高校突發事件檔案管理探析

趙維超

2020年初“新冠肺炎”疫情發生后，全國高校在黨中央的領導下，切實做好疫情防控各項工作，做到了校園的安全穩定、教育教學秩序的逐步恢復和各項工作的平穩開展。在此期間，學校各項教學及管理工作產生了大量且具有保存價值的文件材料和實物。

2020年2月7日國家檔案局下發《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》[1]，指出“疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值”;同年12月，為加強重大活動和突發事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務和推進國家治理體系和治理能力現代化，國家檔案局公布《重大活動和突發事件檔案管理辦法》[2]（以下簡稱《辦法》），以法規的形式對重大活動和突發事件檔案的定義范圍、工作原則等基本問題做出了規定。

高校檔案管理部門應以《辦法》為依據，做好學校疫情防控檔案的收集和管理工作，提高突發事件檔案管理能力，服務學校發展和資政育人的需要。

一、高校突發事件檔案的特征

（一）形成主體多元化

由于高校突發事件發生地點、影響范圍、持續時間都具有不確定性，參與其中的組織機構、人員具有極大靈活性，因此相關檔案的形成主體呈現出多元化特點。

以筆者所在學校為例，2020年1月23日學校第一時間成立疫情防控工作領導小組，下設由黨辦和校辦聯合組成的辦公室，統籌全校防疫工作;學校各機關單位均成立疫情防控工作小組，以上單位根據職責又被劃分為“醫療應急組”“數據統計組”等六個組協同開展工作。此類組織由相關機構的人員臨時組合而成，在短時間內跨部門、跨校區形成聯動[3]，并隨著全校防疫工作的需要動態調整。在這一過程中產生、流轉的各類文件材料的形成主體多樣且具有不確定性，打破了以往學校文件材料形成單位之間的界限;又如學校家屬區、附屬學校、附屬醫院等作為疫情防控的重點區域，產生大量有價值的防疫資料和實物，其形成主體顯然比高校檔案管理部門日常立卷單位所對應的檔案形成主體的范圍更加廣泛，檔案的來源也隨之呈現多樣化、分散性的特征。

（二）形成周期的不確定性

突發事件文件材料的形成周期受到事件本身的嚴重性、復雜性、持續時間等因素的影響，有些材料在極短時間內形成，例如學校成立相關應急組織的發文、緊急會議的記錄和紀要、向上級機關發出的請示和報告等等;而有些材料則需要幾經修改和反復醞釀，如《疫情防控期間學生返校演練流程》經過兩次實地預演練后方才確定最終版本。諸如此類文件，相較于學校日常行政、基建、會計、教學等類型的文件，沒有相對規律的形成周期。

（三）檔案類型多樣化

突發事件的發生具有瞬時性、時間地點的不確定性以及參與人員的復雜性，隨之產生的各類圖表、實物、音頻、視頻等各類資料都反映了整個事件的應對經過，是突發事件處置的原始記錄。

例如學校疫情防控過程中，學生、教工、家屬以及醫護人員的火線入黨申請書、請戰微信截圖、各類通知公告、出入證、門衛袖章、消毒設備、宣傳標語、物資捐贈記錄、表彰獎勵證書等等，都是學校師生團結一心，全力抗擊疫情的見證物，對日后提高學校治理能力、構建學校記憶、傳承大學精神具有舉足輕重的價值，應當予以及時收集、篩選和妥善管理。

二、高校突發事件檔案管理的難點

（一）立卷和收集難度大

高校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。高校突發事件檔案鑒于上述特點，兼職檔案員在立卷歸檔過程中難以和常規檔案一樣，確保相關材料的系統性與完整性，從源頭上影響此類檔案的質量。

另外，收集是實現高校檔案集中統一管理的必然要求，包含著對檔案材料的接收、征集和篩選過程。由于形成主體多樣化、來源多元化、形成周期不確定、類型多樣等特點，相較于高校檔案館每年定向、定期收集的學校各部門所產生的檔案，高校突發事件檔案收集的面更廣，同時在鑒別此類檔案材料內容的真實性與有效性、保障移交手續的規范性等方面對檔案收集工作的各個環節都提出了更高的要求。

（二）檔案文件之間的有機聯系弱

根據《高等學校檔案管理辦法》第三章的規定，高校檔案按照內容被分為十一個大類，其分類的實質是機關的職能，即職能來源。

高校突發事件檔案產生于多個相關職能部門、來源廣泛，但檔案內容形成前后相繼、檔案內容構成相互關聯[4]。此類檔案經系統整理后，與同一部門產生的其他檔案材料可能一起組成一卷;同時反映整個事件處置經過的各類文件、實物材料根據其來源（產生機構）又散存在各形成機關所產生的檔案中。由此以來，高校突發事件檔案極容易被“湮沒”在其他檔案中，而不利于系統地保持有關該事件所有文件之間在內容上的有機聯系，也不利于日后相關檔案的高效利用。

（三）對檔案利用服務要求高

高校突發事件檔案利用需求具有時效性、成套性、專業性、非常規性等特點，這與高校檔案的日常利用需求有很大差別。

例如春季學生返校前，學校基建處根據疫情防控要求，緊急調用學校醫院、賓館的基建圖紙，需要將修繕、改建后的房間作為臨時隔離點。此類檔案利用的時效性要求極高，分秒必爭，同時還出現了跨校區調檔的要求。這要求高校檔案管理部門在短時間內快速做出響應，精準地檢索到檔案并以多種形式提供給相關部門利用。能否提供高質量的檔案利用服務，是衡量高校突發事件檔案管理工作水平的重要標準，同時也直接影響著高校對突發事件的處置效率。

三、高校突發事件檔案管理能力建設的重點

（一）以制度規則為基礎，構建科學合理的高校突發事件檔案管理制度體系

提前謀劃，科學布局，結合學校此次疫情防控檔案管理經驗，充分考慮突發事件不確定性、復雜性、緊迫性等特點，根據《辦法》及學校已有的檔案管理制度，制定適合本校的重大活動和突發事件檔案管理制度體系，建立健全相關的歸檔范圍和保管期限表、立卷歸檔制度、利用及保密制度等，做到檔案管理工作有據可依。

（二）以共建共享為理念，探索靈活適用的高校突發事件檔案收集與管理模式

高校突發事件檔案在收集過程中，應當以事件辦理或應對部門（以下統稱責任部門）為主體，負責檔案的收集與移交，同時倡導“全員、全方位、全過程”參與的檔案收集模式，即凡是參與事件應對的協同部門均應參與到相關檔案的收集工作中，積極配合責任部門的檔案收集工作，如有必要高校檔案管理部門可提前介入或直接參與突發事件檔案的形成與收集工作，通過征集、購買等多個渠道充實檔案資源，適當放寬鑒定條件，做到“應收盡收”，在整理過程中允許出現合理的重復件、復印件，確保歸檔材料最大程度的齊全、完整，最大限度地還原整個事件的發生和處置過程，并視事件的影響程度，必要時按照專題進行管理，建立專題目錄，以便高效地提供檔案服務。

（三）以服務大局為導向，全面提高為學校提供信息咨詢的能力

高校治理能力和治理體系建設具有前瞻性、科學性、精細化等特點[5]，應急管理能力建設是其中極為重要的內容。高校檔案管理部門應積極融入學校的應急管理機制體制建設，與黨政決策、醫療保衛、后勤服務部門等相關機構形成系統聯動。以全面提升信息咨詢與服務能力為目標，以服務學校應急管理需求為導向，以信息技術為手段，及時對館藏相關檔案進行編研和整合，提高檔案信息遠程服務水平，在日后學校應對突發事件工作中及時發揮強有力的信息咨詢與決策參考作用。

（四）以檔案記憶觀為指引，建構全面而立體的“高校記憶”

“盡可能全面系統地、多角度地、多途徑地收集防疫過程中的檔案資料是其能夠建構真實完整、立體豐富的社會記憶的首要前提”[6]，社會如此，高校亦是如此。此次疫情防控過程足以成為學校發展歷史中重要的記憶點，除了學校各相關部門，廣大師生也是這一“全民事件”的見證者、參與者和記錄者，都成為檔案的形成者。形成主體的多元化意味著這些檔案將成為“官方記憶”和公眾“群體記憶”的載體，能夠產生群體認同，在價值體現上更具有文化性、歷史性和社會性。高校檔案管理部門應以更寬闊的視野，擔負起完整留存和呈現這段“記憶”的責任，在做好相關檔案資源“收、管、用”的基礎上，將其與校史緊密結合，做好編研、展覽、宣傳等工作，充分發揮其在高校文化育人中的價值，使抗疫歷史得以記錄，抗疫精神得以傳承，助力形成“人人都是學校歷史的參與者，人人都是學校記憶的創造者，人人都是學校發展的見證者”的校園文化氛圍，進一步引導廣大師生主動參與學校文化建設、傳承與創新。

四、結語

綜上所述，高校突發事件檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，是高校檔案管理部門參與學校治理體系與治理能力現代化建設、以檔案信息服務學校決策、以歷史記錄構建“高校記憶”的必然要求。高校檔案管理部門應著眼大局、面向需求，以“抗疫檔案”管理為契機，構建符合學校實際的突發事件檔案管理體系，提高學校突發事件檔案的管理能力和服務水平。

參考文獻：

[1]華人民共和國國家檔案局. 國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知.中[EB/OL].（2020-02-07）.https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/.fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[2]中華人民共和國國家檔案局.《重大活動和突發事件檔案管理辦法》已經國家檔案局局務會議審議通過，現予公布.[EB/OL].（2020-12-31）.https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202012/57004c498cb64e5da853329032273a98.shtml.

[3]鄧軍彪，劉銳騰.社會治理視域下高校學工部門對突發公共衛生安全事件的處置策略[J].學校黨建與思想教育，2020（20）：64-66.

[4]胡康林.突發事件檔案的特征、類型及其開發意義[J].檔案管理，2018（1）：87-90.

[5]魏楚元，汪洋海容，孫緒華.以信息化推進高校治理體系和治理能力現代化：北京建筑大學的經驗與啟示[J].北京教育（高教版），2021（4）：12-14.

[6]郭若涵，徐擁軍.后現代檔案學理論在突發公共衛生事件檔案管理中的應用[J].檔案學通訊，2020（3）：60-67.

作者單位：長安大學檔案館