“十四五”期間檔案信息資源共享發展研究

崔楠

檔案信息資源共享以服務民生從當代檔案館建立以來一直堅持強調，是近20年我國檔案事業持續推進的重點項目之一。檔案信息資源共享平臺也隨著現代信息技術的發展不斷建立與完善。2020年6月20日修訂發布的《中華人民共和國檔案法》[1]提出國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。重申了檔案信息資源共享在現階段我國檔案事業發展中的重要位置，明確指出現階段我國檔案信息資源共享的發展方向。

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[2]，主要將檔案信息資源共享方面的要求集中在“推進檔案資源共享服務標準供給”“推動檔案館與其他單位在檔案文獻資源共享方面合作”“推進檔案信息資源共享平臺建設”幾方面，這對未來檔案信息資源共享研究規劃了明確的方向。本文對檔案信息資源共享的現狀、發展和實踐價值加以分析，并對其未來發展策略進行探索。

一、我國檔案信息資源共享研究成果

（一）我國檔案信息資源共享實踐探索

全國檔案查詢利用服務平臺[3-4]自2019年啟動建設，于2021年初已初步建成，并于2021年5月具備接入條件，將逐步接入全國全部檔案館平臺內，共同推進全國檔案數字資源共享利用工作，最終實現全國范圍內檔案異地查檔及檔案查詢一網通辦。

“長三角民生檔案跨區域一體化在線查檔平臺”（csj.sh.gov.cn）已于2020年10月23日正式上線，是江蘇省、浙江省、安徽省、上海市三省一市檔案信息資源互聯互通的檔案查詢平臺，是我國首個跨省域的檔案信息查詢平臺，平臺中可以對婚姻登記檔案、獨生子女檔案、知青檔案及再生育子女審批檔案這四種檔案進行查詢，平臺中承諾辦結時限是當場辦結，辦理速度快，效率高。該平臺上線后居民不僅可以在該平臺查到居民所需檔案，還可以在上海政務服務“一網通辦”（zwdt.sh.gov.cn）、江蘇政務服務網（www.jszwfw.gov.cn）、浙江政務服務網（www.zjzwfw.gov.cn）、安徽政務服務網（www.ahzwfw.gov.cn）中任一政務網站及三省一市的任一線下政務服務窗口進行檔案的查詢利用工作。截至2021年9月，僅江蘇省各級檔案館使用省民生檔案服務平臺為長三角地區提供民生檔案異地跨館查檔出證就有858人次[5]。

除長三角民生檔案跨區域一體化在線查檔平臺外，我國有多家檔案館間開展“異地查檔，跨館服務”。如廣西檔案信息資源共享平臺初步建成，并與自治區各市、縣多家綜合檔案館實現“就近查檔、跨館服務”[6];四川廣安市檔案館與重慶渝北區檔案館簽訂協議，實現“就近查檔、跨館服務”[7];呼和浩特市檔案館分別與北京市海淀區檔案館、杭州市檔案館、福州市檔案館簽訂協議，實現“就近查檔、跨館服務”[8];河南省檔案館、山西省檔案館簽訂協議，實現“就近查檔、跨館服務”[9]等。異地查檔服務的普及大大提升了檔案的查詢利用效率，實現了檔案信息資源的共享，提高了檔案工作的信息化水平。

（二）檔案信息資源共享研究

檔案信息資源共享的實現不僅要依靠檔案機關的努力還需要國家和社會的支持。檔案信息資源的高度共享，需要國民經濟和社會的全面發展、國家信息化建設的不斷深入、社會信息資源意識的日益增強、國家檔案事業的全面發展、檔案學理論研究的深化等，這是信息社會最為顯著的特征之一[10]。檔案資源整合與共享需要國家的總體規劃與管理、政策的引導和法律的保障、各級檔案管理機構及其與社會其他信息服務部門的相互合作與協調以及現代信息技術實現對檔案資源以及檔案資源與其他社會信息資源之間的充分融合[11]。

檔案信息資源共享平臺要有完整的體系建設。檔案信息資源共享平臺建設要呈現出智能化、共享與互聯互通和均衡化的特點[12]，其主要由四大模塊組成，即數據共享與交互中心、數據處理中心、數據云存儲中心和數據運維中心[13]，平臺還要有足夠的資源支持、統一的管理機構、高質量的安全管理以及多樣化的共享模式[14]。

二、我國檔案信息資源共享發展階段

第一階段：檔案信息資源在檔案館內共享

這一階段主要是在新中國成立后檔案館陸續建立到檔案網站建立之前，此時我國的檔案事業尚處于起步階段，我國的網絡建設也尚未普及，此時我國的檔案信息資源共享方式是在檔案館內查找檔案，查找的檔案類型大多為紙質檔案，查找到合適的檔案主要依靠抄錄和借閱的方式利用。由于此時信息的傳播方式較為傳統，所以檔案信息資源共享的進行過程常有不順，經常會出現所需檔案不知道在哪個檔案館的情況，為檔案用戶利用檔案帶來困擾。

第二階段：檔案信息資源初探網絡共享

這一階段主要是在檔案網站陸續建立到21世紀初。中國第一家檔案網站建立于1996年，是由北京市檔案局、檔案館建立的[15]。這一階段是對檔案信息資源共享進行初步探索，此時的檔案網站已初具規模，檔案檢索、檔案目錄、檔案展覽等功能已經開始顯現，這一階段雖然已經開始在向檔案網站共享方式轉型，但是網站中的檔案信息資源有限，各檔案網站間建設的差距較大，更多網站中發布的是檔案館內的工作動態和政策信息，但此時與上個階段相比已經有了質的飛躍。

第三階段：檔案信息資源線上共享趨于完善

這一階段是在21世紀初到現在。這一階段通過線上方式可獲得的檔案信息資源數量又得到了大幅度提升，檔案信息資源線上共享方式從單一的檔案網站增加到了檔案微信公眾號、檔案APP、檔案小程序等眾多多樣化的檔案利用方式，最常用的是檔案網站和檔案微信公眾號。中國第一個檔案微信公眾號成立在2014年3月，是由廣東省檔案館開通的廣東檔案在線[16]，檔案微信公眾號因其碎片化的利用方式、服務方式多樣、使用簡單方便等特點自上線開始就受到了廣泛的追捧。檔案網站也較原來簡單的功能增加了多樣化的功能，有了許多現代信息技術的參與，檔案網站的檢索、展覽等功能也變得更加智能。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

三、我國檔案信息資源共享的實踐價值

（一）建設平臺節約成本

為滿足檔案用戶的信息需求，多家檔案館會購置相同的信息資源以豐富其館藏，這種現象就會產生購置信息資源成本的浪費。而檔案信息資源共享基本上可以完全消除這部分的浪費。此外，對于檔案用戶來說，在平臺中查詢檔案信息資源也大大節約了其東奔西走的查找成本。

（二）利用檔案高效便利

檔案信息資源共享平臺的建設滿足了用戶可以隨時隨地查找檔案的需求，而且平臺內容全面，查找檔案方便、快捷、省時、省力。檔案信息資源共享平臺也減少了檔案館工作人員的工作量，有了這一平臺，去檔案館查找檔案的用戶大大減少，檔案館工作人員有了更多時間完成檔案開發、檔案數字化及檔案上傳等工作，合理配置了資源，提升了檔案館的工作效率。檔案的一個重要作用就是利用其憑證價值以解決生活中遇到的實際問題，而檔案信息資源共享平臺數據庫就可以快速、準確地滿足其利用需求，減少等待的時間。

（三）獲取檔案機會公平

檔案信息資源共享平臺可以使每個人在查找檔案方面享受相同的權利，每個人都有相同獲得利用檔案的機會，不會由于個人的生活區域、習慣以及知識結構的不同而產生不同的結果。共享平臺的建設大大減少了由于檔案館所在地域、檔案館的軟硬件設施以及檔案館工作人員知識素養的不均衡而導致檔案用戶獲取檔案信息資源的不公平現象。

四、我國檔案信息資源共享發展策略

（一）完善標準供給，保障共享服務

制定檔案信息資源共享方面的標準規范，要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》，以其為核心在其基礎上細化檔案信息資源共享方面的相關內容。

在檔案信息資源共享方面的標準規范中要包含標準制定的目的和適用范圍（哪些類型檔案館適用該標準）;共享的檔案信息資源的適用范圍（適用于哪些情況及時間限制等）、適用條件及法律效力;檔案開放共享條件，有密級的檔案不可以通過公開的方式開放共享，檔案館有對開放共享的檔案保證其真實性的責任，特別是對個人和組織捐贈的檔案，檔案館要對其辨別真偽，保證其真實可靠。標準還應對檢索系統及各條目命名方式提出要求，使各平臺的檢索系統及各條目命名方式具有統一規范，不僅為用戶快速查找到所需內容提供便利，還為檔案信息資源整合和跨館共享奠定基礎。除此之外，該標準不應對各檔案館檔案信息資源共享的頁面、形式、格式等有統一的要求，這方面各平臺應彰顯各自的特色。

檔案信息資源共享方面的標準規范中應包含上述內容但不局限于上述內容，以規范檔案館的共享模式及方便用戶查詢和利用檔案。

（二）加強館際結合，豐富共享資源

完善檔案信息資源共享工作，首先要進行的就是豐富檔案信息資源。為此，加強檔案館與檔案室，檔案館與檔案館，檔案館與博物館、圖書館、紀念館等單位間的共享，是豐富檔案信息資源不可或缺的環節。館際結合可以通過政策推進區域內幾個單位的信息共享或幾個單位通過簽訂協議的方式自發進行信息共享，共享的內容主要為館內資源目錄、復制品及數字化的信息資源。

館際結合不僅可以增加檔案信息資源，完善檔案信息資源共享工作，還可以建立完整信息體系，避免各單位因重復、交叉帶來的資源浪費，消除檔案館、博物館、圖書館、紀念館等單位間相互獨立無交流而引起的“信息孤島現象”，提高信息資源的利用率，增加用戶獲取信息的效率和準確度。檔案信息資源共享平臺也必然會吸引更多用戶，同時提高對用戶的服務質量。

（三）推進平臺建設，實現共享價值

建設全國范圍內的檔案信息資源共享服務平臺主要包括全國檔案查詢利用服務平臺和全國檔案信息資源共享平臺。

全國檔案查詢利用服務平臺主要是在平臺中查找自己所需的個人檔案，以及開具基礎證明等內容。該平臺在全國范圍內開發主要是為了讓民眾少跑路，不必特意去戶籍所在地，真正實現“一網查檔、異地出證”和“一網通辦”這些惠民服務。

全國檔案信息資源共享平臺是將全國各個檔案館中的公開檔案信息資源全部匯聚到該平臺中，使該平臺中檔案信息資源齊全、完整，用戶查找檔案方便、快捷、全面、省時、省力，提高檔案被利用的數量和效率，合理資源配置，節約社會成本。全國檔案信息資源共享平臺中要將檔案信息資源整合后共享，內容可以按時間順序排列，但不可以按照檔案館的順序排列，這會使查找檔案極不便利。平臺內也可以設置檔案喜愛度排行及定期制作用戶感興趣的檔案專題內容，以吸引讀者。平臺中的檢索系統要盡可能智能化，由于平臺內信息繁多，檢索的查全率和查準率就成為了極為重要的標準。

（四）增加技術支持，優化共享配置

數字技術已融入到各行各業之中，并在檔案各項事務中發揮著重要作用。同樣，數字技術也可以為檔案信息資源共享平臺提供支持，機器學習和自然語言處理技術可以識別檔案信息資源，將大量的無序檔案信息資源整理、分類、排序，成為有序的檔案信息資源;三維建模技術可以使圖片中的內容立體化;人工智能技術可以使圖片中的內容動起來;虛擬現實技術可以營造一個虛擬世界，使用戶進入到檔案故事之中;知識圖譜技術可以將數據關聯起來，可以使用戶更好地理清歷史事件、人物間的關系;云計算技術可以為檔案信息資源共享平臺提供更好的存儲功能等。

檔案信息資源信息海量、內容繁雜，在技術賦能檔案事業的加持下，可以快速準確地對信息加工處理，這一工作高效且節約社會成本。數字技術的圖像修復和滿足用戶的個性化需求等功能，是光憑人工很難完成的工作。增加數字技術的檔案信息資源共享平臺可以更好為用戶服務，更能滿足用戶的特殊需

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作者單位：黑龍江大學信息管理學院求，切實履行檔案館“為民服務”的職責。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B