信息管理系統在醫院檔案管理中的實施

謝文娟

摘要：隨著時代的進步，我國經濟發 展迅速，人們對生活質量要求越來越高。醫院檔案管理是一個復雜繁瑣而龐大的工程。為了提高醫療水平和保障人民生命健康安全等方面起著重要作用的是建立完善科學合理且可持續利用資源管理系統來滿足社會需求、為患者提供高質量服務及提升其工作效率。本文主要通過研究信息管理系統在醫院中具體實施情況，分析系統存在問題及其原因，并提出相應對策建議以幫助管理者對該體系進行優化。

關鍵詞：信息管理;醫療;醫院檔案

前言：隨著信息化的發展，醫院檔案管理系統也在不斷完善，但是目前大部分醫院還是以傳統手工管理為主。因此要想提高信息管理工作質量和效率就必須加強對相關人員的培訓。首先要從思想意識上改變人們對舊事物、新方法等方面不重視現狀，其次還要建立一套完整且科學合理的系統來提升工作人員工作態度及能力水平以及專業技能水平與素質，最后還需要將信息化應用到檔案管理系統中，從而實現醫院檔案管理現代化發展進程。

1、醫院檔案管理信息管理系統需求分析

1.1系統功能需求分析

在醫院的檔案管理中，系統功能是實現信息收集、分類和分析。首先對所有文件進行分類：包括各類紙質材料;各種電子類的文件以及打印出來供管理人員使用;其次根據不同類別進行分門別類地存儲。例如將紙質書籍分為封面版與封底版等等，這些都是為了方便以后查找而設置成一個個獨立的檔案庫中存放著大量數據以供查詢，這樣就可以提高了工作效率和管理水平。醫院在進行檔案管理的過程中，不僅要對原有信息內容和數據結構進行優化，還要將相關功能與軟件設計相結合。這樣就可以使工作效率得以提高。為了實現這一目標。需要考慮的是系統的整體架構以及各個模塊之間能夠相互協調性、一致性等問題，系統內部的邏輯模型是否合理化，數據庫之間建立關系是否良好等等這些都是必須要解決的重要內容和條件，只有通過一系列處理才能有效地將信息管理技術進行完善與提升。

1.2系統數據功能分析

首先，醫院檔案管理系統的數據是由各科室工作人員根據業務需求所提供，并需要通過計算機系統來完成。其次在進行管理時由于管理人員不是特別熟悉相關工作內容和操作過程中出現問題會導致信息不能及時準確地錄入到數據庫當中去;同時也因為人員數量過多或操作失誤等原因造成了部分數據無法有效實現共享利用或者重復使用而產生浪費的情況發生，這就要求醫院檔案管理系統中對這些現象采取一定的措施加以解決。患者入院后，通過電話或視頻等形式向相關工作人員進行登記。在這個過程中，可以對每個科室的人員信息、藥品種類和數量以及相應的收費情況都能及時地了解到;同時也能夠根據不同用戶類型提供個性化服務;還可根據醫院檔案管理要求設置檔案管理員賬號密碼或者其他功能來方便查詢用戶資料信息和查閱自己所需要查找到并保存好所有有關材料。

2、醫院檔案管理系統設計存在的問題

目前，我國的檔案管理制度已經逐步完善，但是仍然需要進一步加強。首先在醫院內部進行有效的改革和創新。由于傳統模式存在著許多弊端以及不足之處導致很多問題沒有得到解決;其次對計算機技術發展還不夠充分、不成熟等原因也會影響到信息管理系統應用中所帶來了諸多不便與隱患：

2.1缺乏專業人才

目前我國大部分檔案管理工作人員都是由其他部門人員兼任，所以他們并不是真正意義上的“復合型”人才。醫院檔案管理部門的人員對信息管理系統建設方面有了新認識，他們認為，在一個大系統中需要多個人才能完成。因此就出現了許多問題。如：工作人員不清楚自己工作崗位;沒有充分利用計算機技術和網絡資源等信息來進行管理工作，缺乏有效、合理地運用信息化手段進行管理等，對于一些系統而言，由于醫院檔案管理人員并不是專業的技術人員或者是其他相關人員對軟件操作比較熟悉的人才，他們在使用時也會遇到很多困難與阻礙。

2.2檔案管理系統的設計缺乏科學性

在醫院中，很多管理部門，都把計算機作為最核心、最具價值和最有可能可以實現的工具。但是由于我國傳統觀念以及相關制度等原因對計算機應用不夠重視。所以導致了許多單位對于信息化系統不了解或者是沒有認識到它所帶來巨大作用而忽視這一功能;也有一些單位雖然建立起檔案管理系統但仍然存在著一定問題。

2.3醫院檔案管理的信息化程度低

在傳統模式下，各科室都有一套自己系統。但是隨著時代發展和科技進步。信息管理系統逐漸被應用到各個不同領域中去了起來了;比如：醫療、預防等方面的工作也會用到此系統來完成。而目前大部分醫院還沒有完全建立起完善且行之有效的信息系統來進行檔案管理與查詢以及分析等操作，這樣就不能實現對數據資源的共享利用，從而影響整個管理工作效率與效果。

3、醫院檔案管理系統的設計與實現

信息管理系統是由醫院的檔案管理部門和管理人員組成，在進行檔案管理工作時，需要根據不同情況、具體問題采取相應措施。首先對各科室人員進行相關知識培訓。然后再通過網絡技術實現數據共享。最后將各個系統結合起來形成一個完整的信息系統平臺來完成這個工作流程。

3.1建立一個完善且安全可靠的數據庫信息庫

在設計時要考慮到用戶需求和管理要求等因素;還要保證檔案信息是動態更新，要有一定的空間范圍。在醫院檔案管理系統中，主要是對整個系統的功能進行了設計與實現，同時也要保證各個模塊之間能夠相互協調和配合。為了使信息管理更加有效地實施以及提高其效率。根據上述情況來說：首先在對患者、醫生等不同部門進行信息錄入時必須將相關數據統一到數據庫當中;其次就是對于患者、醫療機構以及其他方面等不同角色的檔案管理系統中都需要設置用戶名或者密碼才能登錄系統，這樣才可以更好地為用戶提供服務。建立起完善的信息管理系統，我們需要有一個良好的數據庫設計和開發平臺，加強對數據分析與挖掘技術研究力度以及提高對數據存儲空間容量要求等相關問題，就是要注重人才培養及引進專業性強、操作能力高的技術人員來完成醫院檔案管理信息化建設，從而為實現現代化醫療服務打下堅實基礎。

3.2加強醫療工作人員培訓工作

為了提高醫院檔案管理的質量，必須加強對醫療工作人員的培訓工作，使他們能夠更好地掌握和熟練計算機操作。在實際中可以通過以下幾個方面來進行：首先是要建立完善醫院內部規章制度體系建設;其次就是對于員工崗位職責劃分明確化。最后是要加強醫務人員之間相互學習能力以及溝通交流等綜合素質培養與訓練等等一系列措施來提高檔案管理工作者的專業水平，進而提升整個工作人員隊伍的整體工作質量，更好地開展醫療管理工作。信息管理系統的建立和完善將直接影響著整個工作效率。需要提高他們對于計算機技術方面知識以及操作能力，要求他們掌握一定專業技能并且熟練使用電腦來制作各種文件資料，要求員工在日常進行學習過程中不斷積累經驗教訓和實踐體會，讓工作人員能夠從理論到實際應用都要有一個全面地了解和認識。

3.3采用先進計算機硬件設備為基礎

醫院的檔案管理是一個綜合系統，涉及多個方面，比如：計算機硬件、軟件設施以及網絡等。因此在對其進行建設時必須要考慮到各個方面對因素。首先從技術上來說就是采用先進的設備和工具來提高信息管理系統中存儲數據資源的質量，其次在使用過程當中也應該注意維護好檔案管理信息系統中存在著大量重復性工作內容時可以通過適當增加一些輔助功能或者是設置一個專門用于系統軟件操作人員，以便于系統能夠更好地完成這些任務。在醫院檔案管理中，計算機硬件設備的使用是非常重要的。要對計算機進行定期的維護和保養，加強網絡安全建設工作力度，利用互聯網建立信息管理系統網站來實現系統化操作，同時還可以通過遠程控制技術將數據庫與系統軟件相結合起來，還要提高軟件開發水平以適用于不同需求者使用不同功能模塊。此外在醫院信息化中應充分重視檔案管理的硬件設備問題，并根據實際需要對其進行定期更換或改造等工作。

3.4要有良好的軟件開發技術作為保障

醫院檔案管理的信息化，是指利用計算機技術來實現對各種信息進行收集、整理和存儲，從而達到為領導決策提供依據的目的。在這個過程中需要使用一些軟件技術手段。例如：可以采用網絡平臺、電子數據交換系統或EDI等手段構建一個信息管理系統平臺;還可以將數據庫與其他信息系統結合起來形成一種新型管理模式，通過對這些新方法的實施使檔案管理工作更具有效率性以及科學性;也能夠實現醫院各部門之間溝通協作和相互協調。在醫院的檔案管理中，軟件技術是保證信息管理系統正常運行，實現有效利用和開發。因此要加強對計算機系統硬件資源的維護。對計算機網絡進行定期檢查，在實際工作中發現問題及時解決;對于一些比較小故障可以通過人工手動調整或者借助第三方軟件來處理;如果出現大數據量、文件類型復雜等情況則需要使用專門的數據庫管理工具，這樣才能使檔案管理工作更加高效地完成任務，提高信息管理系統運行效率和質量。

4、總結

在當前的社會環境下，人們對信息化管理有了更高要求，醫院檔案管理工作也應該順應時代發展需求進行改革。通過信息管理系統來提高整個醫院內部管理水平。首先是要建立一個完善、科學合理以及可操作性強的系統。其次就是加強工作人員專業能力和綜合素質培養工作力度;再者還要注重檔案管理人員隊伍建設工作力度不斷加大;最后還需要注意的是在實際實施過程中對計算機技術應用的重視程度，只有這樣才能使信息化管理工作更好地開展下去。

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