醫院干部人事檔案管理中存在的問題及對策研究

隋萌

摘 要：針對干部人事檔案管理具有真實性、動態性、現實性及保密性的特點進行簡單闡述，認為其能夠真實、動態地反映醫院發展現狀，具有較高的應用價值。根據干部人事檔案管理的內容與要求，分析檔案管理的價值，探究現存的問題，并且提出與之相關的發展建議。醫院需要提升干部人事檔案管理的重視程度，合理配置資源，優化應用人才，構建良好的醫院人力資源管理體系，深化醫療衛生事業的改革，進一步促進醫院的轉型與發展。

關鍵詞：干部人事檔案管理;醫院;人力資源

干部人事檔案涉及廣大醫務人員、行政人員的具體工作能力、績效水平等，信息內容豐富。尤其是對于醫院，關聯的醫療、教育信息數據較多，內容豐富，參考與研究價值較高。醫療體制改革環境下，人才選擇、聘用均需要密切關聯檔案信息。隨著現代醫療改革及醫院建設發展，對醫院干部人事檔案管理工作的方式提出了更高要求。但是，縱觀當前干部人事檔案管理的現狀，依然存在檔案資料應用不足、資料之間關聯不足、管理形式不當等問題，直接限制著檔案管理的作用。同時，對醫院人力資源管理的質量及醫院發展也會產生阻礙影響。新時期需要強化干部人事檔案管理的重視程度，強化檔案管理意識。結合醫院人力資源管理的要求與時代特點，創新檔案整理、應用形式，基于醫院管理現狀及規劃管控，促進現代醫院的發展。文章將結合醫院干部人事檔案管理中普遍存在的問題進行討論，提出相關思考與建議，希望能夠對檔案管理工作帶來參考作用。

一、干部人事檔案管理的特點

1.真實性

醫院干部人事檔案主要是由人事部門管理，包含人才任用信息、變化信息等，而信息的真實性是檔案管理的核心生命力，能夠真實、客觀且詳細記錄干部工作的能力、個人經歷及職業素養等。若出現信息不實或者不全面的情況，則會對關聯工作開展的效果產生不良影響。在干部人事檔案管理的過程中，需要保證各類信息資料的真實性、有效性，堅持實事求是的工作態度。

2.動態性

醫院干部人事檔案的動態性特征，突出表現在兩方面。第一，內容方面，需要根據干部工作經歷、個人成長及發展情況等，持續補充、更新。比如，在醫護人員職稱晉升、學歷提升或者崗位提拔后，則需要將其關聯信息快速更新。第二，管理主體層面，需要根據人才流動情況及時更新。醫院可能會隨時發生人事變動或者職工流動的情況，應確保信息內容與實際情況一致。

3.現實性

現實性特征具體表現為，可對現實工作服務。人力資源管理部門需要立足醫院發展實際，根據當前人才管理的現狀，合理選聘、考察及管理職工，充分應用人事檔案資料。根據人事檔案情況統計數據，合理配置各崗位職工數量，為醫院人才的聘用、優秀職工的選拔均能夠產生重要的現實意義。

4.保密性

醫院干部人事檔案管理的內容中，包含干部工作經歷、薪資待遇、家庭成員及身體情況等等，涉及干部個人隱私，故而檔案管理具有保密性特征。在實際的干部人事檔案管理過程中，需要注重資料的安全管理，確保信息數據安全。

二、醫院干部人事檔案管理的價值分析

1.醫院人才選擇的重要依據

《干部人事檔案工作條例》中提出，干部人事檔案是教育、選用、監督干部的基礎內容。醫院作為公益性服務機構，更需要強化干部人事檔案管理的重視程度，不但需要借此全面了解干部的專業能力、工作經驗等，還需要借此掌握干部的思想素質、政治素養及道德素養等，是醫院合理聘用人才、管理人才的基礎依據，可直接關系到醫院的發展質量。在具體的干部人事檔案管理過程中，需要確保各項數據、信息的準確性。

2.優化人力資源配置

醫院干部人事檔案管理主要是通過數據分析、整理的方式，幫助醫院管理人員更加明晰人力資源管理現狀，也能夠為人力資源管理工作提供必要的數據、信息支持。以檔案數據分析形式，快速評估各個崗位職工人數、能力的合理性，借此優化調整崗位配置，進而更好發揮人盡其才的作用。干部人事檔案管理是優化醫院人力資源配置的有效路徑，確保醫院人才招聘、崗位應用更加合理，具有針對性、實效性特征。

3.提高人事監督質量

醫院干部人事檔案全面記錄了醫務人員的職業素養、崗位能力及出勤情況等。通過人事檔案信息檢索方式，可綜合、客觀且真實呈現干部培養、任免、獎懲以及考察的情況等，這些內容均與檔案管控的具體細則、制度一致。干部人事檔案的科學管控，也是提升醫院人事監督質量的有效方法，預防不良問題的發生，保證干部工作的有效性與廉潔性。

三、干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識淡薄

當前很多醫院比較重視醫療管理工作，對干部人事檔案管理的價值認知不足。一些醫院認為干部人事檔案管理僅僅是單純的資料收集、存檔等，實際應用、信息反饋的價值未得到彰顯。醫院干部人事檔案管理信息收集不及時，內容單一，雖然包含了個人職稱、薪資及黨員資料等內容，但是能夠反映干部專業能力、管理水平及個人績效等內容卻相對較少。部分檔案記錄了干部晉升的歷史材料，但是現實材料卻相對較少。同時，部分干部人事檔案存在格式書寫不夠規整、目錄書寫不夠準確等問題，且多為了應付上級檢查，上述問題均會嚴重影響人事檔案管理的質量。

2.檔案管理程序不嚴

醫院干部人事檔案涉及內容較多，收集范圍較廣，且材料比較零散，對實際的檔案管理工作提出了更高要求。但是，當前醫院干部人事檔案管理多具有檔案收集、整理及管理程序不夠嚴格的問題。很多醫院干部人事檔案材料由不同的部門負責生成，檔案材料獲取路徑比較分散，加之部門之間缺乏溝通，易發生各類檔案信息收集不及時、材料不完整等問題。醫院中干部人事調動、人員轉出的情況時常發生，如果人事檔案未得到及時同步管理，則會出現“人檔分離”的問題。

3.專業人才數量不足

縱觀當前醫院人事檔案管理現狀，多具有專業檔案管理人員數量較少的情況。很多醫院由于對干部人事檔案管理的重視程度不足，未配置專門的檔案管理人才。實際的檔案管理工作由其他部門人員兼職，或者將其他部門人員臨時借調到檔案室等，導致檔案管理的工作質量受到影響。很多臨時管理人員或者其他部門人員的檔案管理專業知識不足，或者缺乏分析具體工作的能力，難以切實發揮檔案信息科學支持的作用。同時，受到醫院內部缺乏定期人才培養制度的影響，致使醫院干部檔案管理人員出現知識斷層問題。

4.管理模式有待革新

當前，醫院干部人事檔案管理依然應用“你送我裝、你借我調”的傳統管理方式，即由相關職能部門在一定時間內將干部個人材料送往人事檔案室儲存，且材料多為文字資料。雖然搜集了大量的檔案信息，但是信息分析與開發較少。人事檔案管理人員在檔案應用期間，多以人工檢索方式開展，所需要消耗的時間較長，工作效率與質量較低。同時，檔案信息檢索的內容多為干部的職稱、薪資及簡歷等簡單內容，在信息挖掘、數據分析與人事決策等方面未發揮科學參考作用，被動提供管理檔案信息影響著檔案資料的應用價值。

信息化時代背景下，醫院干部人事檔案管理也需要創新模式，將信息化管理技術融入其中，降低人工操作中出錯的發生率，也是提升檔案管理工作效率與質量的有效方法。

四、干部人事檔案管理的對策分析

1.強化檔案管理意識，完善檔案管理內容

為了推進醫院管理的科學化進程，國家相關部門頒布了《檔案法》，在醫院干部人事檔案管理的過程中，需要強化管理的重視程度，根據當前醫院管理的內容、要求及現狀等，逐步完善干部人事檔案管理制度，明確檔案收集的方法、具體內容，使干部人事檔案趨向于規范化、程序化管理模式。

醫院領導相關管理人員需要明確認識到干部人事檔案管理的必要性，嚴格按照《檔案法》中相關條例開展歸檔、調檔、轉檔等工作，給予檔案管理工作宏觀指導，確保檔案信息收集、歸檔、儲存及應用等工作的有序開展。認真鑒別檔案資料的真實性、信息的準確性等，確保干部人事檔案信息中學歷水平、資格考試等信息的真實性，且將干部個人的工作情況、工作能力、重要活動參與情況及表現等納入檔案資料中，歸檔材料必須科學分類、準確編號且整齊裝訂，為人力資源管理工作的科學開展及醫院決策的制定奠定良好基礎。在此基礎上，還需要強化《檔案法》的宣傳力度，提升醫院中每一位職工的檔案管理意識，使其更加主動配合檔案收集、應用工作，促進干部人事檔案管理工作的全面、持續化開展。

2.嚴格管理程序，建立長效機制

干部人事檔案管理，需要基于實際需求打造長效管控機制，將管理流程、規范與具體工作細節融合，確保各個環節的有序開展，促進檔案管理工作的制度化、科學化及規范化發展。現代醫院發展中，需要修訂完善相關管理配套制度，規范檔案收集、借閱等流程，并明確人事檔案的“建、管、用”程序。

“建”主要表現在檔案管理流程的構建方面，需要強化檔案信息管理的重視程度，對檔案資料的真實性、全面性進行管理，制定相關檔案建立的流程，確保資料的及時收集與信息內容準確;“管”主要表現在檔案保管工作方面，需要加強干部人事檔案的日常化管理，專業化審查。在發生干部人事關系變動的情況下，需要做到“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”;在“用”方面，主要是根據檔案管理的內容與要求，嚴格規范檔案應用的管理制度，健全檔案檢索、應用的管控制度。比如，在需要查看檔案的情況下，需要先填寫申請表，按照規定流程審批。通常情況下，檔案不可外借。若必須要外借，則需要嚴格按照相關審批程序開展，由相關管理人員、主管領導批準等，且需要在限期內歸還。嚴格遵循保密規定，避免圈劃、涂改、替換檔案資料，嚴禁擅自公開或者泄露檔案信息內容等。

3.培養專業人才，構建優秀團隊

干部人事檔案管理工作中，專業檔案管理人員的能力、人才數量等，均會直接影響整體工作質量。新醫療改革環境下，需要強化專業檔案管理人才培養的重視程度。作為干部人事檔案管理人員，不但需要掌握專業的理論知識，還需要保持良好的服務態度，注重自身綜合素養的提升。

醫院主要可以通過兩方面開展人才管理工作，一是外部人才引入，以擇優招聘形式，將更多專業能力較強、具備現代化管理理念及計算機操作技術的人才引入醫院檔案管理工作中，促進現代醫院干部人事檔案的信息化、智能化管理。二是內部人才培養方面，可以定期開展專業知識、技能及法律知識的培訓活動。比如，結合具體的干部人事檔案管理內容，介紹檔案管理的計算機操作知識、電子文化管理知識。結合具體的檔案管理要求，講解相關的法律制度，相關的政治性、保密性及原則性要求等。加強專業檔案人才培養的重視程度，堅持與時俱進。根據醫院發展的不同階段，應用多樣化的方式培養人才，培養一批思想素質高、業務能力強的檔案管理人才團隊，更好彰顯檔案管理作用，為醫院的發展奠定良好基礎。

4.應用信息技術，構建信息平臺

信息化干部人事檔案管理平臺的構建，能夠促進檔案管理工作的自動化、數字化及高效化發展，整合應用現代科學技術。現代醫院發展中，需要強化信息技術應用的重視程度，改善單一人工檔案管理模式。

比如，可以應用掃描儀將檔案數據快速錄入計算機中，以系統自動檢測方式，分析與整理數據等。應細致檢查檔案內容，確保其信息數據準確的基礎上，還可以直接通過圖像自動檢測技術將其轉變為圖像，更加直觀、形象。相關工作人員可以對其質量進行檢查，并進行裝訂處理。合理使用數字化技術可將諸多文字及紙質信息化為數字資源，并通過光盤等儲存。在應用數據信息期間，可以通過輸入關鍵詞的方式，快速獲取相關信息，提升工作效率，也能夠預防檔案信息丟失等問題的發生，確保檔案信息的完整性。

五、結語

干部人事檔案管理是醫院人力資源管理的重要組成部分，需要強化重視程度，確保檔案資料的真實性、完整性。醫院發展中，需要結合實際情況完善檔案管理制度、創新管理方法，確保醫院人才招聘、崗位配置更加合理，逐步提升檔案資料管理質量，彰顯檔案管理作用，為醫院的持續化、科學化發展奠定良好基礎。

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