紙質檔案與電子檔案保護的差異及對策研究

溫倩倩

一、引言

自我國東漢發明造紙術以來，檔案的書寫方式以及載體發生了很大變化。紙作為一種相對新型的材料受到更大歡迎，逐漸成為記錄檔案的主要載體材料。紙具有質地輕、柔軟、價格低、書寫方便等優點。隨著社會的進步，機械化造紙使紙張數量增長的速度加快，而質量卻下降，導致紙質檔案的壽命大大縮短，引起了社會對紙張優劣、檔案耐久性的廣泛關注[1]。檔案界也由此加大了對紙質檔案保護研究的重視。隨著科技的快速發展，出現了電子檔案。電子檔案信息內容的傳輸可以不受時間與空間的限制，易于存取。但是，與紙質檔案不同，電子檔案通常要借助于一定的技術設備讀取信息內容，因此對紙質檔案與電子檔案要采取不同的保護措施，有利于更長久地保存檔案，延長檔案的使用壽命。

二、紙質檔案與電子檔案保護的差異

（一）保護思想的差異

檔案一旦遭到損壞就很難再恢復原貌，嚴重的甚至無法修復，造成難以彌補的損失，因此“防患于未然”對檔案保護而言有深刻的意義。紙質檔案記錄的信息內容與載體是合為一體的，紙質檔案保護強調“以防為主、防治結合”的基本方針，“防”和“治”的界限非常分明[2]。

對于電子檔案的保護思想，主要體現：一是傳統的“防”和“治”兩者的界限越來越模糊，哪些內容屬于“防”，哪些內容屬于“治”已很難界定。電子檔案“治”的內容更加復雜多變，因為它的壽命與技術密切相關，涉及軟件、硬件、標準、載體成分等多個方面，因此更強調信息的恢復[2]。在如今的信息化時代，數據一旦不小心丟失，要想恢復就變得異常困難。所以，對于電子檔案的保護要貫徹執行“預防”環節，除了培養對電子檔案載體保護的意識，保護電子設備及各種軟件等，還應貫徹落實對系統維護和自文件產生時的全程防護的思想。因此電子檔案的保護思想上需要強調前期“防”以及全程“防”。

（二）載體材料保護的差異

對于紙質檔案來說，紙張是承載紙質檔案信息內容的載體材料，紙張的理化性能和耐久性對檔案的長久保存起著決定性作用。 在長期保存檔案過程中，紙張會受到內因與外因的影響，逐漸發生老化，其內因是自身內部結構的變化，外因則會受到外部不利環境因素的影響。紙張老化的快慢程度主要是內因即紙張自身材料的構造起著決定作用，材料構造不同其老化的快慢程度也有一定的差別。對于如何選擇造紙的原材料，有一些標準可以參考，比如纖維素含量高、木素含量低、雜細胞少的植物纖維作為原料生產制造出來的紙耐久性更高，利于長期保存，屬于比較好的造紙原材料。

電子檔案的載體材料一般是磁盤、光盤等。主要構成材料為聚酯底基，這種材料本身會產生靜電，使光盤及磁盤吸附大量的黏土、灰塵，從而導致光盤或磁盤出現發霉或磨損現象，進而破壞了磁盤及內部存儲的信息，使其失去其應有的價值[3]。紙質檔案的載體材料是紙張，顯然，電子檔案的載體材料與之相比有很大不同，那么就要根據各自的特性采用適合的相對應的載體保護措施來延長它們的壽命，發揮檔案資源的價值。

（三）信息內容保護的差異

紙張和其所記載的信息內容是合為一體的，信息內容要書寫在紙張上，若想將以文字形式記載的信息內容被完善保存，首先必須保護好載體材料即紙張。

電子檔案的數據信息和載體材料不是融為一體的，記錄的信息內容很容易被惡意篡改、盜竊甚至是銷毀，并且對于檔案工作人員來說很難發現痕跡，這一點跟紙質檔案相比有很大差異，紙質檔案表面的字跡如果被人改動，通過人的眼睛觀察大體就能有所察覺。正是由于電子檔案本身的特殊性，所以對于保護記錄的信息內容相比紙質檔案更加困難。此外，電子檔案還面臨著一個潛在的危險，存在很多安全隱患，比如電腦病毒，它能在我們沒有察覺的情況下監視電腦的運行，并且對電腦內的數據信息進行修改、盜取等。由于電子檔案存在這種安全隱患，所以在信息內容保護方面，電子檔案比紙質檔案存在更大的難度，更需要信息技術的支撐。

（四）外界環境保護的差異

檔案保護的環境是指檔案所處環境內的溫濕度、光線、空氣污染物等。紙質檔案一般是保存在檔案庫房中，那么庫房的環境條件起著至關重要的作用。首先，溫濕度對紙質檔案來說是最基本的條件也是最經常起作用的。我國《檔案館建筑設計規范》中規定的范圍，檔案庫房溫度標準為14℃～24℃、濕度標準為45%～60%，尤其要注意防止庫房高溫，以免過熱致使樹脂、石蠟軟化，影響字跡與紙張結合[1]。當溫度越高，紙質檔案產生的化學反應越快，會產生熱老化，降低紙張的韌性，對檔案造成很大的損壞。溫度過高還會引起字跡擴散、字跡模糊不清等現象。例如復寫紙、圓珠筆字跡等。而潮濕的檔案庫房環境會引起字跡材料受潮褪色，也會造成字體模糊不清晰，無法正確識別檔案信息內容。

對于電子檔案而言，不適宜的外界環境也不利于長期保存。由于電子檔案本身要依靠數字存儲設備，雖然數字存儲器所需要的空間不大，但是其內部的電子元器件的構造，也對環境要求極為嚴格[4]。如果溫度過高會對片基及膠片產生嚴重影響，造成膠片的卷曲、變形、片基老化、變脆、永久失去韌性以及膠片粘連、影像模糊等嚴重后果。此外，不適宜的環境還會使光盤存儲介質發生氧化反應，造成信息內容識別不準確的后果。高濕的環境會加速載體的老化和失效，底基材料老化的速度變得更快，也會降低光盤的亮度，使其不能讀取信息內容亦或者讀取的是錯誤信息內容。

三、紙質檔案與電子檔案保護的對策

（一）確立相應的保護思想

意識指導人的行為，正確的意識會使事物朝著積極的方向發展。由于紙質檔案與電子檔案在保護思想上存在些許差異，那么我們就要確立相對應且正確的保護思想。不管是紙質檔案還是電子檔案，最終目的都是最大限度延長檔案的壽命。遵循這一保護思想，采取各種具體的措施來保護檔案。在前面分析差異時提到，紙質檔案載體與記錄的信息內容是合為一體的，信息內容要寫在紙張上。保護好載體材料即紙張，以文字形式記錄的信息內容也基本得以保存。那么首先要樹立保護好紙質檔案的載體材料即紙張的這樣一種保護意識。另外，紙質檔案保護強調“以防為主、防治結合”的保護思想，“防”和“治”的界限非常分明[2]。對于“防”的階段要堅持主動預防的保護思想，對于已經遭到損壞的檔案，要采取“治”的保護思想，積極進行檔案的修復，最大程度延緩紙質檔案的壽命。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

由于電子檔案的數據信息內容一旦丟失不容易恢復，因此尤其需要加強預防的保護思想，防患于未然。電子檔案的技術高低直接影響著其保存壽命的長短，技術高則更利于電子檔案的長期保存，電子檔案的保護思想更加注重數據信息的恢復，也即“治”的思想。電子檔案還必須要有專業人員進行全程監管的保護思想，要加強對電子檔案載體保護的思想，還要加強定期進行系統維護和自電子文件產生時的全程防護的保護思想。

（二）延長載體材料的壽命

紙質檔案的載體材料是紙張，不同的紙張材料，其老化的快慢程度也有很大的差別。若想制造出來的紙張質量好、韌性強、耐久性高，那么對造紙過程所需要的植物纖維原料要有一定的要求，比如纖維素的含量應大于40 %，而且它的含量越多越好，但是與之相反的是木素含量則越少越好，半纖維只需適量。作為造紙術的發源地，我國手工造紙技術發達，制造出來的紙張柔軟，耐久性好。比如享有“紙壽千年”美譽的安徽宣紙，質地柔軟，潔白平滑，經久不脆不變色，故而有益于長久保存。延長紙張的保存壽命，首先從紙張本身考慮，選擇符合優良標準的造紙原料，同時對造紙的工藝流程也要不斷更新優化，利用先進的造紙設備，盡量減少造紙過程對紙張造成的傷害。

電子檔案的載體材料主要是磁盤、光盤等盤基材料。盤基材料的品質要求一般是純度高、雜質少;薄厚度比較均勻;耐熱性好，不易老化等。另外，因光盤自身較薄，在保存疊放時不要放太多，以免造成壓力過大損壞光盤表面，無法進行信息的讀取，可以將光盤豎立存放，減少疊放對光盤表面造成的壓力。

（三）加強電子檔案信息安全防護

保護紙質檔案就要提高紙張的耐久性，保護字跡不受損壞。電子檔案的確給檔案工作帶來了很大便利，同時也要思考的是網絡的信息安全問題。由于電子檔案的載體和記錄的信息內容二者之間是非融合的，這就會帶來信息內容被修改、盜取甚至被銷毀的潛在危險。檔案管理部門可以定期對電子檔案進行紙質檔案打印作為備份[5]。此外，電子檔案還面臨著病毒侵害的危險，因此就需要及時采取一些安全防范措施對電子檔案的信息安全進行有效防護，比如在電腦保護技術上可以實施個人身份認證信息技術、訪問權限技術、病毒侵害防范控制技術等。隨著高科技的日益進步，電子檔案的保護技術也要與時俱進，不斷更新。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，檢察是否存在病毒[6]。

（四）調控適宜的保護環境

對于檔案保存的壽命主要受到內因和外因的雙重影響，從內因角度看是檔案載體材料本身的耐久性，即各種理化性能的穩定性。從外因角度看，主要受環境影響。其中內因是本質起著決定性作用，而外因對檔案也有很大影響，不同的保存環境對檔案壽命會產生不同的影響，因此外因也不可輕視。影響檔案的外部環境因素主要有溫濕度、光的化學反應等。因此，檔案部門要調控好檔案庫房的保管環境并定期進行庫房環境檢查，如檢查溫濕度是否在國家要求的控制范圍之內以及庫房內的光照是否達到標準、空調溫度是否適宜，在進行庫房檢查時如果發現落下灰塵應及時擦去。電子檔案除了要調控空氣溫濕度、防止空氣污染物以外還要注意保持信息讀取器表面的清潔，還要保護好電腦設備，防水、防火、防盜。庫房外圍結構上也應及時采取必要的隔熱層和防潮防護措施，灰塵也會損傷光盤表面，導致數據丟失，所以還要注意防塵。另外，紫外線的長久照射也會加速紙的老化，所以在檔案館的庫房中也要注意避免光照。

四、結語

檔案具有原始記錄性， 對于保存人類歷史文明具有非常重要的歷史價值，是人類寶貴的文化財富。對檔案進行保護是每一位檔案工作人員的基本職責，也是檔案部門的重要工作內容之一。如今的互聯網時代，電子檔案為檔案利用者帶來了很大便利，而紙質檔案的重要地位是電子檔案所不可替代的，二者各有優缺點。所以，在實際的檔案管理工作中，檔案人員要將紙質檔案與電子檔案相互結合，要根據各自的特性采取適宜的保護措施，使其發揮各自的優勢，提高檔案保護的水平，促進和推動我國檔案事業的發展。

參考文獻：

[1] 張美芳，唐躍進. 檔案保護概論[M]. 北京： 中國人民大學出版社，2013.

[2] 羅秀梅. 淺談電子檔案與紙質檔案保護方面的比較[J]. 黑龍江史志，2010（23）：57.

[3] 林燁. 電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異[J]. 辦公室業務，2016（1）：150.

[4] 曹丙貴， 羅長文. 試論紙質檔案與電子檔案的融合[J]. 蘭臺內外，2020（29）：7-9.

[5] 胡鳳燕. 基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案的管理利用[J]. 蘭臺內外，2021（10）：34-36.

[6] 王少貞. 電子檔案與紙質檔案在保管上的差異比較及電子檔案的安全管理[J]. 辦公室業務，2016（22）：121-122.

作者單位：安徽大學管理學院6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B