信息化的文書檔案歸檔管理

摘要：文書檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位在管理所屬人員時所形成的以個人為單位的一種集中保存的特殊檔案，他記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀反映一個人，一件事的歷史過程和結(jié)果，是人事管理的重要組成部分，因此，利用信息化加強(qiáng)文書檔案管理，充分發(fā)揮文書檔案的資源優(yōu)勢，更好的為人才選拔機(jī)構(gòu)提供真實可靠地信息。

關(guān)鍵字：文書整理歸檔;辦公自動化;信息管理

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語，無論是在教科書，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認(rèn)識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關(guān)，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著在某一結(jié)點，對某一問題，某一現(xiàn)象的處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等事物發(fā)展方面的過程和結(jié)果。隨著改革形勢的不斷向前發(fā)展，過去的檔案管理明顯無法滿足現(xiàn)在的工作需求，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而新時代下文書檔案管理的自動化為檔案管理，歸檔工作揭開了新的篇章。

下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。

新時代下科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實踐，豐富了檔案工作內(nèi)容，但不應(yīng)顛覆檔案理論。不管是對紙質(zhì)文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也可以認(rèn)為是由一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動化的管理，是指以電子計算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中，方便保存和查詢。辦公自動化為人類社會進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。 ?文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。

應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1、辦公效率大幅提高

計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2、文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查 找困難。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體的分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3、電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4、提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

做好信息化電子歸檔技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略，更好更快的提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧邵興，檔案管理學(xué)，中國人民大學(xué)出版社

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

作者簡介：王麗梅（1986年11月——），女，漢族，內(nèi)蒙古清水河縣人，本科學(xué)歷，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。