理系統與稅務部門的出口退稅管理系統實現單據、數據互聯，將出口退稅所需單據由業務系統傳輸至出口退稅系統進行審核后申報退稅，實現退稅后將退稅款金額傳輸至業務系統的合同管理卡中。將財務共享系統的增值稅發票信息與稅務局相關的系統通過接口進行互聯，實現發票開具、自動真偽識別、認領認證、納稅申報等。將海關、外匯管理局等進出口報關信息、收付外匯的核銷信息等查詢功能嵌入到業務系統。大數據下，實現業、財、稅、關、匯等數據、信息共享的閉環管理。

五、結束語

綜上所述，在業務管理系統平臺下，外貿企業的業財融合模式不僅是其尋求發展、提升內部管理質量的重要做法，更是防范國際市場各類風險必要手段。而今，企業基本實現了智能化辦公，線上管理系統貫徹企業始終，極大地提升了企業工作效率和透明度，而如何通過線上系統的運用，促進企業業務、財務的深度融合，還需要企業結合本企業業務特點，從實際需求出發，不斷的思考、進步。由于對相關文獻、理論等研究不深，觀點難免淺顯，未來會持續學習，力求提出更具建設性的融合策略，幫助企業更好踐行商業價值。

主要參考文獻：

[1]林秀紅.財務共享服務中心模式下業財融合發展分析[J].中國管理信息化，2020，23（24）：76-77.

[2]何涔成.“互聯網+”背景下業財融合路徑研究[J].行政事業資產與財務，2020（14）：89-90.

[3]白瑜欣.大數據思維驅動下業財融合在企業的實現路徑探析[J].商業會計，2020（04）：101-104.

[4]宋芬.基于財務共享平臺的業財融合模式構建[J].財會通訊，2019（02）：75-78.